淺談信息時代檔案管理舉措

□梁 棟

在信息化高速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)以及通訊技術(shù)已廣泛應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，對傳統(tǒng)模式的檔案管理造成嚴(yán)重沖擊。實現(xiàn)檔案信息化，不僅提高檔案搜集、管理的工作效率，更好地為部門科研和領(lǐng)導(dǎo)決策提供高效的服務(wù)，還能滿足社會發(fā)展對檔案服務(wù)的需求。因此，創(chuàng)新檔案管理模式，加快檔案信息化，已成當(dāng)務(wù)之急。

1.檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

省大清河河務(wù)管理處是全額事業(yè)單位，隸屬省水利廳，配有處綜合檔案室和專、兼職檔案管理人員。受人員、技能、資金等因素的制約，檔案信息化工作相對滯后。多年來，檔案信息化建設(shè)既沒有相對明確的建設(shè)目標(biāo)，也沒有納入機(jī)關(guān)信息化建設(shè)的規(guī)劃中，不能做到與機(jī)關(guān)信息化建設(shè)協(xié)調(diào)同步發(fā)展。檔案管理信息化設(shè)備陳舊、短缺。檔案管理軟件從未升級，一直使用98年單機(jī)版科怡軟件，雖能滿足數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，卻不能輔助實體管理及根據(jù)用戶特殊需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能，且兼容性能較差。在檔案數(shù)字化建設(shè)方面，沒有文書檔案和主要業(yè)務(wù)檔案的掃描圖像數(shù)據(jù)庫。由于單位辦公自動化系統(tǒng)不能與檔案管理系統(tǒng)相銜接，管理人員無法實現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對本單位各類電子文件的收集、整合、控制和傳遞，其他人員也不能通過局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)查詢資料，無法提供網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

2.開展檔案信息化涉及的問題

2.1 管理軟件缺乏通用性

由于各檔案部門使用的計算機(jī)規(guī)格、型號、系統(tǒng)各異，致使檔案管理軟件很難適應(yīng)檔案管理與辦公自動化系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)一體化的工作要求，嚴(yán)重制約了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程，阻礙了檔案信息共享范疇。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)欠缺

檔案管理人員是實現(xiàn)檔案信息化管理的主導(dǎo)力量，對推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程起著重要作用?，F(xiàn)階段，盡管檔案管理員有專業(yè)的檔案管理知識，卻不能滿足信息時代的需求，更有甚者從未接觸過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)。加之檔案管理部門缺乏既懂專業(yè)知識，又掌握網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)、通訊技術(shù)的全能人才，致使檔案管理人員整體綜合素質(zhì)缺乏，阻礙了檔案信息化管理的快速發(fā)展。

2.3 檔案信息化的服務(wù)觀念和方式滯后

隨著社會經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，檔案信息化的服務(wù)對象在迅速擴(kuò)展著，不同行業(yè)、不同階層都有越來越多的需求。但由于涉及到檔案信息化服務(wù)的保密和安全等多方制約，仍然還有很大的障礙。

2.4 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度偏低

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是信息化的前提和必要條件。由于標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低，致使分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一，檔案著錄細(xì)則相容性差，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)等，使得多元的檔案信息資源不能順利存儲、管理、使用，制約了信息交流的范圍和程度，影響了檔案信息化建設(shè)的步伐。

3.強化檔案信息化工作的舉措

3.1 加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及應(yīng)用是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。隨著檔案信息量的劇增，檔案管理員需采用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)，實現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體材料轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的電子信息，并實現(xiàn)自動檢索。這就需要投入大的財力，提升軟硬件的配置，滿足檔案信息化管理的基本要求。

3.2 提升檔案信息化管理隊伍素質(zhì)

由于檔案涉及的門類眾多，知識面寬泛，需要構(gòu)建一個復(fù)合型、多層次人才群體，以便推進(jìn)檔案工作的開展。一是要具備足夠的檔案管理理論、檔案編研、檔案管理技術(shù)等。二是要有一定的計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、高科技應(yīng)用水平以及檔案信息資源開發(fā)能力。三是要加強檔案信息化管理人才、技術(shù)應(yīng)用型人才和青年人才的培養(yǎng)，保證檔案管理隊伍與時俱進(jìn)，適應(yīng)數(shù)字化時代需求，更加高效的完成檔案管理工作。

3.3 完善檔案信息化保障措施

完善的檔案信息化保障體系，是適應(yīng)新時期檔案工作發(fā)展的新形勢，推動檔案事業(yè)協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的重要保證。一是要健全與檔案信息化相關(guān)的政策法規(guī)體系。有完善的政策、法規(guī)體系的支撐，檔案信息化的應(yīng)用和發(fā)展才能有章可循。二是要制定檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，研究制定完備的數(shù)據(jù)格式、軟件程序、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作規(guī)程，為檔案信息化奠定基礎(chǔ)。三是要加強檔案信息化安全保障體系建設(shè)。確保檔案信息管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全、可靠，防止失密、泄密現(xiàn)象發(fā)生。

3.4 推進(jìn)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)主要包括檔案信息采集、檔案信息存貯、檔案信息管理、檔案信息網(wǎng)絡(luò)和檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化等。這需要檔案管理人員樹立強烈的標(biāo)準(zhǔn)化意識，徹底改變傳統(tǒng)檔案工作中各自為政、標(biāo)準(zhǔn)各異的檔案管理狀況。按照已經(jīng)出臺的國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，加強檔案管理人員培訓(xùn)，不斷提高檔案信息化建設(shè)方面的標(biāo)準(zhǔn)化知識水平和實際應(yīng)用能力，加大標(biāo)準(zhǔn)的實際推廣應(yīng)用。以確保檔案數(shù)據(jù)信息的通用、共享與交換，確保軟、硬件環(huán)境變化時檔案數(shù)據(jù)的完整、安全和有效利用，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的良性發(fā)展。