高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀與思考——以Z學(xué)院教學(xué)秘書隊(duì)伍為考察對(duì)象

肖康舒

（肇慶學(xué)院 文學(xué)院，廣東 肇慶526061）

一 以Z學(xué)院為例管窺高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀

筆者本次以Z學(xué)院的教學(xué)秘書隊(duì)伍為研究對(duì)象，發(fā)出調(diào)查問(wèn)卷21份，回收19份。根據(jù)與一些教學(xué)秘書的交談了解和對(duì)調(diào)查問(wèn)卷的研究分析，結(jié)合筆者自身的工作體會(huì)，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前教學(xué)秘書隊(duì)伍存在不少問(wèn)題。

（一）教學(xué)秘書崗位未受到充分重視

從回收的19份問(wèn)卷調(diào)查來(lái)分析，教學(xué)秘書隊(duì)伍在學(xué)歷方面偏低，有8人是本科學(xué)歷，11人是研究生學(xué)歷；從技術(shù)職稱來(lái)看，有8人沒(méi)有職稱，3人是初級(jí)，6人是中級(jí)，2人是副高；從崗位性質(zhì)來(lái)看，19人當(dāng)中有10人是聘用制，即編外人員，沒(méi)有事業(yè)編制；從進(jìn)入高校的方式來(lái)看，有2人是校內(nèi)其他崗位轉(zhuǎn)入的，有7人是學(xué)校照顧引進(jìn)人才的家屬，有10人是社會(huì)公開(kāi)招聘的。另?yè)?jù)筆者對(duì)Z學(xué)院教學(xué)秘書近10年來(lái)情況的了解，大部分學(xué)院都有兩年或三年換一位教學(xué)秘書的情況，有的學(xué)院兩年內(nèi)換了5名教學(xué)秘書，工作還沒(méi)熟悉就換了人。Z學(xué)院對(duì)于教學(xué)秘書換崗的條件并沒(méi)用明確的文件規(guī)定，而是根據(jù)工作或安排引進(jìn)人才的家屬的需要來(lái)進(jìn)行，有的教學(xué)秘書做了幾年之后覺(jué)得工作太累而待遇低，就想辦法轉(zhuǎn)到別的部門去工作，有去圖書館的，也有去機(jī)關(guān)的；有的教學(xué)秘書做了一兩年就轉(zhuǎn)為專職教師了，把崗位讓出來(lái)給新引進(jìn)人才的家屬。教學(xué)秘書崗位給人的印象好像并不重要，似乎什么人都可以做，也不需要什么專業(yè)知識(shí)和技能，該做什么、具體該怎么做都有教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)安排指揮，就是做一些簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作，不需要很強(qiáng)能力，就是打打電話、接發(fā)通知、排課、調(diào)課、統(tǒng)計(jì)成績(jī)、管理學(xué)籍等，領(lǐng)導(dǎo)安排怎么做就怎么做，細(xì)心一點(diǎn)就行了，什么人都能干，并且干多干少、干好干壞影響不大。教學(xué)秘書隊(duì)伍的不穩(wěn)定性可以看出部分領(lǐng)導(dǎo)和教師對(duì)教學(xué)管理的重要性與科學(xué)性認(rèn)識(shí)不足，教學(xué)秘書工作崗位沒(méi)有受到充分重視。

（二）缺乏統(tǒng)一的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，發(fā)展空間小

由于學(xué)校對(duì)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)不重視，很少對(duì)教學(xué)秘書進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。從回收的19份調(diào)查問(wèn)卷來(lái)看，所有人都是回答“近五年內(nèi)沒(méi)有參加過(guò)教學(xué)管理方面的崗位培訓(xùn)”，更談不上參加學(xué)術(shù)會(huì)議、進(jìn)修深造、出訪考察等，在回答“您認(rèn)為教學(xué)秘書培訓(xùn)方面問(wèn)題的原因是什么”（多選題）一問(wèn)時(shí)，答案依次為有15人次選“缺少培訓(xùn)制度和培訓(xùn)計(jì)劃”，14人次選“學(xué)校和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)不重視、不支持”，8人次選“缺少培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)”。在教學(xué)秘書的實(shí)際工作中，往往是老的教學(xué)秘書經(jīng)過(guò)很多年的經(jīng)驗(yàn)積累才把工作做順，雖然有工作經(jīng)驗(yàn)，但是學(xué)歷偏低，有的還是?？茖W(xué)歷，對(duì)現(xiàn)代化辦公設(shè)備和新的管理方法均不能很好地適應(yīng)，有的甚至不會(huì)使用QQ傳輸文件，有的引進(jìn)人才的家屬安排在教學(xué)秘書崗位，幾乎不會(huì)使用任何現(xiàn)代通訊信息工具，不會(huì)使用教學(xué)管理系統(tǒng)軟件，只好轉(zhuǎn)到圖書館去做最簡(jiǎn)單的工作；新的教學(xué)秘書一般都有研究生學(xué)歷，但都沒(méi)有統(tǒng)一培訓(xùn)，都是直接上崗，沒(méi)有人幫助和指導(dǎo)，完全靠自己慢慢摸索，導(dǎo)致在工作當(dāng)中發(fā)生這樣那樣的錯(cuò)誤。與同校的輔導(dǎo)員老師相比較，輔導(dǎo)員每年都有幾次培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，而教學(xué)秘書從來(lái)沒(méi)有過(guò)。

從發(fā)展空間來(lái)看，教學(xué)秘書與同樣級(jí)別的其他各類工作人員相比，在職稱晉升等方面都明顯處于弱勢(shì)，最簡(jiǎn)單的例子，與同樣做行政工作的輔導(dǎo)員教師進(jìn)行橫向比較，就可以發(fā)現(xiàn)教學(xué)秘書的發(fā)展空間明顯要小得多。Z學(xué)院對(duì)于輔導(dǎo)員老師的發(fā)展空間是有專門的文件規(guī)定的，規(guī)定了輔導(dǎo)員是專職教師編制，做滿4年即享受正科級(jí)待遇，做滿8年即可以享受副處級(jí)待遇，做滿12年可以享受正處級(jí)待遇，Z學(xué)院的大部分二級(jí)學(xué)院的副處級(jí)書記和正處級(jí)書記基本都是從輔導(dǎo)員老師中提拔上來(lái)的，而教學(xué)秘書往往是默默無(wú)聞地做事務(wù)性的工作，功勞都是領(lǐng)導(dǎo)和教師們的，Z校歷史上還沒(méi)有任何一例提拔到副處級(jí)或以上的教學(xué)秘書，能做到正科級(jí)主任科員就到頭了，一直做到退休，再?zèng)]有任何上升空間。從教學(xué)系列來(lái)看，教學(xué)秘書忙于日常事務(wù)，沒(méi)有相對(duì)充裕的時(shí)間進(jìn)行教學(xué)或科研，導(dǎo)致教學(xué)工作量不夠，科研成果不足，很難達(dá)到晉升職稱的程度，那些希望有機(jī)會(huì)晉升或想走教師系列的教學(xué)秘書會(huì)想方設(shè)法轉(zhuǎn)崗，為教學(xué)和科研爭(zhēng)取充裕時(shí)間。學(xué)校也沒(méi)有對(duì)教學(xué)秘書崗位輪轉(zhuǎn)、職位提升等方面形成成熟的制度與運(yùn)行機(jī)制，教學(xué)秘書在整個(gè)教師隊(duì)伍中處于邊緣地帶，在工資、級(jí)別上沒(méi)有體現(xiàn)崗位的重要價(jià)值，在職業(yè)生涯上更是看不見(jiàn)自己的前程。

（三）教學(xué)秘書科研工作薄弱，工作缺乏活力，開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)

從調(diào)查結(jié)果來(lái)看，教學(xué)秘書普遍認(rèn)為“教學(xué)秘書參與教學(xué)管理方面的研究創(chuàng)新有利于提高教學(xué)管理水平”，但實(shí)際上的表現(xiàn)是教學(xué)秘書的科研工作相當(dāng)薄弱，在回收的19份問(wèn)卷調(diào)查當(dāng)中有17份回答“沒(méi)有教學(xué)管理方面的科研成果”，其中有15人回答“沒(méi)有申請(qǐng)過(guò)研究課題”，有2人回答“申請(qǐng)過(guò)但沒(méi)有被批準(zhǔn)”。教學(xué)秘書科研能力薄弱的主要原因是“工作太忙，沒(méi)有時(shí)間和精力從事研究創(chuàng)新工作”，加上現(xiàn)在發(fā)表文章的成本也很高，這種費(fèi)力不討好的事情很少有人愿意做，而且“學(xué)校沒(méi)有相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)政策，沒(méi)有動(dòng)力從事研究創(chuàng)新工作”。因此，教學(xué)秘書基本上都沒(méi)有時(shí)間也沒(méi)有動(dòng)力做科研，沒(méi)有很好地利用第一手教學(xué)管理的資料，認(rèn)真地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、摸索規(guī)律，進(jìn)行理論研究形成科研成果，為深化教學(xué)管理改革獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，即使有極個(gè)別的教學(xué)秘書盡量克服困難做點(diǎn)科研，也是與教學(xué)管理沒(méi)有什么關(guān)系的，這樣的科研狀態(tài)其結(jié)果必然影響教學(xué)管理工作的科學(xué)性和規(guī)范化，教學(xué)秘書整天疲于應(yīng)付繁雜的具體事務(wù)，沒(méi)有精力、沒(méi)有時(shí)間、也沒(méi)有意識(shí)做科研，缺乏開(kāi)拓意識(shí)和創(chuàng)新精神致使教學(xué)秘書的教務(wù)管理工作很難提高到比較高的水平。

（四）激勵(lì)機(jī)制不健全

教學(xué)秘書不但要聽(tīng)從教務(wù)處等職能部門和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的指揮，還要每天處理大量的具體事務(wù)，教學(xué)秘書工作要非常認(rèn)真細(xì)致，無(wú)論哪一項(xiàng)工作沒(méi)做精確都可能發(fā)生教學(xué)管理事故，因此，教學(xué)秘書平時(shí)的工作狀態(tài)與其他各類管理人員的工作相比要緊張得多，工作量大且要求細(xì)致而謹(jǐn)慎，許多工作有時(shí)效的限制，必須保質(zhì)保量按時(shí)完成，不能出任何差錯(cuò)，教學(xué)秘書總是處于非常細(xì)致而緊張的狀態(tài)，但教學(xué)秘書在高校的地位與其工作性質(zhì)卻很不相當(dāng)，教學(xué)秘書的付出與回報(bào)往往不成正比，做的工作量非常多，勞動(dòng)強(qiáng)度非常大，但獲得的報(bào)酬卻往往偏低，這使得教學(xué)秘書的不平衡心理相當(dāng)突出。從Z學(xué)校的績(jī)效分配方案可以看出，同級(jí)別的不同崗位的行政人員績(jī)效收入是一樣的，比如，工作很簡(jiǎn)單且沒(méi)有任何風(fēng)險(xiǎn)的圖書管理員與同級(jí)別的教學(xué)秘書的績(jī)效是沒(méi)有差別的，這很明顯地體現(xiàn)了收入分配的不合理。教學(xué)秘書工作事務(wù)繁雜，考核很難量化，簡(jiǎn)單地把教學(xué)秘書和其他各類教輔后勤行政人員的績(jī)效分配一刀切，以行政級(jí)別來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一分配標(biāo)準(zhǔn)，而不考慮不同崗位工作的性質(zhì)和強(qiáng)度的差別，績(jī)效收入和工作強(qiáng)度之間沒(méi)有關(guān)聯(lián)，這對(duì)教學(xué)秘書是極不公平的。此外，在教學(xué)秘書的業(yè)績(jī)考核當(dāng)中，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的也沒(méi)有相應(yīng)完善的激勵(lì)制度，對(duì)表現(xiàn)差的也沒(méi)有相應(yīng)的懲治手段，干多干少、干好干壞差別不大，只要沒(méi)有犯大的原則性錯(cuò)誤，干的差的也照樣得同樣多的績(jī)效，這種不論優(yōu)劣的分配狀況導(dǎo)致教學(xué)秘書對(duì)工作的積極性不高，制約了教學(xué)秘書積極主動(dòng)地改進(jìn)工作方法、提高工作效率，發(fā)揮高水平的“管理”作用。

二 高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的思考

（一）聘任選拔優(yōu)秀教學(xué)秘書

教學(xué)秘書工作具有自身的顯著特點(diǎn)，在招聘教學(xué)秘書之前應(yīng)確定本崗位應(yīng)具備的性格、能力、專業(yè)背景等若干要素條件，據(jù)此確定應(yīng)聘者的基本準(zhǔn)入資格。采取公開(kāi)、規(guī)范、科學(xué)的聘用考核辦法，招聘合適的人員擔(dān)任教學(xué)秘書工作。[1]

在教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)方面可以參考學(xué)生輔導(dǎo)員隊(duì)伍建設(shè)的做法，也應(yīng)該給予政策保障，學(xué)校可以考慮將教學(xué)秘書像學(xué)生輔導(dǎo)員一樣也劃歸到教師編制，把教學(xué)秘書納入學(xué)校師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃體系，從學(xué)歷、職稱、年齡結(jié)構(gòu)上從長(zhǎng)計(jì)議，卓有成效地建設(shè)教學(xué)管理梯隊(duì)。[2]同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)為教學(xué)秘書設(shè)計(jì)出切實(shí)可行的可持續(xù)發(fā)展的職業(yè)生涯發(fā)展途徑，使教學(xué)秘書從一開(kāi)始就對(duì)自己的崗位、職業(yè)發(fā)展建立較為完整的概念，激發(fā)其向職業(yè)目標(biāo)努力的動(dòng)力。

（二）提升教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)

高校教學(xué)管理的科學(xué)化、規(guī)范化和程序化，對(duì)高校教學(xué)秘書工作提出了更高的要求。教學(xué)秘書要努力掌握先進(jìn)的教學(xué)管理手段和管理方法，應(yīng)該注重提高統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力、信息處理能力、文字表達(dá)能力等職業(yè)能力，要善于調(diào)節(jié)情緒，積極向上，為人處事寬容友善。

（三）建立并完善學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度

高校對(duì)新教學(xué)秘書要嚴(yán)格遵循“先培訓(xùn)，后上崗”的原則，使教學(xué)秘書盡快適應(yīng)工作崗位。此外，還要盡可能實(shí)現(xiàn)“以老帶新”，對(duì)于老教學(xué)秘書退休或者調(diào)離崗位的，要提前做好準(zhǔn)備，培養(yǎng)“接班人”。還可以組織教學(xué)秘書研討交流、出訪考察、觀摩學(xué)習(xí)等，讓教學(xué)秘書學(xué)習(xí)和交流工作經(jīng)驗(yàn)，開(kāi)闊視野，提高自身的整體水平，結(jié)合自身院系實(shí)際需要探索優(yōu)化教學(xué)管理的方式方法。

（四）支持教學(xué)秘書進(jìn)行科研工作

從調(diào)查的結(jié)果來(lái)看，教學(xué)秘書科研能力薄弱的主要原因是“工作太忙，沒(méi)有時(shí)間和精力從事研究創(chuàng)新工作”，教學(xué)秘書整天忙于應(yīng)付各種事務(wù)性工作，很少有時(shí)間進(jìn)行教學(xué)管理研究或教學(xué)研究，加上現(xiàn)在發(fā)表文章的成本也很高，這種費(fèi)力又費(fèi)錢的事情很少有人愿意做，而且“學(xué)校沒(méi)有相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)政策，沒(méi)有動(dòng)力從事研究創(chuàng)新工作”。對(duì)癥下藥，要加強(qiáng)教學(xué)秘書的科研意識(shí)，提高教學(xué)秘書的科研水平，應(yīng)為教學(xué)秘書解決“時(shí)間”和“政策支持”兩個(gè)重要問(wèn)題?？梢詾榻虒W(xué)秘書配備家庭經(jīng)濟(jì)困難而工作能干的學(xué)生做助理，既使教學(xué)秘書減輕了工作負(fù)擔(dān)，也為困難學(xué)生提供了實(shí)踐鍛煉的機(jī)會(huì)，可謂是一舉兩得。其次，應(yīng)結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際，有針對(duì)性地為教學(xué)秘書提供教學(xué)管理改革項(xiàng)目或科研項(xiàng)目，提供一定的課題研究經(jīng)費(fèi)，鼓勵(lì)教學(xué)秘書積極參加教學(xué)管理研究，總結(jié)教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，撰寫研究論文，將教學(xué)管理工作不斷提高到新的水平。

（五）建立激勵(lì)機(jī)制，規(guī)范考核制度

學(xué)校要明確教學(xué)秘書的工作職責(zé)，在績(jī)效分配方面不能與其他各類教輔人員搞簡(jiǎn)單的“一刀切”，而應(yīng)建立獎(jiǎng)罰分明的激勵(lì)機(jī)制，完善教學(xué)秘書的考核制度，對(duì)教學(xué)秘書日常工作進(jìn)行全面考核，包括工作能力、工作態(tài)度、工作強(qiáng)度、工作效果等等，實(shí)現(xiàn)工作績(jī)效與酬勞的合理平衡；打破平均主義，拉開(kāi)收人分配檔次，在工資定級(jí)、職稱評(píng)定時(shí)對(duì)優(yōu)秀教學(xué)秘書要給予一定的政策傾斜，對(duì)考核優(yōu)秀的教學(xué)秘書要給予精神和物質(zhì)上的鼓勵(lì)，對(duì)管理能力突出的可提供晉升機(jī)會(huì)；應(yīng)參照輔導(dǎo)員老師的待遇標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于能力突出的教學(xué)秘書應(yīng)給予相當(dāng)?shù)穆殑?wù)級(jí)別，比如：根據(jù)相關(guān)教學(xué)秘書的規(guī)章制度，符合條件的，工作二年以上聘為副科級(jí)，工作四年以上聘為正科級(jí)，工作八年以上聘為副處級(jí)，工作十二年以上聘為正處級(jí)。而對(duì)那些在工作中不負(fù)責(zé)任、應(yīng)付了事的教學(xué)秘書應(yīng)給予一定的處分和處罰，對(duì)于做事毛糙、管理能力差、慵懶拖拉的不適合教學(xué)秘書崗位的可解聘或調(diào)換其他工作。只有真正做到獎(jiǎng)罰分明、獎(jiǎng)優(yōu)罰劣、獎(jiǎng)勤罰懶，才能調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書工作積極性和主動(dòng)性，保證教學(xué)管理工作的順利開(kāi)展。

[1]鄧新榮,高務(wù)龍.高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)中存在的問(wèn)題及其對(duì)策[J].民辦教育研究,2010,(5):48-50.

[2]方建士.高校教學(xué)秘書的職能及素質(zhì)要求[J].南京工程學(xué)院學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2007,(4):27-30.