略談檔案館（室）的發(fā)展趨勢

高楠

（赤峰學院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

略談檔案館（室）的發(fā)展趨勢

高楠

（赤峰學院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

作為信息社會的重要節(jié)點，檔案館（室）在當今社會的地位日益提高，其發(fā)展趨勢自然引起人們的關注.從當前科技及社會發(fā)展步伐看，檔案館（室）正逐步向復合形態(tài)發(fā)展，這一發(fā)展趨勢不僅對檔案館（室）的人員、設備提出新的要求，也使館員素質、思想觀念面臨挑戰(zhàn).要實現(xiàn)檔案館（室）的跨越式發(fā)展，必須要有戰(zhàn)略眼光，按科學規(guī)律辦事，從而跟上歷史的發(fā)展進程.

檔案館；信息社會；數(shù)字化

當前，我國檔案事業(yè)正處于轉型時期，一方面，計算機技術、數(shù)字化技術、網(wǎng)絡技術大量融入檔案館（室）工作，另一方面是傳統(tǒng)檔案管理模式仍占有重要地位.我國正處于轉型期，經(jīng)濟和技術的底子還恨薄，因此，檔案館（室）的發(fā)展模式，應該是復合型的.

1 復合型檔案館（室）是當前和今后的發(fā)展趨勢

復合型檔案館并不是傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館內(nèi)容上的疊加，而是二者的有機結合.復合型檔案館（室）的發(fā)展趨勢是由以下因素決定的.

第一，不管是檔案傳統(tǒng)檔案形態(tài)，還是數(shù)字檔案形態(tài)，都離不開對各類檔案的收集、整理、鑒定、保管與利用，離開這些流程，就不能滿足社會對檔案信息的需求.傳統(tǒng)檔案館(室)以保存實體館藏資料為主，主要紙質形態(tài)的檔案（也有一定數(shù)量的縮微品、視聽資料等）；而數(shù)字化檔案館（室）主要以數(shù)字形式存貯和處理信息，即將檔案信息以數(shù)字形式儲存起來供顧客使用.兩種檔案館（室）雖然儲存方式有別，但是，基本功能還是大體一致的.

第二，傳統(tǒng)檔案館(室)與數(shù)字檔案館（室）從本質上講并沒有什么不同.傳統(tǒng)檔案館（室）也好，數(shù)字檔案館也罷，都是公益性事業(yè)，其根本宗旨都是為了滿足社會經(jīng)濟、政治、科研、文化發(fā)展的需要，滿其服務社會性質并沒有什么區(qū)別.

第三，無論是數(shù)字檔案館（室）還是傳統(tǒng)檔案館（室），其基本構成都是相同的.傳統(tǒng)檔案館（室）也好，數(shù)字檔案館也罷，從它們的構成要素來看，離不開檔案信息資源、管理者、利用者、技術設備和管理方法等.

由以上三點可知，傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館是可以兼容的，是互補的.盡管它們的檔案載體和技術方法各異，但是二者并不是相互排斥的，傳統(tǒng)檔案館豐富的館藏資源是數(shù)字檔案館基礎，離開傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化就會變成空中樓閣；同樣，沒有數(shù)字化技術的支撐，傳統(tǒng)檔案館（室）就不能得到最大限度的提升與擴展.二者并不是一加一等于二的關系，二是一加一大于二的關系.

2 建立復合檔案館（室）意義

傳統(tǒng)檔案形態(tài)與數(shù)字檔案形態(tài)雖然截然不同，但二者卻不是一加一等于二的關系，把它們有機整合于一體，打造復合型檔案館（室），就能實現(xiàn)二者的共贏，獲得疊加效應，這將使檔案事業(yè)實現(xiàn)跨越式發(fā)展，有過去的“丑小丫”變成信息時代的“灰姑娘”，成為知識經(jīng)濟的重要支點.

2.1 優(yōu)勢互補，獲得疊加效應

2.1.1 館藏載體形態(tài)互補

傳統(tǒng)檔案館（室）的檔案存在形態(tài)以紙質為主，包括紙質檔案，磁性、縮微載體等；數(shù)字檔案大都以光盤、磁盤、數(shù)據(jù)庫等為主.兩者相比，可以說各有優(yōu)勢：對于普通客戶來說，在使用上，對傳統(tǒng)檔案來說無需借助其他技術手段，而且還具有真實性強、可信度高等特點.實體檔案使用壽命長，但信息的載有量無法與數(shù)字檔案相比，且體積、大占用空間多、保管成本很高.數(shù)字檔案則不同，其優(yōu)勢在于：存儲密度高，成本低，但信息載體的壽命有限，信息真實安全度還不理想，有待進一步加強.從存儲的角度看，二者的互補性是很強的.

2.2 館藏信息獲取方式的互補

傳統(tǒng)檔案的獲取方式以檔案文件的搜集、接收為主，要耗費大量的人力、物力；數(shù)字檔案資料要通過電子文檔的途徑進行.比較來看，數(shù)字館藏獲取方式要比傳統(tǒng)檔案信息獲取方式更便捷，渠道也更廣泛，并且，消耗的人力、物力要小得多.并且二者可以取長補短.

2.3 工作方式上各具特色

在傳統(tǒng)檔案館（室），對檔案的管理大都以手工方式進行，包括接收、整理、立卷、歸納、保管、編研等.而數(shù)字檔案館（室），主要通過計算機進行，通過計算機和網(wǎng)絡對檔案信息資源進行數(shù)字化管理，并通過計算機為使用者提供各種服務.兩者在工作方式上差別很大，可以說有天壤之別.這種差別主要是由各自的館藏的檔案載體形態(tài)、館藏方式的差別所決定的.數(shù)字檔案館（室）速度快、效率高、數(shù)據(jù)準確，這大大彌補了傳統(tǒng)檔案館手工操作帶來的不足，達到了優(yōu)勢互補；而傳統(tǒng)檔案館全面、系統(tǒng)、原始性的積累，使館藏更具原始性和真實性，彌補了數(shù)字檔案館缺陷——不穩(wěn)定性和安全性.

2.4 服務方式各有千秋

傳統(tǒng)檔案館（室）的服務方式是陣地式的，十分原始；而數(shù)字檔案館則符合信息時代的要求，是在線的、遠程的服務，使用者可在萬里之外.通過比較可知，數(shù)字檔案館（室）的服務方式要比傳統(tǒng)檔案館（室）更加多樣化，服務手段也更加先進，服務范圍也更加廣泛.當然，對于那些保密級別很高的檔案，數(shù)字檔案館也有保密規(guī)則.然而有些檔案，比如原始性檔案，如果用戶需要，還是要在傳統(tǒng)檔案獲得.

2.5 對檔案人員素質要求不同

在傳統(tǒng)檔案館（室），對檔案管理者的技術素質要求遠比數(shù)字檔案館低，無論是搜集還是整理還是服務，大部分都是通過手工完成的.而數(shù)字檔案館（室）的檔案管理人員則要精通計算機、網(wǎng)絡技術，還要熟悉數(shù)據(jù)庫維護技術，他們必須擔當起信息利用的導航者(信息服務)、信息資源管理者（對信息、數(shù)據(jù)庫的管理）、信息知識的教育者（指導用戶如何使用數(shù)據(jù)信息）等角色.可見，數(shù)字檔案館（室）對檔案人員的素質要求要與傳統(tǒng)檔案館相比，差別明顯，但總體來說，數(shù)字檔案館（室）要高出許多.數(shù)字檔案館（室）對人員素質的要求是開復合型、一專多能的人才，這是由數(shù)字化檔案的本性決定的，不然數(shù)字化檔案就不能正常運行，也滿足不了社會的需求.

3 發(fā)展數(shù)字檔案館（室）不能否認傳統(tǒng)檔案館的價值

客觀地說，數(shù)字檔案館（室）在服務手段、服務質量上的優(yōu)勢是傳統(tǒng)檔案館無法比擬的，在提供信息的深度和廣度等方面也不是一個檔次.但是這并不意味著數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館的終結者，傳統(tǒng)檔案館（室）仍有它不可取代的價值.數(shù)字檔案館能夠豐富檔案館（室）的內(nèi)涵，并能夠成為傳統(tǒng)檔案館的重要補充，并且引領著它的發(fā)展方向.二者并不是”零和”關系，而是一種1+1大于2的關系.

第一，數(shù)字檔案館(室)并不是一個數(shù)據(jù)概念，而是一個信息空間，其作用就是存貯各類檔案信息，把紙質檔案館藏轉化為數(shù)字，并以數(shù)字的形式存儲并在網(wǎng)上傳遞.可見，數(shù)字檔案館是不能與實體形態(tài)的館藏相剝離的.因此，傳統(tǒng)檔案館（室）是數(shù)字檔案館建設的基礎，離開傳統(tǒng)檔案館數(shù)字檔案館將成為無源之水，無本之木.

第二，與檔案傳統(tǒng)館相比，數(shù)字檔案館有個信息安全性問題，這是數(shù)字檔案館發(fā)展過程中很難越過的一個難題.一是黑客問題，黑客的網(wǎng)絡入侵是很難防范的，就是網(wǎng)絡技術最高的美國，也很難做到萬無一失；二是計算機病毒，它無孔不入，破壞力要遠遠超過蟲蛀、各種腐蝕給檔案資料帶來的危害，能夠使某些信息被篡改甚至消失.另外，操作人員的失誤和設計漏洞也會使信息丟失或者受損.由此可見，數(shù)字化后的檔案資料仍需紙質的形式存在.

第三，我國檔案事業(yè)正處在跨越式發(fā)展階段，紙質經(jīng)過數(shù)字化整合之后已經(jīng)有了很大提高，檔案的存儲形式不斷向電子數(shù)字方式傾斜.但這并不碩數(shù)字檔案將取代傳統(tǒng)檔案，無紙化仍是相當長的過程，紙制品文獻資料只會增加，永遠不會消失.今后，傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案并存并不斷整合將成為檔案事業(yè)發(fā)展的主要方向.

4 發(fā)展復合檔案館（室）是現(xiàn)在和可預見的將來的不二選擇

4.1 更新觀念，明確發(fā)展復合檔案館的戰(zhàn)略目標

計算機、網(wǎng)絡以及通信技術的飛速發(fā)展，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了新的機遇，使數(shù)字檔案館（室）這一冷門一躍成為信息領域探討的熱點，數(shù)字檔案館（室）已經(jīng)成了檔案館界追求的終極目標.要實現(xiàn)這一目標，檔案館（室）更新觀念，對館（室）的發(fā)展進行科學定位，既要看到數(shù)字檔案館（室）的優(yōu)勢和不足，又要看到傳統(tǒng)檔案館（室）的不可替代性，強化二者之間的互補性，明確既重視數(shù)字檔案館又兼顧傳統(tǒng)檔案館的發(fā)展思路，打造適合我國國情的、便捷高效的復合檔案館，為用戶提供優(yōu)質信息服務.

4.2 發(fā)展復合檔案館要著眼實際，量力而行

我國地區(qū)差異很大，經(jīng)濟發(fā)展不平衡，因此耗資巨大的數(shù)字檔案館（室）建設要從實際出發(fā)，打造自己的特色，切不可盲目建設、一哄而上.要立足本館（室）的實際，做好基礎性工作，整合并優(yōu)化檔案信息資源，為建立復合檔案館（室）打下創(chuàng)造條件.

4.3 努力服務水平，滿足復合檔案館的建設需要

復合型檔案館（室）的服務模式有本地和遠程服務兩種.要提供優(yōu)質的服務，就要提高服務質量.一是提供真正的個性化服務，讓兩種館藏形式充分發(fā)揮各自的功能，相互彌補各自的缺陷，這樣才能向用戶提供快捷、便利的服務.二是資源組織要走標準化之路.不同館藏資源有不同的管理方法和標準，因此應將兩種不同標準整合，以促進優(yōu)勢互補.

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