高校檔案利用特點探析

王麗勇

（赤峰學(xué)院 院辦綜合檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

高校檔案利用特點探析

王麗勇

（赤峰學(xué)院 院辦綜合檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

檔案管理的主要目的在于檔案的利用，尤其是在各大高校.其在教學(xué)、科研以及服務(wù)等活動中形成了豐富的檔案材料，是各類活動內(nèi)容的最原始記錄，是珍貴的參考資料，如何對這些檔案材料加以利用，已成為做好高校教學(xué)、科研以及服務(wù)等活動的的關(guān)鍵因素之一.本文就我國高校檔案工作的實際情況，對高校檔案的利用特點做幾點分析，希望能給從事高校檔案管理與利用的工作人員帶來一些幫助.

檔案利用；高校；檔案管理

1 高校檔案利用現(xiàn)狀分析

高校檔案管理及利用在我國高校的各類活動中很早就已經(jīng)開始，特別是在改革開放以及科教興國戰(zhàn)略的實施以后，我國高校的檔案管理及利用工作形成了一套健全的工作體制，并取得了很大的成績，下面我們對高校檔案利用的現(xiàn)狀進(jìn)行一些分析.

1.1 高校檔案利用類別

我國大部分高校都開展有教學(xué)、科研、服務(wù)等活動內(nèi)容，形成了多類別的高校檔案材料，這也是我國高校檔案利用的最大特點之一.

1.1.1 教學(xué)類檔案利用

教學(xué)是我國高校工作的重點內(nèi)容之一，因此，關(guān)于教學(xué)的檔案利用也是各類檔案利用中頻率最高的.在許多教學(xué)活動中，都必須要有相應(yīng)的檔案材料才可以.例如高校新型教學(xué)專業(yè)開設(shè)的申報、各類教學(xué)效果的評估、碩博點的申報等等，我國的教育部門都要求高校提供詳細(xì)的相關(guān)檔案材料；其次，隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，居民的生活水平得以不斷提高，很多高校畢業(yè)生開始出國留學(xué)、出國深造，為了保證留學(xué)生的質(zhì)量符合國內(nèi)外高校的要求，需要對畢業(yè)生的招生錄取表、各科學(xué)習(xí)成績、身體健康狀況等信息進(jìn)行調(diào)查，并會要求畢業(yè)生母校的檔案管理部門提供相應(yīng)的檔案證明材料；其實，不止出國留學(xué)、出國深造需要提供檔案證明材料，現(xiàn)在的升學(xué)、考研、求職等涉及高校轉(zhuǎn)換的工作都需要畢業(yè)生及求職者提供相應(yīng)的檔案證明材料，例如現(xiàn)在求職面試中對高校畢業(yè)生求職者學(xué)歷的審核，一般都要求高校畢業(yè)生求職者出示相關(guān)院校開具的畢業(yè)證明和檔案材料.由于升學(xué)、考研、求職以及出國留學(xué)、出國深造是目前我國高校工作的中心任務(wù)所在，因此，使得教學(xué)類的檔案利用頻率高居各類檔案利用率之首，成為檔案利用的中心工作.

1.1.2 科研類檔案利用

科研類檔案的利用依據(jù)我國各高校科研能力的不同而不同，在師資力量雄厚、科研能力較強(qiáng)的高校中，其科研檔案的利用率往往較高，比如列入我國211計劃的各大知名院校.而在師資力量比較薄弱、科研能力較低的高校中，其科研類檔案的利用率往往較低，比如省辦、民辦類的普通高等院校.

1.1.3 財會類檔案利用

高校財會類檔案利用也是高校工作中的中心任務(wù)之一，涉及高校財務(wù)、審計、監(jiān)察等多個部門，其檔案的利用率位于目前高校各類檔案利用率的第二位.良好的財會檔案是高校財會工作的最好證明，可以在高校的教職員工、學(xué)生教學(xué)貸款、國家助學(xué)金等相關(guān)財務(wù)活動發(fā)生糾紛時，提供強(qiáng)有力的證據(jù)，確保各項財務(wù)運(yùn)作的清晰、準(zhǔn)確；另外，高校的上級主管部門和高校所在地的政府的審計、稅務(wù)部門也會因工作需要時常查閱相關(guān)的財會檔案.

1.1.4 黨團(tuán)、行政類檔案利用

黨團(tuán)、行政類檔案利用在目前我國高校各類檔案利用中位于第三位，主要是高校的上級主管部門以及高校自身建設(shè)過程中形成的一些政策性文件、規(guī)章制度、教育教學(xué)規(guī)劃等，是高校黨團(tuán)部門、行政部門做出各類決策時的重要參考依據(jù).

1.2 高校檔案利用周期

除具備類別上的特點外，我國高校檔案利用還具有一定的周期性，一般一年中可遇到兩次，一次是在5到6月份學(xué)生畢業(yè)時，一次是在8到9月份畢業(yè)生求職、留學(xué)深造的高峰期.學(xué)生畢業(yè)離開高校需要將原有的檔案材料進(jìn)行移交，用人代為與畢業(yè)生簽訂就業(yè)合同時，需要對求職畢業(yè)生的學(xué)歷證明、身份資料等進(jìn)行驗證，以便全面了解畢業(yè)生的實際情況.

1.3 高校檔案利用方式

隨著現(xiàn)代通訊技術(shù)的發(fā)展，高校檔案利用的方式也日漸多樣化，成為現(xiàn)代高校檔案利用的一大特點之一.最初我國高校檔案的利用主要依賴于電話查詢和實體檔案材料的調(diào)閱，或是信件詢問.而隨著現(xiàn)代通訊技術(shù)的發(fā)展，尤其是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，目前高校檔案的利用方式已經(jīng)取得了很大的發(fā)展，形成了文字實體、電子版、磁盤存儲等多種載體，并可以實現(xiàn)計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，及時反饋給需要調(diào)閱檔案的用戶，以證明真?zhèn)?

2 高校檔案利用特點及相關(guān)措施

高校檔案利用是目前我國檔案利用領(lǐng)域最頻繁的一類，對我國人才的培養(yǎng)以及社會工作的開展有著重要的作用.高校檔案的管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識高校檔案利用的三大特點，切實采取相關(guān)措施，做好高校檔案的管理和利用工作.

2.1 依據(jù)檔案類別進(jìn)行檔案材料的分類、收集與保管

依據(jù)高校檔案的類別進(jìn)行檔案材料的分類，對利用率較高的類別進(jìn)行重點收集、整理，并嚴(yán)加保管，確保檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性；此外，不僅要將各類別的檔案信息輸入高校的檔案信息平臺，還要利用其它載體編制多種檢索工具，比如目錄、首字母檢索，并編寫詳細(xì)的匯編資料，以便更快捷的進(jìn)行檔案實體調(diào)閱；最后，高校檔案管理的有關(guān)工作人員，還應(yīng)該積極創(chuàng)新，開發(fā)更實用的檔案信息管理平臺，以促進(jìn)檔案利用工作的開展.

2.2 依據(jù)檔案周期性，預(yù)先安排各階段工作

依據(jù)每年檔案利用的周期性，預(yù)先對學(xué)生畢業(yè)期和求職、留學(xué)高峰期的工作進(jìn)行安排.1到4月份和9到12月，主要的工作重心應(yīng)該放在檔案材料的收集、辨別、整理、歸檔以及檢索的編研上；而在5到6月份以及8到9月份的畢業(yè)期和求職、留學(xué)高峰期則將工作重心放在檔案服務(wù)上，做好檔案材料的查詢服務(wù)，以及各教學(xué)院系、機(jī)關(guān)單位的檔案移交手續(xù)辦理，務(wù)必做到不遺漏、不拖延.同時，檔案管理工作人員也要加強(qiáng)自身技能的學(xué)習(xí)，積極提高自身的檔案管理能力，進(jìn)一步提高工作效率，做好高校的檔案利用工作.

2.3 依據(jù)檔案利用方式的多樣化，高效服務(wù)

基于高校檔案利用方式的多樣化，諸如信件詢問、來電咨詢、實體調(diào)閱、網(wǎng)絡(luò)詢問等方式，高校的檔案管理工作人員要具備一定的耐心，不急不躁，認(rèn)真細(xì)致的做好來訪工作，積極熱情的回復(fù)信件、郵件、來電等，并能夠根據(jù)來訪者提供的溝通渠道，有效利用各項資源，及時將相關(guān)檔案信息傳達(dá)給來訪者，并將來訪者提問的問題詳細(xì)記錄，認(rèn)真鑒別檔案材料中的各種信息記錄，對錯誤的信息進(jìn)行及時更正，并上報有關(guān)部門；同時，高校檔案管理工作人員要提高積極服務(wù)意識，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)提高服務(wù)效率，以便更快捷的滿足來訪者的需求.

綜上所述，我國高校的檔案利用工作，是當(dāng)前檔案利用領(lǐng)域的重要組成部分，對我國高校的教學(xué)、科研及服務(wù)等活動的開展，有著重要意義，是我國高校工作中的重要內(nèi)容之一.有關(guān)部門及管理工作人員應(yīng)該加以重視，要制定健全的規(guī)章制度，完善高校檔案利用的各種途徑；要提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)技能，提高其工作效率；要引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，建設(shè)最新的檔案信息管理平臺，以提高檔案信息查詢、調(diào)閱、傳輸?shù)目旖菪院蜏?zhǔn)確性；最后，要完善檔案信息反饋機(jī)制，和查閱、調(diào)閱檔案的來訪者建立信息反饋系統(tǒng)，以及時發(fā)現(xiàn)檔案中的遺漏或錯誤之處，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整，如此，我們就能做好高校檔案的利用工作.

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