信息時(shí)代數(shù)字圖書館的檔案建設(shè)與管理研究
——以數(shù)字資源檔案為例

秦文珍，肖 瓊

(重慶郵電大學(xué) 圖書館，重慶 400065)

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，各種新興技術(shù)如云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在圖書館得到快速應(yīng)用。圖書館正朝著數(shù)字圖書館、智慧圖書館發(fā)展[1]。數(shù)字圖書館的重要特征就是圖書期刊資源的數(shù)字化，進(jìn)而數(shù)字資源迅速增加。資源的數(shù)字化是建設(shè)數(shù)字圖書館的基礎(chǔ)，因此圖書館資源中的數(shù)字資源在館藏總量中所占的比列逐年加大，并快速增長。在日益增長的數(shù)字資源建設(shè)和管理過程中，產(chǎn)生了大量與其有關(guān)的具有原始性和保存價(jià)值的紙質(zhì)和電子文本，這些紙質(zhì)和電子文本可以稱為數(shù)字資源檔案。數(shù)字資源檔案正逐漸成為當(dāng)今信息時(shí)代圖書館檔案工作的重要內(nèi)容。本文以數(shù)字資源檔案的規(guī)范建設(shè)和管理為例，闡述數(shù)字圖書館的檔案工作。

1 數(shù)字資源檔案的概念與形式

圖書館檔案是圖書館在實(shí)踐過程中形成的具有保存價(jià)值的原始文件材料，是圖書館發(fā)展歷程的見證，是縱覽圖書館工作的重要證據(jù)，是圖書館總結(jié)過去，規(guī)劃未來進(jìn)行科學(xué)決策的重要依據(jù)。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通訊技術(shù)的普及，新興信息技術(shù)如云計(jì)算和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，圖書館已經(jīng)邁入數(shù)字圖書館時(shí)代。與數(shù)字資源建設(shè)和圖書館發(fā)展相伴隨，一些重要的原始性的文件就具有保存價(jià)值，成為圖書館變革的見證者。大量與數(shù)字資源相關(guān)的具有原始性和保存價(jià)值的紙質(zhì)和電子文本，就成為了數(shù)字資源檔案。與數(shù)字資源在當(dāng)今圖書館中的地位一樣，數(shù)字資源檔案也已經(jīng)成為目前圖書館檔案工作的重要部分。

從形式上分，數(shù)字資源檔案包括紙質(zhì)和電子檔案兩類；從性能上紙質(zhì)檔案又可分為政策性與建設(shè)性文檔[2]。政策性文檔主要是指圖書館對(duì)數(shù)字資源的規(guī)劃指導(dǎo)性文件，比如數(shù)字資源年度建設(shè)目標(biāo)(包括采購和自建)、試用與推廣、運(yùn)行管理等綱領(lǐng)性文件。一般而言，為了保持政策的延續(xù)性，政策文檔應(yīng)保持規(guī)劃年度內(nèi)不要有較大變化。建設(shè)性文檔則主要是數(shù)字資源具體建設(shè)和管理過程中形成的具有重要保存價(jià)值的文檔，比如大型數(shù)據(jù)庫采購的合同文本、供應(yīng)商的資質(zhì)材料、售后服務(wù)如數(shù)據(jù)庫維護(hù)、讀者使用培訓(xùn)承諾書等，以及其他值得保存的書面材料等。電子檔案則包括數(shù)字資源建設(shè)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等[3]。與紙質(zhì)文件相比，電子文件具有以下明顯特征： (1) 電子文件需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備，如計(jì)算機(jī)才能閱讀利用；(2) 電子文件可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)直接迅速地傳遞處理; (3) 電子文件的利用不受時(shí)間和距離的影響，容易實(shí)現(xiàn)共享。

2 數(shù)字資源檔案建設(shè)的內(nèi)容

數(shù)字資源檔案建設(shè)不僅貫穿于數(shù)字資源建設(shè)的全過程，而且在其之前有規(guī)劃檔案，在其之后有總結(jié)檔案。因此，數(shù)字資源檔案建設(shè)的內(nèi)容涵蓋了數(shù)字資源建設(shè)的各個(gè)方面。目前圖書館數(shù)字資源一般都是以數(shù)據(jù)庫的形式存在，因此大多數(shù)的數(shù)字資源，如數(shù)字圖書和期刊數(shù)據(jù)庫、學(xué)位論文和專利數(shù)據(jù)庫等都是經(jīng)過采購由專業(yè)供應(yīng)商提供的。當(dāng)然，各個(gè)單位圖書館也有根據(jù)自身發(fā)展需要，建設(shè)一些特色數(shù)據(jù)庫數(shù)字資源。針對(duì)有專業(yè)供應(yīng)商提供的數(shù)字資源，在圖書館中一般都有從試用、到購買使用，最后到停用這樣一個(gè)過程。在這個(gè)過程中還可能包括使用評(píng)價(jià)、續(xù)訂增訂等環(huán)節(jié)，因此數(shù)字資源檔案建設(shè)的內(nèi)容非常多，從基本的數(shù)字資源基礎(chǔ)檔案到具體的數(shù)字資源成本檔案、數(shù)字資源財(cái)務(wù)檔案、數(shù)字資源試用檔案、數(shù)字資源新增報(bào)告、數(shù)字資源續(xù)訂報(bào)告以及數(shù)字資源停訂公示及停訂報(bào)告等等[2]。

建設(shè)數(shù)字資源檔案首先應(yīng)該建立的是數(shù)字資源基礎(chǔ)檔案。一般將全部資源按某種標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)單聚類，例如按照語種(如中文、外文)、文獻(xiàn)類型(如圖書、期刊、報(bào)紙、學(xué)位論文等)或者數(shù)據(jù)類型(如全文、文摘等)等進(jìn)行劃分歸類。在歸類的基礎(chǔ)上，還可以根據(jù)數(shù)字資源的特征細(xì)分。此外也可以在簡(jiǎn)單聚類的基礎(chǔ)上將以上標(biāo)識(shí)設(shè)成字段，統(tǒng)計(jì)時(shí)按字段名稱組合聚類。目前數(shù)字資源基礎(chǔ)檔案較多采用組合聚類，一般數(shù)字資源基礎(chǔ)檔案具體內(nèi)容可以包括：數(shù)字資源名稱、語種、學(xué)科及主題、數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)量、數(shù)據(jù)年限、數(shù)據(jù)來源、更新頻率、永久保存方案、傳遞和授權(quán)方式、并發(fā)用戶數(shù)等。

在數(shù)字資源建設(shè)過程中還將產(chǎn)生特定的具體檔案，如成本檔案、財(cái)務(wù)檔案、試用檔案、新增報(bào)告、續(xù)訂報(bào)告以及停訂報(bào)告等。這些檔案在數(shù)字資源的建設(shè)過程中多以電子檔案的形式形成，涉及建設(shè)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)，能夠起到為數(shù)字資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提供參考依據(jù)等作用。

3 數(shù)字資源檔案的管理

數(shù)字資源檔案不僅要規(guī)范化建設(shè)，而且要科學(xué)管理和合理使用。以紙張為介質(zhì)的紙質(zhì)檔案和以新型載體材料為介質(zhì)的電子檔案，是檔案信息存儲(chǔ)的傳統(tǒng)與現(xiàn)代化標(biāo)志。紙質(zhì)文檔的管理工作包括原始的紙質(zhì)材料的分類、組卷、擬卷標(biāo)題、編頁碼、裝訂、編號(hào)、上架等一系列工作。盡管是數(shù)字資源的紙質(zhì)檔案，然而紙質(zhì)文檔由于具有電子文檔所無法具備的“原始特征”，仍然在檔案管理電子化的潮流中占有一席之地。當(dāng)然，紙質(zhì)檔案也需要與時(shí)俱進(jìn)，采用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)科學(xué)管理，以便更便利地歸類、查詢和檢索，更好發(fā)揮其功能。

電子文件歸檔則是在社會(huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)硬盤、便攜式U盤和光盤等載體的文字材料。電子文件由于沒有草稿與印件的區(qū)別，也不存在正本與副本的差異，甚至還很難將文件與檔案的界限劃分開來。因而在數(shù)字資源建設(shè)過程中，一些重要電子文檔在成為檔案之前由于工作人員的檔案意識(shí)淡薄，被不經(jīng)意地刪除而沒能得到很好的保存。因此對(duì)電子檔案的管理，顯然不僅涉及檔案管理人員，而且還涉及技術(shù)工作人員。在電子檔案成為發(fā)展大趨勢(shì)的今天，增強(qiáng)圖書館員工的檔案保存意識(shí)，顯得迫在眉睫。此外，由于電子檔案借助信息技術(shù)儲(chǔ)存、傳播和利用，因此要特別注意信息安全。比如儲(chǔ)存在電腦或光盤、磁盤等載體上，很可能由于病毒入侵、載體損壞而丟失，因此需要做好備份工作。由于沒有加密可能被黑客篡改，因此隨時(shí)要對(duì)檔案加密，甚至必要時(shí)要將電子檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存?？傊?，在相當(dāng)長的一段時(shí)期，電子文件和紙質(zhì)檔案將是雙軌制管理，它們相互依存、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、共同發(fā)揮“歷史記憶”的作用[3]。

4 數(shù)字資源檔案建設(shè)的發(fā)展

隨著圖書館數(shù)字資源建設(shè)的快速發(fā)展，加強(qiáng)數(shù)字資源檔案建設(shè)日益重要。隨著圖書館朝著數(shù)字圖書館的轉(zhuǎn)型，檔案建設(shè)也正向著數(shù)字檔案發(fā)展。對(duì)于數(shù)字資源檔案的建設(shè)發(fā)展，筆者認(rèn)為應(yīng)該注意：

4.1 加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)

當(dāng)今檔案數(shù)字化已成為檔案工作的新趨勢(shì)。加快數(shù)字化建設(shè)步伐是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)、科學(xué)系統(tǒng)化管理、提升管理和服務(wù)水平的必然要求。從某種意義上講，圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)可以認(rèn)為是“二次建檔”。 “一次建檔”就是傳統(tǒng)側(cè)重于實(shí)體的檔案保存，“二次建檔”則是以檔案信息資源的有效整合為目的檔案建設(shè)[4]。每個(gè)圖書館可根據(jù)實(shí)際情況，確立一定的原則，選擇有特色、利用率高、可開放、保管期限長的檔案進(jìn)行數(shù)字化，并可以借助圖書館網(wǎng)站，增設(shè)主檔案專欄，公開可以開放的檔案信息，不僅圖書館系統(tǒng)內(nèi)部的工作人員可以查詢利用，而且主管部門及讀者都能借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)查詢了解，甚至利用圖書館檔案。憑借數(shù)字化檔案副本異地保存的優(yōu)勢(shì)，即使發(fā)生意外也能最大限度地保持檔案的完整性，確保紙質(zhì)原件的永久保存。隨著技術(shù)發(fā)展，圖書館將逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作的自動(dòng)化、一體化管理。

4.2 注重建立數(shù)字資源技術(shù)檔案

隨著數(shù)字資源建設(shè)及其共享工程等業(yè)務(wù)的發(fā)展，數(shù)字圖書館的工作越來越依賴于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通訊等信息技術(shù)的儀器設(shè)備。由于信息技術(shù)設(shè)備專業(yè)性強(qiáng)和產(chǎn)品更新?lián)Q代快的特點(diǎn)，只有建立起相應(yīng)的技術(shù)檔案，才能確保圖書館數(shù)字資源建設(shè)各項(xiàng)技術(shù)的相互銜接和工作的順利進(jìn)行。建立技術(shù)檔案應(yīng)包含三方面的內(nèi)容：一是建立設(shè)備采購賬目清單。各種設(shè)備采購后購買人員需要及時(shí)驗(yàn)收，登賬，建立原始記錄檔案。報(bào)賬前應(yīng)對(duì)需保修設(shè)備的發(fā)票進(jìn)行復(fù)印留檔，以便后期設(shè)備保修。二是建立設(shè)備管理檔案。在設(shè)備購置之后，工作人員要對(duì)每臺(tái)設(shè)備建立詳細(xì)的管理、使用和維護(hù)賬目。賬目要做到人、時(shí)間和地點(diǎn)三統(tǒng)一，建立起具體的管理、使用和維護(hù)人員、設(shè)備使用和維護(hù)的時(shí)間以及設(shè)備的存放地點(diǎn)三者相對(duì)應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)，能真實(shí)反映設(shè)備的性能。同時(shí)對(duì)設(shè)備使用說明書及資料應(yīng)及時(shí)分類建檔。三是建立技術(shù)操作檔案。相對(duì)于設(shè)備采購賬目清單和管理檔案，技術(shù)操作檔案在數(shù)字資源檔案中尤為重要。業(yè)務(wù)系統(tǒng)的更新升級(jí)需要參考原有系統(tǒng)的技術(shù)指標(biāo)，新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)材料也應(yīng)及時(shí)歸檔，并需要加以比較分析。同時(shí)系統(tǒng)維護(hù)從一開始就要著手建立新系統(tǒng)的專門操作記錄和數(shù)據(jù)處理檔案，以便于系統(tǒng)的升級(jí)或操作人員的交接。另外，大型的重要設(shè)備一般都有詳細(xì)規(guī)范操作的技術(shù)操作規(guī)程，這部分技術(shù)操作規(guī)程也要建檔。技術(shù)檔案的建立不僅可以幫助管理者了解設(shè)備的性能，做好各項(xiàng)維護(hù)工作，而且能夠使專業(yè)技術(shù)人員能快速地做好工作交接，維護(hù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整體良好運(yùn)行。

此外，在數(shù)字資源檔案建設(shè)的過程中，還需要注意對(duì)重要的電子郵件的保存，因?yàn)閿?shù)字資源供應(yīng)商與圖書館之間的許多事務(wù)交流和處理是通過電子郵件進(jìn)行的，如果重要的電子郵件，如先期有關(guān)采購價(jià)格協(xié)商的郵件、后期售后服務(wù)條款等郵件沒有保存，那么可能涉及糾紛和官司的產(chǎn)生。

5 結(jié)束語

數(shù)字資源檔案中的各種資源數(shù)據(jù)、讀者數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)，能向讀者全面展示圖書館的信息化發(fā)展的概貌，是全面向讀者推介圖書館的第一手資料，也是當(dāng)今圖書館評(píng)估定級(jí)的重要內(nèi)容和依據(jù)[5]?？傊?，數(shù)字資源檔案是圖書館發(fā)展和建設(shè)歷程中極其重要的資源，它既源于圖書館的成長和發(fā)展過程，又是推動(dòng)圖書館快速成長和長足發(fā)展的重要內(nèi)動(dòng)力。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，圖書館必須重視數(shù)字資源檔案的建設(shè)，采取有效地措施，建設(shè)、管理、利用好檔案信息資源。

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