高校設(shè)備管理信息化未來發(fā)展趨勢探討

張宇波+張媛

[摘 要] 分析了目前高校設(shè)備管理部門采購管理、設(shè)備管理、經(jīng)費(fèi)管理、實驗室管理等方面信息化現(xiàn)狀，總結(jié)了目前高校設(shè)備管理信息化的經(jīng)驗與不足，提出了“以設(shè)備為核心，涉及多用戶，多部門，按設(shè)備生命周期全流程”管理模式的高校信息化發(fā)展方向。

[關(guān)鍵詞] 高校設(shè)備；實驗室設(shè)備；管理；信息化

中圖分類號：G482 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B 文章編號：2055-5200（2014）01-077-03

Doi： 10.11876/mimt201401020

A Discussion on the Future Development of University Equipment Informatization Management System ZHANG Yu-bo，ZHANG Yuan. （Office of Laboratory and Equipment Management， Peking University，Beijing 100871）

[Abstract] From analyzing the current situations of the purchasing management， equipment management， funds management and the laboratory management exists in the University equipment management departments，we summarized the experience and deficiency of all kinds of university equipment informatization management systems（UEIMS）. Therefore，the development model of the informatization management systems were suggested，that is，the model of which the equipment as the core，departments and users as the involved factors，the equipment life period as the whole process will be the development direction of the UEIMS.

[Key words] University equipment； Laboratory equipment； Management； Informatization

目前，高校設(shè)備管理信息化方式多種多樣，為提升管理水平，保證設(shè)備管理工作有序高效運(yùn)轉(zhuǎn)，各高校開發(fā)設(shè)計出適合自身特色的設(shè)備管理信息化系統(tǒng)。目前，雖各高校設(shè)備管理系統(tǒng)內(nèi)容不盡相同，但從未來發(fā)展趨勢看，高校設(shè)備管理信息化建設(shè)方向應(yīng)該是“以設(shè)備為核心，涉及多用戶，多部門，按設(shè)備生命周期全流程[1]模式管理”。

1 高校設(shè)備管理信息化現(xiàn)狀分析

依照目前各高校設(shè)備管理部門的職責(zé)，以及設(shè)備管理信息化系統(tǒng)的現(xiàn)狀，設(shè)備管理信息系統(tǒng)主要包括4個方面：

1.1 設(shè)備采購管理

圍繞設(shè)備采購的各環(huán)節(jié)、涉及到的用戶，多種信息化管理系統(tǒng)被開發(fā)應(yīng)用。比如合同、檔案、論證、招標(biāo)以及設(shè)備采購管理系統(tǒng)等[2-6]，高校設(shè)備管理部門可以依托這些管理系統(tǒng)快速高效的完成設(shè)備采購任務(wù)。

1.2 設(shè)備管理

設(shè)備管理的信息化[7-10]是設(shè)備管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)性任務(wù)之一，隨著近年來國家對教學(xué)科研的投入的增加，儀器設(shè)備，特別是大型科學(xué)儀器設(shè)備在高校的保有量持續(xù)增加，通過信息化手段提高它們的使用效率與開放共享、促進(jìn)大型科學(xué)儀器平臺的建設(shè)[11]是提高設(shè)備管理水平的必由之路，也是高校辦學(xué)水平的重要任務(wù)和標(biāo)志。

1.3 實驗室管理

信息化與數(shù)字化時代的到來，作為衡量高校教研水平和管理水平的重要標(biāo)志，高校實驗室管理技術(shù)的信息化是[12-16]大勢所趨，實驗室建設(shè)與管理的信息化建設(shè)對于切實提高高校實驗室信息化管理水平、優(yōu)化實驗教學(xué)、實現(xiàn)資源共享等方面有實際的指導(dǎo)意義，同樣高校實驗室信息化管理水平也是高校實驗技術(shù)隊伍建設(shè)與管理水平的標(biāo)志之一。

1.4 經(jīng)費(fèi)管理

單獨(dú)的經(jīng)費(fèi)管理信息化系統(tǒng)應(yīng)該屬于高校財務(wù)部門的任務(wù)，作為高校設(shè)備管理部門在實現(xiàn)設(shè)備管理信息化的同時，必然要考慮到設(shè)備采購、儀器維護(hù)、運(yùn)行經(jīng)費(fèi)的管理及信息化，高校設(shè)備管理部門必然要在設(shè)備采購以及后續(xù)管理系統(tǒng)中要涉及到經(jīng)費(fèi)管理的

信息化[17-18]。

上述4個方面的工作相互關(guān)聯(lián)，涵蓋了高校設(shè)備管理部門的全部任務(wù)。設(shè)備采購?fù)瓿珊笞匀晦D(zhuǎn)入設(shè)備的管理流程，至最終報廢，同時，儀器設(shè)備也是高校實驗室建設(shè)的一個重要組成部分，而如何提高采購經(jīng)費(fèi)的投資效益，落實采購經(jīng)費(fèi)的執(zhí)行也是高校設(shè)備管理部門的工作內(nèi)容之一。

2 高校設(shè)備管理信息化系統(tǒng)目前的不足

設(shè)備管理系統(tǒng)所包含的4個方面主要涉及8個主要部門和用戶（圖1：設(shè)備管理系統(tǒng)框架圖）。對于不同的管理方向，用戶的含義和實際意義是不同的。在設(shè)備采購管理方面，用戶是購買者，需要系統(tǒng)提供購買設(shè)備的相關(guān)信息；在設(shè)備管理方面，用戶是設(shè)備使用者，需要提供設(shè)備使用相關(guān)信息，包括與設(shè)備相關(guān)的成果信息以及教學(xué)科研情況；在實驗室管理方面，用戶是實驗室管理者，需要提供實驗室儀器設(shè)備裝備情況和使用情況；經(jīng)費(fèi)管理方面：用戶是設(shè)備經(jīng)費(fèi)擁有者，需要提供經(jīng)費(fèi)使用情況。

同樣，在不同的管理方面，設(shè)備包含的信息也有所不同。對于采購管理來說，它包含的信息是具體的數(shù)據(jù)，比如品牌，名稱，型號，價格等；對于設(shè)備管理來說，它包含的信息是價格，機(jī)時數(shù)，產(chǎn)出的科研論文數(shù)；對于實驗室管理來說，它包含的信息是數(shù)量，是完好率，是對教學(xué)科研的價值；對于經(jīng)費(fèi)管理來說，它包含的是價值、維修維護(hù)折舊費(fèi)用、運(yùn)行費(fèi)等。

通過上面的分析，可以看出，某種程度上，高校設(shè)備管理就是“管理設(shè)備，管理用戶”，不同設(shè)備，不同用戶在不同管理方面擔(dān)當(dāng)著不同的角色，提供不同的信息數(shù)據(jù)，承擔(dān)不同的管理任務(wù)，高校設(shè)備管理信息化的任務(wù)就是要在不同的管理方面，在不同的角色中準(zhǔn)確把握自身在其中的作用，完成不同的管理任務(wù)。

目前，每一個具體的設(shè)備管理信息化系統(tǒng)都有比較強(qiáng)的針對性，雖然確實解決了很多高校設(shè)備管理上的不足，提高了采購及管理的水平，但不可否認(rèn)的是它們僅僅是某一方面或者幾方面的信息化系統(tǒng)[20-21]，是多個獨(dú)立功能的分散的信息系統(tǒng)，還沒有形成一個完備的包含所有部門和用戶的管理系統(tǒng)，從設(shè)備管理信息化全局的觀點來看，還存在著缺陷和不足，主要有以下幾方面：

1）數(shù)據(jù)的唯一性及真實性方面：保證數(shù)據(jù)的唯一性，就需要保證數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)通道是唯一的，獨(dú)立分散的管理系統(tǒng)，往往存在兩條以上的通道，那么數(shù)據(jù)的唯一性就會遭到破壞，唯一性導(dǎo)致的可能結(jié)果往往是矛盾或者是不真實的數(shù)據(jù)，就會為我們的管理提供錯誤的結(jié)論和指導(dǎo)。

2）數(shù)據(jù)的完整性方面：設(shè)備在不同的管理方面具有不同的表征，也就是說它們有著不同的數(shù)據(jù)信息，這樣就需要各個部門和用戶來根據(jù)各自的性質(zhì)來完成相對應(yīng)的數(shù)據(jù)，不完備的信息化系統(tǒng)對于數(shù)據(jù)的完整性也必然是片面的。

3）數(shù)據(jù)的時效性方面：信息是動態(tài)的、實時變化的，當(dāng)信息有了變動時，需要戶將改變的信息數(shù)據(jù)及時的補(bǔ)充入系統(tǒng)中，過時的數(shù)據(jù)對決策者與管理者都是誤導(dǎo)。

3 高校設(shè)備管理信息化發(fā)展趨勢及目標(biāo)

高校設(shè)備管理信息化應(yīng)該是“以設(shè)備為核心，涉及多用戶，多部門，按設(shè)備生命周期全流程”管理的信息化系統(tǒng)。以設(shè)備為核心，是高校設(shè)備管理部門的本質(zhì)屬性和使命，所有的信息化工作都是圍繞著設(shè)備這個核心要素來開展的，偏離這個核心就是偏離我們的工作中心。

信息化系統(tǒng)應(yīng)該是全面完整的設(shè)備管理系統(tǒng)：它首先是設(shè)備數(shù)據(jù)的全面，其次是設(shè)備具體的使用人的全面覆蓋，最后，它還應(yīng)包括高校的設(shè)備管理部門，以及與之關(guān)系密切的各級財務(wù)部門，審計監(jiān)督和紀(jì)委部門等，以及高校決策層。目前，高校設(shè)備管理中已經(jīng)有眾多的部門參與進(jìn)來，但是卻疏忽了校外的因素，比如廠家和外貿(mào)的參與，這一方面也是以后信息化工作中應(yīng)當(dāng)加以重視的一個方面。

最后，信息化系統(tǒng)應(yīng)該是“設(shè)備生命周期全流程”的一個面向過程的信息化管理系統(tǒng)[22]。同時，高校設(shè)備管理人才的培養(yǎng)與使用也應(yīng)該我們的目標(biāo)之一，高素質(zhì)的高校設(shè)備管理人才是關(guān)鍵因素，業(yè)務(wù)過硬，具有現(xiàn)代理念的優(yōu)秀人才加入高校設(shè)備管理工作，是高校設(shè)備管理信息化的的智力保證。

4 總結(jié)

高校設(shè)備管理信息化經(jīng)歷了一個漫長的過程，因為有了理論上對設(shè)備管理的深刻認(rèn)識、科技的大發(fā)展，高素質(zhì)人才的加入，才有了今天的高校設(shè)備管理信息化的眾多模式。高校設(shè)備管理信息化的探索還將繼續(xù)下去，但必不可少的因素是管理模式轉(zhuǎn)變與體制創(chuàng)新、人才培養(yǎng)及科技進(jìn)步，只有構(gòu)建高校設(shè)備管理的理想平臺，實現(xiàn)信息資源共享，才能提高我們高校設(shè)備管理部門的管理效率，創(chuàng)建一流的高校設(shè)備管理信息化模式。

參 考 文 獻(xiàn)

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