電網(wǎng)物資結(jié)算手續(xù)不健全引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)探討

石孝華　周軼

摘要：本文闡述了物資集中采購(gòu)有關(guān)資金結(jié)算辦理過程中可能出現(xiàn)銀行承兌匯票背書支付審核不嚴(yán)、質(zhì)保金提前支付和ERP系統(tǒng)出現(xiàn)的合同與采購(gòu)發(fā)票不一一對(duì)應(yīng)導(dǎo)致資金多付的現(xiàn)象，針對(duì)存在的問題提出了增加審核手續(xù)等相關(guān)對(duì)策，以確保財(cái)務(wù)管理適應(yīng)物資管理。

關(guān)鍵詞：電網(wǎng)物資采購(gòu) 結(jié)算手續(xù) 資金安全風(fēng)險(xiǎn)

一、 電網(wǎng)物資集中采購(gòu)有關(guān)資金結(jié)算手續(xù)辦理的現(xiàn)狀

省級(jí)電網(wǎng)公司的物資集中采購(gòu)管理分為物資計(jì)劃管理、物資招投標(biāo)管理、合同管理（含供應(yīng)商關(guān)系管理）、倉(cāng)儲(chǔ)及物資配送管理、質(zhì)量監(jiān)督管理、廢舊物資管理、物資資金收付管理等7個(gè)環(huán)節(jié)。物資集中采購(gòu)有關(guān)資金的結(jié)算主要伴隨物資合同管理環(huán)節(jié)與質(zhì)量監(jiān)督管理環(huán)節(jié)同時(shí)辦理。如果這兩個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，將引發(fā)電網(wǎng)物資結(jié)算資金不安全的隱患。

（一）合同管理與資金結(jié)算手續(xù)辦理的現(xiàn)狀

物資采購(gòu)到貨款的結(jié)算、物資預(yù)付款的支付、質(zhì)保金的支付均是依據(jù)合同履行，因此合同管理質(zhì)量的好壞，在一定程度上影響物資結(jié)算資金支付的質(zhì)量。對(duì)于到貨款的核算，首先各地市物資公司各項(xiàng)目單位為供應(yīng)商辦理進(jìn)度支付證明，辦理驗(yàn)收、入庫(kù)等手續(xù)，出具質(zhì)保期滿合格證明，然后由供應(yīng)商提供這些證明票據(jù)到省級(jí)電網(wǎng)公司所屬的物資公司的供應(yīng)商大廳辦理核算程序，由省級(jí)電網(wǎng)公司所屬的物資公司收集匯總付款憑證、進(jìn)行發(fā)票效驗(yàn)、制作付款申請(qǐng)，通過ERP系統(tǒng)，完成基本的核算流程，由省電網(wǎng)公司物資部審核付款計(jì)劃，然后由省級(jí)電網(wǎng)公司財(cái)務(wù)部審批物資資金預(yù)算，最后由省級(jí)電網(wǎng)公司所屬的物資公司的財(cái)務(wù)部門支付集中采購(gòu)物資的貨款。對(duì)于預(yù)付物資款的核算，在合同簽訂后，供應(yīng)商依采購(gòu)合同進(jìn)行保函登記，并進(jìn)行預(yù)付款申請(qǐng)，由省級(jí)電網(wǎng)公司物資公司審核預(yù)付款申請(qǐng)，并報(bào)省電網(wǎng)公司物資部和財(cái)務(wù)部審核預(yù)付款資金預(yù)算，由省級(jí)電網(wǎng)公司物資公司支付。如果合同管理按這兩個(gè)流程進(jìn)行，合同管理是適應(yīng)資金結(jié)算支付預(yù)算需求的。但是，目前合同管理存在不適應(yīng)物資結(jié)算資金管理工作的方面，如ERP系統(tǒng)中采購(gòu)訂單與合同要求一一對(duì)應(yīng)，但在實(shí)際的集中采購(gòu)物資環(huán)節(jié)，會(huì)出現(xiàn)一張發(fā)票對(duì)應(yīng)多個(gè)采購(gòu)訂單與多個(gè)采購(gòu)合同，如合同管理部門與財(cái)務(wù)部門不認(rèn)真，就可能導(dǎo)致集中采購(gòu)資金重復(fù)支付的可能。

（二）質(zhì)量監(jiān)督管理與資金結(jié)算手續(xù)辦理的現(xiàn)狀

省級(jí)電網(wǎng)公司所屬的物資公司在進(jìn)行集中采購(gòu)物資監(jiān)督管理的各項(xiàng)工作時(shí)，會(huì)發(fā)生各種質(zhì)量檢測(cè)費(fèi)用與監(jiān)督管理費(fèi)用，這些均由省級(jí)電網(wǎng)公司所屬的物資公司財(cái)務(wù)部門支付，各地市物資公司的財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)本地市公司管轄范圍內(nèi)的質(zhì)量檢測(cè)費(fèi)用報(bào)銷。對(duì)于集中采購(gòu)物資的質(zhì)保金結(jié)算，是供應(yīng)商在走完質(zhì)保金期滿驗(yàn)收流程后，填寫質(zhì)保單，由地市物資公司各項(xiàng)目單位簽字，供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)?？畹纳暾?qǐng)，省電網(wǎng)公司所屬的物資公司審核質(zhì)?？钌暾?qǐng)，并報(bào)省級(jí)電網(wǎng)公司物資部和財(cái)務(wù)部審核質(zhì)?？钯Y金預(yù)算，由省級(jí)電網(wǎng)公司所屬的物資公司支付。

在質(zhì)量檢測(cè)各環(huán)節(jié)中，如發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量問題應(yīng)及時(shí)督促供應(yīng)商進(jìn)行消除；如果物資質(zhì)量問題已發(fā)生，又無(wú)法協(xié)調(diào)供應(yīng)商解決，各地市物資公司的管理部門應(yīng)將質(zhì)保單妥善保管，不能提前交到供應(yīng)商手中。但在實(shí)際工作中，地市物資公司各項(xiàng)目單位在進(jìn)行簽發(fā)投運(yùn)單時(shí)不核對(duì)合同的質(zhì)保期限，憑經(jīng)驗(yàn)和與供應(yīng)商的關(guān)系，存在提前簽發(fā)投運(yùn)單的情況，而省級(jí)電網(wǎng)公司所屬的物資公司財(cái)務(wù)部門又無(wú)法在ERP系統(tǒng)中核查投運(yùn)記錄，只能憑紙質(zhì)的手續(xù)辦理支付質(zhì)保金，這將會(huì)造成質(zhì)保金提前支付的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

二、電網(wǎng)物資采購(gòu)結(jié)算手續(xù)不健全引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)

（一）銀行承兌匯票授權(quán)書的真實(shí)性難以判斷，存在資金安全風(fēng)險(xiǎn)

根據(jù)某省電網(wǎng)公司2012年末的統(tǒng)計(jì)資料，2012年支付集中采購(gòu)物資款約46億元，其中銀行承兌匯票支付達(dá)16億元，占支付集中采購(gòu)物資款的34%。目前省級(jí)物資供應(yīng)公司用于支付集中采購(gòu)物資款的銀行承兌匯票來源于各市電網(wǎng)公司電費(fèi)口徑收取的銀行承兌匯票，收取電費(fèi)款的這些銀行承兌匯票由地市電網(wǎng)公司的財(cái)務(wù)部門交給省電網(wǎng)公司財(cái)務(wù)部，省電網(wǎng)公司財(cái)務(wù)部進(jìn)行背書登記交給省物資公司財(cái)務(wù)部，省物資公司財(cái)務(wù)部辦理銀行承兌匯票的二次背書手續(xù)，用于支付各供應(yīng)商的集中采購(gòu)物資款。

目前這種財(cái)務(wù)管理模式存在以下資金安全風(fēng)險(xiǎn)：（1）市級(jí)電網(wǎng)公司在ERP財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)中對(duì)收取的銀行承兌匯票票面信息審核不嚴(yán)，增加復(fù)核工作量。（2）財(cái)務(wù)公司實(shí)行銀行承兌匯票不過夜的管理方式，導(dǎo)致省物資供應(yīng)公司沒有時(shí)間行使審核職能，增加銀行承兌匯票在途的保管風(fēng)險(xiǎn)。（3）由省級(jí)物資供應(yīng)公司審核供應(yīng)商領(lǐng)用銀行承兌匯票手續(xù)，因業(yè)務(wù)水平有限，未能高質(zhì)量地審核供應(yīng)商授權(quán)書等資料的真實(shí)性，增加票據(jù)管理的風(fēng)險(xiǎn)。（4）銀行承兌匯票電子流轉(zhuǎn)和紙質(zhì)流轉(zhuǎn)不同步，往往電子流轉(zhuǎn)晚于紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，影響票面信息真實(shí)性的審核。

（二）質(zhì)保金申請(qǐng)單審核不嚴(yán)，存在質(zhì)保金提前支付風(fēng)險(xiǎn)

質(zhì)保金是省級(jí)電網(wǎng)公司與供應(yīng)商對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行質(zhì)量保證的最后一道防線。有些項(xiàng)目物資主管部門，在實(shí)際工作中未嚴(yán)格審批質(zhì)保金支付申請(qǐng)單，存在物資的投運(yùn)時(shí)間還沒有達(dá)到質(zhì)保期限，就在質(zhì)保金支付申請(qǐng)單上簽章的情況；另外還存在部分供應(yīng)商業(yè)務(wù)員偽造物資需求單位的相關(guān)物資主管部門和人員的簽章，自行修改設(shè)備投運(yùn)時(shí)間的現(xiàn)象。由于項(xiàng)目多、合同多，涉及的物資需求單位業(yè)務(wù)部門和人員也多，且物資需求單位的簽字人員未預(yù)留印鑒章，無(wú)法全面、嚴(yán)格審查合同，在相關(guān)手續(xù)齊全的情況下，辦理了質(zhì)保金的支付，導(dǎo)致提前支付供應(yīng)商質(zhì)保金，給公司物資質(zhì)量保證增加了風(fēng)險(xiǎn)，也給財(cái)務(wù)部門帶來了較大的資金風(fēng)險(xiǎn)。

（三）ERP系統(tǒng)資金支付“取數(shù)”有缺陷，存在合同款多付的隱患

目前電網(wǎng)ERP財(cái)務(wù)子系統(tǒng)中資金支付申請(qǐng)單中所支付的物資集中采購(gòu)到貨款，是通過ERP財(cái)務(wù)子系統(tǒng)后臺(tái)抓取發(fā)票校驗(yàn)金額的一定比例作為集中采購(gòu)物資貨款的申請(qǐng)。供應(yīng)商在開具增值稅發(fā)票時(shí)，如果兩個(gè)合同金額開在同一張發(fā)票上，物資管理部門在ERP物資管理子系統(tǒng)中完成發(fā)票校驗(yàn)后，發(fā)起其中一個(gè)合同到貨款支付申請(qǐng)時(shí)，ERP物資管理系統(tǒng)抓取本張發(fā)票的全部金額，但這個(gè)合同到貨款支付金額是兩個(gè)合同金額之和，存在財(cái)務(wù)管理ERP系統(tǒng)對(duì)此合同到貨款多支付的隱患。endprint

三、增加資金安全的審核手續(xù)以確保財(cái)務(wù)管理適應(yīng)物資管理

（一）增加項(xiàng)目單位與財(cái)務(wù)部在ERP中對(duì)銀行承兌匯票的審驗(yàn)手續(xù)

用于支付供應(yīng)商貨款的銀行承兌匯票經(jīng)過市物資供應(yīng)分公司、省財(cái)務(wù)公司、省物資供應(yīng)公司、物資供應(yīng)商等多個(gè)單位，在項(xiàng)目單位取得銀行承兌匯票時(shí)，其授權(quán)委托書的真實(shí)性難以判斷，會(huì)造成省物資供應(yīng)公司支付資金的安全性問題。因此，其一，增加市公司在ERP財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)中對(duì)收取的銀行承兌匯票信息進(jìn)行審核的責(zé)任。在收取銀行承兌匯票時(shí)，市公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)配備相關(guān)人員進(jìn)行詳細(xì)審驗(yàn)，并在審驗(yàn)處蓋章簽字，其銀行承兌匯票原始憑據(jù)的真實(shí)性由市公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)；然后再將審驗(yàn)結(jié)果錄入財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)，以供省財(cái)務(wù)公司與省物資供應(yīng)公司核對(duì)銀行承兌匯票的票面信息。其二，在省財(cái)務(wù)公司背書給省物資供應(yīng)公司的銀行承兌匯票時(shí)，應(yīng)在ERP系統(tǒng)中預(yù)留其審核的時(shí)間，實(shí)行其再審職能。其三，在省物資供應(yīng)公司將省財(cái)務(wù)公司背書的銀行承兌匯票進(jìn)行第二次背書給供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)在供應(yīng)商大廳配備專職的人員審核物資采購(gòu)供應(yīng)商授權(quán)書的真實(shí)性，以確保第二次背書的銀行承兌匯票支付給了真正的物資供應(yīng)者，降低票據(jù)管理的風(fēng)險(xiǎn)。其四，各業(yè)務(wù)部門要在收到銀行承兌匯票的當(dāng)日及時(shí)辦理電子流轉(zhuǎn)手續(xù)，使電子流轉(zhuǎn)手續(xù)早于或同時(shí)于紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，另一方面，如果ERP系統(tǒng)中無(wú)電子審核流轉(zhuǎn)手續(xù)，其紙質(zhì)流轉(zhuǎn)不能往下一程序進(jìn)行，確保銀行承兌匯票的背書、轉(zhuǎn)讓真實(shí)有效，增加資金支付的安全性。

（二）規(guī)范物資與基建部門對(duì)紙質(zhì)質(zhì)保單與ERP系統(tǒng)的審核手續(xù)

為防止質(zhì)保金的提前支付，應(yīng)規(guī)定物資與基建部門在紙質(zhì)的質(zhì)保單上簽字時(shí)，查核安裝運(yùn)行的記錄，在紙質(zhì)質(zhì)保單上的付款單據(jù)上明確簽署：“投運(yùn)一年，無(wú)違反合同規(guī)定的質(zhì)量問題”等規(guī)范性語(yǔ)言，并附簽字人的名字與簽字日期，且在省物資供應(yīng)公司要預(yù)留有權(quán)在質(zhì)保單簽字人員的印鑒，以查核其質(zhì)保單上簽字的真實(shí)性。另外還應(yīng)在ERP系統(tǒng)中對(duì)質(zhì)保單上所簽署的投運(yùn)時(shí)間通過相應(yīng)的關(guān)鍵字段查找，物資與基建部門的電子簽字也應(yīng)通過ERP系統(tǒng)走質(zhì)保單的審核流程，以保證質(zhì)保單從最基層運(yùn)行單位傳遞至省物資供應(yīng)公司時(shí)，紙質(zhì)的質(zhì)保單與ERP系統(tǒng)的電子簽字記錄能進(jìn)行適時(shí)比對(duì)，省物資供應(yīng)公司的財(cái)務(wù)部要認(rèn)真審核原始簽字的真實(shí)性及與預(yù)留的印鑒比對(duì)，并與ERP系統(tǒng)質(zhì)保單電子手續(xù)進(jìn)行第二次審核程序，在確認(rèn)無(wú)誤后，才能開具質(zhì)保金的支付憑單，確保質(zhì)保金的支付安全。

（三）完善ERP物資與財(cái)務(wù)子系統(tǒng)，以優(yōu)化采購(gòu)合同、發(fā)票的對(duì)應(yīng)關(guān)系

針對(duì)多支付合同到貨款的情況，在ERP財(cái)務(wù)子系統(tǒng)中應(yīng)設(shè)置預(yù)警功能，當(dāng)一張發(fā)票對(duì)應(yīng)多個(gè)合同時(shí)，在進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)時(shí)，設(shè)為“不通過”，由財(cái)務(wù)部門相關(guān)人員在ERP系統(tǒng)中采取人工（手動(dòng)）核對(duì)措施，在ERP財(cái)務(wù)子系統(tǒng)中將發(fā)起付款的合同不按發(fā)票金額進(jìn)行到貨款申請(qǐng)，而按發(fā)起付款合同上的金額進(jìn)行到貨款資金的處理，將另一個(gè)合同的取值金額在ERP系統(tǒng)中約定為零。這樣集中采購(gòu)物資到貨款的申請(qǐng)就與支付的合同金額達(dá)成了一一對(duì)應(yīng)，防范了資金重復(fù)支付的風(fēng)險(xiǎn)。X

參考文獻(xiàn)：

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