淺議檔案管理現(xiàn)代化

曾秀蘭

(承德市雙橋區(qū)人力資源和社會保障局，河北 承德 067000)

1 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要性

1.1 檔案管理現(xiàn)代化是社會發(fā)展的需要

隨著社會進步與發(fā)展，檔案工作愈來愈重要，要從總體上提高國家現(xiàn)代化水平，通過檔案資料來借鑒和參考國內外發(fā)展歷史、現(xiàn)狀、動態(tài)是社會主義現(xiàn)代化建設中的一項重要工作，這就要求檔案工作部門能夠及時、準確、全面地提供各種現(xiàn)代化建設所需資料，然而許多單位檔案管理現(xiàn)代化水平較低，仍延用傳統(tǒng)的管理方法和落后的技術設備，造成字跡不清晰、紙張破損嚴重、檢索方法與手段落后等現(xiàn)象，致使檔案保存不善、交流傳遞不暢，信息資源開發(fā)利用不充分。解決這些問題的最佳途徑就是改革檔案工作，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

1.2 檔案管理現(xiàn)代化是適應科技發(fā)展的必然選擇

上世紀八十年代以來，隨著知識經濟的迅猛發(fā)展，計算機、網(wǎng)絡、聲像等新技術和手段被廣泛應用于社會生活的各個方面。辦公自動化和無紙化辦公成為社會主流，各種新載體、新介質檔案大量出現(xiàn)，新型檔案文件的收集、整理、歸檔、存貯、鑒定、安全管理等都需要新的理念、新的方法、新的手段。檔案工作者只有更新觀念，更新管理方式和手段，盡快實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，檔案工作才能適應時代發(fā)展，適應科技發(fā)展。

1.3 檔案管理現(xiàn)代化是自身發(fā)展的需要

隨著我國經濟的快速發(fā)展和綜合國力的迅速增強，檔案事業(yè)也取得了較大發(fā)展，特別是改革開放以來，我國的檔案工作有了顯著的進步。但是，隨著社會改革發(fā)展的不斷深入，現(xiàn)有的檔案保護條件和管理手段逐漸顯現(xiàn)出許多問題。據(jù)抽樣調查，建國初期形成的檔案由于載體材料差，加之保存手段跟不上等多種原因，已有20%左右的檔案出現(xiàn)褪變現(xiàn)象，僅四十多年，褪變嚴重的己出現(xiàn)了“無字”檔案[1］。經濟社會發(fā)展和科技進步使檔案數(shù)量和種類日益增長，社會各方面對檔案信息利用的需求也越來越迫切，在京津冀一體化進程中打造國際旅游城市的承德更是如此。傳統(tǒng)的工作方法和手段已無法解決越來越大的矛盾，同時隨著檔案干部隊伍素質的不斷提高和觀念的不斷更新，對檔案事業(yè)的自身發(fā)展、完善形成了更深的理解和更高的追求。因此，檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)自身的、內在的發(fā)展要求。

1.4 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是提高檔案工作質量和效率的重要途徑

傳統(tǒng)的手工管理方式勞動強度大、工作繁瑣，且容易出現(xiàn)錯誤，實現(xiàn)檔案工作管理的現(xiàn)代化，可以充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡技術的優(yōu)勢，確保有較高的查全率和查準率，并大大縮短人工操作進行檔案收集、貯存、加工、處理、報道、傳遞的時間，將廣大檔案工作人員從繁重的手工操作中解放出來，將更多的時間和精力投入到檔案業(yè)務建設中去。

2 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的主要內容

2.1 管理觀念的現(xiàn)代化

檔案管理觀念現(xiàn)代化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關鍵。不改變傳統(tǒng)管理思路和管理方法，不改革傳統(tǒng)的工作模式，就無法解決現(xiàn)有檔案管理觀念滯后性與檔案管理發(fā)展的先進性之間存在的矛盾，檔案工作很難適應信息化社會的新要求。檔案管理者要在思想上摒棄落后的思想觀念，樹立依靠科技進步和科技管理的理念，堅持從自身實際工作出發(fā)，積極探索檔案管理現(xiàn)代化工作的新規(guī)律、新特點，努力創(chuàng)新檔案管理工作的方法手段，制定相應的現(xiàn)代化檔案管理方案，只有這樣才能使檔案管理現(xiàn)代化沿著正確方向發(fā)展。

2.2 管理方法現(xiàn)代化

檔案管理方法的現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在管理科學化，即根據(jù)本地區(qū)本部門實際情況，借鑒現(xiàn)代科學的管理理論與方法，在檔案管理過程中運用一系列現(xiàn)代化管理方法，如:系統(tǒng)論、控制論、信息論、運籌學、行為科學、有效原則、反饋原則等，在科學管理原理的指導下，以檔案工作的客觀規(guī)律為依據(jù)，研究和處理檔案管理工作中遇到的各種問題，提高檔案管理的有效性和科學性，更充分地發(fā)揮檔案資源的作用。

2.3 管理手段的現(xiàn)代化

管理手段現(xiàn)代化是指通過引進先進的計算機網(wǎng)絡技術、多媒體技術、數(shù)據(jù)庫技術等，改變過去的檔案輸入、輸出、整理、存儲、查詢等管理方式，推動檔案管理實現(xiàn)信息化、自動化、規(guī)范化。例如使用計算機輔助檔案管理，可以實現(xiàn)檔案自動檢索、編目、統(tǒng)計、借閱以及對檔案存儲環(huán)境的有效監(jiān)測和控制;利用網(wǎng)絡技術實現(xiàn)檔案資源有效共享;利用微縮和現(xiàn)代存儲技術，節(jié)省傳統(tǒng)存貯紙質檔案的空間，更便于保管和查找檔案，從而相對延長檔案的壽命，計算機和數(shù)字存儲技術的應用，使得檔案內容的檢索查閱更加便捷高效;影像拍攝和聲音錄制技術以及復印技術的應用，有效地豐富檔案的種類，是檔案信息收集、存貯、交流、傳播的有力工具。

2.4 管理人員的現(xiàn)代化

檔案管理人員的素質和水平對現(xiàn)代化管理的有效性起著決定性作用。檔案管理現(xiàn)代化涉及到計算機、通訊、激光、人工智能等現(xiàn)代科學技術，且檔案種類及載體日趨多樣化，因此，為適應新形勢下檔案管理工作，檔案管理人員不僅需要具有較高的檔案科學理論和豐富的工作實踐知識，還需具備廣博的知識、現(xiàn)代信息技術應用能力、信息加工處理能力等。

2.5 檔案管理標準化

檔案管理標準化是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的一項重點工作，通過建立起集中統(tǒng)一、規(guī)范有序的全國檔案現(xiàn)代化管理工作體制，制定系統(tǒng)完整的檔案工作現(xiàn)代化技術標準，擺脫目前檔案管理現(xiàn)代化工作中各地區(qū)條塊分割、各自為政、無序發(fā)展的狀態(tài)，真正實現(xiàn)各類檔案信息資源的共享和有效利用，從而滿足整個社會不斷增長的對檔案信息資源的需求，促進檔案現(xiàn)代化管理工作向著科學化、制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的方向健康有序發(fā)展。

3 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

3.1 強化檔案管理現(xiàn)代化觀念

要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，每一個檔案工作者都要樹立和強化現(xiàn)代化管理理念與意識，轉變舊的思維方式，更新思想觀念。尤其是決策者，要充分認識檔案現(xiàn)代化管理的時代意義和社會價值，樹立科學思想，樹立效益、效率意識，提高對科技興檔的認識和重視程度[2］，逐步形成與時代和社會相適應的檔案意識，加大檔案管理現(xiàn)代化的推進力度，加強人員信息化技術培訓，改善檔案管理條件，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技在檔案管理中的作用，主動適應檔案管理現(xiàn)代化的要求，盡快實現(xiàn)從過去的經驗管理模式向科學化、現(xiàn)代化管理的邁進。

3.2 實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化

檔案管理現(xiàn)代化的最終目的是最大限度地開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)各類檔案信息資源的共享，滿足社會不斷增長的對檔案信息資源的需求。實現(xiàn)這個目的前提是檔案管理基礎工作的規(guī)范化和標準化。只有這樣，才能真正達到數(shù)據(jù)共享，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等。但由于歷史原因，我國館藏檔案業(yè)務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展[3］。因此，筆者認為當務之急是應盡快形成規(guī)范的管理機制和統(tǒng)一的管理標準，制定和建立各類檔案通用的檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)軟件，加強對全國檔案管理現(xiàn)代化工作的宏觀行政管理，以確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作快速健康發(fā)展。

3.3 加強檔案復合型人才培養(yǎng)

如何將檔案管理工作更合理、更有效地完成，檔案管理工作者的從業(yè)能力是關鍵[4］。過去，檔案材料的形成是以手工操作為主，而如今檔案工作外部的技術環(huán)境和社會環(huán)境都呈現(xiàn)出數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化的快速發(fā)展態(tài)勢，辦公自動化成為必然趨勢。從文件到形成檔案資料，再到檔案資料的利用，每一個環(huán)節(jié)都需要計算機輔助來完成。然而目前仍有不少單位檔案管理人員一人身兼數(shù)職或是年齡較大，甚至由臨時用工人員擔任，對新形勢下檔案管理工作內容和性質的變化了解不深刻，對新的科學管理方法和理念、新的信息技術的接受和掌握缺乏足夠的精力和能力，導致投入大量資金更換了的先進設備無人會用，長期擱置。新的信息技術環(huán)境下，檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展對檔案管理人員的綜合素質提出了新的要求，想要做好檔案工作，需要一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業(yè)知識的復合型人才。一方面，檔案管理人員要及時調整自身的知識、能力和素質結構，以適應飛速發(fā)展的檔案管理現(xiàn)代化的需要。不斷充實更新檔案專業(yè)知識，如檔案管理、分類與保護技術等;掌握信息技術、聲像技術、網(wǎng)絡知識、數(shù)據(jù)庫知識，熟練操作計算機，掌握常用軟件等。另一方面作為檔案管理部門要隨著設備的更新和引進，調入各種具有技術專長的人才;加強對原有工作人員的培養(yǎng)和知識更新，從實際出發(fā)，按照不同的崗位、不同的層次、多渠道、多形式地對檔案管理人員進行培訓。堅持“學用結合、按需施教、重視實效”的方針，為檔案專業(yè)人員提供全面、系統(tǒng)的學習機會[5］，有計劃、有目的地培養(yǎng)大批適應檔案工作現(xiàn)代化需要的合格人才，特別是既懂檔案專業(yè)知識，又掌握現(xiàn)代化管理手段的復合型檔案管理人才。

3.4 加大檔案管理軟硬件投入

當前，計算機技術和網(wǎng)絡技術在檔案管理過程中已經得到了廣泛的應用，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應的軟、硬件具有重要的基礎性意義。通過加大資金投入，配置計算機、打印機、密集架、掃描儀、空調、自動化裝訂機和防磁柜等設備，以及研發(fā)使用各種檔案管理軟件，不斷完善各種自動化辦公設施的購置，為檔案的收集、保管、利用等提供方便。只有硬件建設完善，才能使后續(xù)工作跟得上，檔案工作者也只有接觸到這些設備才能去主動學習其操作技能。各級檔案部門應積極引進資金加快軟硬件更新改造的步伐;上級檔案主管部門可以與相關部門溝通協(xié)商，在政策上(或實力上)給下級部門創(chuàng)造條件，使檔案現(xiàn)代化管理盡快實現(xiàn)。

4 結束語

檔案管理現(xiàn)代化是一項復雜的系統(tǒng)性工程，也是一個循序漸進的過程，影響檔案管理現(xiàn)代化進程的因素不僅包括檔案工作使用技術和設備的現(xiàn)代化、檔案工作人員素質的提高，還包括國家的經濟實力、領導人員思想觀念的轉變等。實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化是社會及其內在發(fā)展的必然要求，檔案管理人員應緊緊聯(lián)系時代發(fā)展的需要，重視檔案事業(yè)的現(xiàn)代化建設，轉變觀念，不斷加強學習，提升自身綜合素質，堅持改革與創(chuàng)新，積極探索和實踐，滿足社會發(fā)展對檔案資源利用的需要。

[1]譚愛玲，孔立瑩.對檔案管理現(xiàn)代化的幾點認識[J］.山東檔案，1999(3):30.

[2]劉淑華.檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對策[J］.甘肅廣播電視大學學報，2002(4):68－69.

[3]錢凱.談對檔案管理適應信息化發(fā)展的探討[J］.科技與企業(yè)，2014(2):233.

[4]陳自秋.試談檔案管理工作的重要性[J］.中國井礦鹽，2013(3):45－46.

[5]李紹云.新時期檔案管理工作中的問題研究及對策思考[J］.中外企業(yè)文化，2014(2):123.