無(wú)采編系統(tǒng)編輯部的在線(xiàn)表格稿件登記系統(tǒng)

■夏成鋒

仲愷農(nóng)業(yè)工程學(xué)院學(xué)報(bào)，廣州市仲愷路801號(hào) 510225，E-mail：xb3721@126.com

近年來(lái)，許多編輯部采用了采編系統(tǒng)，其稿件的登記是根據(jù)投稿和審稿信息自動(dòng)生成的，稿件的處理狀態(tài)一目了然，十分方便。但是由于某些原因，也有許多編輯部沒(méi)有采用采編系統(tǒng)，這些編輯部接受Email和現(xiàn)場(chǎng)投稿，稿件登記采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)登記、excel電子表格登記和編制的程序登記［1-2］。

這些方法有許多限制，本文從稿件登記的需求分析入手，對(duì)這些方法進(jìn)行分析，提出一種新的簡(jiǎn)便的稿件登記方法，并給出操作方法，以期為相似情況的編輯部提供參考。

1 稿件登記的需求分析

稿件登記如果無(wú)紙化，實(shí)際上是一個(gè)小型數(shù)據(jù)庫(kù)，分析其需求，可以讓我們了解稿件登記系統(tǒng)的要求和基本特點(diǎn)。稿件登記的主要步驟如表1。

表1 稿件登記的步驟

從稿件登記使用過(guò)程可以看到，各個(gè)編輯既是登記系統(tǒng)信息的閱讀者又是生產(chǎn)者，簡(jiǎn)而言之，就是一張表格不同的人去合作完成它，這要求所有編輯對(duì)于登記系統(tǒng)有查閱和編輯權(quán)限，而隨著來(lái)稿的增加和稿件處理的進(jìn)程，要求登記系統(tǒng)查閱容易，更新方便，這就要求登記信息共享并且獲取容易。采用傳統(tǒng)紙質(zhì)登記，雖然比較直觀(guān)，但登記和檢索都比較麻煩，每個(gè)編輯都需要不斷的查閱這個(gè)登記本，新稿件來(lái)到可能還需要口頭通知，效率低，也不符合無(wú)紙化辦公的趨勢(shì)，計(jì)算機(jī)信息共享是解決這一問(wèn)題的方法。

2 一些計(jì)算機(jī)信息共享方法的問(wèn)題

有編輯部采用編程的辦法進(jìn)行稿件登記［1-2］，他們實(shí)際上是完成了部分采編系統(tǒng)的工作，但是這些方法不僅需要編程還需要硬件服務(wù)器，軟硬件上都需要投入，限制了其應(yīng)用推廣。excel電子表格基本功能一般人都會(huì)用，有良好使用基礎(chǔ)，也非常直觀(guān)，而稿件登記是一個(gè)相對(duì)簡(jiǎn)單的excel表格。但如果僅僅是在登記人的電腦上采用excel登記，還只是登記的媒介變了而已，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)登記沒(méi)有什么差異，沒(méi)有達(dá)到信息共享的目的。但電子表格的優(yōu)勢(shì)在于傳送方便，便于共享，因此如何將稿件登記的excel表格共享是解決問(wèn)題的思路，在工作中試驗(yàn)了多種共享方法：

（1）郵件、QQ共享。這種方法由于是單向傳遞，會(huì)造成版本的混亂，也比較麻煩，更新一個(gè)內(nèi)容都要傳遞一次。

（2）局域網(wǎng)共享。將excel登記文件放在局域網(wǎng)上共享，開(kāi)放讀寫(xiě)權(quán)限，這種方式信息更新檢索方便，也不會(huì)造成版本混亂，但對(duì)硬件有一些要求，要求共享的電腦時(shí)刻開(kāi)機(jī)，并且編輯部所有的電腦在同一局域網(wǎng)內(nèi)。

（3）網(wǎng)盤(pán)共享。將文件放到外網(wǎng)的網(wǎng)盤(pán)上，對(duì)硬件沒(méi)有特別要求，只要求聯(lián)網(wǎng)就行了，但每次更新都要下載上傳。有些網(wǎng)盤(pán)支持同步，但每臺(tái)電腦需要安裝軟件并設(shè)置，相對(duì)復(fù)雜。

綜合發(fā)現(xiàn)，這些共享的辦法都有一些問(wèn)題，使用不太方便。稿件登記是不同的編輯合作完成一個(gè)excel表格，實(shí)際上是一種協(xié)作辦公。在線(xiàn)表格（Online spreadsheet）［3-4］是近些年發(fā)展起來(lái)基于互聯(lián)網(wǎng)的一項(xiàng)技術(shù)，僅在電腦網(wǎng)頁(yè)瀏覽器上就可以完成表格的制作、瀏覽和共享，可以用作遠(yuǎn)程辦公、遠(yuǎn)程協(xié)作，并且大部分提供此功能的網(wǎng)站免費(fèi)，不需要軟、硬件投資，是最方便便宜的電子表格共享系統(tǒng)，十分適合小型編輯部適用。實(shí)際上Microsoft和Google公司都有免費(fèi)的在線(xiàn)表格產(chǎn)品，分別是Office web apps和Google docs。試驗(yàn)發(fā)現(xiàn)，在線(xiàn)表格與本地excel的功能界面都很接近，十分容易上手。

3 實(shí)例操作

作者試用了幾個(gè)在線(xiàn)表格（Office web apps，Google docs，百會(huì)格格，Zoho sheet， EditGrid），基本功能大同小異，其中百會(huì)格格和Zoho sheet對(duì)免費(fèi)用戶(hù)功能有些限制，但小型用戶(hù)也基本夠用。試用發(fā)現(xiàn)，一些在線(xiàn)表格對(duì)本地復(fù)制、粘貼（比如將一篇word文章的標(biāo)題復(fù)制，但在在線(xiàn)表格中卻不能粘貼）支持不太好，有些在線(xiàn)表格網(wǎng)站連結(jié)困難。EditGrid是維基百科Online spreadsheet詞條中排在首位的網(wǎng)站［4］，不僅免費(fèi)，而且直觀(guān)簡(jiǎn)單，支持本地粘貼，對(duì)中文支持良好，還有客戶(hù)端插件，作者所在的編輯部已經(jīng)使用近一年，十分方便，本文以EditGrid為例進(jìn)行說(shuō)明。

從IE瀏覽器上輸入EditGrid的網(wǎng)址http：//www.editgrid.com，注冊(cè)一個(gè)賬號(hào)，創(chuàng)建空表格后可以看到，在線(xiàn)表格與excel界面十分接近（圖1），使用起來(lái)不會(huì)困難，添加表頭（也可以直接導(dǎo)入已有的稿件登記excel表格），表列包括收稿日期、稿件名稱(chēng)、處理人、處理狀態(tài)、刊期安排等，其中收稿日期、稿件名稱(chēng)、處理人等主要由負(fù)責(zé)稿件分發(fā)的指定編輯來(lái)錄入數(shù)據(jù)，而稿件處理狀態(tài)由稿件的責(zé)任編輯來(lái)錄入?？梢酝ㄟ^(guò)兩種方式共享給不同的編輯：

（1）直接發(fā)送在線(xiàn)表格的網(wǎng)址給需要的編輯，首次打開(kāi)時(shí)需要賬號(hào)密碼，勾選上Rememberme in this computer（圖2），以后打開(kāi)就不需要再輸入賬號(hào)，將此網(wǎng)址添加到收藏夾中，方便今后使用。

圖1 在線(xiàn)表格界面

圖2 在線(xiàn)表格登錄

（2）通過(guò)e-mail訂閱。打開(kāi)在線(xiàn)表格“共享”菜單下級(jí)菜單“share to emails”，通過(guò)此菜單（圖3）可以將此表格分享給不同的郵箱，可以設(shè)定權(quán)限（查看或編輯）和附加其他信息，郵箱收到信件如圖4，通過(guò)郵箱中的鏈結(jié)可以直達(dá)表格，十分方便。EditGrid還有個(gè) excel插件（http：//www.editgrid.com/site/static/excel_plus/editgrid_excel_plus.exe），裝上后可以在本地excel軟件直接打開(kāi)網(wǎng)絡(luò)上的表格，可以更新同步，相當(dāng)于客戶(hù)端，當(dāng)數(shù)據(jù)較多時(shí)使用起來(lái)更加方便。在線(xiàn)表格有導(dǎo)入和導(dǎo)出excel表格功能，方便使用以前的excel文件和存檔備份。

圖3 通過(guò)email共享

圖4 訂閱郵箱收到的信件

4 小結(jié)

編輯部的稿件登記需求分析表明，對(duì)于沒(méi)有使用采編系統(tǒng)的編輯部采用基于信息共享的電子表格稿件登記方法可以提高工作效率，但一些常見(jiàn)電子表格共享方法都存在一些問(wèn)題，并不是十分方便，在線(xiàn)表格的特點(diǎn)以及實(shí)操步驟都表明，采用在線(xiàn)表格進(jìn)行稿件登記不僅可以提高工作效率而且經(jīng)濟(jì)簡(jiǎn)單。以作者所在的編輯部為例，使用在線(xiàn)表格進(jìn)行稿件登記近一年，稿件登記查詢(xún)都十分方便，編輯部的領(lǐng)導(dǎo)和編輯都能隨時(shí)掌握當(dāng)前稿件的狀況，避免了以前紙質(zhì)登記時(shí)登記本查閱和口頭溝通的低效，提高了工作效率。同時(shí)同事們感覺(jué)到，該登記系統(tǒng)使用十分容易，基本不需要額外的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。

在線(xiàn)表格不需要軟硬件投資，方便不同的編輯查詢(xún)更新，可以及時(shí)了解當(dāng)前稿件分發(fā)處理情況，比傳統(tǒng)的紙質(zhì)登記和excel登記方便很多，在不投入軟硬件的情況下實(shí)現(xiàn)了采編系統(tǒng)的部分功能，提高了編輯部的工作效率，十分適合那些還沒(méi)有采用采編系統(tǒng)的編輯部使用。在線(xiàn)表格還有許多其它功能，比如分配給不同用戶(hù)不同權(quán)限，在線(xiàn)聊天，可以進(jìn)一步的探索，使編輯工作更高效。

在線(xiàn)表格的稿件登記比起傳統(tǒng)登記方法雖然效率有很大提高，但我們要認(rèn)識(shí)到，在線(xiàn)表格與采編系統(tǒng)相比，在效率和管理作用等方面還有很大差距，有其局限性，只能作為科技期刊向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和集群化的發(fā)展道路上的一個(gè)過(guò)渡方案。

1 莊曉文，蘇煥群，莊煉.醫(yī)學(xué)期刊編輯部的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng).中山大學(xué)學(xué)報(bào)論叢，2002，22（1）：188-190

2 孫可.數(shù)字出版條件下期刊來(lái)稿登記查詢(xún)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā).沈陽(yáng)農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2012，14（5）：609-611

3 百度百科.在線(xiàn)表格［EB/OL］［2013-10-10］.http：//baike.baidu.com/view/1454484.htm

4 維基百科.Online spreadsheet［EB/OL］［2013-10-10］.http：//en.wikipedia.org/wiki/Online_spreadsheet