加強(qiáng)貨物驗收管理芻議

楊 謀

(西南大學(xué) 國有資產(chǎn)管理處， 重慶 北碚 400715)

隨著國家對教育事業(yè)投入逐年加大，高等學(xué)校新增貨物量也隨之加大。在這一過程中，國家和各高校相繼出臺了諸如《招投標(biāo)法》、《政府采購法》等法規(guī)，采取了一系列措施，規(guī)范貨物采購招標(biāo)活動，采購招標(biāo)環(huán)節(jié)受到高等學(xué)校的高度重視，而對新增貨物驗收管理卻相對薄弱，往往使合同、協(xié)議的履行大打折扣，影響了采購招標(biāo)結(jié)果的落實，制約了學(xué)校新增貨物效能及時、有效的發(fā)揮。因此,加強(qiáng)新增貨物驗收管理，確保新增貨物數(shù)量、質(zhì)量顯得尤為重要[1]。

1 采取有效措施，加強(qiáng)貨物驗收管理

西南大學(xué)于2005年由原西南師范大學(xué)、原西南農(nóng)業(yè)大學(xué)合并而成。學(xué)校成立之初，貨物驗收工作由于沒有符合實際的管理體制和制定切實可行的管理辦法、規(guī)章，沒有落實專門的管理機(jī)構(gòu)和人員驗收，沒有驗收工作經(jīng)費(fèi)，因此驗收工作沒有有效開展，嚴(yán)重影響了學(xué)校資金的有效利用，制約了學(xué)校事業(yè)的良性發(fā)展。

針對貨物驗收工作中存在的突出問題，學(xué)校從確立管理體制、落實機(jī)構(gòu)人員、建章建制、落實經(jīng)費(fèi)、認(rèn)真開展具體工作等方面著手，加強(qiáng)了貨物驗收管理。

1.1 確立符合學(xué)校實際的管理體制，明確管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

2007年針對管理體制不明確，管理機(jī)構(gòu)未落實的問題，學(xué)校結(jié)合新增貨物數(shù)量大、種類多的特點，確立了“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的管理體制，明確了相關(guān)管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)。學(xué)校國有資產(chǎn)管理領(lǐng)導(dǎo)小組(以下簡稱國資領(lǐng)導(dǎo)小組)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)全校貨物驗收工作。國有資產(chǎn)管理處(以下簡稱國資處)作為學(xué)校貨物驗收的一級管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全校貨物驗收工作的綜合管理，對各單位貨物驗收工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和考核，并向國資領(lǐng)導(dǎo)小組報告工作。資產(chǎn)使用單位(各學(xué)院、部處)作為學(xué)校貨物驗收的二級管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)本單位驗收管理的日常工作。

1.2 制定實施細(xì)則，為貨物驗收提供制度保障

貨物驗收不是簡單的貨物交接，也不僅僅是貨到付款，而是包含著技術(shù)管理等的重要內(nèi)容[2]。俗話說“不以規(guī)矩，不成方圓”，學(xué)校依據(jù)財政部、教育部等部門對高等學(xué)校貨物驗收的有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本校的實際，制定了《西南大學(xué)貨物驗收工作實施細(xì)則》?！都?xì)則》就貨物驗收工作的職責(zé)分工、前期準(zhǔn)備、程序、爭議解決、監(jiān)督檢查等內(nèi)容作了明確規(guī)定，使學(xué)校的貨物驗收工作有章可循。

1.3 落實專門經(jīng)費(fèi)，為貨物驗收工作提供資金保障

貨物驗收中的檢驗檢測、鑒定驗證都是技術(shù)含量較高的工作，也是學(xué)校職能部門甚至在學(xué)校內(nèi)部難以獨立完成的工作，往往需要借助校外專家及有資格的中介機(jī)構(gòu)、科研院所的力量才能完成，要切實深入開展貨物驗收工作，落實專門經(jīng)費(fèi)是開展這項工作的必要物質(zhì)條件。

1.4 規(guī)范開展貨物驗收工作，認(rèn)真落實管理措施

1.4.1 合理分工，落實管理職責(zé)

按“ABC”管理法, 根據(jù)新增貨物合理分解工作，按類分級管理，實現(xiàn)了學(xué)校對職能部門“小機(jī)關(guān)，大服務(wù)”的要求，同時充分發(fā)揮了使用單位在貨物驗收工作中的能動性。

(1) 外觀檢查、數(shù)量初步清點、安裝調(diào)試驗收、規(guī)格型號初步核對[3](主要針對儀器設(shè)備)、試用后的初步驗收(針對大精儀器設(shè)備和大批量貨物)等工作，由資產(chǎn)使用單位組織開展，最終驗收的項目國資處派人參與。

(2) 合同金額在20萬元以下且貨物單價在10萬元以下的貨物的最終驗收由資產(chǎn)使用單位組織，單位資產(chǎn)管理員參與，做好驗收記錄，并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，存檔備查。

(3) 貨物單價在10萬元以上(含10萬元)、50萬元以下，以及合同金額在20萬元以上(含20萬元)、50萬元以下的貨物最終驗收由國資處組織驗收，使用單位有關(guān)人員全程參與，要做好驗收記錄并經(jīng)國資處負(fù)責(zé)人簽字、確認(rèn)，存檔備查。

(4) 合同金額在50萬元以上(含50萬元)貨物的最終驗收，由國資處組織監(jiān)察、審計、財務(wù)及專家和資產(chǎn)使用單位、供應(yīng)廠商等各方一起進(jìn)行驗收，文字記錄經(jīng)所有參與者簽字、確認(rèn)，存檔備查[4]。

對專業(yè)技術(shù)性較強(qiáng)的貨物驗收，聘請專家參與[5]。需第三方提供測試、檢驗報告的，經(jīng)國資處審核其是否具備符合規(guī)定的資質(zhì)。

1.4.2 做好貨物驗收準(zhǔn)備工作

(1) 驗收資料的準(zhǔn)備：主要指收集與到貨貨物有關(guān)的文件資料，如招標(biāo)文件、訂貨合同、合同備忘錄、運(yùn)輸提貨單、裝箱單、商檢單據(jù)，使用說明書等有關(guān)文件資料，以及進(jìn)口貨物翻譯資料或向廠家提供的中文資料、商檢手續(xù)，提前熟悉資料，擬定驗收方案[2]。

(2) 對于大型、特種和需商檢的設(shè)備，應(yīng)及時提前通知廠商或銷售等有關(guān)單位，在約定的時間到達(dá)現(xiàn)場，共同進(jìn)行驗收，以便及時發(fā)現(xiàn)問題、界定責(zé)任、提出解決方案。

1.4.3 嚴(yán)格按規(guī)定的程序和要求進(jìn)行貨物驗收

在明確了管理體制、明確管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)、制定了規(guī)定制度、落實了工作經(jīng)費(fèi)后，學(xué)校各級管理機(jī)構(gòu)、人員嚴(yán)格按規(guī)定的程序和步驟將各項管理措施落到實處，加強(qiáng)貨物驗收管理工作[6]。貨物驗收工作流程如圖1所示。

圖1 貨物驗收工作主要流程圖

對未按本規(guī)定進(jìn)行驗收和按本規(guī)定驗收界定為不合格的貨物購置，國有資產(chǎn)管理部門將不進(jìn)行實物明細(xì)賬登記，學(xué)校財務(wù)不予支付相應(yīng)的款項。各方面的通力配合有力推動了學(xué)校貨物驗收工作的開展。

2 主要工作成效

2007年3月至2012年6月上旬，學(xué)校國資處組織最終驗收的項目有600多個，折合人民幣3.43億元，在確保新增貨物質(zhì)和量的同時，還依法嚴(yán)肅處理了未完全履約的廠商40余個，挽回直接經(jīng)濟(jì)損失近160萬元。通過4年多的工作，學(xué)校還有以下收獲：

(1) 確立了符合學(xué)校實際的管理體制，形成了切合實際的工作模式，規(guī)范了工作程序，建立了驗收專家?guī)?，培養(yǎng)了驗收隊伍。

(2) 促進(jìn)了資產(chǎn)管理水平的提高。

① 有效杜絕了因新增貨物不及時使用甚至不開箱卻將貨款支付而造成的學(xué)校權(quán)益受損的現(xiàn)象發(fā)生，也促進(jìn)了新增貨物盡快使用。

② 通過貨物數(shù)量名稱和規(guī)格型號等信息認(rèn)真核對和技術(shù)性能指標(biāo)嚴(yán)格檢驗，為資產(chǎn)賬實相符及其效能充分發(fā)揮夯實了基礎(chǔ)。

③ 促進(jìn)廠商更加嚴(yán)肅認(rèn)真地對待投標(biāo)、簽訂合同和執(zhí)行合同等行為，也推動了采購招標(biāo)、合同協(xié)議訂立等工作水平的提高。

(3) 開創(chuàng)了有利的工作局面，營造了良好的工作氛圍?，F(xiàn)在用戶單位高度重視貨物驗收工作，供貨廠商也積極配合該項工作的開展。

3 結(jié)束語

做好貨物驗收工作既是國家相關(guān)法規(guī)的重要內(nèi)容，也是高校提高資產(chǎn)管理水平的內(nèi)在要求，只有通過確立符合實際的管理體制、機(jī)制，落實相應(yīng)的機(jī)構(gòu)人員，制定切實可行的規(guī)章制度，安排必要的經(jīng)費(fèi)和將驗收各環(huán)節(jié)的具體措施落到實處等措施，加強(qiáng)管理，才能將該項工作做好。做好貨物驗收工作既可保證采購合同的全面履行，又能有效地維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益，進(jìn)而提高學(xué)校資產(chǎn)管理水平。

[1] 鄧明安,陳念麗,賈延江.高校貴重儀器設(shè)備采購驗收工作的研究[J].實驗技術(shù)與管理,2010,27(6):160-163.

[2] 饒艷輝,林建軍,毛曉青.高校儀器設(shè)備驗收存在的問題及對策[J].實驗技術(shù)與管理,2011,28(11)：205-207.

[3] 徐昭國.采購員工作一日通[M].廣州：廣東經(jīng)濟(jì)出版社,2004:3.

[4] 楊遠(yuǎn)清.新時期高等學(xué)校國有資產(chǎn)監(jiān)督管理與創(chuàng)新經(jīng)營實務(wù)全書[M].北京:高等教育出版社，2006:10.

[5] 李明.內(nèi)部會計控制規(guī)范學(xué)習(xí)讀本[M].北京：中國物價出版社，2001.

[6] 中國教育會計學(xué)會.教育財會改革探索[M].北京:北京師范大學(xué)出版社,2001.