信息化條件下修訂《會計基礎工作規(guī)范》的思考

梁朝儀,劉伽伽,白玉

(長沙理工大學經濟與管理學院,湖南長沙 410007)

信息化條件下修訂《會計基礎工作規(guī)范》的思考

梁朝儀,劉伽伽,白玉

(長沙理工大學經濟與管理學院,湖南長沙 410007)

財政部1996年頒發(fā)的《會計基礎工作規(guī)范》中,部分條款已嚴重滯后于信息化條件下會計基礎工作實務的現狀。文章從六個方面分析信息化條件下會計基礎工作的主要變化,包括：財務集約化管理的要求;前端業(yè)務部門的職責;會計憑證與賬簿數量大幅增加情況下的打印問題;一鍵式會計報表對關聯(lián)交易處理的要求;會計監(jiān)督的范圍和方式;會計電子檔案的管理等,并根據這些變化提出了修訂《會計基礎工作規(guī)范》的政策性建議。

信息化;會計基礎工作;規(guī)范

《會計基礎工作規(guī)范》(以下簡稱“規(guī)范”)為規(guī)范信息化條件下的會計工作秩序,保證會計信息質量,充分發(fā)揮會計監(jiān)督功能,為企業(yè)內部控制提供堅實的保障,提高會計工作與財務管理水平,迫切需要對“規(guī)范”進行修訂。

一、信息化條件下會計基礎工作的變化

信息化條件下,ERP系統(tǒng)業(yè)務處理與財務管理模塊緊密集成,實現了會計信息與業(yè)務信息的融合,形成了一體化財務會計工作平臺。會計基礎工作也由此產生了重大變化,主要表現在以下方面。

(一)財務集約化管理對會計基礎工作提出了新的要求

在多層級組織的集團企業(yè),信息化實現了業(yè)務信息與會計信息的高度集成,為充分發(fā)揮總部的控制職能創(chuàng)造了條件,其中財務集約化管理是實現總部控制職能的重要途徑[1]。對于會計基礎工作而言,財務集約化管理要求統(tǒng)一會計組織體系,要求在會計信息的生成過程中統(tǒng)一業(yè)務流程、統(tǒng)一會計政策、統(tǒng)一會計科目、統(tǒng)一業(yè)務財務主數據編碼數據。

(二)前端業(yè)務部門在輸入業(yè)務數據的同時發(fā)起了會計流程

信息化條件實現了物資采購、物資收發(fā)、資產管理、工程項目管理等業(yè)務與財務信息的一體化。會計業(yè)務處理流程按照事件驅動的原理來設計,業(yè)務部門錄入業(yè)務數據的同時就發(fā)起了會計處理流程,數據錄入后自動生成集成會計憑證,前端業(yè)務部門客觀上承擔了會計原始信息的采集工作[2]。集成憑證生成后,業(yè)務部門應在規(guī)定時間內將符合規(guī)范的業(yè)務票據傳遞到財務部門。因此,前端業(yè)務部門的業(yè)務信息錄入、票據收集與傳遞對會計工作效率和會計信息質量將產生重要影響。

(三)會計憑證和明細賬數量大量增加

根據ERP的精細化管理思想,信息系統(tǒng)對于日常頻繁重復發(fā)生的每一筆業(yè)務都分別生成憑證,而不是匯總憑證[2]。對于一步或需要分步驟完成的業(yè)務,如企業(yè)以銀行存款支付物資采購款業(yè)務,一律被分解為收貨、發(fā)票校驗與付款等三個步驟進行核算,系統(tǒng)自動生成的集成憑證數量大量增加。

財務信息系統(tǒng)中,統(tǒng)一按照底層會計科目設置三欄式明細賬,取消了多欄式明細賬,導致明細賬數量大大增加。以財務費用為例,多欄式明細賬下只需要一本明細賬,下設利息收入、利息支出、匯兌凈損益、手續(xù)費、貼現利息、現金折扣、未確認融資費用、其他、結轉財務費用等9個子欄目,采用底層三欄式明細賬則需要打印9本明細賬。

(四)集團會計報表由賬到表“一鍵式”生成

信息化條件下,企業(yè)通過一體化數據中心和財務管理模塊,實現企業(yè)內部各業(yè)務模塊源頭數據橫向集成、各層級數據中心縱向貫通。企業(yè)通過設置報表取數關系和合并抵銷規(guī)則,直接從數據中心實時提取賬務數據,自動抵銷內部交易數據,實現集團和各單位會計報表“一鍵式”生成,主要會計報表可以按照管理需要實時生成。報表數據可以直接穿透查詢到最底層憑證數據,向前追溯至業(yè)務單據;年度財務決算從單一的報表編制功能逐步向提升管理、創(chuàng)造價值等復合功能轉變;年度財務決算在線審核,決算編審效率大幅提升。

(五)會計監(jiān)督范圍和方式發(fā)生了改變

信息化條件下,業(yè)務數據輸入系統(tǒng)后,中間的數據處理都是根據系統(tǒng)的程序指令自動完成,直到“一鍵式”生成會計報表,系統(tǒng)中固化的會計政策、記賬規(guī)則、報表系統(tǒng)參數及取數關系的設定等因素直接影響會計信息質量。因此,會計監(jiān)督范圍應當包括會計信息系統(tǒng)規(guī)劃、設計和實施的全過程。

在監(jiān)督方式方面,會計監(jiān)督可以依托一體化信息平臺,建立財務稽核規(guī)則庫,對重要經濟事項和重點業(yè)務環(huán)節(jié)實施財務在線稽核。并將財務稽核發(fā)現的共性、重大問題提煉形成關鍵監(jiān)測指標納入財務風險預警體系,實時在線監(jiān)控,形成現場稽核與在線稽核相結合的新模式,提高財務稽核工作效率,會計監(jiān)督重點由事后監(jiān)督向事中控制、事前預防轉移。

(六)電子檔案成為會計檔案的重要組成部分

會計電子檔案是指通過計算機硬盤、光盤等介質存儲以電子數據狀態(tài)保存的會計信息,如會計憑證、會計賬簿、會計報表等數據和數據庫。由于儲存在物理介質上的會計檔案信息和數據必須在特定的計算機硬件和軟件系統(tǒng)環(huán)境中才能夠讀取和利用,因此與會計電子檔案相關系統(tǒng)軟件,如操作系統(tǒng)、數據庫系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等,也屬于會計檔案管理的內容。一般來說,信息管理部門負責會計電子檔案的歸檔和保管工作,對在線的數據通過系統(tǒng)實施歸檔,對歷史數據定期備份,并對信息系統(tǒng)維護、安全負責[3]。

二、修訂“規(guī)范”的政策性建議

(一)將財務信息系統(tǒng)中標準業(yè)務流程與內嵌規(guī)則的制定列入“規(guī)范”內容

在信息化條件下,會計核算過程主要根據系統(tǒng)的標準業(yè)務流程與內置規(guī)則進行,標準業(yè)務流程與內嵌規(guī)則的制定直接決定會計信息質量的高低。在修訂“規(guī)范”過程中,有必要增加有關會計標準業(yè)務流程、財務信息分類標準、財務信息編碼標準及財務與業(yè)務信息集成標準、財務主數據管理方面的內容。要求企業(yè)按照安全性、實用性和整體性的原則,統(tǒng)一制定財務信息分類標準、財務信息編碼標準及財務與業(yè)務信息集成標準。建立統(tǒng)一財務主數據管理平臺,并建立財務主數據動態(tài)維護機制,按照統(tǒng)一的審批流程和權限,做好財務主數據維護,確保財務主數據規(guī)范、統(tǒng)一與完整。

(二)明確前端業(yè)務部門在會計基礎工作中的相關職責

在信息化條件下,集成會計憑證由業(yè)務事件驅動產生的,只要業(yè)務流程按規(guī)范運作,數據錄入正確,集成憑證就是正確的,因此ERP系統(tǒng)中集成憑證的質量不只是依靠財務部門的審核來保證,而是需要由業(yè)務部門與財務部門共同負責審核業(yè)務的真實性。修訂“規(guī)范”過程中,應具體規(guī)定業(yè)務部門在信息采集、憑證審核與傳遞方面的職責:(1)業(yè)務完成后,及時收集業(yè)務單據,對業(yè)務單據的真實性、準確性、完整性、合規(guī)性負責;(2)及時錄入業(yè)務信息,對錄入信息與業(yè)務單據的一致性負責;(3)在規(guī)定時間內將作為記賬依據的所有單據提交到財務部門。

(三)對會計憑證與賬簿分類提出打印規(guī)定

會計憑證除了書面憑證外還有大量的憑證借助電子介質形式存在。系統(tǒng)自動生成的原始憑證、集成憑證,在其確認、審核、傳遞、保存等環(huán)節(jié),與紙質憑證具有同樣真實、可靠、安全、完整的特點。打印出來的憑證來源于系統(tǒng)中的電子憑證,如全部打印,將浪費大量資源。賬簿方面,取消多欄式明細賬也存在明細賬數量巨增、打印的浪費問題。

我們認為:《中華人民共和國電子簽名法》明確了電子簽名與手寫簽名和蓋章具有同等法律效力[4],ERP系統(tǒng)提供了強大的在線查詢功能,在保證數據準確及賬實相符前提下,以滿足存檔與審核的需要為優(yōu)先級,參考財政部《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》(征求意見稿)的有關要求以及會計基礎工作的特點,在修訂“規(guī)范”時可規(guī)定,企業(yè)內部生成的原始憑證、記賬憑證和明細分類賬,同時滿足下列條件的,可以不輸出書面資料:(1)所記載的業(yè)務由企業(yè)信息系統(tǒng)自動生成,屬于本企業(yè)頻繁發(fā)生的日常業(yè)務;(2)會計信息系統(tǒng)具有防止相關數據被篡改的有效機制;(3)企業(yè)對相關數據建立了電子備份制度,能有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響; (4)企業(yè)對電子備份建立了完善的索引體系,可及時在企業(yè)信息系統(tǒng)中查詢和輸出[2]。

(四)將合并范圍內單位間關聯(lián)交易的記賬要求融入相關條款中

合并范圍內單位之間發(fā)生關聯(lián)交易時,相關單位應先通過往來類科目和對象進行核算;對于不同類型的業(yè)務以及同一種業(yè)務,收入或成本的確認與收款或支付均不能反映在一張記賬憑證上;對于發(fā)生關聯(lián)交易沖銷或調減的,應明確規(guī)范通過紅字在原業(yè)務發(fā)生方向進行沖銷或調減;發(fā)生內部關聯(lián)往來余額重分類調整的,關聯(lián)交易雙方應同時進行賬務處理;發(fā)生關聯(lián)交易,應通過憑證協(xié)同和集團對賬實現自動抵銷,為編制“一鍵式”報表奠定基礎。

(五)體現會計監(jiān)督范圍擴展、方式更新的特點

會計監(jiān)督起點前移到會計信息系統(tǒng)的規(guī)劃和設計環(huán)節(jié),監(jiān)督內容包括財務信息系統(tǒng)業(yè)務流程及集成規(guī)則的制定與優(yōu)化、明確規(guī)定測試財務信息系統(tǒng)準確與合法性程序和方法。監(jiān)督內容還應該向前端業(yè)務延伸,加強對前端業(yè)務信息質量考核。修訂“規(guī)范”過程中,應該充分體現會計監(jiān)督起點前移及范圍擴展的現實,并對各環(huán)節(jié)的監(jiān)督職責、監(jiān)督流程、監(jiān)督方式、前端業(yè)務人員協(xié)助會計監(jiān)督的職責規(guī)定等方面寫入相關條款中。

在線會計監(jiān)督能充分發(fā)揮會計的事前、事中監(jiān)督職能,在多層級組織中可以提高會計監(jiān)督的穿透力,深化財務集約化管理。信息系統(tǒng)為會計系統(tǒng)運行過程進行實時在線監(jiān)督提供了條件,在修訂“規(guī)范”時應提出在線會計監(jiān)督的要求。

(六)強化會計電子檔案管理的相關規(guī)定

信息化條件下,各種會計資料以會計電子檔案文件形式存儲在計算機或者其他專用電子存儲介質。電子介質的易復制性和易更改性,對其進行保密和監(jiān)控的難度加大,會計電子檔案還極易被通過網絡或者其他傳播方式侵入的電腦病毒感染,導致數據丟失、系統(tǒng)崩潰,同時也加大了會計電子檔案被篡改、破壞和泄密的風險。針對目前“規(guī)范”在會計電子檔案管理方面相對薄弱,在修訂“規(guī)范”過程中,可參考國家標準局頒發(fā)的《電子文件管理標準》,及時將企業(yè)信息系統(tǒng)中的原始憑證影像、業(yè)務單據、記賬憑證、會計賬薄等整套會計檔案轉化為不依賴原龐大復雜系統(tǒng)的易讀形式,納入專門檔案管理機構和專業(yè)檔案管理系統(tǒng)來進行歸檔和保管[5]。根據會計電子檔案的數字化、便于查詢、統(tǒng)計分析和報表制作等特點,對其在復制、查閱、借出、歸還等各環(huán)節(jié)來進行規(guī)范,確保會計檔案的安全與完整。

[1]盧平凡.試論財務集中管控模式下會計機構及職能設置(系列三)[J].會計之友,2011(4):115-117.

[2]財政部.企業(yè)會計信息化工作規(guī)范(征求意見稿)[S].2012-12.

[3]王顥.信息化環(huán)境下會計檔案管理初議[J].會計之友,2012(9): 81-82.

[4]中華人民共和國電子簽名法[S].2004-8-28.

[5]孫紅雁.淺探信息化條件下會計檔案的電子化管理[J].商業(yè)會計,2012(19):124-126.

ReflectionsontheRevisionofTheSpecificationsofBasicAccountingWorkundertheConditionofInformationalization

LIUChao-yi,LIUQie-qie,BaiYu
(SchoolofEconomicsandManagement,ChangshaUniversityofScienceandTechnology, Changsha,Hunan410007,China)

InTheSpecificationsofBasicAccountingWorkissuedbyMinistryofFinancein1996,someofthetermshavealreadyseriouslylaggedbehindthecurrentstatusofthebasicaccountingworkundertheconditionofinformationalizationage.Thisarticleprovidesananalysisofthemajorchangesofthebasicaccountingworkinthenewerafromsixaspects,namely,requestofintensivefinancialmanagement,responsibilitiesofthefrontlineoperatingdepartment,theprintingissueundertheconditionofaccountingdocumentandgreatincreaseofaccountbooks,requirementofone-clickaccountingstatementforconnectedtransaction,scopeandmodeof accountingsupervision,andmanagementofaccountinge-record.Inaddition,policysuggestionsaremadefortherevisionofThe SpecificationsofBasicAccountingWorkunderthenewcircumstances.

informationalization;basicaccountingwork;specification

F232

A

1672-934X(2014)05-0090-03

2014-07-25

梁朝儀(1973-),男,湖南新化人,長沙理工大學經濟與管理學院研究生,湖南省電力公司財務會計處處長。