高校教務(wù)管理的信息化研究

柯曉梅

(閩南師范大學(xué) 馬克思主義學(xué)院，福建 漳州 363000)

人才培養(yǎng)是高等學(xué)校的基本職能之一，教學(xué)工作是高校工作的最核心內(nèi)容，因此教務(wù)管理也自然成為了高校行政管理中最重要的組成部分。教務(wù)管理工作的成效將直接影響正常教學(xué)工作的順利進(jìn)行。目前，隨著高等教育的大眾化，辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大以及學(xué)生人數(shù)的劇增，高校教務(wù)管理的各類數(shù)據(jù)如同滾雪球般地變得龐大而復(fù)雜，這就使得高校教務(wù)管理人員的任務(wù)加劇。傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)無(wú)法滿足實(shí)際的工作需要，因此改革傳統(tǒng)的教務(wù)管理方法，借助于先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)提高管理效率，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的教育管理以滿足現(xiàn)代高等教育發(fā)展的要求，成為了目前高校教學(xué)管理工作的一個(gè)重要內(nèi)容。

1 高校教務(wù)管理現(xiàn)狀

1.1 高校教務(wù)管理信息化的方法

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與軟件技術(shù)的高速發(fā)展，全國(guó)各高校紛紛開(kāi)發(fā)或引進(jìn)了教務(wù)管理系統(tǒng)?，F(xiàn)行的主要有正方高校現(xiàn)代教學(xué)管理信息系統(tǒng)、青果教務(wù)信息系統(tǒng)等。依托校園網(wǎng)，這些信息系統(tǒng)的應(yīng)用使得教務(wù)管理工作實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化、科學(xué)化以及信息化，大大提高了工作效率［1］。目前的教務(wù)管理系統(tǒng)一般可分為供教務(wù)處人員和院系教務(wù)管理人員使用的教務(wù)管理端和普通教師、學(xué)生使用的用戶端［3］，其功能主要由以下幾個(gè)子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。

(1)學(xué)生管理系統(tǒng)。學(xué)生管理系統(tǒng)主要是處理學(xué)生的學(xué)籍變動(dòng)情況;選課密碼查詢和修改;學(xué)生考試成績(jī)錄入;畢業(yè)資格審查，包括是否修滿學(xué)分、是否欠費(fèi)，在校期間是否受過(guò)處分等等;記錄著學(xué)生自己在校的一些學(xué)習(xí)、獎(jiǎng)勵(lì)、參加活動(dòng)等情況，學(xué)生打開(kāi)自己的管理帳戶，就能對(duì)自己在校的基本情況一目了然?？梢哉f(shuō)，學(xué)生管理系統(tǒng)含蓋了每個(gè)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的全部信息材料。正如學(xué)生現(xiàn)在流行的一句話，在校期間，自己如果遺忘了什么，請(qǐng)登錄學(xué)生管理系統(tǒng)查詢。

(2)師資管理系統(tǒng)。師資管理系統(tǒng)的功能首先是進(jìn)行教師信息維護(hù)，對(duì)每個(gè)教師的基本信息進(jìn)行更新，使得學(xué)生及教師之間能夠從系統(tǒng)中查詢到每個(gè)老師的一些基本信息，為學(xué)生選課，教師聽(tīng)課提供了一定的依據(jù)。其次，學(xué)生對(duì)每個(gè)教師的課堂教學(xué)評(píng)價(jià)，也可以通過(guò)師資管理系統(tǒng)，反饋給每個(gè)任課教師，使每個(gè)任課教師能夠了解學(xué)生對(duì)自己所任課程的滿意情況，從中對(duì)自己任課過(guò)程中的不足進(jìn)行探討，從而更好地在教學(xué)過(guò)程中和學(xué)生進(jìn)行互動(dòng)。再次，能夠通過(guò)師資管理系統(tǒng)進(jìn)行教師密碼查詢。在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)達(dá)的今天，有些教師因?yàn)樵诨ヂ?lián)網(wǎng)上注冊(cè)的帳戶信息太多，往往忘記密碼或者是混淆密碼，這些情況給教師帶來(lái)了一定的困擾?，F(xiàn)在，每個(gè)教師均可以通過(guò)師資管理系統(tǒng)來(lái)查詢他們的密碼，再也不用費(fèi)勁腦筋來(lái)記住密碼，這就可以解決教師忘記密碼的這個(gè)問(wèn)題。

(3)教學(xué)管理系統(tǒng)。教學(xué)管理系統(tǒng)主要由教學(xué)計(jì)劃管理、教學(xué)任務(wù)管理、智能排課、選課管理和輔修管理等模塊組成。

首先，它可以依據(jù)每個(gè)專業(yè)的教育教學(xué)培養(yǎng)方案錄入教學(xué)計(jì)劃，按照每個(gè)學(xué)期的教學(xué)任務(wù)進(jìn)行下達(dá)，根據(jù)下達(dá)的教學(xué)任務(wù)對(duì)師資、多媒體教室、學(xué)生數(shù)、課時(shí)數(shù)等的需求進(jìn)行智能排課。除此之外，還能對(duì)個(gè)別特殊的要求進(jìn)行人工調(diào)整，全面多方位地考慮整個(gè)學(xué)期各個(gè)課程的安排的合理性，既提高了教室等硬件設(shè)備的使用率，也能更合理安排教師上課的時(shí)間，從而留給教師更多的時(shí)間來(lái)進(jìn)行教學(xué)研究和學(xué)術(shù)研究，進(jìn)而提高教學(xué)水平和科研能力。因此，利用教學(xué)管理系統(tǒng)排課不僅可以大大提高工作效率，還避免了工作中可能出現(xiàn)的課程安排遺漏、教室座位數(shù)不夠、同一時(shí)間段安排多門(mén)課程等失誤。

其次，學(xué)生能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)從系統(tǒng)中進(jìn)行選修課的選課，學(xué)生可以按照自己的興趣愛(ài)好選取合適自己的課程。當(dāng)學(xué)生選課完畢之后，選課管理系統(tǒng)就可以根據(jù)學(xué)生的選課人數(shù)和選課需求進(jìn)行編班和形成教學(xué)班，并提供符合條件的教師進(jìn)行授課，大大縮短了人工統(tǒng)計(jì)學(xué)生選課人數(shù)和選課門(mén)數(shù)的時(shí)間。對(duì)于學(xué)生或者教務(wù)工作人員來(lái)說(shuō)，都是方便而快捷。

最后，通過(guò)錄入輔修學(xué)生的學(xué)號(hào)及班級(jí)到他們輔修的課程名單當(dāng)中，輔修管理系統(tǒng)就能形成輔修學(xué)生相關(guān)信息的儲(chǔ)存，它可以貫穿大學(xué)四年的輔修過(guò)程，使得學(xué)生獲取雙學(xué)位的信息更加清晰明朗，省去了人工的信息核對(duì)和資料保存的繁雜過(guò)程，避免了學(xué)生輔修材料的遺失，解除了學(xué)生的擔(dān)憂，從而使更多的學(xué)生愿意參加輔修，提高了學(xué)生的自主學(xué)習(xí)興趣，開(kāi)闊了學(xué)生的知識(shí)視野。

(4)考試管理系統(tǒng)?？荚嚬芾硐到y(tǒng)能有效的對(duì)每學(xué)期的考試科目進(jìn)行分類，根據(jù)學(xué)生人數(shù)，考試科目數(shù)、考試時(shí)間段和考場(chǎng)需求，自動(dòng)進(jìn)行考場(chǎng)分配;并根據(jù)需要監(jiān)考的教師名單，自動(dòng)生成監(jiān)考表、考場(chǎng)分布表、座位號(hào)、準(zhǔn)考證號(hào);避免了人工排考出現(xiàn)的一些如考試科目漏考，不同科目同一考場(chǎng)，同一監(jiān)考教師同時(shí)監(jiān)考兩門(mén)不同科目的錯(cuò)誤。同時(shí)也能通過(guò)系統(tǒng)對(duì)一些特殊需求進(jìn)行人工微調(diào)。

1.2 教務(wù)管理信息化的意義

教學(xué)管理系統(tǒng)所具有的良好的層次結(jié)構(gòu)，并支持多種平臺(tái)，只要連接校園網(wǎng)絡(luò)，它就能夠很好的實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理的信息化，具有良好的可維護(hù)性、安全性和事物支持。

(1)實(shí)現(xiàn)了教務(wù)管理的自動(dòng)化。通過(guò)運(yùn)用教務(wù)管理系統(tǒng)，省去了采用純手工操作教務(wù)管理所需要的大量勞動(dòng)力，簡(jiǎn)化了教務(wù)管理的工作程序。如今，不論你在校園的任何一個(gè)角落，只需要在電腦中安裝一個(gè)教務(wù)管理系統(tǒng)，然后連接校園網(wǎng)絡(luò)，你就可以實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理，做到了真正的教務(wù)管理自動(dòng)化，大大地提高了工作效率。

(2)實(shí)現(xiàn)了教務(wù)管理無(wú)地域的限制。以往各院系和校級(jí)教務(wù)處的聯(lián)系都只能是通過(guò)紙質(zhì)文件和材料來(lái)進(jìn)行溝通和處理，在處理和操作上要在不同的部門(mén)和院系之間走動(dòng)，浪費(fèi)了大量的時(shí)間。現(xiàn)在大家只要通過(guò)運(yùn)用教務(wù)管理系統(tǒng)，連接校園網(wǎng)絡(luò)，登錄教務(wù)管理系統(tǒng)，就能完成各類教學(xué)管理工作，和校教務(wù)處、各院系以及各部門(mén)之間的聯(lián)系更為方便、快捷、有效，提高了工作效率。

幼兒教育不僅是幼兒園和幼兒教師的責(zé)任，幼兒的家長(zhǎng)也負(fù)有責(zé)任，但是很多家長(zhǎng)不善于與自己的孩子溝通，幼兒難以從家長(zhǎng)身上獲得認(rèn)可。因此，我園舉辦了“認(rèn)識(shí)自己的孩子”的活動(dòng)，給每個(gè)幼兒都拍一段視頻，請(qǐng)他們?cè)谝曨l中表達(dá)“我能做某件事”，在家長(zhǎng)日中播放。這是促進(jìn)幼兒和家長(zhǎng)溝通的一種方式，通過(guò)視頻，幼兒家長(zhǎng)會(huì)發(fā)現(xiàn)自己孩子在不斷的成長(zhǎng)和進(jìn)步。同時(shí)教師也要與家長(zhǎng)進(jìn)行溝通，請(qǐng)家長(zhǎng)在家庭教育中給予幼兒充分的認(rèn)可，促進(jìn)幼兒自信心和獨(dú)立人格的發(fā)展。

(3)實(shí)現(xiàn)了教學(xué)與管理的合理統(tǒng)籌和安排。教務(wù)管理者通過(guò)運(yùn)用教務(wù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)資源的充分利用，將教師的教學(xué)、教務(wù)管理者的日常事務(wù)和學(xué)生的學(xué)習(xí)、管理做到合理配置，比如現(xiàn)在學(xué)生的選修課課程自主性較強(qiáng)，根據(jù)學(xué)生的這種特性，各院系均開(kāi)設(shè)了豐富多樣的選修課程，學(xué)生都可以通過(guò)教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行自主選課，而教務(wù)管理系統(tǒng)就可以根據(jù)選課課程、人數(shù)、場(chǎng)地、教師、上課時(shí)間等條件進(jìn)行合理的統(tǒng)籌和安排，得到一個(gè)優(yōu)化的課程設(shè)置，使得教師能有更多的時(shí)間進(jìn)行科研研究和學(xué)習(xí);而學(xué)生就能從更多的不同類別和不同性質(zhì)的課程學(xué)習(xí)中得到知識(shí)和樂(lè)趣;教務(wù)管理者則能更準(zhǔn)確地把握教師和學(xué)生之間的管理工作。

(4)實(shí)現(xiàn)了教務(wù)管理的規(guī)范化、統(tǒng)一化。以往校級(jí)教務(wù)處下達(dá)同一個(gè)教學(xué)任務(wù)，到達(dá)每個(gè)院系的時(shí)候，由于各院系的管理模式可能有所區(qū)別，因此在制定一些文件和處理一些材料上的格式和模板就各不相同，當(dāng)上交到教務(wù)處統(tǒng)一保管的時(shí)候就出現(xiàn)了不同版本、不同格式的材料，以致校級(jí)教務(wù)處在整理匯總甚至要進(jìn)行匯編成冊(cè)的時(shí)候往往不知道要如何進(jìn)行歸類整理?，F(xiàn)在有了教務(wù)管理系統(tǒng)，就可以通過(guò)教務(wù)管理的信息化，使校級(jí)教務(wù)處下達(dá)到各院系的教學(xué)任務(wù)在文件和材料的處理，對(duì)格式等要求上得到規(guī)范和統(tǒng)一，從而使上交到教務(wù)處的文件和材料更加規(guī)范和一目了然。

2 高校教務(wù)管理信息化存在的不足

高校教務(wù)管理的信息化，給各大高校的教務(wù)管理者帶來(lái)了福音，但在進(jìn)一步推進(jìn)高校教務(wù)管理信息化建設(shè)的工作中，也逐漸地顯露出一些不足之處，進(jìn)而影響到了高校教務(wù)管理信息化建設(shè)的步伐［2］。

(1)僅僅體現(xiàn)部門(mén)性，不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)的增加以及教育培養(yǎng)模式的變化，學(xué)校各院系和部門(mén)之間的聯(lián)系就更加地緊密。然而，由于軟件開(kāi)發(fā)者往往不處在高校教務(wù)管理的實(shí)踐之中，也沒(méi)有考慮到教務(wù)管理部門(mén)與學(xué)校其他各部門(mén)之間的相互聯(lián)系，僅僅體現(xiàn)出了部門(mén)性，局限在同一個(gè)部門(mén)，比如說(shuō)就局限在教務(wù)管理部門(mén)，不能實(shí)現(xiàn)同其他各部門(mén)之間數(shù)據(jù)信息的共享，從而導(dǎo)致各部門(mén)之間重復(fù)地收集數(shù)據(jù)，造成了資源浪費(fèi)。如可將教務(wù)管理中的學(xué)生信息與學(xué)生處的學(xué)生信息之間實(shí)現(xiàn)共享，將學(xué)生從入校到畢業(yè)參加工作的相關(guān)數(shù)據(jù)聯(lián)系起來(lái)，進(jìn)行存檔保存等。

(2)功能不完整。在軟件開(kāi)發(fā)時(shí)，開(kāi)發(fā)人員往往只是按照學(xué)校提出的相關(guān)要求進(jìn)行設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)，由于開(kāi)發(fā)人員并不是教務(wù)管理人員，對(duì)教務(wù)工作不熟悉，僅對(duì)學(xué)校提供的相關(guān)信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)，帶有很大的局限性。所開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)的可操作性并不盡如人意，系統(tǒng)功能難以涵蓋教務(wù)管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，有很多特殊的問(wèn)題無(wú)法得到及時(shí)而又有效的解決［3］。

現(xiàn)在很多高校都是采用大類招生，分流培養(yǎng)的教學(xué)模式。因此，新生一進(jìn)入大學(xué)就進(jìn)行基礎(chǔ)課教學(xué)，經(jīng)過(guò)一年或者一年半的學(xué)習(xí)之后，各院系就根據(jù)學(xué)生在這一年或者一年半的學(xué)習(xí)情況，以及學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣進(jìn)行分流培養(yǎng)。然而，在大類分流之后就出現(xiàn)了學(xué)生重新分班的學(xué)號(hào)、班級(jí)等需要重新進(jìn)行管理的相關(guān)信息，而在教務(wù)管理系統(tǒng)中只能沿用分流之前的信息，而不能相應(yīng)地進(jìn)行更新，這樣就不能明顯地區(qū)分分流后學(xué)生所處的班級(jí)以及班級(jí)成員的組成，對(duì)班級(jí)和學(xué)生都很難進(jìn)行管理。同時(shí)也給學(xué)生的一些成績(jī)等相關(guān)數(shù)據(jù)的保存和查找?guī)?lái)了一定的麻煩和混亂。

(3)教務(wù)管理信息化與管理者綜合素質(zhì)要求不同步。有的高校教務(wù)管理者對(duì)教務(wù)管理的內(nèi)容及其工作流程了解不透，甚至有的教務(wù)管理者缺乏計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)和操作能力，在工作中又不能主動(dòng)發(fā)現(xiàn)和解決教務(wù)管理辦公自動(dòng)化過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，以致于在工作過(guò)程中出現(xiàn)厭煩、不知所措、找不著解決方式等排斥工作的心理，有時(shí)甚至將這種消極的情緒帶給其它的教師和學(xué)生，既影響到學(xué)校正常的教學(xué)秩序和教學(xué)管理，也嚴(yán)重阻礙了高校教務(wù)管理信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

(4)存在信息安全方面的隱患。由于現(xiàn)在是網(wǎng)絡(luò)信息開(kāi)放的年代，網(wǎng)絡(luò)高手以及黑客比比皆是，而在教務(wù)管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)著許多教師、學(xué)生等的私人信息，一旦黑客入侵教務(wù)管理系統(tǒng)，就有可能導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)的泄露。除此之外，一旦出現(xiàn)系統(tǒng)崩盤(pán)等情況，還有可能使數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)被篡改等等。這些情況的出現(xiàn)都將會(huì)帶來(lái)各方面的，不可預(yù)測(cè)的損失。因此，信息安全方面的隱患應(yīng)該引起每個(gè)教務(wù)管理人員的重視。

3 對(duì)高校教務(wù)管理信息化的思考

(1)規(guī)范信息化的管理制度，實(shí)現(xiàn)資源共享。教務(wù)管理的相關(guān)信息，涉及了多個(gè)部門(mén)和院系，特別是在實(shí)行學(xué)分制的高校中，按照各院系的相關(guān)規(guī)定，只要學(xué)生完成最低畢業(yè)學(xué)分要求，就可以畢業(yè)。因此，學(xué)生可以通過(guò)跨專業(yè)選課來(lái)獲得所需要的學(xué)分。同時(shí)，通過(guò)跨專業(yè)選修課程，也可以加強(qiáng)學(xué)生對(duì)其他各專業(yè)知識(shí)和院系情況的了解。而要做到這些，只有做到將詳盡的信息和材料對(duì)學(xué)生進(jìn)行公布，才能讓學(xué)生從所提供的材料信息中提取自己所要的信息并做出相應(yīng)的判斷和決定。因此，教務(wù)管理就要規(guī)范信息化管理制度，實(shí)現(xiàn)資源共享［2］179。

(2)完善系統(tǒng)功能。為使高校教務(wù)管理系統(tǒng)能夠更全面地涵蓋教務(wù)管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)該鼓勵(lì)和支持具有教務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)的人員參與高校教務(wù)管理軟件的開(kāi)發(fā)和維護(hù)，這樣才能不斷發(fā)現(xiàn)和解決出現(xiàn)的新問(wèn)題，使對(duì)在教務(wù)管理中所出現(xiàn)的一些需要增加的新功能在高校教務(wù)管理軟件中進(jìn)一步得到完善，從而使教務(wù)管理系統(tǒng)更加科學(xué)合理地服務(wù)于教學(xué)和教務(wù)管理，名副其實(shí)地實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理的信息化。

(3)提高高校教務(wù)管理者的綜合素質(zhì)。為了更好地適應(yīng)高校教務(wù)管理信息化，應(yīng)該樹(shù)立教務(wù)管理工作者的現(xiàn)代化管理理念。要多開(kāi)展不同層次水平的計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn);要定期地組織教務(wù)管理者進(jìn)行最新理論學(xué)習(xí)和實(shí)踐練習(xí)以及聽(tīng)取最前沿的教務(wù)管理講座，提升教務(wù)管理者的理論水平和動(dòng)手操作能力;要經(jīng)常召開(kāi)教務(wù)管理者的經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，同行之間的交流往往會(huì)更加突顯在實(shí)際操作教務(wù)管理系統(tǒng)時(shí)所出現(xiàn)的問(wèn)題，同時(shí)做好記錄以備及時(shí)研究并解決問(wèn)題;要組織教務(wù)管理者同各大院校同行進(jìn)行交流、學(xué)習(xí)。這樣才能從多方位提高高校教務(wù)管理者的綜合素質(zhì)，提高教務(wù)管理水平，才能與先進(jìn)的信息化系統(tǒng)相匹配，從而實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理的信息化［4］。

(4)加強(qiáng)教務(wù)管理系統(tǒng)的安全防護(hù)能力。由于教務(wù)管理信息安全方面存在的隱患，將有可能給教師、學(xué)生以及教務(wù)管理者帶來(lái)不可預(yù)測(cè)的損失，因此，我們應(yīng)該加強(qiáng)教務(wù)管理系統(tǒng)的安全防護(hù)能力。為此，我們應(yīng)該增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，構(gòu)建并維護(hù)好防火墻，防止黑客的攻擊;嚴(yán)格定義用戶級(jí)別，設(shè)置用戶的權(quán)限，避免數(shù)據(jù)的泄露及篡改;做好數(shù)據(jù)備份，以防用戶操作錯(cuò)誤或因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)攻擊而引起的數(shù)據(jù)丟失;定期檢查系統(tǒng)，并進(jìn)行必要的升級(jí)等等，從多方面對(duì)教務(wù)管理系統(tǒng)的安全進(jìn)行防護(hù)，確保信息化數(shù)據(jù)的安全。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，高校教務(wù)管理信息化是高校教育模式改革的必然趨勢(shì)，只有重視現(xiàn)有信息化管理系統(tǒng)中出現(xiàn)的各類問(wèn)題，并結(jié)合自身高校的實(shí)際，開(kāi)發(fā)符合自身要求的教務(wù)管理系統(tǒng)，才能有效地解決問(wèn)題，才能使高校教務(wù)管理系統(tǒng)更加科學(xué)、高效地服務(wù)于教學(xué)，從而加快教育培養(yǎng)模式改革的步伐，促進(jìn)高等教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

［1］洪銀碟.試論高校教務(wù)管理信息化建設(shè)［J］.中國(guó)教育信息化，2007(6):13.

［2］夏莉.高校教務(wù)管理信息化建設(shè)的理性思考［J］.湘潭師范學(xué)院學(xué)報(bào):社會(huì)科學(xué)版，2008，30(1):178－179.

［3］代顯華，胡屹.高校教務(wù)管理信息化的實(shí)踐與思考［J］.成都大學(xué)學(xué)報(bào):自然科學(xué)版，2006，25(2):131－135.

［4］王燦.地方高校教務(wù)管理信息化發(fā)展歷程及思考［J］.科學(xué)論壇，2010(27):241－242.