信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

武立

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)和信息社會(huì)的迅猛發(fā)展，檔案管理信息化必將是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。企業(yè)檔案作為一種重要的信息資源，對(duì)企業(yè)的生存和發(fā)展具有難以估量的價(jià)值，加快企業(yè)檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)管理和信息化的技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用，使企業(yè)檔案更好地為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理服務(wù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息化技術(shù)；應(yīng)用

引言

辦公無紙化及辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)，使得生成檔案的方式發(fā)生了翻天覆地的變化，比如文件的催辦、簽發(fā)、歸檔以及起草等運(yùn)作過程在通訊線路、計(jì)算機(jī)中進(jìn)行，因而檔案前身的主要形態(tài)就必須是機(jī)讀文件，由此檔案便開始以機(jī)讀的形式存在。與利用紙質(zhì)載體檔案的方式相比，現(xiàn)代化的檔案利用方式有著突出的優(yōu)越性，該變化表明檔案工作者勢(shì)必會(huì)面臨越來越多的機(jī)讀形式的檔案。近些年以來，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理隨之得以變革，富有現(xiàn)代化氣息的信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到了檔案管理工作中，不僅簡(jiǎn)化了檔案管理環(huán)節(jié)，而且大大的提高了檔案管理效率。由此可見，加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，有著非常重要的意義。

1 企業(yè)檔案信息化管

企業(yè)檔案信息化就是指企業(yè)在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)作為基本平臺(tái)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和開發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案工作為企業(yè)生產(chǎn)，經(jīng)營(yíng)和管理提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的過程。企業(yè)檔案的信息化可以實(shí)現(xiàn)通過計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時(shí)、準(zhǔn)確地向企業(yè)管理者和各業(yè)務(wù)部門提供以有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務(wù)，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化服務(wù)。

2 推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化的必要性

2.1 適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要

隨著信息化成為當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的主題，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，信息時(shí)代下對(duì)于檔案信息的時(shí)效性、高價(jià)值性要求越來越大，這就要求我們檔案管理工作者利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息管理的信息化建設(shè)。

2.2 提升檔案管理水平的需要

檔案管理具有特殊性，其保存周期長(zhǎng)、對(duì)保存環(huán)境要求高，普通的人工查閱檔案管理的辦法不僅效率低，而且對(duì)檔案的損害較大，這就有必要運(yùn)用高科技的科學(xué)技術(shù)，通過信息化管理提高管理工作效率，實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。

2.3 確保企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要

檔案管理信息化不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，而且在減輕工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度的同時(shí)，也大大提高了工作效率，通過計(jì)算機(jī)快速高效地處理檔案資料，使檔案資源得到更加充分的開發(fā)和利用。

3 在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

檔案信息電子化具體指的是以室（館）藏檔案資料為物質(zhì)對(duì)象，使用計(jì)算機(jī)不同層次的加工、篩選和收集檔案文獻(xiàn)，使其能夠切實(shí)的轉(zhuǎn)變成計(jì)算機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息，以此供人們加以利用的一個(gè)過程。在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的主要優(yōu)勢(shì)包括：（1）能夠把現(xiàn)有計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的潛能充分的利用和發(fā)揮出來，有助于利用率的提高。目前，絕大部分的基層檔案室（館）應(yīng)用信息技術(shù)單一，開發(fā)功能過于簡(jiǎn)單，甚至有些只限于文件打字儲(chǔ)存或者檔案著錄，利用效率偏低，嚴(yán)重的浪費(fèi)了時(shí)間、財(cái)力和人力，使得現(xiàn)代化設(shè)備無法發(fā)揮出應(yīng)有的作用。（2）加工二次文獻(xiàn)的時(shí)間大大縮短，檔案信息的時(shí)效性明顯提高。選題、選材、編輯和出版是手工加工信息的主要工作模式，此類“慢出細(xì)活”的方式，也就是從形成文件資料至“二次文獻(xiàn)信息”開發(fā)的時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)，使得信息失效，對(duì)檔案信息的應(yīng)用價(jià)值帶來負(fù)面性影響。而在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，則編者可以直接對(duì)機(jī)讀形式的檔案信息加以利用，借助于計(jì)算機(jī)功能將加工信息的工作程序完成，以此把二次文獻(xiàn)快捷地出版出來。（3）在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)一次投入、多次產(chǎn)出，有助于擺脫加工信息受經(jīng)費(fèi)束縛的不良局面。

4 信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

4.1 信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的重要作用

信息技術(shù)包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與通訊技術(shù)，它是以計(jì)算機(jī)科學(xué)為基礎(chǔ)，主要是處理信息所采用的各種技術(shù)。信息技術(shù)的應(yīng)用使企業(yè)檔案管理呈現(xiàn)了嶄新的發(fā)展前景。這主要體現(xiàn)在檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將多個(gè)獨(dú)立的檔案管理對(duì)象實(shí)體，納入到一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，將它們有機(jī)地聯(lián)系在一起，并將它們轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)檔案信息，形成信息檔案一體化的管理體系。它不僅改變檔案的使用模式，也改變檔案管理人員的傳統(tǒng)工作模式，開啟檔案管理進(jìn)入數(shù)字化的時(shí)代。除此之外，信息技術(shù)使檔案管理更加規(guī)范化和將檔案服務(wù)產(chǎn)業(yè)化。

4.2 提高企業(yè)檔案管理信息技術(shù)的具體措施

在今天的經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)環(huán)境下，科學(xué)技術(shù)就是第一生產(chǎn)力，信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用顯得尤為重要。如何把信息技術(shù)更好地引用到企業(yè)檔案管理中去，是企業(yè)提高管理水平重要方式，為企業(yè)在市場(chǎng)上增強(qiáng)自身競(jìng)爭(zhēng)力、贏得更好發(fā)展地位有重要的作用。那企業(yè)如何應(yīng)用信息技術(shù)在檔案管理呢？這是每個(gè)現(xiàn)代企業(yè)都不應(yīng)忽視的問題。

4.2.1 企業(yè)管理者的重視和推動(dòng)

企業(yè)管理者，尤其是管理者中的領(lǐng)導(dǎo)者，是企業(yè)對(duì)策決定的關(guān)鍵，因此，他們是否認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理的重要作用，直接決定企業(yè)是否能夠在此投入財(cái)力與物力。只有領(lǐng)導(dǎo)者重視并支持這一技術(shù)，才會(huì)在資金、人才和設(shè)備等方面給予適當(dāng)?shù)耐度?。這是企業(yè)檔案管理使用信息技術(shù)的前提條件。

4.2.2 加強(qiáng)建設(shè)信息化的基礎(chǔ)設(shè)施

信息化技術(shù)是建立在計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)之上，因此，企業(yè)要購(gòu)買性能良好的計(jì)算機(jī)與最適合本企業(yè)檔案管理的軟件來作為軟硬件設(shè)施。這些軟硬件設(shè)施是建設(shè)企業(yè)檔案管理信息化基礎(chǔ)的基本條件，也是檔案信息資源開發(fā)利用的最佳技術(shù)保障。

4.2.3 強(qiáng)調(diào)檔案信息資源的建設(shè)

現(xiàn)代社會(huì)的信息能得到廣泛的傳播與共享，原因就是信息的數(shù)字化。所謂的數(shù)字化就是指把所有的信息都用“0”和“1”這兩個(gè)數(shù)字表示。檔案信息的數(shù)字化使檔案能夠擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)庫(kù)房式管理方式，數(shù)據(jù)庫(kù)不再是一個(gè)物化的庫(kù)房，而更多地像是一個(gè)人的大腦。首先是利用掃描儀、計(jì)算機(jī)把紙質(zhì)的檔案數(shù)字化，建立一個(gè)融合檔案管理與辦公自動(dòng)化為一體的全文數(shù)據(jù)庫(kù)軟件系統(tǒng)，以便查找管理和利用。其次是建立一個(gè)層次統(tǒng)一、規(guī)范性、服務(wù)性、開發(fā)性、能適應(yīng)檔案信息資源共享要求的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。這些數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的最好的途徑。

4.2.4 培養(yǎng)和引進(jìn)檔案信息化人才

科技是第一生產(chǎn)力，而科技的發(fā)展依賴人才。企業(yè)想要把信息技術(shù)更好地應(yīng)用在企業(yè)檔案管理工作中，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。檔案管理是一項(xiàng)應(yīng)用性很強(qiáng)的工作，不斷加強(qiáng)檔案人員的教育培養(yǎng)，使他們掌握最新技能與知識(shí)應(yīng)用到自己的工作中去是提高檔案管理信息化的重要舉措。同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，引進(jìn)熟悉計(jì)算機(jī)運(yùn)用以及現(xiàn)代化辦公室設(shè)備各種電子文件的操作的現(xiàn)代高技術(shù)人才。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作既能體現(xiàn)企業(yè)的管理水平，又是展示文明風(fēng)貌的重要窗口。所以，檔案管理應(yīng)當(dāng)充分的發(fā)揮出其最大作用，體現(xiàn)最大價(jià)值，而信息技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了檔案管理效率最大化和質(zhì)量最佳的效果，它不僅為檔案的保存和利用提供了有力的保證，更為檔案作用的發(fā)揮以及檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此，我們應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理工作，積極的采取科學(xué)有效的措施，強(qiáng)化檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用，以此提高檔案管理的綜合效率及水平。

參考文獻(xiàn)

[1]陳碧孜.信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用[J].黑河學(xué)刊，2011.

[2]宋春.信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].黑龍江科技信息，2011.

[3]何燕寧.淺談企業(yè)檔案信息化管理[J].經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展，2010.