中小企業(yè)信息化實(shí)施方案

劉洋

（內(nèi)蒙古師范大學(xué)，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010022）

中小企業(yè)信息化實(shí)施方案

劉洋

（內(nèi)蒙古師范大學(xué)，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010022）

本文首先分析了我國(guó)中小企業(yè)管理中普遍存在的問(wèn)題，然后設(shè)計(jì)了信息化分步實(shí)施方案，意在逐步提升中小企業(yè)管理水平，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理.以期對(duì)我國(guó)中小企業(yè)信息化建設(shè)起到參考指南作用.

中小型企業(yè)；管理問(wèn)題；信息化；解決方案

1 緒論

中小企業(yè)占我國(guó)企業(yè)總數(shù)的大多數(shù)，是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分.其特點(diǎn)是規(guī)模小、管理簡(jiǎn)單、抗風(fēng)險(xiǎn)能力差，如果沿用大中型企業(yè)的信息化解決方法及手段，采取一步到位式的策略，無(wú)疑猶如拔苗助長(zhǎng)，有百害無(wú)一利.中小企業(yè)的信息化建設(shè)應(yīng)著手提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和競(jìng)爭(zhēng)力，利用信息技術(shù)先進(jìn)的平臺(tái)，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者提供大量的信息資源，從而進(jìn)行科學(xué)的分析與評(píng)價(jià)，根據(jù)中小企業(yè)規(guī)模與行業(yè)特點(diǎn)，逐步實(shí)現(xiàn)信息化.[1]

2 中小企業(yè)管理中的問(wèn)題

隨著越來(lái)越激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展，中小企業(yè)的平均壽命在逐年縮短[2].與大型企業(yè)相比，中小企業(yè)無(wú)論在規(guī)模還是業(yè)務(wù)發(fā)展水平上，都不可與之相比.從一個(gè)企業(yè)的生命周期看，處于成長(zhǎng)期的中小企業(yè)組織結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單、資金虧乏，存在的問(wèn)題日益突出：數(shù)據(jù)管理混亂；財(cái)務(wù)賬目不清、信息失真；財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)管理相脫節(jié)；生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)隨意性大，管理方式和手段落后；我國(guó)中小企業(yè)人員素質(zhì)整體不高.[3]管理方式主要是以主的粗放式管理為主導(dǎo).

3 諾蘭階段模型

上個(gè)世紀(jì)70年代，美國(guó)管理信息系統(tǒng)專家諾蘭通過(guò)對(duì)200多家企業(yè)信息系統(tǒng)的實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，提出了著名的信息系統(tǒng)進(jìn)化的階段模型，即“諾蘭模型”，也被稱為企業(yè)信息化建設(shè)的階段劃分理論.[4]80年代，查理諾蘭將該模型進(jìn)一步完善，把企業(yè)信息化建設(shè)的成長(zhǎng)過(guò)程總結(jié)為初裝、擴(kuò)展、控制、集成、數(shù)據(jù)管理、成熟共六個(gè)階段.該諾蘭階段模型總結(jié)了發(fā)達(dá)國(guó)家信息系統(tǒng)發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律，具有明顯的地區(qū)局限性和時(shí)代局限性.在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，無(wú)論在確定開(kāi)發(fā)管理信息系統(tǒng)的策略，或者在制定管理系統(tǒng)規(guī)劃的時(shí)候，我國(guó)中小企業(yè)信息化首先明自己處于哪一生長(zhǎng)階段，有目標(biāo)地進(jìn)行信息化建設(shè).

4 中小企業(yè)信息化分步實(shí)施方案

4.1 數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”.我國(guó)中小企業(yè)信息化水平低的主要原因是信息化基礎(chǔ)薄弱，缺乏完善準(zhǔn)確的數(shù)據(jù).俗話說(shuō)“輸入的是垃圾，輸出的是垃圾”.數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)組織生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的依據(jù).準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)共享，便于企業(yè)系統(tǒng)的應(yīng)用集成.[5]

企業(yè)信息化首先應(yīng)該依次符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)，然后根據(jù)自己企業(yè)實(shí)際情況制定相應(yīng)的編碼方案.企業(yè)所制定的相關(guān)技術(shù)、管理及工作要求標(biāo)準(zhǔn)在企業(yè)內(nèi)需要協(xié)調(diào)、統(tǒng)一.對(duì)每一項(xiàng)需要統(tǒng)一編碼的項(xiàng)目要事先規(guī)定其長(zhǎng)度、級(jí)別.編碼包括會(huì)計(jì)科目編碼、部門人員編碼、物料編碼、設(shè)備編碼等.

4.2 財(cái)務(wù)信息化

對(duì)于中小企業(yè)而言，資金是企業(yè)的命脈.財(cái)務(wù)信息化最早起源于美國(guó)企業(yè)里運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助財(cái)務(wù)人員設(shè)計(jì)思想，后來(lái)相繼出現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化等體現(xiàn)信息化思想的企業(yè)管理流程.目前，國(guó)內(nèi)成熟的財(cái)務(wù)軟件已經(jīng)很多，比如用友財(cái)務(wù)軟件、金蝶財(cái)務(wù)軟件、管家婆財(cái)務(wù)軟件、速達(dá)財(cái)務(wù)軟件等，這些財(cái)務(wù)操作簡(jiǎn)單，易于實(shí)施.以財(cái)務(wù)信息化作為管理基礎(chǔ)，有利于中小企業(yè)理清內(nèi)部財(cái)務(wù)信息，從而提升管理水平.

圖1 財(cái)務(wù)各子系統(tǒng)關(guān)系圖

財(cái)務(wù)信息化可以減少人為干預(yù)，減輕財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)，為管理者提供準(zhǔn)確、及時(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù).財(cái)務(wù)軟件主要立足于企業(yè)財(cái)務(wù)賬目，企業(yè)資金賬戶，企業(yè)收支狀況等方面的管理，財(cái)務(wù)軟件一般包含總賬管理子系統(tǒng)、固定資產(chǎn)子系統(tǒng)、現(xiàn)金管理子系統(tǒng)、應(yīng)收應(yīng)付管理子系統(tǒng)等，[6]如圖1所示.

4.3 財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化

財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的基本思想是將企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的三大主要流程，即業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程、管理流程有機(jī)融合，借助網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、管理軟件平臺(tái)等要素，建立基于時(shí)間驅(qū)動(dòng)的財(cái)務(wù)一體化信息處理流程，使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)融為一體.中小企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化可以使企業(yè)實(shí)現(xiàn)以物流為依據(jù)、以信息流為核心、以商流為主體的全新運(yùn)作方式.“進(jìn)、銷、存”集成管理可以優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程，系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生會(huì)計(jì)信息，使業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)有機(jī)銜接，，規(guī)范了業(yè)務(wù)處理過(guò)程，極大提高了業(yè)務(wù)和管理工作的效率.如圖2所示.

圖2 財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化應(yīng)用流程

4.4 計(jì)劃管理

計(jì)劃管理就是計(jì)劃的編制、執(zhí)行、調(diào)整、考核的過(guò)程.“計(jì)劃、生產(chǎn)兩層皮”是中小型生產(chǎn)企業(yè)普遍存在的問(wèn)題，管理者迫切需要根據(jù)準(zhǔn)確的市場(chǎng)需求和企業(yè)內(nèi)外環(huán)境和條件變化，并結(jié)合長(zhǎng)遠(yuǎn)和當(dāng)前的發(fā)展需要，合理地利用人力、物力和財(cái)力資源，組織籌謀企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)，以提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力.

圖3 計(jì)劃管理流程圖

首先，企業(yè)根據(jù)發(fā)展需要與市場(chǎng)需求依次制定企業(yè)生產(chǎn)規(guī)劃、主生產(chǎn)計(jì)劃，同時(shí)進(jìn)行生產(chǎn)能力與負(fù)荷分析.然后根據(jù)主生產(chǎn)計(jì)劃、企業(yè)物料庫(kù)存信息、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)清單等信息來(lái)制定物料需求計(jì)劃；再由物料需求計(jì)劃、產(chǎn)品生產(chǎn)工藝路線和車間各加工工序能力數(shù)據(jù)生成對(duì)能力的需求計(jì)劃，通過(guò)對(duì)各個(gè)加工工序的能力平衡，調(diào)整物料需求計(jì)劃.采購(gòu)與車間作業(yè)按照平衡能力后的物流需求計(jì)劃執(zhí)行，并進(jìn)行能力的控制，根據(jù)作業(yè)執(zhí)行結(jié)果反饋到計(jì)劃層，整個(gè)過(guò)程如圖3所示.

4.5 全面實(shí)現(xiàn)信息化

全面信息化體現(xiàn)在企業(yè)的所有信息可能并應(yīng)該集中于一個(gè)單一的企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)中；企業(yè)的所有經(jīng)營(yíng)流程全面在線完成，沒(méi)有手工作業(yè)進(jìn)程；所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)處理，快速形成管理層所需商業(yè)網(wǎng)智，提高企業(yè)整體管理水平.

企業(yè)信息化的優(yōu)勢(shì)在于“集成效益”，中小企業(yè)根據(jù)自身的行業(yè)特點(diǎn)、業(yè)務(wù)流程，設(shè)計(jì)一套符合企業(yè)自身管理習(xí)慣的信息化解決方案，隨著業(yè)務(wù)規(guī)模逐步擴(kuò)大和經(jīng)營(yíng)管理逐步規(guī)范，必然要過(guò)渡到信息集成階.筆者認(rèn)為在上一階段的計(jì)劃管理基礎(chǔ)上，逐漸引入資金管理、預(yù)算管理、質(zhì)量管理、產(chǎn)運(yùn)管理、設(shè)備管理等，可以增加信息化應(yīng)用的深度和廣度，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)全面信息化.

5 小結(jié)

本文設(shè)計(jì)了中小企業(yè)信息化建設(shè)分步走實(shí)施方案.首先，從最需要信息化的財(cái)務(wù)管理流程作為切入點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化透明化.然后引入企業(yè)最基本的常用業(yè)務(wù)（“進(jìn)銷存”業(yè)務(wù)），實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)同步，從而達(dá)到企業(yè)的物流、資金流和信息流三流統(tǒng)一.再引入計(jì)劃管理，使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理便于實(shí)時(shí)調(diào)整與控制.最后引入質(zhì)量管理、設(shè)備管理、預(yù)算管理等全面實(shí)現(xiàn)信息化，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理者的管理駕駛艙.

〔1〕劉佩倉(cāng).中小企業(yè)信息化之路 [M].北京大學(xué)出版社，2003.5-8.

〔2〕國(guó)家發(fā)改委中小企業(yè)對(duì)外合作協(xié)調(diào)中心.中國(guó)中小企業(yè)手冊(cè)[M].中國(guó)經(jīng)濟(jì)出版社，2009.

〔3〕曹國(guó)法，樊勇（英）.中小企業(yè)信息化問(wèn)題研究[M].鄭州大學(xué)出版社，2003.61.

〔4〕范玉順，高展.企業(yè)建模理論與方法學(xué)導(dǎo)論[M].北京:清華大學(xué)出版社，2010(1)：30.

〔5〕張松.論信息化與企業(yè)管理組織的變革[J].遼寧大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)），2011（5）：8-9.

F276.3

A

1673-260X（2014）01-0060-02