如何搞好檔案利用工作

石 冰 內(nèi)蒙古醫(yī)科大學檔案館 010058

1 提高認識是搞好檔案利用工作的前提

1.1 要提高各級領導的認識

要讓主要領導真正做到從思想上重視檔案工作，切實加強對檔案工作的領導，努力把檔案工作擺到重要位置，及時幫助解決檔案工作中的難題，充分發(fā)揮好領導的作用。

1.2 要提高檔案管理人員的認識

檔案工作者要具有高度的敬業(yè)精神、端正的服務態(tài)度和良好的職業(yè)道德、能夠充分認識檔案管理的重要性，而且還要了解和掌握最新的現(xiàn)代化管理手段，提高對檔案工作的認識，自覺依法存檔、護檔、用檔。

1.3 要提高全體公民對檔案工作的認識

檔案部門應通過舉辦一系列與檔案相關的活動，走近大眾，吸引大家參與，讓社會全體成員關注和重視檔案。只有人們的檔案意識普遍提高，才會更好地使用檔案信息，從而有利于提高檔案服務利用能力。

2 加強基礎工作，豐富館藏內(nèi)容和種類是搞好高校檔案利用的關鍵

2.1 加強檔案管理工作，從收集工作抓起

檔案材料是提供檔案服務的基礎，建立合理的檔案材料收集鏈，有利于豐富檔案內(nèi)容。可以根據(jù)檔案材料的來源，采取按時收集、跟蹤收集、補充收集等方式做到及時、齊全。隨著社會的發(fā)展和科學技術的進步，各種專業(yè)檔案和新型載體的檔案不斷產(chǎn)生，應根據(jù)不同門類的載體，及時接收進館。

2.2 整理

充分利用原有的檔案基礎，整理后的檔案必須便于保管和利用，力爭做到收集來的歸檔材料分類準確，編排有序，目錄清楚，綱目分明，便于準確查找。

2.3 鑒定

要根據(jù)國家檔案局《關于機關文書檔案保管期限》、《機關檔案歸檔不歸檔的范圍》的規(guī)定定期進行檢查 ，檢查那些超過保管期限的材料，定期進行銷毀，使有限的庫房保存真正有價值的資料。

2.4 歸類和統(tǒng)計

定期對專項統(tǒng)計的數(shù)字進行綜合分析，從中發(fā)現(xiàn)或找出存在的問題，及時提出改進措施。對檔案的構(gòu)成，檔案機構(gòu)和人員等基本情況做到心中有數(shù)，為各項工作提供服務。

3 加強高校服務利用工作的具體措施

3.1 與時俱進，更新觀念是做好利用工作的思想基礎

檔案工作者必須隨著形勢的發(fā)展和變化，不斷拓寬服務領域，不斷改進服務條件，只有這樣才能不斷提高服務質(zhì)量，更好地為利用者服務。打破“坐等上門”、“你要我找”的被動服務觀念，變“被動”為 “主動”，不做“保管”做“高參”，從封閉走向開放，主動融入社會、參與社會，為社會和高校的改革發(fā)展服務。

3.2 注重編研，服務于檔案利用工作

編研工作是以館藏為基礎，要忠于原文，以客觀需求為服務目的。編研人員必須緊緊圍繞學校的中心工作，結(jié)合每個階段工作熱點，及時掌握信息，有針對性地開展編研工作，及時主動提供服務，并能主動提供調(diào)查研究，增強超前意識，對需求要有預測性，使編研走在需求的前面。 除了編制傳統(tǒng)的 《大事記》、《組織沿革》、《基礎數(shù)字匯編》、《學校簡介》、《校史》外，還要學會按照專題分類，注重特色檔案的編研，如 《歷年優(yōu)秀教師匯編》、《教師之家》、《××× 的誠信檔案》等。

3.3 改變服務觀念，面向社會，為公民個人服務

服務是高校檔案工作的出發(fā)和落腳點，貫穿各項檔案工作的全過程，始終把教職工的利益放在最高位置，為教學、科研、管理等各項工作服務中，是檔案工作永恒不變的定位。要充分利用現(xiàn)代化科學技術，借助多媒體技術、計算機和網(wǎng)絡技術，采取多種服務方式，如來函來電咨詢、定向服務、跟蹤服務等，不斷創(chuàng)新服務手段，為廣大教職工提供有效、便捷的查找途徑。

3.4 加快檔案管理信息化建設，實現(xiàn)信息資源共享

隨著信息時代的到來，特別是計算機檔案軟件的開發(fā)、利用和升級，使得檔案館的工作內(nèi)容也從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向電子檔案。 檔案的收集、整理、保管、利用在網(wǎng)絡環(huán)境下發(fā)生了改變，從紙質(zhì)擴展到以計算機軟盤、磁帶、光盤等為載體的電子文件。運用計算機技術代替人工對館藏檔案信息進行檢索、編研、統(tǒng)計，可使利用者通過計算機實現(xiàn)真正意義上的共享。高校檔案館要抓住機遇，爭得校領導支持，配齊硬件設備及檔案管理軟件設備，實現(xiàn)裝備現(xiàn)代化，運用網(wǎng)絡、數(shù)碼、掃描等形式，大大提高工作效率，提高檔案館的服務功能，擴大檔案信息利用范圍。

開展好檔案管理工作，積極為高校的教學、科研、管理等工作服務，是每個高校檔案工作者義不容辭的責任。為此，檔案工作者必須強化檔案意識，發(fā)揮檔案人員的主觀能動性，利用當今的新知識、新技術對檔案工作進行科學管理，積極推進高校檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡化和檢索自動化建設，更好地為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務。

[1]李建平.高校檔案管理工作信息化建設探析.

[2]傅瑞娟.機關檔案管理.

[3]張乃力.關于高等學校檔案工作創(chuàng)新的思考.安徽工業(yè)大學學報,2004年5第三期.

[4]周芬玲.高校檔案工作創(chuàng)新與跨越式發(fā)展之思考.青海師范大學學報,第三期.