中小型商業(yè)連鎖企業(yè)ERP存貨管理中的幾點(diǎn)思考

尤俊

摘要：目前ERP系統(tǒng)已經(jīng)廣泛運(yùn)用到很多企業(yè)的日常管理中，筆者因多年在商業(yè)連鎖企業(yè)參與財(cái)務(wù)管理和監(jiān)督工作，現(xiàn)就ERP系統(tǒng)在中小型商業(yè)連鎖企業(yè)中關(guān)于存貨管理相關(guān)工作提出幾點(diǎn)思考。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng) 商業(yè)連鎖企業(yè) 存貨管理

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈。企業(yè)的管理，由以前的粗獷式管理越來(lái)越向精細(xì)化和效率化方向發(fā)展，企業(yè)的優(yōu)勢(shì)往往體現(xiàn)在如何降低不必要的人力物力成本和減少不必要的管理環(huán)節(jié)。目前越來(lái)越多的的企業(yè)借助ERP系統(tǒng)來(lái)提高企業(yè)的管理水平，改進(jìn)企業(yè)的工作流程，優(yōu)化各項(xiàng)資源的配置。

存貨一般在企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)中所占比重較大。企業(yè)存貨管理水平的高低對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況影響很大。目前中小企業(yè)的存貨管理水平普遍較低，從而導(dǎo)致存貨占用了企業(yè)大量的資金，使中小企業(yè)資金短缺問(wèn)題更為嚴(yán)重， 同時(shí)使得中小企業(yè)資產(chǎn)周轉(zhuǎn)速度偏低，影響了企業(yè)的資產(chǎn)收益率，而且對(duì)于中小企業(yè)在信貸融資方面先天劣勢(shì)，使得存貨管理已經(jīng)成為企業(yè)管理中重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。因此有必要對(duì)中小企業(yè)存貨管理中的不合理現(xiàn)象予以糾正，提高存貨管理水平

一、ERP系統(tǒng)中賬面數(shù)和實(shí)際數(shù)差異問(wèn)題

這個(gè)問(wèn)題是一般財(cái)務(wù)管理人員都會(huì)碰到的問(wèn)題，特別是月末年終盤點(diǎn)時(shí)需要找出差異原因，通常會(huì)花掉財(cái)務(wù)人員和存貨管理人員大量的時(shí)間和精力。其中有一大部分原因是開單和出貨有個(gè)滯后期，比如空調(diào)零售行業(yè)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)顧客付了款但裝修未結(jié)束暫時(shí)不需要提貨的情況，企業(yè)一般無(wú)法做到專門安排一個(gè)倉(cāng)庫(kù)放置這些已開單未提貨的商品，這樣既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，還占用倉(cāng)庫(kù)，也不便于倉(cāng)庫(kù)的盤點(diǎn)，如果業(yè)務(wù)員按實(shí)際存貨量開單，往往會(huì)出現(xiàn)空開，以后客戶去提貨會(huì)因提不到貨而出現(xiàn)不必要的糾紛而且現(xiàn)在很多產(chǎn)品是按批次生產(chǎn)的，一旦斷貨很難補(bǔ)到原有型號(hào)，從而出現(xiàn)不必要的法律糾紛，影響公司聲譽(yù)。

解決的方法：在ERP系統(tǒng)庫(kù)存設(shè)置上采用實(shí)際庫(kù)存和虛擬庫(kù)存兩套庫(kù)存明細(xì)。實(shí)際庫(kù)存以出入庫(kù)單為結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)，虛擬庫(kù)存以開出的銷售訂單為標(biāo)準(zhǔn)，銷售單據(jù)只要一經(jīng)審核相應(yīng)的商品就在虛擬庫(kù)存中扣除，業(yè)務(wù)員能否開單以虛擬庫(kù)存數(shù)為標(biāo)準(zhǔn)，這樣既解決了月末財(cái)務(wù)人員與庫(kù)管人員的盤點(diǎn)核對(duì)工作，也可以杜絕業(yè)務(wù)人員空開的情況。

二、設(shè)置殘機(jī)庫(kù)并加強(qiáng)殘機(jī)庫(kù)的管理

在存貨管理中有時(shí)會(huì)出現(xiàn)有質(zhì)量問(wèn)題的商品被多次發(fā)貨，發(fā)貨后又拖回倉(cāng)庫(kù)重新配送安裝，來(lái)來(lái)回回大大增加了銷售成本，此類問(wèn)題有時(shí)財(cái)務(wù)上很難發(fā)現(xiàn)而且此類成本在銷售成本核算上和銷售人員考核上很難處理，現(xiàn)在企業(yè)業(yè)務(wù)很多都是微利，而且配送安裝工作通常都是分包出去的，這樣往往導(dǎo)致賠本銷售，同時(shí)也給客戶帶來(lái)了不必要的麻煩。此類問(wèn)題通常是因?yàn)楫?dāng)發(fā)現(xiàn)商品質(zhì)量有問(wèn)題，業(yè)務(wù)員或配送人員怕走退貨流程，私下和庫(kù)管協(xié)商直接調(diào)換，而存貨管理人員往往是多人管理，未經(jīng)手人員通常對(duì)實(shí)際情況不了解，就會(huì)出現(xiàn)重復(fù)發(fā)出問(wèn)題商品，而且這種情況還會(huì)導(dǎo)致倉(cāng)庫(kù)中會(huì)留有大量殘次機(jī)，最后無(wú)法修理。給公司帶來(lái)不必要的損失。

解決的方法：如果有條件的化加強(qiáng)串號(hào)管理一機(jī)一號(hào)，設(shè)備一旦掃碼出貨如需退回倉(cāng)庫(kù)必須經(jīng)專門人審核否則無(wú)法將曾經(jīng)錄入的串號(hào)再次錄入系統(tǒng)。同時(shí)設(shè)置殘機(jī)庫(kù)由專人負(fù)責(zé)審查，對(duì)問(wèn)題商品及時(shí)與廠家聯(lián)系處理，如因個(gè)人原因、將出具的檢測(cè)報(bào)告提供給相關(guān)部門處理，當(dāng)設(shè)備檢測(cè)合格，由殘機(jī)庫(kù)轉(zhuǎn)入正常倉(cāng)庫(kù)。

三、如何加強(qiáng)連鎖門店的存貨管理

連鎖店因銷售的需要往往也配有一定的真機(jī)庫(kù)存，當(dāng)連鎖店數(shù)目比較多總的庫(kù)存量也很大，連鎖店的情況通常比較復(fù)雜，有些大的連鎖門店可以配備專門的庫(kù)管，很多小的連鎖店很難有條件配備專門的庫(kù)管，而且服務(wù)行業(yè)一般全年無(wú)休，在人員調(diào)配上也比較麻煩。在連鎖店庫(kù)存管理上首先應(yīng)該嚴(yán)控實(shí)際庫(kù)存，開單必須提貨，如果需要延期提貨的，門店貨物需發(fā)回總庫(kù)由總庫(kù)配送，這樣處理主要可以盡量減少門店私自囤積暢銷機(jī)型，有些門店為了自身利益需要防止其他門店調(diào)貨會(huì)開一些虛假銷貨單，來(lái)占用一批暢銷機(jī)型，當(dāng)實(shí)際銷售發(fā)生時(shí)再做退單處理。這種情況會(huì)導(dǎo)致本來(lái)是暢銷機(jī)型的由于此種情況最后變成了滯銷機(jī)型，給單位帶來(lái)很大的損失。其次在門店倉(cāng)庫(kù)管理中門店之間的調(diào)貨，必須在ERP系統(tǒng)中開具調(diào)撥單并由財(cái)務(wù)中心進(jìn)行審批。最后每月定期盤點(diǎn)，對(duì)ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與實(shí)際數(shù)有差異的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)對(duì)差異情況找出差異原因。

四、關(guān)于存貨中滯銷機(jī)型的管理

關(guān)于公司存貨中滯銷機(jī)管理工作，這些工作往往很多企業(yè)容易忽視，現(xiàn)在很多企業(yè)過(guò)多的關(guān)注銷量和回款，往往不太注重這方面的工作，其實(shí)目前零售行業(yè)很多成本都很透明，企業(yè)如何能具有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，關(guān)鍵往往就在這些細(xì)節(jié)上，存貨中的滯銷機(jī)不僅占用了庫(kù)存還占用了資金，資金的籌集往往都是有成本的，所以建議平時(shí)在存貨管理中關(guān)注滯銷機(jī)型，按庫(kù)齡時(shí)間進(jìn)行分類匯總，對(duì)于已納入滯銷的機(jī)型定期向企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)匯報(bào)，便于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)制定出相應(yīng)的促銷政策或銷售激勵(lì)政策來(lái)消化此類存貨，提高資金的利用率。同時(shí)所提供的滯銷機(jī)型資料可以為采購(gòu)管理提供分析數(shù)據(jù)，提高和改進(jìn)采購(gòu)工作。

五、加強(qiáng)存貨管理相關(guān)人員的考核管理

通過(guò)建立健全存貨管理考核制度來(lái)規(guī)范存貨管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲政策，比如對(duì)門店存貨進(jìn)行有針對(duì)性的抽盤，對(duì)某一型號(hào)進(jìn)行相對(duì)細(xì)致的檢查，對(duì)抽查結(jié)果無(wú)誤的門店和相關(guān)人員給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于有問(wèn)題的相關(guān)人員追究責(zé)任并給予相應(yīng)的懲罰，這樣既可以提高員工配合檢查的積極性同時(shí)也能加強(qiáng)平時(shí)工作的責(zé)任心。

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