檔案編研工作探討

郭桂玲

石家莊鐵路運(yùn)輸學(xué)校

檔案編研工作探討

郭桂玲

石家莊鐵路運(yùn)輸學(xué)校

創(chuàng)新工作人員考評(píng)機(jī)制。在大多的情況下，機(jī)關(guān)對(duì)于檔案管理人員的考評(píng)機(jī)制與其它的技術(shù)和管理人員，并沒有單獨(dú)的標(biāo)準(zhǔn)。這種機(jī)制對(duì)于其它人或許有利，它會(huì)將這種“利”直接轉(zhuǎn)化成工作鉆研和管理的激勵(lì)，使其能夠更加投入的進(jìn)行工作。不過，對(duì)于檔案管理人員而言，檔案管理工作很少涉及到研究的領(lǐng)域，很少能夠在日常生活中得到突破性的創(chuàng)新，長(zhǎng)期的傳統(tǒng)思想在某種程度上得到了束縛，還有重要的一點(diǎn)是，檔案管理工作主要是以服務(wù)性質(zhì)為主，利用同一標(biāo)準(zhǔn)對(duì)待不同類型工作的職員，有所欠缺，這樣對(duì)于檔案管理人員的積極性是一個(gè)很大的壓制。因此機(jī)關(guān)需要在考評(píng)機(jī)制上有所創(chuàng)新，這樣可以在一定程度上激發(fā)他們的積極性。

文獻(xiàn)編研；現(xiàn)代化；管理制度

一、檔案文獻(xiàn)編研工作的意義和作用

1.檔案文獻(xiàn)編研是開發(fā)利用檔案資源的有效方法。檔案文獻(xiàn)的提供利用，一般是采取利用者登門查閱的方式進(jìn)行的。這種傳統(tǒng)的提供利用方式，雖然利用者可以看到檔案文獻(xiàn)的原件，但由于受地點(diǎn)、時(shí)間等條件的限制，加上案卷繁多、查閱不便，所以往往不能及時(shí)地利用，而且會(huì)使利用者飽受往返奔波之苦、大海撈針之難。檔案文獻(xiàn)編研工作則可以克服這種弊端，打破以往檔案“養(yǎng)在深閨人不識(shí)”的局面。較好地適應(yīng)利用者的要求。

2.檔案文獻(xiàn)編研工作是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件?？茖W(xué)研究必須在有各種材料的基礎(chǔ)上進(jìn)行，特別是系統(tǒng)大規(guī)模的研究工作，更需要占有大量的資料。然而隨著社會(huì)的前進(jìn)，檔案文獻(xiàn)的數(shù)量越來越多，利用起來確有“望洋興嘆”之感。如果把這些檔案文獻(xiàn)按一定專題整理編研，就會(huì)大大方便利用，提高科研工作的速度，有利于科研成果的早日完成。

3.檔案文獻(xiàn)編研工作是保存，積累、傳播歷史典籍的重要措施。檔案文獻(xiàn)是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富。加強(qiáng)對(duì)檔案文獻(xiàn)的保護(hù)，最大限度地延長(zhǎng)檔案文獻(xiàn)的壽命，是檔案部門的重要職責(zé)，通過檔案文獻(xiàn)的編研，可以使許多重要的檔案資料復(fù)制和流傳。所以說，檔案文獻(xiàn)編研活動(dòng)又是積累和傳播知識(shí)的重要手段。

二、做好檔案文獻(xiàn)編研須重視的幾項(xiàng)工作

1.加強(qiáng)檔案資料的收集，保證歸檔材料的齊全完整。在檔案工作的起始階段，人們沒有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，難以確定、區(qū)分資料的價(jià)值，面對(duì)眾多的檔案材料，總覺的“存之無(wú)用，棄之可惜”，這是很正常的。一個(gè)單位的檔案積累了數(shù)十年之后，面對(duì)成千上萬(wàn)的檔案史料又會(huì)出現(xiàn)“存時(shí)嫌多，用時(shí)嫌少”的局面。我局在文獻(xiàn)編研和檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)，過去有些重大事件、重要活動(dòng)，既未留下文字記載，也未留下照片資料，僅憑一些老同志的回憶。但隨著時(shí)間的流逝，每個(gè)人的說法不一，這是十分令人惋惜的。還有一些重要的依據(jù)、協(xié)議查無(wú)下落，為今后土地、資產(chǎn)的處理留下后患。這些都為我們敲響了警鐘，要求我們檔案工作人員在接收檔案時(shí)，必須認(rèn)真細(xì)致地對(duì)每個(gè)單位的案卷按照職責(zé)范圍、上下級(jí)關(guān)系進(jìn)行檢查驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)補(bǔ)救。還要將社會(huì)上和個(gè)人手中散存的重要文獻(xiàn)、資料收回，并妥善保管，絕不能因現(xiàn)在的疏忽而愧于后人。

2.編制多種形式的檢索工具，為編研工作提供利用創(chuàng)造條件。編制檢索工具與開發(fā)利用工作的關(guān)系極大。搞檔案文獻(xiàn)編研，也需要摸清庫(kù)存，了解家底，全面地掌握檔案情況。在檔案數(shù)量不斷增多、類型多種多樣、內(nèi)容豐富的情況下，如果沒有多種形式檔案檢索工具，不僅查找效率低，而且常常查不準(zhǔn)，查不全，甚至有的檔案找不出來。所以，我們應(yīng)該及時(shí)的整理保管好文件，更重要的是熟悉業(yè)務(wù)，多做些索引、目錄，使利用查找方便”。

3.充分發(fā)揮檔案工作人員的優(yōu)勢(shì)，積極開展檔案加工利用。檔案人員比較熟悉本單位庫(kù)存檔案的情況，要注意發(fā)揮這種優(yōu)勢(shì)，挖掘檔案信息，搞好檔案文獻(xiàn)編研，為利用著提供系統(tǒng)的史料。過去檔案工作側(cè)重于對(duì)檔案的整理和保管，對(duì)利用檔案進(jìn)行研究卻不多。實(shí)際上，在這方面檔案工作人員是近水樓臺(tái)，得天獨(dú)厚。他們開展檔案文獻(xiàn)編研工作，不但是檔案工作的一項(xiàng)基本內(nèi)容，也是科學(xué)研究的一支生力軍。通過對(duì)檔案文獻(xiàn)的編研工作，還可以摸清檔案的保管情況、改進(jìn)管理，提出理論與實(shí)踐的依據(jù)。

4.積極采用現(xiàn)代技術(shù)，全面提高管理水平。以電子技術(shù)和信息處理技術(shù)為代表的現(xiàn)代辦公技術(shù)，使人們的工作、生活方式發(fā)生重大變化。盡管現(xiàn)在預(yù)言告別紙和筆還為時(shí)過早，但檔案工作將是受到影響最為顯著的行業(yè)之一。現(xiàn)在相當(dāng)數(shù)量的檔案部門的工作仍停留在“錐子、剪子、線繩子”階段，由此產(chǎn)生的存量大，效率低，檢索困難等問題會(huì)越來越突出。目前，人們對(duì)檔案的利用需求是多方面的而且一次利用檔案數(shù)量擴(kuò)大，時(shí)效性、專題性、準(zhǔn)確性要求提高，依靠傳統(tǒng)的手工檢索方式已不能滿足社會(huì)的需要。如采用計(jì)算機(jī)編目檢索技術(shù)、計(jì)算機(jī)尖端技術(shù)。以及相應(yīng)的服務(wù)方式，必將大大減輕檔案管理人員的勞動(dòng)，提高效率。只有檔案工作現(xiàn)代化，才能從根本上解決檔案利用方式、方法與社會(huì)利用之間矛盾，更好地使其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力以服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。

三、創(chuàng)新檔案搜集管理制度

檔案是機(jī)關(guān)處理日常事務(wù)和人事管理中形成對(duì)企業(yè)和國(guó)家有著重要保存意義的文獻(xiàn)材料。對(duì)于檔案的搜集需要有著相應(yīng)的完善制度。實(shí)現(xiàn)一個(gè)完整的檔案搜集制度需要做到三點(diǎn)。第一，在給單位中需要建立相應(yīng)的檔案信息搜集點(diǎn)，有專門的人員來負(fù)責(zé)該單位檔案信息的搜集、整理，這樣極大的加快檔案的搜集工作，并且能夠形成專門的板塊，減少檔案生成周期；第二，規(guī)范完善檔案管理過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，從檔案信息的收集、整理以及請(qǐng)對(duì)和歸檔的每個(gè)過程都要執(zhí)行相應(yīng)的規(guī)定，在主管領(lǐng)導(dǎo)的審批同意下，才能完成后續(xù)工作；第三，對(duì)于檔案搜集實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)于主動(dòng)發(fā)現(xiàn)有價(jià)值檔案的工作人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，并且積極鼓勵(lì)管理人員利用創(chuàng)新方法來實(shí)現(xiàn)檔案管理和搜集，這種鼓勵(lì)可以是精神和物質(zhì)上。只有在檔案搜集制度中不斷創(chuàng)新改進(jìn)，才能為檔案的質(zhì)量和數(shù)量保駕護(hù)航，更好的為機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展服務(wù)。