淺析職業(yè)學(xué)校檔案編研工作

淺析職業(yè)學(xué)校檔案編研工作

職業(yè)學(xué)校檔案編研工作是指將學(xué)校內(nèi)部靜態(tài)的檔案資源轉(zhuǎn)化為動態(tài)并且還可供利用的一種信息資源加工制作過程。本文簡述了職業(yè)學(xué)校中檔案編輯工作的意義和原則，并對編研工作中出現(xiàn)的不足和問題提出應(yīng)對措施。

職業(yè)學(xué)校；檔案編研；研究分析；對策

檔案信息是經(jīng)過歷代人類通過生產(chǎn)與實(shí)踐所保存、積累下來的，并以檔案的某種形式供給后人利用的重要?dú)v史文化資源。但是任何信息資源都會存在有不系統(tǒng)性、不完整性以及不準(zhǔn)確性，尤其是受到當(dāng)時當(dāng)?shù)氐囊恍v史局限性或者技術(shù)性的影響，再加上對未來變化和需要預(yù)測不足等原因，使得學(xué)?，F(xiàn)有教學(xué)檔案、學(xué)生檔案等資源可能難以滿足編研課題的需要。

一、職業(yè)學(xué)校檔案編研工作的意義

編研工作是檔案利用工作的重要組成部分，是學(xué)校檔案部門系統(tǒng)、廣泛地向社會提供利用服務(wù)的一項重要的基礎(chǔ)性工作。有了編研工作，才能通過主動提供檔案的編研成果，直接服務(wù)于社會各項事業(yè)，有助于推動和促進(jìn)地方人文歷史、社會科學(xué)的研究。編研工作是保護(hù)檔案史料、方便利用的有效措施。檔案大部分為孤本，在開展利用服務(wù)時，老是把原件提供利用，容易破損，影響檔案的壽命。以編寫檔案史料的方式提供利用，可以避免檔案原件的重復(fù)使用，減少磨損，從而延長檔案的壽命。也能使這些資料長久保存，便于后人利用。

而只有做好檔案的服務(wù)和推廣，才有檔案服務(wù)的需求，檔案也才有生命力。檔案的編研成果具有存史、資政、文化功能外，其教化功能更為明顯。并且職業(yè)學(xué)校中還有很多彌足珍貴的學(xué)校歷史資料，還有學(xué)校歷代教育教學(xué)檔案等。對此，不能僅靠學(xué)校藏儲的檔案資源進(jìn)行編研工作，還需要另外的資料作補(bǔ)充。

二、職業(yè)學(xué)校檔案編研工作原則

職業(yè)學(xué)校檔案編研工作必須是在尊重學(xué)校檔案歷史價值的基礎(chǔ)上所開展的，其歷史精髓只有在合理服務(wù)現(xiàn)代以及未來學(xué)校發(fā)展，才能體現(xiàn)出其真正的自身價值，并且要體現(xiàn)出檔案編研的意義則需要其成果能有助于學(xué)校建設(shè)和社會發(fā)展才能實(shí)現(xiàn)，所以編研工作應(yīng)該具備的原則就是要堅持其服務(wù)性。

網(wǎng)絡(luò)信息化逐漸發(fā)展的今天，讓群眾的辨別能力有了更高的要求，同時還對職業(yè)學(xué)校檔案編研造成了很大威脅，一些不真實(shí)的信息很容易將群眾帶向錯誤的方向，從而對編研工作發(fā)出疑問，這就需要編研人員堅持其真實(shí)性，不能被外界所動搖。

三、職業(yè)學(xué)校檔案編研工作受影響因素及存在的問題

檔案編研是檔案開發(fā)利用的中心工作。教學(xué)檔案是指學(xué)校在教學(xué)管理與實(shí)踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體等文件材料。教學(xué)檔案是學(xué)校的主要業(yè)務(wù)檔案，是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量，反映學(xué)校人才素質(zhì)和學(xué)術(shù)水平的重要標(biāo)志之一，是學(xué)校檔案的主體和重點(diǎn)。教學(xué)檔案的編研不僅是學(xué)校開發(fā)檔案信息資源，拓展檔案信息服務(wù)的代表性工作，而且也體現(xiàn)了學(xué)校檔案工作發(fā)展的主要方向。而學(xué)生檔案也是學(xué)校主要業(yè)務(wù)檔案之一，因?yàn)閷W(xué)生作為學(xué)校的一個主體，一份學(xué)生檔案就代表著一名學(xué)生的身份，學(xué)校教學(xué)始終是圍繞學(xué)生進(jìn)行的，學(xué)生檔案是作為教學(xué)管理中產(chǎn)生的材料最主要成分，反映了學(xué)校的發(fā)展和教學(xué)質(zhì)量程度，因此，學(xué)生檔案是檔案中必要存檔且編研的組成部分。但是在學(xué)校編研工作中，重收藏保管，輕編研，教學(xué)檔案“缺編少研”或者“有編無研”，更是一種比較普遍的現(xiàn)象。

（一）缺乏組織領(lǐng)導(dǎo)

檔案編研工作很難受到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，因此在編研工作中投入的人力物力和管理十分不足，造成了編研工作沒有整體的目標(biāo)、規(guī)劃、計劃和分工，讓檔案編研工作始終處在自發(fā)狀態(tài)中，讓其完全依賴于檔案編研人員自身力量以及自覺行為上面，最終導(dǎo)致學(xué)校檔案編研總體水平偏低。

（二）缺乏理論指導(dǎo)和創(chuàng)新

編研人員在進(jìn)行檔案編研的時候大都是從編寫參考工具、資料入手，編研如文件匯編、大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革等基礎(chǔ)性材料，“編”的部分多，但是“研”的成果少。教學(xué)檔案編研的問題更為突出，由于普遍缺乏教學(xué)檔案編研理論指導(dǎo)和工作經(jīng)驗(yàn)的交流借鑒，工作難度也較大，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案的編研工作缺乏創(chuàng)新，涉及面窄，影響了檔案的開發(fā)利用，在學(xué)生檔案的編研工作也是如此。

（三）檔案編研人才匱乏

學(xué)校檔案編研要求擁有教學(xué)理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)以及檔案管理知識的人才，這是提高檔案編研工作水平的前提和基礎(chǔ)，其學(xué)生檔案編研也需要有見解、有長遠(yuǎn)目光的人員才能讓其有編研價值。但是，由于大多數(shù)單位檔案管理人員專業(yè)知識結(jié)構(gòu)單一，并且由于編制所限，中小規(guī)模的學(xué)校甚至沒有專職的檔案管理人員，更談不上專職編研人員。缺乏編研方面的人才，致使檔案編研人力極其不足。

（四）編研題材難以滿足教學(xué)教研的需要

教學(xué)檔案編研的題材往往比較簡單，只是教學(xué)數(shù)據(jù)匯總，或者是一些優(yōu)秀師生、特色專業(yè)介紹性材料，教研成果的匯編或列表等等，立意淺，特別是二次、三次文獻(xiàn)編研水平較低，缺乏檔案的研究性結(jié)果。而且學(xué)生檔案的編研形式也很單一，就是成績和學(xué)生的一些基礎(chǔ)信息，并沒有實(shí)質(zhì)性能體現(xiàn)出當(dāng)時教學(xué)和學(xué)校發(fā)展相關(guān)聯(lián)的重要信息,并不能為教研提供有效的信息。同時也因?yàn)檫@些檔案的存儲量十分大，還是會出現(xiàn)遺失或者遺漏的現(xiàn)象。

（五）編研內(nèi)容空洞

檔案編研工作不僅僅是要保持學(xué)校檔案管理的安全有序，還要保證整理的檔案資料能夠有條不紊，但是對于現(xiàn)在很多職業(yè)學(xué)校來說，檔案的編研工作還是僅限在基礎(chǔ)數(shù)字匯編等內(nèi)容上，忽略了對教學(xué)檔案、學(xué)生檔案的研究，并且隨著信息時代的到來也沒有做出相應(yīng)的變革，導(dǎo)致編研內(nèi)容沒有得到新的突破。

（六）學(xué)校因素

一些學(xué)校在檔案資料并不齊全，而且對應(yīng)的檔案室內(nèi)的相關(guān)設(shè)施也不完善，并沒有將檔案編研的重要性了解清楚，進(jìn)而沒有將檔案工作放到應(yīng)有的工作高度上，因此對檔案工作的要求也就并不高，對其工作人員的要求甚至是只要懂得使用電腦的非專業(yè)人員即可，進(jìn)一步導(dǎo)致學(xué)校編研工作質(zhì)量得不到提升。

四、職業(yè)學(xué)校檔案編研工作應(yīng)對新舉措

發(fā)展學(xué)校檔案編研工作，也就是為了提高檔案編研工作質(zhì)量和水平。檔案工作要得到重視才能得到發(fā)展，而這種發(fā)展很大程度上取決于檔案服務(wù)的需求。

（一）堅持理論和方法的創(chuàng)新

任何實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新都是在理論創(chuàng)新基礎(chǔ)上所建立的，理論的創(chuàng)新一旦離開了，那么就只能談方法的創(chuàng)新與改進(jìn)，但工作效果畢竟是有限的，很難對事物的發(fā)展起到真正促進(jìn)作用。所以，學(xué)校檔案編研工作應(yīng)該解放思想，拓寬思路，敢于創(chuàng)新，將研究深入到教學(xué)的各個領(lǐng)域，應(yīng)該從更高的層面去分析檔案編研在對教育教學(xué)改革進(jìn)程中的作用。通過理論創(chuàng)新，提高工作人員對檔案編研工作的認(rèn)識，并對其具體工作方法進(jìn)行創(chuàng)新指導(dǎo)，然后在工作實(shí)踐中獲取總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高理論水平，達(dá)到工作的良性循環(huán)。

（二）加大組織和領(lǐng)導(dǎo)檔案編研工作的力度

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視和支持檔案編研工作，這種重視和支持不能僅停留在計劃和目標(biāo)上，要切實(shí)了解學(xué)校編研工作的實(shí)際情況，將教學(xué)檔案編研工作納入到教學(xué)和教研工作中，也將學(xué)生檔案編研工作納入到學(xué)校和教學(xué)發(fā)展目標(biāo)中，定期進(jìn)行組織研討交流，討論編研工作的目標(biāo)、計劃和選題，讓編研工作更能適應(yīng)學(xué)校發(fā)展形勢，為教學(xué)和學(xué)校提供發(fā)展基礎(chǔ)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要為編研工作創(chuàng)設(shè)良好的外部條件，為檔案編研發(fā)展出適當(dāng)?shù)男麄黝I(lǐng)地，保證編研工作能正常開展。對于大多數(shù)職業(yè)學(xué)校來說，都面臨著發(fā)展、資金、生源、人員編制等難以解決的基本問題，要去關(guān)注檔案編研問題，有些勉為其難。但是要想解決這個矛盾，必須對于檔案編研工作在促進(jìn)學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展方面所起的作用有深刻的認(rèn)識。

（三）健全檔案編研工作規(guī)章制度

學(xué)校檔案編研工作應(yīng)該形成固有的規(guī)章制度，包括指定出相關(guān)責(zé)任部門以及部門責(zé)任人，并且要定期檢查工作和研討編研題材，對其編研工作內(nèi)容、質(zhì)量和利用情況制定標(biāo)準(zhǔn)，以對其編研材料的實(shí)用性以及價值進(jìn)行評估，并獎勵其編研工作優(yōu)秀的人員，形成獎懲機(jī)制，以此激勵編研人員積極創(chuàng)新的工作意愿。

（四）合理應(yīng)用信息化技術(shù)

同時還要重視使用現(xiàn)代信息化技術(shù)手段進(jìn)行檔案編研，重視信息化教學(xué)手段的題材，適應(yīng)教學(xué)技術(shù)現(xiàn)代化的需要。讓學(xué)校檔案編研工作打破傳統(tǒng)單一利用文字檔案的狀況，編研人員要善于利用各種載體形式的檔案以及相關(guān)資料，并從中提取出編研信息。首先建立學(xué)校教學(xué)檔案和學(xué)生檔案資源建設(shè)，將學(xué)校檔案的特色充分體現(xiàn)出來，優(yōu)化學(xué)校檔案儲藏結(jié)構(gòu)，并加強(qiáng)檔案資料收集工作，保證歸檔材料完整齊全。并在網(wǎng)絡(luò)上要提高檔案服務(wù)質(zhì)量，將關(guān)注點(diǎn)集中在利用檔案資源方面，讓學(xué)校檔案編研成果得到利用，體現(xiàn)編研工作價值，以及促進(jìn)學(xué)校教育建設(shè)和發(fā)展。

（五）提高檔案編研人員綜合素質(zhì)

學(xué)校編研工作不僅僅需要領(lǐng)導(dǎo)的重視、工作內(nèi)容和路徑的創(chuàng)新，更需要編研人員專業(yè)素質(zhì)的支持，學(xué)校檔案編研工作逐漸開始發(fā)展，編研人員的觀念理應(yīng)得到革新，不能局限在傳統(tǒng)觀念和現(xiàn)有編研水平上，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，逐漸提升自身知識水平，以此適應(yīng)檔案事業(yè)日新月異的發(fā)展形勢。

五、結(jié)束語

發(fā)揮學(xué)校檔案編研服務(wù)的作用，以此適應(yīng)教育改革形勢的需要。檔案編研工作是學(xué)校教育教學(xué)管理和檔案管理的“上層建筑”，隨著社會不斷進(jìn)步，教育教學(xué)改革的深入，對學(xué)校檔案信息資源的需求也日趨增大，所以職業(yè)學(xué)校檔案編研工作應(yīng)該逐步提高編研工作的質(zhì)量和水平，更好地促進(jìn)學(xué)校教育發(fā)展，為教學(xué)服務(wù)，進(jìn)一步提高學(xué)校教育水平。

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