淺談醫(yī)院文件歸檔前的預處理

淺談醫(yī)院文件歸檔前的預處理

本文從醫(yī)院辦公室所需存檔文件五花八門、種類繁多、載體多樣化等管理混亂中發(fā)現(xiàn)的問題、解決的辦法來闡述現(xiàn)階段醫(yī)院文件管理的預處理新流程、新方法。

醫(yī)院文件；歸檔前；預處理

隨著醫(yī)院的規(guī)模的不斷擴大，尤其是通過三級甲等醫(yī)院的評審后，各項管理已經(jīng)逐步規(guī)范，為了加強痕跡管理，各種各樣的文件資料出現(xiàn)，導致需要存檔文件的大量堆放，需要重要文件翻閱時，又是要花費很多時間來找或者是找不到，所以，急需建立一個系統(tǒng)的歸檔前文件預處理流程，以提高文件歸檔效率，便于急需時順利查找。

一、現(xiàn)階段存在的問題

（一）文件種類繁多，載體多樣化

三級甲等醫(yī)院順利通過評審后，隨著醫(yī)院信息一體化系統(tǒng)的應用，提高了醫(yī)院的運行速度，也增加了種類繁多的歸檔資料，載體處理傳統(tǒng)紙質(zhì)，更多的是電子文件的歸檔，這對醫(yī)院的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。歸檔文件不僅包括臨床、各職能科室以及各種醫(yī)療活動中形成的文件資料。

（二）對歸檔前文件的管理混亂

由于醫(yī)院現(xiàn)沒有對歸檔前文件的管理制度，沒有系統(tǒng)的、詳細的分類標準，存在歸檔資料堆放混亂，分類不清，未按順序標號、存放位置不集中等現(xiàn)象，亟待解決，經(jīng)常出現(xiàn)領導要尋找時文件翻多遍后仍舊找不到的情況出現(xiàn)。

（三）未能及時調(diào)整歸檔范圍

隨著醫(yī)院改革的不斷發(fā)展，尤其是通過等級醫(yī)院的評審，醫(yī)院沒有及時調(diào)整《醫(yī)院文件歸檔范圍與不歸檔范圍》和修訂《醫(yī)院文件資料保管期限表》，完善各項新的檔案管理制度。

（四）缺乏對檔案專業(yè)人員的培養(yǎng)和激勵機制

醫(yī)院設置的一般都是兼職歸檔人員，往往注重自身本職工作技能的培養(yǎng)，主要精力放在主要工作上，缺乏對檔案新知識、新理念的學習，不能把心思用在檔案管理的鉆研上，再加上醫(yī)院也沒有針對檔案管理的責任目標考核機制和激勵機制，就不能充分調(diào)動歸檔人員的主觀能動性。

二、解決的辦法

（一）完善歸檔文件的保存

一般情況下，打印出來的紙質(zhì)文件一式三份，一份歸檔，一份用作文件匯編，一份用于日常查詢。電子文件應用一次寫入式光盤、磁帶等較安全存儲載體歸檔三套，一份歸檔（光盤），一份提供日常利用服務（移動硬盤），一份異地保存（光盤）。電子文件的光盤要注意定期轉錄。醫(yī)院嚴格按照以上的相關規(guī)定進行歸檔文件的保存。

（二）規(guī)范歸檔文件的分類

醫(yī)院采用“年度—機構（問題）—保管期限”三級分類法，根據(jù)醫(yī)院的實際情況，針對專門的事件增加已專門事件命名的專門檔案，例如崗位設置、等級醫(yī)院評審、附屬醫(yī)院申報、劇毒化學品移交、醫(yī)療服務共同體老撾合作等。醫(yī)院辦公室根據(jù)具體的分類設置分類抽屜，并進行詳細標注。醫(yī)院辦公室收到歸檔文件后，先對預歸檔文件根據(jù)以上的分類方法進行預分類，然后進行分類后登記，按照時間順序進行編號，放分類抽屜進行預處理后等待年后進行歸檔。

（三）及時整理立卷辦畢文件

1.由醫(yī)院辦公室立卷。因為文件是由辦公室辦理的，辦公室最了解文書的形成原因、運轉情況、實際效用，也最了解文件之間的內(nèi)在聯(lián)系和各種文書的保存價值，最清楚文件的去向和收回情況，由醫(yī)院辦公室立卷有利于提高整理的質(zhì)量和工作的效率。2.文件在本部門隨時歸卷，這樣可以防止文件散失，有利于文件的保管，有利于歸檔文件材料的齊全、完整和保密。3.醫(yī)院辦公室暫存當年文件，有利于查閱和利用當年的文件。由醫(yī)院辦公室立卷，文書材料可以在本部門放一年，可供工作需要時隨時查閱。

（四）做好平時歸卷工作，保證文件材料的齊全完整

根據(jù)醫(yī)院現(xiàn)有的立卷類目，堅持做好平時歸卷工作。1.對本部門形成的文件材料根據(jù)條例的要求,逐一鑒別、分類、收集整理,最終歸檔。2.平時歸卷。依照已經(jīng)編制好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件材料隨時按類目上的有關條款歸入已經(jīng)設置好的分類抽屜內(nèi)進行預保存。這樣，有利于保持文件材料之間的聯(lián)系，保證歸檔文件材料的齊全完整。平時還要根據(jù)形成文件材料的實際情況，隨時修改或增補立卷類目的有關條款。

（五）檢查文件的收集情況，做好年終歸檔移交工作

對已收集的文件進行一次全面檢查，收集不齊全、不完整的要做進一步的補充和完善。1.檢查文件是否齊全。如醫(yī)院重要文件的批復與請示，正本與副本，原件與復印件。2.檢查文件是否屬于本單位歸檔的范圍。按“凡是反映本單位職能活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍”的規(guī)定，不屬于醫(yī)院歸卷范圍的應剔出；同時，還要看是否屬于本年度的，不屬于本年度的應轉出歸入相應的年度。3.檢查卷內(nèi)文件是否有一定的聯(lián)系。相聯(lián)系的要歸到一塊。

（六）建立醫(yī)院檔案管理責任目標考核制度和激勵機制

綜合檔案室根據(jù)歸檔文件的職能部門簽訂檔案責任目標書，注明需歸檔的的文件范圍，時間期限，以及保管期限，可以做到的程度，要求各職能部門指定專人負責，相應的獎懲標準，建立醫(yī)院檔案管理責任目標考核制度。

醫(yī)院應該針對將檔案管理人員納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃當中，注重平時的學習機會，鼓勵檔案管理人員的職稱晉升，制定檔案管理人員的培訓計劃，也適當?shù)剡M行崗位設置，升降有根據(jù)，建立一套完善的檔案管理人員的激勵機制。

希望通過以上幾個環(huán)節(jié)的調(diào)整，醫(yī)院歸檔前文件的預處理可以基本到位，減少歸檔整理時間，提高檔案運行速度，以促進醫(yī)院各個方面的全面發(fā)展。