測繪工程檔案中質量控制的重要性淺析

測繪工程檔案中質量控制的重要性淺析

隨著經濟的迅速發(fā)展，測繪行業(yè)所發(fā)揮的作用越來越大，各行各業(yè)也越來越依賴測繪相關的信息資料。要加強對測繪工程檔案的工作流程方面進行規(guī)劃，結合計算機技術，開展檔案信息化工作，開發(fā)有效的檔案質量監(jiān)控和檢審工具軟件，實現(xiàn)檔案的電子化和網絡化，質量監(jiān)控和審核智能化是當前從事檔案工作重要的課題。

測繪工程；檔案；質量控制；信息化

一、測繪工程檔案的基本情況

（一）雙套制歸檔是檔案的基本標準之一，此外，紙質材料以及電子文件也是測繪工程檔案中所必須包含的東西

1.高程控制、平面控制以及圖根資料相關的原始的計算資料以及觀測記錄，包括與之相對應的電子文件，都屬于紙質的、責任人親筆簽署的觀測計算資料的范疇。

2.評分表、檢查記錄等都是沒有電子文件與之對應的文件，這些也屬于需要責任人親筆簽署的工程質量相關的審查檢閱記錄。

3.與成果報告、成果圖件以及成果表相關的原件、電子文件以及電子記錄。

4.技術設計書、變更記錄表、技術總結、控制網圖、技術設計書、作業(yè)說明以及協(xié)議或合同等，都屬于工程輔助性的電子文件與紙質資料的范疇。

（二）檔案特點

測試新技術和新設備的普遍應用是當前我國測繪行業(yè)的一個發(fā)展趨勢，也正是因為這樣的發(fā)展趨勢，帶動我國測繪行業(yè)在工作成果與作業(yè)方式方面發(fā)生了天翻地覆的變化，所以，帶動了測繪相關的工程檔案工作巨大的改變。

1.測繪工程檔案材料由紙質材料向電子文件轉化。

2.信息技術發(fā)展使檔案集成化程度提高，節(jié)省了大量實際空間。

3.由于測繪工程檔案在利用率非常高，它的利用由人工檢索使用轉變?yōu)橛嬎銠C網絡服務，速度更快，效率也更高。

二、測繪工程檔案管理的基本流程

從測繪工程檔案等級到測繪工程檔案的歸檔完成，要通過“任務受理→外業(yè)作業(yè)→內業(yè)處理→多重質量監(jiān)控→工程歸檔（案卷整理）→檔案質量控制→檔案資源建庫→更新基本地形圖數(shù)據庫→檔案利用”等相當復雜的過程。其實際操作過程大致如下：

1.“工程項目管理信息系統(tǒng)”在操作部門進行應用，并將其應用到初始登記等方面，項目管理流程中需添加資料登記部分。

2.外業(yè)和內業(yè)的采集處理都交由操作部門進行，并且要形成電子文件以及相關的紙質文件。經過嚴格的多重檢驗后，通過審核后方可提供給用戶，此外，還需要將原始記錄添加到檔案中。

3.檔案部門對于文件的接收屬于檔案管理流程的以部門，并且檔案部門需要針對自己所接收到的紙質和電子文件進行深入審核。

4.按照一定的標準，采用傳統(tǒng)的方法和流程進行歸檔。

5.按照測繪工程檔案制作要求，整理電子文件，將其歸入信息系統(tǒng)。

6.不同的信息元數(shù)據的權限不同，所以需要針對不同的權限通過“工程項目管理系統(tǒng)”對工程信息、案卷目錄元數(shù)據以及管理信息元數(shù)據等數(shù)據進行完善。

三、測繪工程檔案質量控制要點

業(yè)務水平以及工作經驗等因素都在造成檔案質量存在差異的原因，在深入分析測繪工程檔案的產生和流轉的過程之后，明確控制測繪工程檔案的質量的方法：

（一）控制點一——完整性和準確性

對檔案完整性和準確性的要求有: 1.紙質材料和電子文件的完整性，保證無缺漏。

2.歸檔時需要填寫的內容必須要完整和正確。

3.紙質案卷的內容是否完整，頁碼排序是否正確，與之對應的檔案目錄和備考表是不是很齊全，是否責任人的手工簽署合規(guī)和完備。部分檢查可以用信息系統(tǒng)，并將檢查記錄登記完整。

（二）控制點二——一致性

雙套制是我國測繪工程檔案當前實施的制度，經常有同檔案的紙質版和電子版的材料不一致，所以針對這一問題，可以通過如下方式進行解決：

1.工程信息與測繪工程的電子文件名要一致。

2.測繪工程的入庫文件表與歸檔文件的一致性。

3.同一測繪工程的紙質資料與電子文件必須完全相同。部分檢查可以使用軟件自動運行，并記錄檢查結果。

（三）控制點三——屬性規(guī)范性

電子檔案中需要錄入非常多的屬性信息，必須對屬性信息加以考核:

1.同一記錄重復出現(xiàn)，則必須刪除多余記錄。2.著重關注必須填寫的地方。3.日期或者總頁碼之類的格式錯誤、圖件張數(shù)，電子文件字體格式錯誤等。4.邏輯性錯誤，例如工程的開始日期比結束日期還晚，結束日期比歸檔日期還晚。5.與檔案號以及任務號相關的年度、類別以及流水號等關聯(lián)的屬性不相同，可以借助質量軟件進行檢查，并且對檢查結果進行備案。

（四）控制點四——時效性

對工作人員進行時效的規(guī)定，逾期未完成的一定要登記和對上級進行報告。操作部門所移交檔案和工作人員管理檔案的時效性都需要進行考核。

（五）控制點五——責任簽署的規(guī)范性

紙質文件上的簽署一般具有法律效力，因此簽署的正確性非常重要，主要包括簽署的格式是否正確，簽署的日期是否正確，以及各類相關人員的簽署是否齊全、位置是否正確等等。

四、總結

綜上所述，測繪工程檔案具有很高的利用價值，能夠為各行各業(yè)的生產建設提供大量的信息服務。檔案的質量管理也是一項需要長期做好的工作，對于檔案的管理方式也應該由傳統(tǒng)的人工方式轉向信息化管理方式。因此利用計算機技術開發(fā)相應的檔案管理工具軟件是迫在眉睫的一件大事。

[1]王蘇月.建設項目檔案質量控制的幾個切入點[J].中國檔案.2011.

[2]鄧迎珍.校舍安全工程檔案質量控制[J].業(yè)務縱橫.2011.12.