淺談對文書及檔案工作自動化整體管理的認識

淺談對文書及檔案工作自動化整體管理的認識

隨著我國經濟的飛速發(fā)展以及社會主義現(xiàn)代化建設的不斷完善，我國的科學技術和自動化應用水平逐年提升，在社會工作的各個方面開展自動化管理已經成為了大勢所趨。

文書；檔案；自動化；整體管理；有效性

眾所周知，我國是世界人口大國，文書數(shù)量和檔案資料都較為豐富，將計算機、互聯(lián)網等先進設施應用到自動化管理中已經成為了必然趨勢。加強管理的自動化水平，不僅能夠節(jié)約工作時間，提高工作效率，使工作內容變得一目了然，還有助于提升文書和檔案資料查詢的速度，其整體的自動化水平也成為了衡量相關單位整體實力的重要指標。雖然近年來，我國檔案管理部門和文書保管單位已經逐漸意識到了自動化整體管理工作對單位發(fā)展的重要意義，并不斷加大資金投入數(shù)量，引進先進設備，使工作效率有了明顯的提升。但是其與發(fā)達國家相比，文書及檔案工作自動化整體管理的水平仍處于落后階段，很多工作人員和單位領導對其的認識也較為片面。為了改變這一現(xiàn)狀，切實提升文書和檔案管理工作的工作效率，相關單位一定要明確了解自動化整體管理的重要意義，并找到行之有效的對策提升管理的自動化水平，為我國文書和檔案管理工作的進一步發(fā)展奠定堅實的基礎。

文書和檔案管理工作一直以來都是我國資料管理中的重點項目，以往的文書檔案管理工作大多為人工手動管理，這不僅對管理人員的素質能力具有較高的要求，而且不利于工作效率的提升，且管理工作容易出現(xiàn)混亂局面，導致資料丟失。文書工作自動化是利用計算機對文件進行處理的方法，檔案工作自動化則是利用計算機對檔案實施的管理，兩者具有一致性，有緊密的聯(lián)系，是不可分割的整體。如何實現(xiàn)文書與檔案管理工作的協(xié)調統(tǒng)一，將兩者宏觀的聯(lián)系在一起，并將它們整合在一起，就成為了工作人員探討的重點。計算機以其大容量、高速度、多種輸入輸出功能等獨有的特點，在文書和檔案管理工作中得到了非常廣泛的應用，它不僅能夠最大限度的節(jié)約空間，還能夠提高工作效率，為社會提供便捷的服務。針對這樣的現(xiàn)象，本文就以我國現(xiàn)階段文書及檔案工作自動化整體管理的實際情況為依據(jù)，簡單闡述一下將兩者整合為一個整體的必要性，并進一步分析提出行之有效的對策加強管理，提升其自動化水平，從而更好的為人民服務。

一、實現(xiàn)文書及檔案工作自動化整體管理的必要性

文書與檔案在形式和內容上都具有較強的一致性，兩者互相聯(lián)系，具有相關聯(lián)的特征。將它們整合在一起實行整體管理，有助于加強彼此的聯(lián)系，是共同發(fā)展的必然要求。

第一，文書自動化管理的對象是文件資料，也稱現(xiàn)行文件，具有現(xiàn)行效用。檔案的自動化管理則主要在于對檔案進行分類存儲和保管工作，它大多是由現(xiàn)行文件轉化而來的，同樣具有很大的價值。從本質上而言，兩者只是同一事物的不同方面，只是存在不同的表現(xiàn)形式，其根本來源是一致的。由于科學技術水平的持續(xù)提升，以計算機為首的辦公自動化軟件的產生極大的推進了文書和檔案管理工作的自動化運行，通過現(xiàn)代化設備的使用，能夠利用互聯(lián)網將兩者緊密的結合在一起，并實現(xiàn)同性質文件資料的相互轉換。以往兩者的管理工作都各自為政，工作內容重復繁雜，先進設施的優(yōu)勢無法展現(xiàn)，造成工作效率的降低，極大的浪費人力資源，實行文書和檔案的自動化整體管理也就變得更有意義。

第二，文書和檔案的自動化整體管理是滿足實踐的具體要求。計算機辦公軟件在工作中廣泛應用后，我國相關工作單位陸續(xù)開展了實踐工作，將兩者放在一起進行自動化管理和研究。經實驗發(fā)現(xiàn)，將文書和檔案整合在一起，有助于節(jié)約工作時間，減少工作人員的工作量，提高辦事效率。為了更大限度的推行這一工作，必須要進一步研究兩者的聯(lián)系內容，在文書和檔案工作的不同階段實施不同的整體自動化管理，有效利用計算機特點，擴展系統(tǒng)管理的深度和廣度，從而提升工作效率，滿足管理的高要求。

二、實現(xiàn)文書及檔案工作自動化整體管理的有效對策

我們已經清晰直觀的看到了文書與檔案工作自動化整體管理能夠實施的必然原因。為了進一步擴大這一優(yōu)勢，提升工作效率，節(jié)約時間，做好資料檔案的保管工作，一定要結合實際，找到切實可行的對策將兩者有機結合起來，從而提升工作質量。

（一）構建專門的自動化管理機構，加強領導

實現(xiàn)文書和檔案的自動化整體管理不是一個簡單的過程，其在具體工作中也是分系統(tǒng)進行的，只有建立單獨的機構，派專門人員進行管理，才能最大限度的發(fā)揮辦公自動化的優(yōu)勢。因此，國家要組織建立一個專門的機構組織建設和協(xié)調管理，頒布工作準則和規(guī)章制度，結合地方工作的實際確定目標。單位領導也要加強管理，發(fā)揮領導的巨大作用，定期組織宣傳，完善總體設計方針，保證工作協(xié)調進行。

（二）做好自動化整體管理的事前準備工作

眾所周知，我國文書和檔案管理工作涉及到的內容較多，自動化整體管理是一項復雜的工程，想要保證自動化整體管理的科學進行，就一定要做好事前準備工作。對文書和檔案進行科學分類，對資料進行分析、加工、組織、處理，將數(shù)據(jù)準確錄入到計算機中，做好標注和目錄。在錄入過程中還要了解文書和檔案的具體形式，做好分類號、主題詞等的撰寫工作，為以后的整體管理提供保障。

（三）加強自動化整體管理培訓工作

文書和檔案工作的自動化整體管理是與計算機緊密結合的工作事項，它對相關工作者具有很高的技術要求，人們在掌握計算機基本應用和辦公室軟件的基礎上，還要能夠準確操作，實現(xiàn)有效的開發(fā)和利用。對此，相關工作單位要聘請具有較高計算機水平和能力的人員進入崗位進行上崗，并做好崗前培訓，提高他們的技術能力。另外，管理人員自身也要明確工作的重要意義，加強學習，利用業(yè)余時間不斷完善自我，提升自己的操作水平。

（四）實現(xiàn)文書工作自動化與檔案工作自動化的協(xié)調統(tǒng)一

文書與檔案具有較高的一致性，但兩者還是存在著很大的差異，實現(xiàn)兩者的自動化整體管理并非易事，僅僅依靠一個部門、一種管理形式是遠遠不夠的。因此，各單位要保證文書檔案自動化管理各個子系統(tǒng)工作能夠實現(xiàn)協(xié)調配合，做好技術控制工作，使兩者的硬件、軟件達到統(tǒng)一標準。與此同時，還要重視文書工作的標準化作業(yè)，實施統(tǒng)一的格式規(guī)范，減少錯誤發(fā)生的幾率，并加強監(jiān)管和檢測工作，確保兩者協(xié)調統(tǒng)一發(fā)展。

三、結束語

總而言之，文書與檔案具有很高的協(xié)調一致性，在對兩者實施資料管理時也存在統(tǒng)一性。隨著計算機、辦公室軟件的廣泛應用，實現(xiàn)文書、檔案工作的自動化整體管理就成為了大勢所趨。它能夠減少以往單獨作業(yè)浪費時間的缺陷，提升工作效率，使資料的管理更加便捷。當然這一目標的實現(xiàn)不是簡單的過程，相關單位一定要結合實際，對數(shù)據(jù)進行精準分析，做好事前準備工作，并提升工作人員的技術水平，統(tǒng)籌發(fā)展，為自動化整體管理的有效實施作鋪墊。

[1]吳艾萍,王瑞林.地縣級機關檔案工作改革思辯——兼論建立檔案文件管理中心的可行性[J].檔案管理,1993,04:5-8.

[2]張筑.高校文書檔案一體化管理芻議[J].貴州民族學院學報(哲學社會科學版),2000,S1: 127-128.

[3]鄭緒霞.文書檔案自動化管理系統(tǒng)工作流程及其環(huán)節(jié)[J].黑龍江科技信息,2012,13:106.

[4]張秀蕓.自動化管理系統(tǒng)在文書檔案工作中的運用[J].黑龍江科技信息,2013,06:124.

[5]李亞清,李冬梅.文書檔案管理自動化探討[J].黑龍江檔案,2001,02:27.

[6]馬玉英.關于文書檔案管理辦公自動化應用的幾點思考[J].黑龍江科技信息,2011,29:134.