淺談中小學(xué)電子注冊學(xué)籍檔案管理之我見

淺談中小學(xué)電子注冊學(xué)籍檔案管理之我見

2013年9月1日，全國首部《中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》正式實施，標志著我國開始建立統(tǒng)一的中小學(xué)生學(xué)籍管理制度。本文探索電子學(xué)籍檔案特性和重要性，以及在實際工作中所遇到的問題，提出解決問題的辦法。

電子學(xué)籍檔案；特性；重要性；管理現(xiàn)狀；改進和設(shè)想

2013年9月1日，全國首部“中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法”（以下簡稱“辦法”）正式實施，標志著我國已經(jīng)開始建立了小學(xué)和中學(xué)的統(tǒng)一學(xué)籍管理制度。2010年起本市已全面實施電子學(xué)籍平臺工作，電子學(xué)籍是基于平臺生成的、運行包含學(xué)生基本信息、健康管理、體質(zhì)監(jiān)測、文化素質(zhì)、道德記錄、學(xué)籍管理等電子文檔。如何管理好電子注冊學(xué)籍檔案也成為了學(xué)校檔案工作的新課題。

一、電子注冊學(xué)籍檔案的特殊性

電子注冊學(xué)籍檔案形成的特殊性，它不同于原始紙質(zhì)的學(xué)籍檔案，它是在學(xué)生綜合評價系統(tǒng)中構(gòu)建、運行，包含學(xué)生基本信息、以及學(xué)業(yè)成績、道德記錄、預(yù)防接種信息、體質(zhì)健康等學(xué)生成長記錄的電子文件信息，因此對電子學(xué)籍的管理也將不同于紙質(zhì)學(xué)籍，紙質(zhì)學(xué)籍的歸檔管理是在文書處理完畢后，檔案員把具有保存價值的學(xué)籍文件按一定規(guī)律有意識地保存起來。而電子學(xué)籍檔案在電子文件形成之初時就應(yīng)進行管理，而不是等學(xué)籍檔案處理完畢后才進成歸檔。這是一個全面的、系統(tǒng)的、優(yōu)化思想的縮影，同時也確保電子文檔完整的安全性，可讀性和真實有效的長期戰(zhàn)略。

因此電子注冊學(xué)籍檔案應(yīng)該填寫的完整和詳細。比如按照“辦法”第七條第二款詳細規(guī)定了學(xué)生學(xué)籍檔案應(yīng)包括：以學(xué)校為基礎(chǔ)信息和變動情況信息；學(xué)生信息證明；綜合素質(zhì)發(fā)展報告；體質(zhì)健康測試和體檢信息；預(yù)防接種信息；在校期間的獲獎信息；享受資助的信息；省級教育行政部門規(guī)定的其他信息和材料等七個方面的問題。

二、電子注冊學(xué)籍檔案的重要性

1.全國統(tǒng)一的學(xué)生信息管理系統(tǒng)建立后,為每個學(xué)生生成全國唯一的電子注冊學(xué)籍檔案，用信息網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控的辦法全程跟蹤每個孩子從入學(xué)的電子學(xué)籍注冊、轉(zhuǎn)學(xué)異動情況、畢業(yè)升級到大學(xué)畢業(yè)乃至今后的繼續(xù)教育都提供依據(jù)。以達到國家教育行政部門對全國范圍內(nèi)的學(xué)生流動情況進行實時監(jiān)控與管理，為滿足各級教育行政管理部門對劃播義務(wù)教育經(jīng)費、政府資助、查處不符合學(xué)籍管理辦法的學(xué)生統(tǒng)計、學(xué)生的學(xué)籍檔案等方面，建立健全科學(xué)的教育發(fā)展觀和優(yōu)化各區(qū)縣教育資源配置提供數(shù)據(jù)上的保障。

2.電子注冊學(xué)籍檔案同傳統(tǒng)紙質(zhì)學(xué)籍檔案的利用相比，使用電子注冊學(xué)籍檔案將更有效率，更方便。首先，我國各大省份已基本實現(xiàn)了對電子注冊學(xué)籍檔案的信息共享，對不同地區(qū)利用學(xué)籍檔案提供了平臺上的支持。通過采用登錄電子學(xué)籍平臺的操作，在聯(lián)網(wǎng)的前提下，各級各類用戶均可以在平臺上查閱學(xué)生電子學(xué)籍信息，使學(xué)籍信息的共享成為現(xiàn)實。其次，電子注冊學(xué)籍檔案成為學(xué)校數(shù)字檔案室的歸檔項目之后，對于檔案員來說可以對現(xiàn)有的檔案和數(shù)學(xué)檔案進行統(tǒng)一的、有效的管理，有條件的學(xué)?？梢跃庉嫈?shù)字索引目錄，方便本校師生和領(lǐng)導(dǎo)進行查閱開展利用服務(wù)。另外，檔案員可以制作與學(xué)籍檔案相關(guān)的服務(wù)手冊，比如畢業(yè)生名冊、學(xué)籍卡、轉(zhuǎn)學(xué)異動情況表、學(xué)生獲獎情況表等，還可以為學(xué)生的學(xué)歷認證提供依據(jù)。

3.從電子學(xué)籍管理的模式上看，“辦法”第八條第二款規(guī)定“將逐步推進學(xué)籍檔案電子化，同時保留必要的紙質(zhì)檔案”。這肯定了學(xué)籍檔案電子與紙質(zhì)的雙套制管理模式。意為著每個學(xué)生都有兩套學(xué)籍檔案一套電子一套紙制，而學(xué)生的電子學(xué)籍檔案將歸入學(xué)校的數(shù)字檔案室管理。除了雙套管理模式之外，學(xué)生的電子檔案將被納入全國電子學(xué)籍管理系統(tǒng)。這樣把學(xué)生學(xué)籍檔案的管理細分為了三部分，其中電子學(xué)籍檔案不僅要由學(xué)校檔案室管理，還要聯(lián)網(wǎng)至全國的電子學(xué)籍平臺上，更突現(xiàn)出電子學(xué)籍檔案的重要性。電子學(xué)籍檔案正日益成為學(xué)校檔案工作中的重中之重。

三、電子學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀

按照該“辦法”，“學(xué)校應(yīng)當從學(xué)生入學(xué)之日起1個月內(nèi)為其建立學(xué)籍檔案”。電子學(xué)籍檔案管理平臺的建立為公民個人實現(xiàn)教育終身制提供了可追溯的查詢工具。平臺為每名中小學(xué)學(xué)生建立全國唯一的、跟隨一生的學(xué)籍編號。在全國范圍內(nèi)實現(xiàn)對每個學(xué)生進行轉(zhuǎn)學(xué)、升學(xué)、中高考等學(xué)籍動態(tài)跟蹤管理，以杜絕“移民高考”，“空掇保學(xué)”等不符合學(xué)籍管理規(guī)定的事件出現(xiàn)。

1.本市公辦學(xué)?；凇掇k法》的要求，每個區(qū)縣都已建立了中小學(xué)生綜合評價系統(tǒng)。該系統(tǒng)一般都由學(xué)校學(xué)籍管理員作為負責對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的前期加工，如學(xué)生基本信息的錄取、校對、上傳等。根據(jù)《辦法》的要求，要加強對學(xué)籍檔案管理等相關(guān)人員的培訓(xùn)，要熟練掌握計算機的應(yīng)用知識，要確保學(xué)籍檔案管理人員的相對穩(wěn)定。但是目前公辦學(xué)校中缺少對此類人員相關(guān)培訓(xùn)和上崗要求，而且學(xué)校沒有設(shè)立相對應(yīng)的崗位，一般由學(xué)校負責教務(wù)的老師兼職。由于在學(xué)籍信息管理系統(tǒng)的使用過程中，系統(tǒng)運行安全是整個平臺運行的重點，可是學(xué)校的系統(tǒng)安全並沒有固若金湯，一般學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)維護都由外包公司完成，系統(tǒng)正成為泄露學(xué)生個人信息的新途徑。

2.本市部分民辦學(xué)校，尤其是城市周邊的外來務(wù)工同住子女學(xué)校，無條件建立電子注冊學(xué)籍檔案，這部分學(xué)生從小學(xué)入學(xué)開始就沒有全國電子學(xué)籍號，更無從建立電子學(xué)籍檔案。這部份學(xué)生的學(xué)籍檔案信息是嚴重缺失的。

3.教育行政部門為學(xué)籍平臺的建立投入大量人力、物力和財力，但是學(xué)籍平臺的利用率并不高，各版塊信息填寫不完整，比如衛(wèi)生管理、體質(zhì)健康、德育管理。造成學(xué)生電子學(xué)籍檔案不符合歸檔要求。另外，本市大多數(shù)初級學(xué)校還未建立數(shù)學(xué)檔案室，為電子學(xué)籍的數(shù)字歸檔和利用帶來不便。

四、對電子學(xué)籍檔案管理的改進和設(shè)想

電子學(xué)籍檔案逐步成為教育行政部門和學(xué)校一項重要的日常工作，在檔案管理過程中，需要認真做到：

1.根據(jù)“辦法”第四款第二十三條之規(guī)定，“地方教育行政部門和學(xué)校應(yīng)當為學(xué)籍管理提供必要的保障條件，配備或指定學(xué)籍管理員”。通過有針對性的培訓(xùn)，提高學(xué)籍檔案管理人員的思想品質(zhì)、業(yè)務(wù)水準和專業(yè)素質(zhì)。還要制定新的人事制度，以確保學(xué)籍檔案管理人員的相對穩(wěn)定。

2.各級教育行政主管部門要對本轄區(qū)內(nèi)的外來務(wù)工同住子女學(xué)校統(tǒng)一管理，提供必要的硬件保障和人員培訓(xùn)。使這部分學(xué)生的電子學(xué)籍檔案“一個都不能少”，從源頭上減少無電子學(xué)籍檔案學(xué)生的存在。

3.全國要建立統(tǒng)一的電子學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)錄入標準，如學(xué)校學(xué)制規(guī)定、學(xué)生的基本信息、學(xué)籍異動情況、學(xué)業(yè)考試成績評定、德育記錄、綜合素質(zhì)評價、體質(zhì)健康監(jiān)測等字段的錄入標準。有效地解決學(xué)籍檔案的數(shù)據(jù)統(tǒng)一問題，以促進全國范圍內(nèi)學(xué)籍管理信息內(nèi)容的共享，也為學(xué)校數(shù)字檔案室的數(shù)據(jù)標準統(tǒng)一創(chuàng)造了條件。

4.要加強對電子注冊學(xué)籍檔案在管理過程中的安全保密工作。要建立嚴格的保密制度和立法條例，嚴格監(jiān)控每個學(xué)生的學(xué)籍信息不經(jīng)許可一律不得違規(guī)向外提供，嚴防學(xué)籍信息外泄和濫用。同時，還可采用現(xiàn)代加密信息技術(shù)對電子檔案進行加密，進行分級別分層次管理的模式，對每個層次開通不同的權(quán)限，控制對學(xué)生信息的訪問量，以確保學(xué)生學(xué)籍檔案的信息安全。

5.各級各類學(xué)校要積極為電子學(xué)籍檔案管理提供必要的保障條件。數(shù)字檔案室建設(shè)是中小學(xué)檔案管理的必然趨勢，應(yīng)當借助電子學(xué)籍系統(tǒng)建設(shè)這個契機，依托電子學(xué)籍系統(tǒng)平臺，從各自學(xué)校的實際出發(fā)，逐步將學(xué)籍檔案納入其中，進而建成能夠滿足全國范圍內(nèi)學(xué)籍管理信息及其他檔案信息共享的中小學(xué)數(shù)字檔案室。

五、結(jié)語

網(wǎng)絡(luò)時代的今天，電子學(xué)籍平臺成立就是為了今天大眾能夠接受公平的教育，跟蹤每個孩子從入學(xué)到畢業(yè)的整個求學(xué)過程。如今，唯一學(xué)籍號和全國范圍內(nèi)學(xué)籍的統(tǒng)一管理將實現(xiàn)對每個學(xué)生學(xué)籍信息的動態(tài)管理，及時跟蹤全國各地的學(xué)生流動，全面掌握各地中小學(xué)生在校就讀的真實情況。電子學(xué)籍檔案的建立也為學(xué)校的數(shù)學(xué)檔案提供了數(shù)據(jù)支持，今后從學(xué)校的檔案室乃至全國的檔案館里都可以在一個終端機上調(diào)取和查看每個公民接受教育的全過程。

[1]教育部關(guān)于印發(fā).中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法的通知[R].基礎(chǔ)教育參考,2013,9.

[2]王薌馨.完善高校學(xué)籍檔案管理的有益探索[J].辦公室業(yè)務(wù),2012,9.

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[4]傅騰.《中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》與檔案的規(guī)范管理[J].廣東檔案,2014,1.