淺談人事檔案管理中條例的適用性

淺談人事檔案管理中條例的適用性

人力資源受到市場化影響日益明顯，相應地人事檔案管理應與時俱進，現(xiàn)行的人事管理法律制度框架已明顯不適應新形勢、新要求。本文結(jié)合自己長期在教育局工作的實際經(jīng)驗，就人事檔案管理條例對于教師檔案管理的適用性做出了探討。

檔案管理；條例；適用性

21世紀市場經(jīng)濟繁榮，因為市場經(jīng)濟的完善，人才流動隨之增加。教師作為專業(yè)型人才，因為市場化以及社會性的增強，對人事檔案的利用和需求日益增多?，F(xiàn)行人事檔案管理的法律依據(jù)，主要有兩個層次。一是法律，主要指《中華人民共和國檔案法》；二是部門規(guī)章，主要有《干部檔案工作條例》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》等。上述法律、法規(guī)以及規(guī)章的頒布實施，為規(guī)范人事檔案材料收集歸檔工作，為人力資源的優(yōu)化配置提供真實、全面的檔案信息，促進人事檔案管理的制度化和法制化發(fā)揮了積極作用。

但條例卻不能夠滿足人事檔案管理工作的實際需要，本人長期在縣教育局從事人事檔案管理，十分明白教師屬干部身份，教師檔案適用《干部檔案工作條例》，教師檔案由教育局檔案室管理，隸屬縣委組織部管轄。在施行《干部檔案工作條例》中遇到了很多實際困難。首先，教師人員流動性大大增強,單位人已逐漸轉(zhuǎn)為社會人,現(xiàn)行的人事檔案管理體制已嚴重落后于人事制度的改革和市場經(jīng)濟的發(fā)展要求。其次，國家的戶籍制度和人事制度為適應市場經(jīng)濟的新形勢，都相繼進行了改革。但是與此相關的人事檔案工作，仍然延續(xù)著黨政機關管理干部人事檔案，已經(jīng)不能夠適應當今社會發(fā)展需求。

一、目前教育系統(tǒng)內(nèi)教師檔案管理普遍存在的問題

（一）人事檔案條例難以滿足不同類型的需求

各行各業(yè)發(fā)展都離不開人才，市場經(jīng)濟不斷發(fā)展，人才的依賴趨勢日益加強。教師作為具有較高學歷和水平的專業(yè)技術人才，其就業(yè)途徑也不再局限于教育系統(tǒng)內(nèi)部，近年來，每年都有不少教師流向政府機關、企業(yè)等各類單位。教師本人在業(yè)務進修、職稱評定等方面對檔案內(nèi)容的利用也越來越多。利用者類型、利用用途的多樣性，導致對人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案．經(jīng)常會被組織和個人查閱利用，但是檔案管理相關條例作出的規(guī)定使得手續(xù)辦理成為一個非常繁瑣以及責任不明確的事情。比如，張老師幾年前辭職，根據(jù)條例第十五條的規(guī)定：干部辭職、退職、自動離職、被辭退（解聘）后，未就業(yè)的，其檔案仍由原管理單位保管。另就業(yè)的，其檔案轉(zhuǎn)至有關的組織、人事部門保管，不具備保管條件的，轉(zhuǎn)人事部門所屬的人才流動服務中心保管。因為各個組織責任不明確，在張老師找到工作后，檔案并沒有及時轉(zhuǎn)走，更沒有相關組織進行整理。條例的責任劃分不明確性以及非強制性使得張老師在辦理手續(xù)的困難程度增加，一方面，資料查閱不能由個人進行查閱；另一方面，又沒有相關單位愿意代為辦理。

（二）條例在教師人事檔案管理中的非適用性

首先，不同部門對于人事檔案管理材料的形成以及材料的形成有著不同的方式；其次，應歸檔材料及時歸檔的難度很大。這兩個原因，使規(guī)范整理問題凸顯，管理規(guī)范化需要加強。目前的檔案查閱規(guī)定：“未經(jīng)組織同意，任何人不得借用或查閱本人及其直系親屬的檔案”，這條規(guī)定為檔案當事人設置了利用屏障，想要用人事檔案就要協(xié)調(diào)一個或多個不同的部門，在檔案提供利用價值方面受到一定的約束，使人事檔案無形中造成了利用率不高，體現(xiàn)不了檔案應有的存在價值。

二、人事檔案管理中條例的適用性對策探討

（一）加強教育局人事檔案管理的信息化，彌補條例適用性不足

加強教育局內(nèi)部人事檔案管理的信息化是適應檔案服務日益社會性需求的必要措施。人事檔案信息化管理是指人事檔案管理從傳統(tǒng)事務型管理到現(xiàn)代人力資源數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變，人事部門憑借現(xiàn)代信息技術，以網(wǎng)絡和計算機為媒介，通過對各類人事信息資源的廣泛整理收集、深入的開發(fā)和充分利用，不斷提高人事檔案管理的決策水平和效率的過程。

（二）通過改善人事檔案管理的條例，加強條例適用性

1.明確人事檔案的屬性。人事檔案不僅是國家檔案的組成部分，而且還具有私權屬性。

2.要明確人事檔案的主體權利。由于人事檔案具有私權屬性，相應地人事檔案的主體權利應受到法律保障。一方面要明確人事檔案的主體權利內(nèi)容，另一方面要建立權利保障措施。在一定范圍內(nèi)允許個人查閱本人及親屬檔案。

3.要理順人事檔案的管理機構(gòu)。根據(jù)人事檔案管理社會化的發(fā)展趨勢，可分兩步走，逐步實現(xiàn)人事檔案管理的社會化。第一步，對符合條件的單位，仍授權管理一定范圍的人事檔案，但要限期要求其進行人事檔案信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡化建設。第二步，可建立本地區(qū)甚至全國統(tǒng)一的人事檔案管理中心。

4.要突破人員的身份、行業(yè)等屬性，統(tǒng)一就人事檔案的收集、歸檔、鑒別、整理、裝訂以及保管和利用等方面工作進行規(guī)定，尤其強化人事檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的管理措施。

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