淺談目前養(yǎng)老機構檔案管理存在的弊端及其改革的措施

淺談目前養(yǎng)老機構檔案管理存在的弊端及其改革的措施

目前我國正處于老齡化人口不斷增加的狀態(tài)，再加上人們養(yǎng)老觀念的改變，隨之而來的就是各類養(yǎng)老機構的產(chǎn)生，這對老年人的養(yǎng)老問題起到了一定的緩解作用。加強養(yǎng)老機構的檔案管理，促進其健康穩(wěn)定的發(fā)展，已經(jīng)成為社會福利社會化的一個關鍵環(huán)節(jié)。因此,本文將對養(yǎng)老機構檔案管理進行詳細分析，并提出了一些影響其發(fā)展的弊端及改革的措施，以供參考。

養(yǎng)老機構；檔案管理；弊端；改革

近幾十年來，我國人口的發(fā)展速度在急劇的加快，對人口年齡結構造成了影響，使人口老齡化嚴重，而老年人的養(yǎng)老問題也已經(jīng)成為一個受到高度重視的社會問題。養(yǎng)老機構的出現(xiàn)大大的緩解了這一情況，但是在現(xiàn)實情況中還存在很多問題，尤其是檔案管理問題。養(yǎng)老機構檔案是其進行管理工作的重要憑證，對推動養(yǎng)老機構的建設與發(fā)展有著重要的現(xiàn)實意義。

一、我國養(yǎng)老機構的發(fā)展變化

政府出臺的有關養(yǎng)老問題的法律法規(guī)，對養(yǎng)老機構的發(fā)展起到了一定的推動與促進作用。在這二十多年的時間里，養(yǎng)老機構發(fā)生了很大的變化。養(yǎng)老機構的數(shù)據(jù)變化并不明顯，但是其床位數(shù)和老年人的人口數(shù)量變化卻很大，僅僅是2004年的老年人人口數(shù)量就比1999年增加了將近170萬。老年人養(yǎng)老的需要和養(yǎng)老觀念改變促進了養(yǎng)老機構的發(fā)展，而且養(yǎng)老機構的發(fā)展又吸引了很多老年人。另外，養(yǎng)老機構還存在城鄉(xiāng)以及區(qū)域的分布差異，城鄉(xiāng)相比，農(nóng)村的養(yǎng)老機構和床位數(shù)要比城市多，而各區(qū)域之間相比，較為發(fā)達地區(qū)的養(yǎng)老機構和床位數(shù)要比不發(fā)達地區(qū)多。

二、養(yǎng)老機構檔案管理存在的弊端

（一）對檔案管理工作認識不清，缺乏檔案管理意識

養(yǎng)老機構中各類檔案材料的建立與完善，會涉及到其中的各個部門，這就對檔案負責人或是兼管人員提出了更嚴格的要求，并能根據(jù)其要求進行收集、整理以及處理材料的工作。然而，在現(xiàn)實工作中，養(yǎng)老機構對檔案管理工作不予重視，其管理意識淡薄，而且其中檔案管理工作多是采用兼職的模式，缺少專項的管理人員，進而延長了合成材料過程的持續(xù)時間，這就導致檔案材料缺失、混亂、遺漏或是遺失現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（二）不健全的檔案管理制度，缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性

在養(yǎng)老機構管理中，存在諸如行政、業(yè)務、后勤、財務等各方面的制度，但是絕大部分的養(yǎng)老機構卻缺少檔案管理制度。這就造成了不明確的檔案管理，使其缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性，無法將檔案管理同養(yǎng)老機構的發(fā)展聯(lián)系在一起，資料的不完整或是遺漏、缺失，導致養(yǎng)老機構的一些重要或是珍貴的歷史資料無法得到妥善保存。

（三）素質較低的檔案管理人員，對工作水平造成影響

現(xiàn)階段的養(yǎng)老機構多數(shù)都沒有專業(yè)的檔案管理人員，許多都是其他部門的人員進行兼職管理，其缺乏檔案管理的專業(yè)素質和理論水平。有關調查資料顯示，很多養(yǎng)老機構檔案管理人員的學歷不高、知識結構不合理、缺乏現(xiàn)代化檔案管理技術，其已經(jīng)無法滿足信息時代檔案事業(yè)發(fā)展的需求。檔案管理工作人員業(yè)務素質低還表現(xiàn)在服務主動性的缺乏方面。養(yǎng)老機構的檔案管理工作一般都存在整體素質低、專業(yè)人員少等現(xiàn)象，對其整體的工作動力和自身素質的提高造成影響。

（四）檔案管理缺乏科學性，設備落后陳舊

隨著社會經(jīng)濟和科學技術的發(fā)展，計算機和網(wǎng)絡技術已經(jīng)被廣泛的應用到各行各業(yè)中，隨之而來的電子文件和無紙化辦公也改變了以往手工檢索、“組卷”歸檔的傳統(tǒng)檔案管理模式。但是，由于受客觀因素的限制，目前的養(yǎng)老機構對檔案管理工作的投入有限，大多數(shù)養(yǎng)老機構仍然采用手工組卷的傳統(tǒng)模式，這對保管、保護以及利用檔案管理的科學性、合理性產(chǎn)生了一定的應影響。

三、養(yǎng)老機構檔案管理的改革措施

隨著老齡化人口的增多，養(yǎng)老機構的任務越來越繁重。落后的檔案管理已經(jīng)成為影響?zhàn)B老機構發(fā)展的重要因素，所以，必須對養(yǎng)老機構的檔案管理進行改進，以滿足新時代對養(yǎng)老機構檔案管理的要求。

（一）加強養(yǎng)老機構的檔案管理意識

檔案是記錄和承載單位發(fā)展歷程的歷史記錄，是單位進行發(fā)展進步的一個不可缺少的信息資源。加強養(yǎng)老機構工作人員的檔案管理意識，尤其是領導干部的檔案管理意識，是保證檔案管理工作順利進行的一個重要因素。

要將檔案管理同養(yǎng)老機構的發(fā)展聯(lián)系到一起，大力進行《檔案法》的宣教活動，使養(yǎng)老機構工作人員對檔案形成寶貴且不可再生的新的認識。

（二）建立和完善養(yǎng)老機構的規(guī)章制度

檔案管理的一個關鍵環(huán)節(jié)就是建立和完善規(guī)章制度。養(yǎng)老機構要根據(jù)自身的特點，結合《檔案法》等相關法律法規(guī)，對各類檔案進行規(guī)范、統(tǒng)一的管理，完善歸檔、保管、利用、鑒定等各個環(huán)節(jié)的檔案管理制度，確保檔案管理工作能夠順利的運行。

（三）提高養(yǎng)老機構檔案管理人員的素質水平

對于養(yǎng)老機構而言，提高檔案管理人員的素質水平是一件非常重要的工作。機構領導應該意識到檔案管理人員素質水平對機構建設發(fā)展的影響?，F(xiàn)有的檔案管理人員要注重自身專業(yè)素質和水平的提高，通過各種形式、渠道來進行檔案管理的學習與培訓，增強自身收集、整理、保管、檢索等檔案管理的工作能力，為養(yǎng)老機構的發(fā)展和社會主義和諧社會的建設貢獻一份力量。另外要提高檔案管理人員的管理觀念，增強其服務意識，做到規(guī)范化以及制度化，可以從以下3個方面來進行強化：1.增強管理人員對檔案的利用意識。在進行檔案管理的時候，不能只是去收集、整理以及保管，充分的開發(fā)與利用才是檔案管理的目的，因此我們應該對其進行歸檔整理，并歸結出一份便于查閱的編研材料，方便于利用；2.增強管理人員的開放意識。把整理好的編研材料編輯成冊并列出相關的目錄，對一些專題目錄則采用計算機來進行整理存放，提高查閱速度；3.增強管理人員的服務意識。把被動服務轉變成為主動服務，對有關需求的信息要及時掌握，將原來的被動存放以及保管改為主動的提供與利用，增強服務質量，提升管理人員的工作效率，提高檔案的利用率。

（四）增加養(yǎng)老機構檔案管理工作的物資投入

提高檔案管理工作需要采用一定的方法和手段。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法適應信息和科技時代的發(fā)展要求。在檔案管理中運用數(shù)字化現(xiàn)代科技，可以為養(yǎng)老機構提供規(guī)范化的服務，同時也可以對檔案資源進行合理有效的開發(fā)和利用，為工作人員提供更加全面、豐富的客觀信息資料。增加檔案管理工作的物資投入，運用先進的管理設備，在結合經(jīng)濟、法律等綜合方法與手段，對檔案管理人員的素質水平進行整體上的提高。

四、結語

綜上所述，養(yǎng)老機構應該將檔案管理工作看作是日常工作中一個不能缺少的環(huán)節(jié)，使其成為促進養(yǎng)老機構管理、改革與發(fā)展的紐帶。在增強機構領導對檔案管理工作的重視的同時，還要培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質和知識水平，使其能夠更好的為檔案管理工作服務，進而促進養(yǎng)老機構的建設與發(fā)展。

[1]殷實.社會工作視角下機構養(yǎng)老服務專業(yè)化問題研究[D].吉林大學,2014.

[2]趙文艷.如何做好科研檔案的管理工作[J].科學咨詢(決策管理),2010(02).

[3]李中秋.中國人口老齡化背景下的多元化養(yǎng)老模式研究[D].西南財經(jīng)大學,2013.

[4]李影.對檔案館特色化信息服務的幾點探討[J].黑龍江檔案,2013(02).