煤炭企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及未來發(fā)展路徑

煤炭企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及未來發(fā)展路徑

檔案管理是煤炭企業(yè)的基礎(chǔ)性工作之一，事關(guān)企業(yè)長期的生存和發(fā)展。檔案是來自企業(yè)自身的歷史積淀，而且是企業(yè)進(jìn)行未來發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)。目前煤礦企業(yè)的檔案管理由于技術(shù)設(shè)備落后和缺乏專業(yè)的檔案管理人才等原因，檔案管理工作存在觀念意識(shí)陳舊、疏于管理等問題，嚴(yán)重影響了企業(yè)的人事管理和生產(chǎn)發(fā)展。在信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展，檔案管理工作既要注意檔案管理工作中的保密性，又要利用新技術(shù)促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

煤炭企業(yè)；檔案管理；信息技術(shù)

新能源事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展以及煤炭能源的枯竭，導(dǎo)致煤炭行業(yè)不斷受到?jīng)_擊，發(fā)展舉步維艱。面對(duì)嚴(yán)酷的市場(chǎng)考驗(yàn)，煤炭企業(yè)必須加強(qiáng)管理，走可持續(xù)發(fā)展之路，才能殺出重圍，取得突破性發(fā)展。在這樣不利的形勢(shì)下，煤炭企業(yè)難免忽視檔案管理方面的工作，而把工作的重點(diǎn)放在技術(shù)改良和保證銷量等方面。煤炭企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和集約化生產(chǎn)必須做好檔案管理工作，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理。目前，煤炭企業(yè)的檔案管理工作還不能完全滿足其生產(chǎn)發(fā)展的需要，存在許多需要改進(jìn)的地方。

一、煤炭企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理歷史遺留問題

上個(gè)世紀(jì)后期，煤炭行業(yè)也遭遇過一個(gè)瓶頸期，煤炭價(jià)格下降并且倉庫大量積壓，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)基本上都把主要精力集中在如何壓縮成本，提高銷量上面，忽視了對(duì)檔案管理工作的重視，直接影響新時(shí)期煤炭企業(yè)檔案管理工作的開展。歷史資料的缺失導(dǎo)致現(xiàn)在的檔案管理工作人員對(duì)煤炭企業(yè)的產(chǎn)權(quán)情況不是很明確，所以對(duì)于歷史檔案很難收集完整理順關(guān)系。而且以前部分文件資料是由個(gè)人保管，組織在后期很難收集。大量重要檔案資料的流失給現(xiàn)在的檔案管理工作造成了極大的不便。

（二）檔案管理觀念意識(shí)陳舊

經(jīng)濟(jì)效益歷來是企業(yè)最關(guān)注的，而對(duì)于這種與經(jīng)濟(jì)效益不直接掛鉤的檔案管理作往往較容易被忽視。由于領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案部門也容易低估自身工作的價(jià)值與作用，對(duì)于檔案工作不能形成科學(xué)的評(píng)價(jià)與正視。這種陳舊的觀念長期得不到改變直接影響到檔案工作的進(jìn)一步提升和發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理觀念認(rèn)為檔案管理無非是把檔案分類或者匯總，很少有管理人員挖掘檔案資料的潛在價(jià)值。所以很多企業(yè)認(rèn)識(shí)不到檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要地位，導(dǎo)致對(duì)檔案工作的越發(fā)忽視，因而形成一種惡性循環(huán)，使檔案管理工作也無法對(duì)企業(yè)發(fā)展起到作用。

（三）檔案管理技術(shù)難以匹配工作需要

網(wǎng)絡(luò)信息的高速發(fā)展和辦公自動(dòng)化催生了更大規(guī)模的檔案電子化轉(zhuǎn)化，這就要求檔案管理手段與方法隨之適應(yīng)性更新發(fā)展。目前煤礦企業(yè)的檔案管理硬件水平還不能完全地適應(yīng)電子信息檔案的出現(xiàn)。硬件設(shè)施的相對(duì)落后造成在檔案管理應(yīng)用電子信息技術(shù)的過程中容易造成檔案信息丟失和信息泄露等問題，影響了檔案管理的誠信度，不利于檔案管理工作的開展，直接影響檔案管理對(duì)企業(yè)管理的服務(wù)效果。因此煤礦企業(yè)很多檔案管理形同虛設(shè)，不能給企業(yè)提供比較有價(jià)值的依據(jù)和建議。檔案管理只是簡單地進(jìn)行收集整理，而不能對(duì)檔案信息進(jìn)行再利用、再開發(fā)，不盡無法發(fā)揮檔案管理的重要作用，而且也是一種資源和成本的浪費(fèi)。

二、煤炭企業(yè)檔案管理未來發(fā)展路徑

（一）加強(qiáng)檔案管理的宣傳，提高認(rèn)識(shí)

不論是煤炭企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還是基層管理人員都應(yīng)該從自身思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中不可代替的作用。定期檢查檔案的完整度，及時(shí)為企業(yè)提供所需數(shù)據(jù)等。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深化改革，煤礦企業(yè)的檔案管理要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，必須進(jìn)行改革與創(chuàng)新。檔案管理的改革和發(fā)展首先必須強(qiáng)化意識(shí)和轉(zhuǎn)變觀念，只有管理得到完善與更新才能促使管理的進(jìn)一步發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理觀念具有落后性，缺乏對(duì)檔案管理科學(xué)的價(jià)值判斷。必須樹立與時(shí)俱進(jìn)、符合時(shí)代特色的管理理念。加強(qiáng)檔案管理的價(jià)值意識(shí)，將企業(yè)的檔案管理看作是企業(yè)管理的一個(gè)重要組成部分，將檔案管理放在企業(yè)發(fā)展的重要位置上，認(rèn)識(shí)到檔案管理不可或缺的作用。

（二）提高煤礦企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)能力

檔案管理工作的質(zhì)量好壞與檔案管理人員的工作能力直接相關(guān)，這是兼專業(yè)和技術(shù)一體的工作。所以檔案管理工作不僅要擁有過硬的專業(yè)知識(shí)還應(yīng)該掌握最新的管理技術(shù)，否則就無法做好檔案管理工作，當(dāng)然就不能更好地服務(wù)企業(yè)。檔案管理工作日益現(xiàn)代化，要求現(xiàn)在的檔案管理工作人員具有較高的檔案管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等各方面的能力。首先要對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的信息化建設(shè)。其次吸納具備計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)和能力的人才。只有這樣檔案管理才能及時(shí)利用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法，促使檔案管理不斷更新?lián)Q代，更好地為企業(yè)服務(wù)。

（三）煤礦企業(yè)檔案管理要建立科學(xué)規(guī)范的體系

為了適應(yīng)市場(chǎng)化競(jìng)爭(zhēng)的需要，煤礦企業(yè)的檔案管理需要建立一套行之有效的體系。首先按照常規(guī)分類和特殊分類相結(jié)合的方法，對(duì)檔案進(jìn)行專業(yè)的統(tǒng)計(jì)分析，把查閱頻率高和限時(shí)要求緊的檔案獨(dú)立出來，建立專門的檔案室，以提高工作效率和查詢檔案的便捷性。同時(shí)應(yīng)該建立相應(yīng)的監(jiān)督考核機(jī)制，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行監(jiān)督。檔案的有效管理有利于企業(yè)內(nèi)部工作的順利進(jìn)行，也有利于理順其他各種關(guān)系。

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