淺談疾控機(jī)構(gòu)業(yè)績(jī)檔案的管理

淺談疾控機(jī)構(gòu)業(yè)績(jī)檔案的管理

疾控機(jī)構(gòu)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)檔案是管理人才的重要依據(jù)，是單位專(zhuān)業(yè)技術(shù)實(shí)力的客觀憑證，也是實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可和疾控績(jī)效等考核的一個(gè)量化指標(biāo)。本文作者結(jié)合檔案工作實(shí)際和當(dāng)前疾控工作形勢(shì)，提出了加強(qiáng)業(yè)績(jī)檔案管理的一些看法。

疾控；業(yè)績(jī)檔案；管理

疾控機(jī)構(gòu)業(yè)績(jī)檔案主要指專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員在從事疾控工作及科研活動(dòng)中直接形成的歷史記錄，它完整地記載了各類(lèi)專(zhuān)業(yè)人員的資歷、能力、業(yè)績(jī)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，為加速人才培養(yǎng)、提拔和聘用提供完整、客觀的依據(jù)。當(dāng)前疾控機(jī)構(gòu)正在進(jìn)行的績(jī)效工資和崗位設(shè)置工作更是與專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)息息相關(guān)。因此，建立健全疾控機(jī)構(gòu)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)檔案，并加以科學(xué)化管理，對(duì)保證各項(xiàng)體制改革的順利進(jìn)行和促進(jìn)疾病預(yù)防控制工作的正常開(kāi)展具有十分重要的意義。結(jié)合本人多年從事檔案管理工作的實(shí)踐,以下就加強(qiáng)業(yè)績(jī)檔案管理淺談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

一、疾控機(jī)構(gòu)業(yè)績(jī)檔案的內(nèi)容

本中心根據(jù)業(yè)務(wù)人員的特點(diǎn),將業(yè)績(jī)檔案內(nèi)容分為以下幾類(lèi)：1.基本信息材料。包括個(gè)人業(yè)績(jī)檔案履歷表、學(xué)歷、學(xué)位、計(jì)算機(jī)、外語(yǔ)、執(zhí)業(yè)醫(yī)師等證書(shū)材料；2.職務(wù)、職稱(chēng)變動(dòng)情況及證明材料；3.在職學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、進(jìn)修深造材料，參加各類(lèi)培訓(xùn)、繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育、獲得的資格、內(nèi)審員、上崗證書(shū)等材料;4.論文及其SCI等收錄情況、著作、科研立項(xiàng)、成果、獲獎(jiǎng)等情況的材料；5.社會(huì)兼職、參加社會(huì)各類(lèi)學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)、學(xué)術(shù)團(tuán)體及任職情況的材料。

二、疾控機(jī)構(gòu)業(yè)績(jī)檔案的特點(diǎn)

專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)檔案除具有檔案的基本特征外,還具有鮮明的特點(diǎn)：1.材料分散，收集難度大。業(yè)績(jī)檔案材料內(nèi)容是多方面、多層次的,有上級(jí)頒發(fā)的,也有部門(mén)評(píng)議的,還有自己撰寫(xiě)的,來(lái)源分散、范圍廣,不利收集。只有靠平時(shí)的點(diǎn)滴積累、及時(shí)收集才能為形成完整有價(jià)值的專(zhuān)業(yè)技術(shù)業(yè)績(jī)檔案。2.內(nèi)容豐富，變動(dòng)頻繁。業(yè)績(jī)檔案反映的是每位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員延續(xù)性的動(dòng)態(tài)的程,形成的材料是不斷補(bǔ)充、增加與完善的過(guò)程。由于專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)活動(dòng)、工作業(yè)績(jī)的累積處于不斷變化中,因此,業(yè)績(jī)檔案材料內(nèi)容變動(dòng)頻繁。檔案管理人員只有及時(shí)了解這些變化,并將其真實(shí)地記錄在案,才能保證業(yè)績(jī)檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.利用率高，意義重大。業(yè)績(jī)檔案是領(lǐng)導(dǎo)、組織、人事部門(mén)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員最經(jīng)常利用的。無(wú)論是專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘、參加在職學(xué)歷教育、申報(bào)各種獎(jiǎng)項(xiàng),還是選優(yōu)評(píng)模、人才提拔、考核干部、工資改革以及績(jī)效獎(jiǎng)金分配等方面都發(fā)揮著重要依據(jù)和憑證作用。

三、疾控機(jī)構(gòu)業(yè)績(jī)檔案的作用

1.科學(xué)評(píng)價(jià)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的能力和水平。業(yè)績(jī)檔案記錄了專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)發(fā)展全過(guò)程，是個(gè)人業(yè)績(jī)的真實(shí)寫(xiě)照。建立業(yè)績(jī)檔案體現(xiàn)了尊重知識(shí)、尊重人才和對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員努力的認(rèn)可，能增強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的榮譽(yù)感。

2.可供單位人才利用狀況分析使用。業(yè)績(jī)檔案客觀上反映一個(gè)單位的整體人才狀況、科研實(shí)力、技術(shù)水平以及發(fā)展?jié)摿κ菃挝粚?zhuān)業(yè)技術(shù)實(shí)力的憑證和單位重要的無(wú)形資產(chǎn)。業(yè)績(jī)檔案有利于單位全面客觀地考察、了解、管理和使用專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員。

3.為人才流動(dòng)、職稱(chēng)晉升和聘用等提供完整、客觀的依據(jù)。業(yè)績(jī)檔案的建立，為科學(xué)拔尖人才和學(xué)科帶頭人的選擇以及政府特殊津貼發(fā)放對(duì)象的確定、職稱(chēng)評(píng)定、工資、獎(jiǎng)金等級(jí)發(fā)放等提供客觀依據(jù)，也為本單位工作成果統(tǒng)計(jì)分析提供了基礎(chǔ)資料。

4.業(yè)績(jī)檔案的建立是國(guó)家實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可和疾控績(jī)效考核的重要內(nèi)容。業(yè)績(jī)檔案的建立和管理是否完善，反映了單位的衛(wèi)生防病管理水平，也是質(zhì)量管理體系及實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可/認(rèn)證工作及疾控績(jī)效考核的重要內(nèi)容。專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員在衛(wèi)生防病、科研實(shí)踐中創(chuàng)造出的成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)記錄，也為疾病預(yù)防控制事業(yè)提供了強(qiáng)有力的保障。

四、疾控業(yè)績(jī)檔案的管理

近些年來(lái)，中心充分認(rèn)識(shí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)檔案的重要性，進(jìn)一步健全完善管理制度，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，全體人員積極配合，大大提高了業(yè)績(jī)檔案的應(yīng)用和管理水平。主要做法是：

1.健全業(yè)績(jī)檔案工作制度。我中心建有較完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò),每個(gè)科室都確定了兼職檔案員,業(yè)績(jī)檔案的日常收集都由各科室兼職檔案員來(lái)承擔(dān)。各科室兼職檔案員根據(jù)辦公室確定的收集內(nèi)容和范圍將所在科室的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的相關(guān)材料積累起來(lái),于每年年底集中交于辦公室匯總，由業(yè)績(jī)檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)各科室上交的個(gè)人業(yè)績(jī)檔案材料進(jìn)行審核,對(duì)檔案資料數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān),以保證歸檔材料符合案卷的質(zhì)量要求。凡符合審核要求的存入其個(gè)人業(yè)績(jī)檔案卷宗;不符合要求的,則提出意見(jiàn)并退回本人補(bǔ)充與完善或由其自行處理。近年來(lái)，我中心還將業(yè)績(jī)檔案這項(xiàng)工作納入單位年度工作綜合任務(wù)目標(biāo)中,實(shí)行中心對(duì)科室、科所對(duì)個(gè)人的兩級(jí)考核，大大增強(qiáng)了相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)，確保了中心專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)檔案的完整和齊全,發(fā)揮展現(xiàn)了業(yè)績(jī)檔案應(yīng)有的作用,

2.加強(qiáng)業(yè)績(jī)檔案材料的收集工作。近年來(lái)，中心通過(guò)加大宣傳和指導(dǎo)力度，提高了專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員對(duì)業(yè)績(jī)檔案的認(rèn)識(shí)，促使個(gè)人主動(dòng)上交與組織收集相結(jié)合,確保業(yè)績(jī)檔案的全面、完整。檔案部門(mén)加強(qiáng)與專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的聯(lián)系,及時(shí)收集當(dāng)年形成的各種業(yè)績(jī)材料。對(duì)調(diào)入的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員,盡量讓原單位把檔案轉(zhuǎn)至新單位；對(duì)新畢業(yè)的學(xué)生,要求將其個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)等按規(guī)定時(shí)間上交建檔。

3.加強(qiáng)業(yè)績(jī)檔案材料的立卷歸檔。檔案部門(mén)對(duì)收集到的材料要認(rèn)真建檔,針對(duì)檔案的內(nèi)容不同，細(xì)心歸納整理、編目、著錄,妥善保存。材料形成后,既遵循檔案管理的基本原則，又要根據(jù)業(yè)績(jī)檔案的特點(diǎn)，以個(gè)人建檔，按一人一案卷形式，案卷次序編排先按科所，后按職稱(chēng)從高到低；卷內(nèi)次序編排先按類(lèi)別，后按形成時(shí)間順序；每卷有卷內(nèi)目錄，每份材料有順序號(hào)，一旦生成，即使調(diào)離科室也不再變動(dòng)，以個(gè)人為單位分類(lèi)匯總后盒裝形式上架存放，案卷盒背脊處注明標(biāo)簽，建立統(tǒng)一的檢索工具便于查閱。專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員退休后，檔案要抽出來(lái)另架存放。保管期限的原則劃分為長(zhǎng)期。由于每年都有人員的變動(dòng),因此應(yīng)每年更換一次檔案目錄。同時(shí)要配備標(biāo)準(zhǔn)的庫(kù)房,落實(shí)硬件設(shè)施,為檔案存放創(chuàng)造一個(gè)良好的保管環(huán)境。

4.加強(qiáng)業(yè)績(jī)檔案的開(kāi)發(fā)利用。要充分利用計(jì)算機(jī)在業(yè)績(jī)檔案中的作用，建立和完善專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)更新數(shù)據(jù)，保證檔案資料的完整、系統(tǒng)和延續(xù)，動(dòng)態(tài)化管理業(yè)績(jī)檔案信息，保證業(yè)績(jī)檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。要注重工作實(shí)效，在嚴(yán)格執(zhí)行保密制度的前提下，堅(jiān)持熱情服務(wù)，盡最大努力用足用好業(yè)績(jī)檔案資料，努力提高業(yè)績(jī)檔案的使用效率。近年來(lái)，為配合實(shí)驗(yàn)室國(guó)家認(rèn)可、資質(zhì)認(rèn)定的需要,我中心根據(jù)實(shí)驗(yàn)室國(guó)家認(rèn)可評(píng)審準(zhǔn)則和中心質(zhì)量體系等相關(guān)文件的規(guī)定，以業(yè)績(jī)檔案的相關(guān)資料為依據(jù),重新組建了包括技術(shù)人員的相關(guān)能力、繼續(xù)教育和專(zhuān)業(yè)資格、培訓(xùn)、技能以及授權(quán)等內(nèi)容的個(gè)人技術(shù)檔案，為中心順利通過(guò)資質(zhì)評(píng)審和績(jī)效考核工作提供了有利的依據(jù)。

[1]丁美琴.淺談健全我院技術(shù)人員考績(jī)檔案[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理,2000,11(55).

[2]張旭春,李東悅.專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員考績(jī)檔案管理淺議[J].華南預(yù)防醫(yī)學(xué).2008,(05).

[3]丁美琴.淺談健全我院技術(shù)人員考績(jī)檔案[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理.2000,(03).

[4]顏海英.疾控機(jī)構(gòu)考績(jī)檔案的管理與應(yīng)用探討[J].江蘇衛(wèi)生保健.2009,(05).

[5]唐愛(ài)玲,宿曉晴.加強(qiáng)醫(yī)院專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)考績(jī)檔案管理之見(jiàn)[J].職業(yè)衛(wèi)生與病傷,2002, (02).

[6]孫建中.疾控人員業(yè)績(jī)檔案收集工作的具體實(shí)踐[J].浙江檔案,2008,(09).

[7]李娜.醫(yī)院個(gè)人業(yè)績(jī)檔案管理探索[J].山東檔案,2009,(04).

[8]申兆敏,耿海艦.淺談教師個(gè)人業(yè)績(jī)檔案在教學(xué)中的作用和設(shè)想[J].山東檔案,2008,(01).