淺談企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新

淺談企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新

企業(yè)檔案管理是一個(gè)企業(yè)的一項(xiàng)重要的工作，它在一個(gè)企業(yè)發(fā)展中起到了重要的作用，是一個(gè)企業(yè)順利發(fā)展的支撐。本文分析了企業(yè)檔案管理概述、我國(guó)企業(yè)檔案管理當(dāng)前所面臨的問(wèn)題以及我國(guó)企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新策略，希望可以對(duì)我國(guó)的企業(yè)檔案管理從業(yè)者一些啟示。

企業(yè)檔案；檔案管理；創(chuàng)新策略；支撐

企業(yè)檔案管理的重要性對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)是不言而喻的，它關(guān)系到了一個(gè)企業(yè)的正常發(fā)展，一個(gè)企業(yè)沒(méi)有好的檔案管理沒(méi)有好的檔案管理必然不會(huì)有太好的發(fā)展。雖然現(xiàn)代企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案管理工作越來(lái)越重視，但總體而言企業(yè)對(duì)檔案管理的投入還不足夠。本文分析了企業(yè)檔案管理概述、我國(guó)企業(yè)檔案管理當(dāng)前所面臨的問(wèn)題以及我國(guó)企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新策略，希望可以對(duì)我國(guó)的企業(yè)檔案管理從業(yè)者一些啟示。

一、檔案管理概述

（一）檔案利用條件

檔案利用條件是確保檔案利用工作順利開(kāi)展的重要保障，也是確保檔案利用安全的基本保證。檔案管理部門(mén)必須根據(jù)工作需要，配備勝任工作的人員，配置閱覽場(chǎng)所及其設(shè)施設(shè)備，建立相關(guān)管理制度及檔案檢索體系。檔案利用工作人員必須熟悉館、室藏檔案資料情況，不僅能對(duì)館、室藏檔案資料的內(nèi)容、成份和特征如數(shù)家珍，還要對(duì)它們的存放位置、檢索途徑等了如指掌，同時(shí)能熟練操作各種檔案利用設(shè)備。所謂檔案檢索，就是利用檔案檢索工具，對(duì)所需的檔案進(jìn)行查找的過(guò)程。

（二）檔案利用的相關(guān)規(guī)定

一是指檔案館將達(dá)到一定期限、無(wú)需控制使用的檔案向社會(huì)公開(kāi)提供利用的活動(dòng)；二是指依法可以向社會(huì)公開(kāi)提供利用的檔案。

（三）檔案利用的注意事項(xiàng)

利用中為了滿足利用工作的需要，又能有效地保證檔案的安全，在檔案館、室設(shè)立閱覽室是十分必要的。開(kāi)展館、室內(nèi)閱覽服務(wù)時(shí)應(yīng)注意以下事項(xiàng)：1．對(duì)于特別珍貴的或具有特殊意義的檔案，以及已遭破壞、殘缺不全、紙張脆化的檔案，應(yīng)提供它們的復(fù)制件以保護(hù)原件。2．利用者要按規(guī)定進(jìn)行借閱登記。3．不能讓利用者將檔案帶出指定的閱覽場(chǎng)所。4．要加強(qiáng)監(jiān)管，防止利用者損毀、涂改檔案。

二、企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)對(duì)檔案管理的重視程度不夠

在目前情況下，企業(yè)檔案管理所面臨的一個(gè)突出的問(wèn)題是企業(yè)對(duì)檔案管理的重視程度不夠。由于企業(yè)面昨經(jīng)營(yíng)的壓力，勢(shì)必會(huì)將主要的精力投入到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)中，包括人力和物力的投入。與企業(yè)對(duì)經(jīng)營(yíng)提入相比，企業(yè)對(duì)檔案管理的投入明顯不足，包括在人力和資金上的投入。造成以上情況的主要原因是企業(yè)檔案管理不是企業(yè)營(yíng)利的直接手段，所以片面的看輕對(duì)企業(yè)檔案管理的投入。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)仍需提高

當(dāng)前，企業(yè)檔案管理所而臨的又一個(gè)主要的問(wèn)題是從事企業(yè)檔案管理的工作人員的素質(zhì)普遍不高，造成這一情況的最主要的原因是企業(yè)對(duì)檔案管理的重視程度不夠高，不愿意加大企業(yè)檔案管理方面人材的投入。現(xiàn)在普遍認(rèn)為企業(yè)檔案管理是一個(gè)邊緣性工作，一般企業(yè)會(huì)安排一些工作能力較差的人員去從事，被人們認(rèn)為是閑差。一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理人才需要具備多方面的能力，包括要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論、具備檔案管理的基本知識(shí)、捕捉檔案管理信息的能力以及鑒定檔案信息的能力。企業(yè)檔案管理絕不是一個(gè)可有可無(wú)的工作，絕不能將檔案管理工作在無(wú)人指導(dǎo)的情況下交由新手來(lái)做，應(yīng)交由能力全面、經(jīng)驗(yàn)豐富的員工來(lái)開(kāi)展。

（三）企業(yè)檔案分類結(jié)構(gòu)不合理

企業(yè)檔案管理的一個(gè)重要的內(nèi)容是企業(yè)檔案的結(jié)構(gòu)分類，一個(gè)企業(yè)檔案結(jié)構(gòu)分類的合理性在很大程度上決定一個(gè)企業(yè)檔案管理的好與壞。目前企業(yè)檔案管理所面臨的又一個(gè)問(wèn)題是企業(yè)檔案管理分類結(jié)構(gòu)不夠合理，突出表現(xiàn)在企業(yè)檔案管理中的檔案門(mén)類不夠豐富、檔案編寫(xiě)的質(zhì)量不夠高以及檔桿結(jié)構(gòu)不夠合理等。企業(yè)檔案結(jié)構(gòu)分類不合理的現(xiàn)象較嚴(yán)重的影響了企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展。造成這一現(xiàn)象的主要原因同樣是企業(yè)檔案管理也投入的經(jīng)費(fèi)不足，且不足以支撐企業(yè)檔案管理合理化結(jié)構(gòu)分類工作的開(kāi)展，如：不能按時(shí)對(duì)檔案編研成果進(jìn)行出版、影響企業(yè)信息研究的時(shí)效性和推廣性以及使檔案編研成果利用的廣泛性大打折扣。

（四）企業(yè)檔案的利用率偏低

企業(yè)檔案利用率偏低是指企業(yè)檔案管理所編制的編研成果沒(méi)有得到很好的利用，其中一個(gè)最主要的原因是企業(yè)的案檔具有保密性，企業(yè)檔案記錄的企業(yè)發(fā)展的過(guò)程信息，是一個(gè)企業(yè)的機(jī)要信息，這些信息一般只對(duì)特定的部門(mén)開(kāi)放，不能夠大量出版，從而導(dǎo)致了企業(yè)檔案的利用率偏低。另一個(gè)原因是企業(yè)檔案管理人員對(duì)公司不同載體的檔案歸檔率不高，保管的方法不合理，從而導(dǎo)致企業(yè)檔案損壞或者丟失現(xiàn)象的發(fā)生，縮短了檔案的壽命。

三、企業(yè)檔案管理中的創(chuàng)新策略

（一）推進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立

企業(yè)的檔案信息是企業(yè)的重要的資源，這些資源不僅在保障企業(yè)正常發(fā)展中起到關(guān)鍵性的作用，同時(shí)又為企業(yè)的宣傳提供支持。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案的載體一般是紙張，這種方式不利于企業(yè)檔案的長(zhǎng)久保存。推進(jìn)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理創(chuàng)新一個(gè)主要的方式是建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)是目前應(yīng)用最為成熟計(jì)算機(jī)技術(shù)之一，被應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)。通過(guò)將紙質(zhì)檔案電子化，并建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅有利于企業(yè)檔案的保存，更加有利于檔案的分類和查找。當(dāng)下，一個(gè)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立的水平已經(jīng)成為衡量一家企業(yè)檔案管理水平的一個(gè)指標(biāo)。通過(guò)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，可以提高企業(yè)檔案管理的工作效率，減少企業(yè)在檔案管理工作方面的人力提入。綜上所述，企業(yè)應(yīng)高度重視在企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)方面的投入，以實(shí)現(xiàn)事半功倍的效果。

（二）企業(yè)檔案管理服務(wù)方式創(chuàng)新

企業(yè)檔案管理創(chuàng)新應(yīng)著力于信息化技術(shù)的同時(shí)，也應(yīng)注意企業(yè)檔案管理服務(wù)方式方面的創(chuàng)新。在企業(yè)員工中加大對(duì)企業(yè)檔案管理的宣傳力度，讓企業(yè)自己的員工了解自己企業(yè)檔案管理工作的細(xì)節(jié)，提升企業(yè)檔案管理在企業(yè)內(nèi)部員工中的認(rèn)識(shí)度。同時(shí)，應(yīng)積極的思考在服務(wù)方式創(chuàng)新上的新方法新思維，最基本的要重視企業(yè)檔案管理的服務(wù)方式上的創(chuàng)新，再在企業(yè)發(fā)展的適當(dāng)?shù)臅r(shí)期推進(jìn)企業(yè)檔案管理服務(wù)上的創(chuàng)新，將對(duì)企業(yè)的發(fā)展大有裨益。

（三）企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)的創(chuàng)新

一個(gè)企業(yè)的檔案管理對(duì)一個(gè)企業(yè)是十分重要的，它關(guān)系到一個(gè)企業(yè)是否能夠順利的發(fā)展。而一個(gè)企業(yè)的檔案管理最終要通過(guò)人來(lái)實(shí)現(xiàn)，即一個(gè)公司的檔案管理是一個(gè)員工的行為集合，這個(gè)從事檔案管理的人員即是檔案管理人員。一個(gè)企業(yè)檔案管理工作的好壞最終決定于檔案管理人員，這就注定了檔案管理人員的重要性。企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新的一個(gè)十分重要的方面是企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍的創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍的創(chuàng)新不只是提高人才隊(duì)伍的檔案管理能力，更重要的是培養(yǎng)檔案管理人員團(tuán)隊(duì)，是相對(duì)于檔案管理人員個(gè)人而言的。一個(gè)企業(yè)檔案管理最終決定于一個(gè)團(tuán)隊(duì)，一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理人員固然重要，但不足以影響到全局，而團(tuán)隊(duì)的力量是可以表現(xiàn)到一個(gè)工作的全面，注重在團(tuán)隊(duì)方面的投入是企業(yè)檔案管理發(fā)展的一個(gè)十分重要的方面。

四、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案管理是一個(gè)企業(yè)組成的一部分，也是一個(gè)企業(yè)不斷發(fā)展的重要支撐。企業(yè)檔案管理是企業(yè)的基石，沒(méi)有好的檔案管理，一個(gè)企業(yè)的發(fā)展像無(wú)根之木、無(wú)源之水。本文分析了企業(yè)檔案管理概述、我國(guó)企業(yè)檔案管理當(dāng)前所面臨的問(wèn)題以及我國(guó)企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新策略，希望可以對(duì)我國(guó)的企業(yè)檔案管理從業(yè)者一些啟示。

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