檔案資源建設意義、原則和途徑探析

檔案資源建設意義、原則和途徑探析

檔案資源建設是增加檔案資源數量、完善檔案資源結構、服務經濟社會發(fā)展的根本途徑，是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的根本保證。文章對檔案資源建設的意義、原則和途徑進行了探析。

檔案資源建設；意義；原則；途徑

檔案資源是指過去和現在的國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的對國家和社會有保存價值的檔案的總和。檔案資源建設是指依據國家檔案法律法規(guī)，通過積累、移交、接收、征集、整合、開發(fā)利用等途徑和手段，使各種有價值的檔案資源向檔案館匯聚或受檔案館監(jiān)控，不斷優(yōu)化檔案資源配置，為國家經濟和社會發(fā)展儲備更多的檔案資源。加強檔案資源建設是增加檔案資源數量、完善檔案資源結構、服務經濟社會發(fā)展的根本途徑，是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的根本保證，具有重要的戰(zhàn)略意義。因此，要十分重視檔案資源建設工作，采取切實有效的措施，為促進檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展提供動力。

一、檔案資源建設的意義

（一）檔案資源建設是我國民主政治發(fā)展的需要

隨著我國社會主義民主政治的發(fā)展，政務公開逐漸走向深入，檔案館需要及時為人民群眾提供各種政務信息，以便于民眾監(jiān)督。政務公開客觀上要求檔案館工作日益走向開放、貼近民眾，需要檔案館實現由單一的檔案保管基地向檔案資源利用中心和政務信息查閱中心轉變，保證和擴大民眾的知情權和監(jiān)督權，從而體現我國民主政治的公開性和透明度。

（二）檔案資源建設是為經濟社會發(fā)展和民生提供服務的需要

檔案是人類實踐活動的真實記錄，是人們認識客觀規(guī)律的重要依據，是傳承人類文明的重要載體，是社會的寶貴財富。通過對檔案資源進行系統(tǒng)的開發(fā)、整合、編研，可以滿足國家機關、社會團體、企事業(yè)單位和人民群眾等社會各界對檔案利用的需求，能為我國經濟社會的可持續(xù)發(fā)展提供重要依據，對弘揚民族文化、增強民族凝聚力發(fā)揮獨特作用，為維護人民群眾的合法權益提供有效憑證，對保障民生和構建和諧社會具有重要意義，從而體現檔案記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福民生的價值。

（三）檔案資源建設是社會信息化發(fā)展的需要

社會信息化的發(fā)展需要大量的信息資源作為支撐，檔案資源在信息資源中占有重要地位。檔案作為國家和社會的信息源，在社會信息資源總量中占有很大權重；檔案作為人類活動和社會發(fā)展過程的真實記錄，是人類文明真實的傳承載體，不僅具有不可替代的價值，而且能開發(fā)出新的信息源，是一種不可或缺的重要資源。加強檔案信息資源建設，充分挖掘和開發(fā)各種檔案資源，對社會信息化發(fā)展具有重要意義。

二、檔案資源建設的原則

（一）系統(tǒng)性原則

所謂系統(tǒng)性，是指檔案資源的連貫性和完整性，增強檔案資源的系統(tǒng)性有利于提高檔案資源的價值。對于國家和社會各類部門、各個層面形成的檔案，應按照形成主體和門類分別進行系統(tǒng)化整理，保持其在來源、時間、內容、形式上的聯系，使之由分散、無序變?yōu)榧?、有序，并根據保管和利用的需要進行資源組合和配置。

（二）以需求和服務為導向的原則

國家檔案資源建設的根本目的在于促進國家檔案資源的開發(fā)利用，為改革開放和現代化建設服務，為維護和實現廣大人民群眾的根本利益服務。因此，檔案資源建設工作應根據形勢的發(fā)展和時代的需要，以滿足國家機關、社會團體、企事業(yè)單位和人民群眾等社會各層面的需求為導向，以服務國家工作大局和社會民生為導向，適時地確定和調整檔案資源建設的任務和重點，不斷創(chuàng)新檔案資源建設的內容和途徑。

（三）地區(qū)特征原則

各個地區(qū)都有著各自不同的自然環(huán)境、經濟狀況、歷史文化和風俗習慣等，而各地區(qū)檔案館是按照行政區(qū)劃分級設立的，檔案的形成主體界定在本地區(qū)內的組織和機構，檔案所記載的是本地區(qū)內的歷史發(fā)展和社會變遷。因此，地區(qū)的多樣性決定了各地區(qū)所藏檔案的差異性，這種地區(qū)特征成為國家檔案館藏資源的鮮明特色，也成為國家檔案資源建設過程中應遵循和突出的重要原則。

（四）對檔案資源進行整合的原則

檔案資源整合，是指各級檔案行政管理部門合理規(guī)劃檔案資源的歸屬和流向，通過科學整理和組合，使檔案資源由分散到集中、由無序到有序，形成結構合理、配置優(yōu)化、信息共享的檔案資源體系的過程。檔案資源整合是為適應社會對檔案利用的新需求而提出的，也是新形勢下檔案工作發(fā)展的必然要求，而現代信息技術的發(fā)展則為檔案資源整合提供了技術手段。檔案資源整合并非檔案資源數量的機械疊加，而是利用多種途徑和技術手段構建檔案資源的有機整體，突破時間、地域、行業(yè)、部門的界限，強化檔案資源建設的全局觀念，營造團結協(xié)作、互相補充、開放共享的工作環(huán)境。

（五）對檔案資源進行監(jiān)管和控制的原則

對檔案資源的監(jiān)管和控制，是指各級檔案行政管理部門根據國家有關法律法規(guī)，對檔案館以外的對國家和社會有保管價值的檔案，通過實施有效監(jiān)管和控制，防止檔案損毀和流失，以保證國家檔案資源的安全。對于集體所有制企業(yè)和民營企業(yè)所擁有的對國家和社會有保管價值的檔案或屬于保密性質的檔案，各級檔案行政部門應根據相關法律法規(guī)，及時履行職權，對這些檔案進行有效監(jiān)管和控制，對有關違法行為應給予嚴肅查處，確保國家檔案資源免受損失。對于在社會或個人手中分散保存的有重要價值的檔案（如反映重大事件、重要活動和重要人物情況的檔案），各級檔案行政部門應通過走訪調研、鑒定登統(tǒng)等方式進行監(jiān)管和控制，并適時創(chuàng)造有利條件，將這些檔案納入國家管理。

三、檔案資源建設的途徑

（一）大力加強檔案接收工作

接收是豐富館藏檔案資源的主要途徑，必須大力拓展和完善檔案接收這個主渠道。國家機關的文書檔案固然是接收檔案的重要組成部分，但隨著我國各項事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案接收的范圍應向經濟和社會領域拓展，各類國有企事業(yè)單位檔案是拓展接收范圍的重點。對暫時無法進館的各類民生檔案，應從實際出發(fā)，明確管理標準，采取監(jiān)管措施。另外，應注意拓展接收檔案的門類，不僅限于文書檔案，還要向照片檔案、音像檔案、電子檔案、實物檔案、專門檔案、科技檔案等延伸。

（二）重視開展檔案征集工作

征集是豐富館藏檔案資源的一個重要途徑，檔案館要不斷創(chuàng)新和拓展檔案征集的形式和渠道，完善檔案征集管理體系。一是要高度重視檔案征集工作，主動爭取工作經費，為征集工作提供經濟基礎。二是將檔案征集的視角“下移”，對各類民營企業(yè)、民間組織、家庭和個人等保存的能反映社會發(fā)展變遷和人民群眾生活的檔案，可以采用寄存、捐贈、收購、代管、復制等方式征集進館，擴大檔案征集的覆蓋面，拓展館藏檔案資源反映社會實踐的深度，進一步完善館藏結構。三是要注重加強與博物館、展覽館、紀念館等機構的合作，以交換、共享目錄、復制等方式征集有價值的檔案。

（三）主動形成和采集檔案資源

主動形成檔案原本并非檔案部門的職責，但由于某些檔案難以通過接收或征集的渠道獲得，所以可以考慮以拍照、攝像、錄音、網絡采集等方式主動形成和采集檔案資源。如通過拍照、攝像方式形成關于某些重大事件、重要活動以及面臨改變或消失的景觀等方面的檔案，主動形成檔案可以作為檔案資源建設的一種補充措施，應根據本地區(qū)人力、物力、財力的實際情況而決定是否采用或如何采用。通過網絡采集關于經濟社會發(fā)展等各方面的以文本、圖片、音頻、視頻等形式存在的檔案資源，是檔案資源建設的一種重要而快捷的補充途徑，值得提倡和推廣。

（四）適量采購資料

檔案館通過設置專項經費來適量采購資料，以滿足利用者獲取信息的實際需求，這對于檔案館資源建設來說是一種有益的補充。采購的主要對象是資料，如報刊、圖書、音像制品等，選擇資料要側重內容的權威性、史料性和區(qū)域性。檔案和資料相互關聯、互為補充，利用者從二者當中都能獲取有價值的信息，但采購工作要注意適度適量，從檔案館工作的實際出發(fā)，以區(qū)別于圖書館的功能特點。

（五）積極開展重點檔案搶救和保護工作

對于館藏各個歷史時期形成的具有重要研究和利用價值、需要永久保存的珍貴檔案，各級國家檔案館要在確保重點、分步實施的原則下，有計劃地開展搶救和保護工作。要確保工作經費的合理使用；要改進提供利用的方式，最大限度地保護好重點檔案的原件；對瀕危的重點檔案要給予優(yōu)先搶救和保護。

（六）大力推動檔案資源的開發(fā)利用工作

一是要加大檔案資源的整合和開發(fā)力度，堅持依法整合、科學整合，使檔案資源更好地發(fā)揮服務社會的實效。二是深入挖掘檔案資源，編輯出版優(yōu)秀檔案成果，提供深層次的檔案信息服務。三是加快建設檔案資源數據庫，實現地區(qū)之間、館際之間的資源共享。四是不斷完善檔案利用制度，改進政務公開信息查閱服務工作，公開可利用檔案的目錄，努力構建便于廣大民眾利用檔案的途徑和體系，滿足社會利用檔案的合理訴求，切實提高檔案利用的效果。

（七）加快檔案資源信息化建設

信息化是檔案資源建設的必然趨勢，是實現檔案資源建設向現代化邁進的必由之路和重要標志。一是要加強檔案信息化設施建設，如配備計算機、打印機、復印機、掃描儀、刻錄機、互聯網設備等設施，購置或開發(fā)檔案信息管理軟件等。二是要加強電子文件的歸檔和電子檔案的管理工作，嚴格執(zhí)行相關技術標準，規(guī)范電子文件的數據格式，實現電子文件和電子檔案的全程管理。三是要加快推進數字檔案館工程，充分利用現代信息技術，根據相關技術標準逐步建成各類檔案數據庫群，通過各種信息網絡平臺實現檔案信息資源共享。四是要進一步提升檔案網站建設水平，完善和拓寬網站功能，建立網上現行文件查閱中心，在網上提供檔案信息查詢服務，展示檔案工作成果。

（八）為檔案資源建設提供人才保障

檔案資源建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要一支高素質的人才隊伍作為支撐和保障。一是要加強對檔案人員的思想政治教育和職業(yè)道德教育，調動檔案人員的工作熱情，培養(yǎng)他們的敬業(yè)精神，使他們主動參與到檔案資源建設工作中來。二是要培養(yǎng)和提高檔案人員的創(chuàng)新意識，使他們緊跟檔案事業(yè)面臨的新形勢，充分發(fā)揮主觀能動性，善于探索檔案資源建設的新路徑，創(chuàng)造性地開展工作。三是通過加強業(yè)務培訓，提高檔案人員的專業(yè)水平和實踐技能，拓寬他們的知識面，優(yōu)化他們的知識結構，尤其要注重加強關于現代信息技術的培訓，使檔案人員熟練掌握檔案資源信息化建設所需具備的理論知識和操作手段，建設一支高素質的現代化檔案人才隊伍。

[1]郝飛,宋曉紅.關于檔案管理現代化建設的探討[J].辦公室業(yè)務,2012(19).