業(yè)務(wù)視角下的辦公室職責(zé)定位探析
——以高?？茖W(xué)技術(shù)研究院綜合處為例

業(yè)務(wù)視角下的辦公室職責(zé)定位探析
——以高校科學(xué)技術(shù)研究院綜合處為例

辦公室作為“協(xié)調(diào)內(nèi)外、聯(lián)系左右”樞紐，辦公室人員除要求責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)精通和管理溝通能力強(qiáng)等基本素質(zhì)外，還應(yīng)具有基于業(yè)務(wù)管理和綜合協(xié)調(diào)的戰(zhàn)略思路。通過(guò)綜合業(yè)務(wù)管理、規(guī)章制度管理等辦公室人員樹(shù)立以業(yè)務(wù)和管理文化為核心的民間權(quán)威形象，進(jìn)而為樹(shù)立單位一把手的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威形象和形成單位文化做好支撐。最終形成以文化為引領(lǐng)，以制度為核心，以綜合為紐帶的管理體系。

辦公室；職責(zé)定位；業(yè)務(wù)視角

作為一個(gè)單位的辦公室，綜合國(guó)內(nèi)相關(guān)文獻(xiàn)對(duì)辦公室的定位，可總結(jié)為處于“樞紐“地位的高度認(rèn)可，是“上傳下達(dá)”的中樞，也是“協(xié)調(diào)內(nèi)外、聯(lián)系左右”核心。可以說(shuō)，辦公室運(yùn)行狀況可以直接反映一個(gè)單位管理水平和可持續(xù)發(fā)展的未來(lái)。因此，加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)能力、管理能力和溝通協(xié)調(diào)能力建設(shè)顯得尤為重要，但泛泛提及各類(lèi)能力的提升顯得空泛和很難讓人信服。本文結(jié)合高?？茖W(xué)技術(shù)研究院綜合處的實(shí)際情況，試圖以業(yè)務(wù)為視角，進(jìn)一步闡述高?？蒲泄芾聿块T(mén)辦公室的職責(zé)定位。

高校的科學(xué)技術(shù)研究院作為高等學(xué)?？茖W(xué)技術(shù)管理和戰(zhàn)略研究的重要部門(mén)，承擔(dān)著高校三大重要職責(zé)中“科學(xué)研究”和“社會(huì)服務(wù)”的兩大重要職責(zé)，確切的說(shuō)是“科學(xué)研究”和“社會(huì)服務(wù)”中以科技服務(wù)社會(huì)的職責(zé)。隨著現(xiàn)今高等學(xué)校，特別是研究型大學(xué)承擔(dān)的科研任務(wù)越來(lái)越多，再加上以高校為核心的協(xié)同創(chuàng)新模式的推廣，使得科學(xué)研究在高等學(xué)校中的地位越來(lái)越重要?？茖W(xué)研究的成敗已經(jīng)成為一所高校向高水平大學(xué)發(fā)展的決定性因素，因此，高?？茖W(xué)研究的管理顯得尤為重要。作為科學(xué)技術(shù)研究院的綜合管理部門(mén)如何以業(yè)務(wù)為主線，通過(guò)制度建設(shè)和管理流程制定等，使各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)審批流程簡(jiǎn)化，信息溝通順暢，成為科學(xué)技術(shù)研究院綜合管理部門(mén)面臨的重要難題。

一、以文化為引領(lǐng)的管理理念

按照管理學(xué)上的說(shuō)法，管理的最高境界是“有所為、有所不為，最終實(shí)現(xiàn)無(wú)為而治”，而對(duì)于高?？茖W(xué)技術(shù)研究院的綜合管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，可以定位為“有所多為、有所少為，最終實(shí)現(xiàn)全面介入”，也就說(shuō)綜合管理部門(mén)應(yīng)該所有事項(xiàng)均了解，所有事項(xiàng)均有可能介入。所以作為綜合管理部門(mén)人員，要具備業(yè)務(wù)精通、責(zé)任心強(qiáng)和協(xié)調(diào)管理能力強(qiáng)等基本素質(zhì)，才能從戰(zhàn)略的角度以業(yè)務(wù)管理為主線，以制度管理為手段，形成單位文化，最終實(shí)現(xiàn)文化引領(lǐng)單位發(fā)展，以文化促進(jìn)運(yùn)行機(jī)制的良性循環(huán)。具體如圖1所示。

由圖1可知，作為高?？蒲泄芾淼木C合部門(mén)，科研業(yè)務(wù)管理水平是核心，通過(guò)民間權(quán)威、業(yè)務(wù)文化、管理文化等，最終形成領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威和單位積極創(chuàng)新的文化。辦公室管理人員的基本素質(zhì)為戰(zhàn)略思考高度奠定基礎(chǔ)，而戰(zhàn)略思考高度又為包含綜合協(xié)調(diào)管理、后勤保障和綜合業(yè)務(wù)管理等內(nèi)容的業(yè)務(wù)管理，及包含職責(zé)分工清晰、制度規(guī)范和人事管理等內(nèi)容的規(guī)章制度管理提供支撐，通過(guò)業(yè)務(wù)管理和規(guī)章制度管理自然形成的業(yè)務(wù)文化和管理文化為單位文化的形成提供保障。而業(yè)務(wù)管理和規(guī)章制度管理水平為民間權(quán)威的樹(shù)立提供支撐，樹(shù)立民間權(quán)威的最終目的是實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威的樹(shù)立和單位文化的形成。為全面深入剖析科學(xué)技術(shù)研究院綜合管理部門(mén)的職責(zé)定位，下面將從精通各項(xiàng)業(yè)務(wù)，參與戰(zhàn)略規(guī)劃；主導(dǎo)職責(zé)分工，樹(shù)立民間權(quán)威；制定規(guī)章制度，督促實(shí)施反饋；協(xié)助人事管理，樹(shù)立領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威等四個(gè)方面具體論述。

圖1

二、精通各項(xiàng)業(yè)務(wù)，參與戰(zhàn)略規(guī)劃

作為高校科研管理的部門(mén)具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性，業(yè)務(wù)能力的強(qiáng)弱直接影響著學(xué)?？茖W(xué)技術(shù)研究的發(fā)展水平。因此，作為綜合管理部門(mén)應(yīng)精通各項(xiàng)業(yè)務(wù)。為精通各項(xiàng)業(yè)務(wù)，辦公室管理人員應(yīng)加強(qiáng)自身管理能力鍛煉的同時(shí)，并將所有科學(xué)研究管理辦法和流程做到精通掌握的基礎(chǔ)上，掌握學(xué)校主體發(fā)展學(xué)科，圍繞學(xué)科做科研才是大學(xué)發(fā)展之道。同時(shí)，還應(yīng)熟悉學(xué)校所有的校字文件，包括人才培養(yǎng)、人事管理、資產(chǎn)管理、招生就業(yè)等。人才培養(yǎng)水平在一定程度上受到科學(xué)研究的約束，沒(méi)有高水平的科學(xué)研究，很難培養(yǎng)高素質(zhì)技術(shù)創(chuàng)新人才。而人事管理是匯集高水平科技創(chuàng)新人才進(jìn)行科學(xué)研究的前提，同時(shí)人事考核評(píng)價(jià)制度是充分釋放科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新人員潛力的重要保障。資產(chǎn)管理則是科研項(xiàng)目日常管理的重要事項(xiàng)，在確保國(guó)有資產(chǎn)不流失的前提下，為科學(xué)研究的一次性試驗(yàn)做好策劃和管理。

高?？蒲泄芾淼木C合管理部門(mén)人員應(yīng)全面了解學(xué)校發(fā)展?fàn)顩r和所有學(xué)校的政策，并牢牢把握學(xué)校的主體學(xué)科發(fā)展方向，通過(guò)精通各項(xiàng)業(yè)務(wù)，為科技管理流程的簡(jiǎn)化和信息通暢，及各項(xiàng)科研政策的制定奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。通過(guò)業(yè)務(wù)精通、責(zé)任心強(qiáng)和協(xié)調(diào)管理能力強(qiáng)等基本素質(zhì)，并以對(duì)待事業(yè)的態(tài)度對(duì)待工作，最終達(dá)到從戰(zhàn)略的角度思考學(xué)校科技發(fā)展戰(zhàn)略問(wèn)題，進(jìn)而為學(xué)?？萍及l(fā)展規(guī)劃、科技發(fā)展指導(dǎo)思想的提出、科技發(fā)展的轉(zhuǎn)型等，奠定基本的業(yè)務(wù)水平和管理能力等。通過(guò)全程參與各項(xiàng)戰(zhàn)略規(guī)劃的制定，更加熟悉學(xué)?？蒲邪l(fā)展，實(shí)現(xiàn)以戰(zhàn)略規(guī)劃指導(dǎo)科技發(fā)展和管理策略的實(shí)施，進(jìn)而促進(jìn)戰(zhàn)略規(guī)劃的實(shí)現(xiàn)。

三、主導(dǎo)職責(zé)分工，樹(shù)立民間權(quán)威

綜合管理部門(mén)最重要的職責(zé)就是做好分工管理，即做到分工明確。綜合管理人員通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)和人員的全面了解，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好職責(zé)分工，以業(yè)務(wù)特征和管理人員能力的有機(jī)結(jié)合為依托，在業(yè)務(wù)分工中綜合辦主任應(yīng)爭(zhēng)取主導(dǎo)地位。由于工作性質(zhì)、內(nèi)容，管理職位的不同，為使政令更加通暢，必須構(gòu)建一個(gè)核心的民間權(quán)威，該民間權(quán)威為科研管理的日常運(yùn)行和創(chuàng)新理念宣傳貫徹的核心，同時(shí)也是上傳下達(dá)的信息中心，其傳達(dá)的任何事項(xiàng)其他人員均應(yīng)無(wú)條件信任和服從。因此，職責(zé)分工主導(dǎo)地位的爭(zhēng)取，能夠進(jìn)一步樹(shù)立民間權(quán)威形象。民間權(quán)威一般為科研管理部門(mén)綜合辦主任，如何選擇一個(gè)以科技事業(yè)為己任的辦公室主任成為決定性因素。

民間權(quán)威的梳理對(duì)綜合業(yè)務(wù)的協(xié)調(diào)管理、單位的后勤保障及各項(xiàng)制度的制定，奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但權(quán)威的樹(shù)立是通過(guò)日常的綜合業(yè)務(wù)管理水平高、協(xié)調(diào)溝通能力強(qiáng)等管理能力和對(duì)待事業(yè)的態(tài)度的人品綜合反映，而不是硬性的任命。因此，權(quán)威的樹(shù)立和日常管理是相輔相成的，也就是所謂的“先有為、才有位”，即先有所作為，才能樹(shù)立權(quán)威，反過(guò)來(lái)權(quán)威形象的樹(shù)立又為更大的作為提供了廣闊的空間。

四、制定規(guī)章制度，督促實(shí)施反饋

通過(guò)綜合管理能力的提升，首先制定內(nèi)部管理辦法，包括材料報(bào)送、數(shù)據(jù)報(bào)表、人事管理、采購(gòu)、重大事項(xiàng)辦公會(huì)制度等，做到部門(mén)內(nèi)部人員辦事有章可循、有法可依。由于高?？蒲泄芾硎马?xiàng)較多，涉及的上級(jí)主管部門(mén)、企事業(yè)單位等較多，因此，應(yīng)在建立科學(xué)的事項(xiàng)審批流程的基礎(chǔ)上，做好備案，時(shí)刻監(jiān)督主管處室科研事項(xiàng)的落實(shí)情況，做到“件件有落實(shí)、事事有回音”。

精通的業(yè)務(wù)水平，在充分調(diào)研和論證的基礎(chǔ)上，通過(guò)制定科研管理流程再造、科研管理辦法的修訂等，進(jìn)一步指導(dǎo)學(xué)校的科技管理工作，使管理水平得到明顯提升，信息溝通更加順暢。在制定科研管理辦法時(shí)，在遵從科學(xué)發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上，要從學(xué)校整體學(xué)科發(fā)展的角度去思考，并綜合考慮是否有利于高水平科技創(chuàng)新人才的培養(yǎng)，是否有利于形成高水平科技創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)的形成，是否有利于拔尖人才的快速成長(zhǎng)等因素。同時(shí)，應(yīng)做好各項(xiàng)管理辦法、管理事項(xiàng)的監(jiān)督落實(shí)，通過(guò)走訪反饋，加強(qiáng)政令的貫徹落實(shí)。

五、協(xié)助人事管理，樹(shù)立領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威

所謂科研管理部門(mén)的人事管理主要是指部門(mén)內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)、晉升制度和科研評(píng)價(jià)體制等，人員結(jié)構(gòu)是指作為高?？蒲泄芾聿块T(mén)應(yīng)結(jié)合科研管理的特征做好科研管理人員的年齡、學(xué)歷、職稱(chēng)等結(jié)構(gòu)分布。而晉升制度是通過(guò)多渠道內(nèi)部自身提拔、外部輸送人才等方式使能力突出者得到快速發(fā)展?？蒲泄芾碓u(píng)價(jià)機(jī)制則直接影響著科研管理人員和科技創(chuàng)新人員的積極性，合理的科研管理評(píng)價(jià)機(jī)制能夠充分釋放一切科技創(chuàng)新潛力，做到“人盡其能、物盡其用”。

作為綜合管理部門(mén)應(yīng)建立部門(mén)人員職業(yè)生涯規(guī)劃?rùn)n案，對(duì)每位人員的在科研日常管理中的重要表現(xiàn)記錄下來(lái)，通過(guò)剖析進(jìn)一步找出每位人員的需求點(diǎn)，為后期人員的安排奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?？蒲泄芾韴F(tuán)隊(duì)需要各種類(lèi)型的管理人員，因此在職位晉升或職稱(chēng)評(píng)定時(shí)，綜合辦主管人員應(yīng)為領(lǐng)導(dǎo)提供翔實(shí)的分析材料。高水平科研管理團(tuán)隊(duì)的構(gòu)建和管理水平的提高，需要在科研管理團(tuán)隊(duì)中樹(shù)立一個(gè)權(quán)威，而科研主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)通過(guò)內(nèi)部人事的合理安排，進(jìn)一步樹(shù)立領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威，一般最好是主管科研處長(zhǎng)（院長(zhǎng)）。其權(quán)威主要體現(xiàn)在人品道德、工作能力、創(chuàng)新思路、管理公平等方面，通過(guò)在日常管理中逐步樹(shù)立權(quán)威，進(jìn)而使科研管理團(tuán)隊(duì)成員統(tǒng)一思想，目標(biāo)一致，以權(quán)威為中心。通過(guò)權(quán)威的樹(shù)立，使政令達(dá)到無(wú)條件的貫徹執(zhí)行，思想和行動(dòng)的高度統(tǒng)一。

六、結(jié)論

高?？蒲泄芾砭C合部門(mén)的人員素質(zhì)是根本，業(yè)務(wù)管理是依托，權(quán)威的樹(shù)立是貫徹執(zhí)行的根本，而文化引領(lǐng)是管理的最高境界。最終實(shí)現(xiàn)“以文化為引領(lǐng)、以領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威為核心、以民間權(quán)威為紐帶、以業(yè)務(wù)管理為依托”的高水平科技管理團(tuán)隊(duì)，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校的快速發(fā)展。

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