上市公司董事會(huì)秘書制度完善探討

毛永紅

摘 要：首先闡述了董事會(huì)秘書制度在國內(nèi)的發(fā)展現(xiàn)狀和特點(diǎn)，然后對(duì)目前董事會(huì)秘書制度實(shí)踐中遇到的問題進(jìn)行了分析，并提出相應(yīng)的對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：上市公司；董事會(huì)秘書制度

中圖分類號(hào)：F2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：16723198（2014）03003802

董事會(huì)秘書制度源于英美法系的公司秘書制度，其最初體現(xiàn)為基層性質(zhì)的文職人員，后地位和權(quán)限逐步上升成為高級(jí)管理人員，在這個(gè)循序漸進(jìn)的過程中形成了一套不同于公司其他經(jīng)營管理人員的獨(dú)特制度體系，其不僅有利于完善公司治理結(jié)構(gòu)，使公司運(yùn)作更加規(guī)范、效率，而且對(duì)公司提升外部形象和優(yōu)化外部環(huán)境具有積極作用，對(duì)公司持續(xù)健康高速發(fā)展具有重要價(jià)值。

董事會(huì)秘書，尤其上市公司的董事會(huì)秘書，其核心價(jià)值體現(xiàn)在對(duì)公司治理完善的促進(jìn)作用，對(duì)公司內(nèi)部決策運(yùn)行機(jī)制具有廣泛的職權(quán)，并對(duì)公司外部治理具有組織領(lǐng)導(dǎo)義務(wù)，在國外理論界一直被認(rèn)為是公司內(nèi)部和外部實(shí)現(xiàn)更有效對(duì)接的重要橋梁，例如被稱為公司的“對(duì)外發(fā)言人”，公司與政府主管部門的“指定聯(lián)系人”，公司與新聞媒體溝通的“窗口”，公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)和經(jīng)理層之間的“協(xié)調(diào)人”。同時(shí)，董事會(huì)秘書充當(dāng)著公司資本運(yùn)作內(nèi)部“第一智囊”角色，是公司尤其是上市公司資本運(yùn)作重要的組織者和第一線參與者，在現(xiàn)代公司尤其是上市公司的經(jīng)營活動(dòng)中發(fā)揮著其不可或缺的作用。

1 國內(nèi)董事會(huì)秘書制度的發(fā)展現(xiàn)狀

董事會(huì)秘書制度上世紀(jì)90年代在我國確立以來，最先是從境外上市公司引入，其動(dòng)機(jī)是為了配合國內(nèi)公司到境外上市，使國內(nèi)公司符合國外法律規(guī)定，某種意義上講董事會(huì)秘書制度的最初興起僅僅是權(quán)宜之計(jì)，經(jīng)歷了由境外到境內(nèi)、外資到內(nèi)資、上市公司到擬上市公司的漸進(jìn)發(fā)展過程。雖然董事會(huì)秘書制度在國內(nèi)的興起并非自于主動(dòng)，但國內(nèi)經(jīng)濟(jì)市場化的固有缺陷以及公司體制西式移植帶來的相關(guān)政策法律、社會(huì)體制、市場機(jī)制甚至于公眾認(rèn)知等配套體系問題，隨著國內(nèi)資本市場和市場經(jīng)濟(jì)的壯大發(fā)展顯現(xiàn)于外，而董事會(huì)秘書制度在公司治理角度的重要作用越加清晰，最終使得董事會(huì)秘書制度在我國得以認(rèn)可，形成體系并最終確立。

（1）法律依據(jù)。董事會(huì)秘書制度在國內(nèi)有關(guān)法律、法規(guī)上的依據(jù)，最早起源于國務(wù)院頒布的《關(guān)于股份有限公司境外募集股份及上市的特別規(guī)定》，隨后又有國務(wù)院證券委、國家體改委頒布的《到境外上市公司章程必備條款》以及中國證監(jiān)會(huì)頒布的《上市公司章程指引》，由國內(nèi)兩大證券交易所頒布的涉及上市公司具體操作的《股票上市規(guī)則》中，明確規(guī)定了上市公司董事會(huì)秘書這一職位，并規(guī)定相應(yīng)的職責(zé)權(quán)限。從立法層級(jí)上來看，董事會(huì)秘書制度并沒有國家專門法律進(jìn)行規(guī)范指導(dǎo)，涉及董事會(huì)秘書的規(guī)定主要集中在中國證監(jiān)會(huì)以及證券交易所的相關(guān)規(guī)范性文件中，效力最高的是新公司法中第124條和第217條，“上市公司設(shè)董事會(huì)秘書，負(fù)責(zé)公司股東大會(huì)和董事會(huì)會(huì)議的籌備、文件保管以及公司股東資料的管理、辦理信息披露事務(wù)等事宜”，并明確了董事會(huì)秘書作為公司高級(jí)管理人員的地位。

（2）任職條件。《公司法》中對(duì)于董事會(huì)秘書的任職沒有明確規(guī)定，僅從高級(jí)管理人員層面上進(jìn)行了消極排除，規(guī)定了一些不能擔(dān)任高級(jí)管理人員的情形。而證監(jiān)會(huì)和交易所則對(duì)于董事會(huì)秘書進(jìn)行了積極條件規(guī)定，在上市規(guī)則和指引等文件中，任職條件從學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、品德、培訓(xùn)資格以及兼任等方面進(jìn)行了較為詳細(xì)的規(guī)定。

（3）職責(zé)權(quán)利。董事會(huì)秘書的主要職權(quán)依賴并來自于董事會(huì)的授權(quán)，主要是服務(wù)于董事會(huì)處理日常事務(wù)，負(fù)責(zé)股東大會(huì)、董事會(huì)和監(jiān)事會(huì)的組織運(yùn)行，組織協(xié)調(diào)投資者關(guān)系管理和對(duì)外信息披露事務(wù)管理，組織參與公司融資，以及處理上級(jí)監(jiān)管部門、社會(huì)公眾和新聞媒體溝通聯(lián)系等公司形象維護(hù)和提升工作。

（4）選任程序。董事會(huì)秘書的選任程序分為提名、聘任、公告、備案四個(gè)階段程序。提名是指，董事會(huì)秘書人選須經(jīng)董事長提名；聘任由董事會(huì)決定，并須股東大會(huì)確認(rèn)。董事長擁有提名權(quán)，董事會(huì)擁有聘任權(quán)，股東大會(huì)則擁有否決權(quán)；公告是指，作為上市公司須對(duì)外披露公告董事會(huì)秘書人選，以便于其開展工作并接受公眾監(jiān)督；備案是指，上市公司董事會(huì)秘書人選向上級(jí)監(jiān)管部門進(jìn)行備案核查。

（5）罷免程序。董事會(huì)秘書在任職期間，若因工作、勤勉、品德等公司和上級(jí)監(jiān)管部門認(rèn)為已不符合董事會(huì)秘書資格條件的，由董事會(huì)終止聘任，上報(bào)交易所和證監(jiān)會(huì)等監(jiān)管部門，并對(duì)社會(huì)公眾予以披露。

2 董事會(huì)秘書制度目前面臨的主要問題

國內(nèi)董事會(huì)秘書制度的“舶來”性質(zhì)以及國內(nèi)資本市場發(fā)展的固有缺陷等諸多因素影響，使得董事會(huì)秘書在上市公司實(shí)際運(yùn)作中面臨一系列的問題，主要有地位不明、權(quán)限不清、履職艱辛、風(fēng)險(xiǎn)較大等操作困難。這些問題的存在，使得董事會(huì)秘書的設(shè)計(jì)職能未能充分發(fā)揮，價(jià)值未能充分體現(xiàn)，在某些方面形式化重于實(shí)質(zhì)化，不但使董事會(huì)秘書這一職業(yè)含金量降低，甚至影響了國內(nèi)證券市場的整體良性發(fā)展。主要問題根源有：

（1）立法層級(jí)過低。涉及董事會(huì)秘書的國家法律規(guī)定僅公司法中有涉及條款，而且僅僅是規(guī)定了董事會(huì)的設(shè)立和公司治理地位，更為詳盡的規(guī)定存在于證監(jiān)會(huì)和交易所的相關(guān)規(guī)范性文件。但是證監(jiān)會(huì)指定的部門規(guī)章法律效力不足，同時(shí)證券交易所的相關(guān)規(guī)定并不具備法律意義上的強(qiáng)制力，更多的是體現(xiàn)導(dǎo)向作用。

（2）職責(zé)權(quán)限過低。我國的董事會(huì)秘書制度設(shè)計(jì)與英美基本一致，屬于公司高級(jí)管理人員，直接隸屬于公司董事會(huì)，在任職程序、任職資格和職責(zé)范圍等方面大致一樣，但在具體內(nèi)容上存在著差異，例如董事會(huì)秘書在公司治理內(nèi)部運(yùn)營實(shí)踐中權(quán)限的定位不明晰，職權(quán)范圍的更多的傾向于配合政府和交易所監(jiān)管和對(duì)外信息披露等方面，并沒有相應(yīng)的內(nèi)部管理權(quán)力，董事會(huì)秘書在公司中地位和職責(zé)權(quán)限受到很大的限制條件，阻礙了實(shí)際有效履職。

（3）董事會(huì)秘書制度僅限定于上市公司。關(guān)于董事會(huì)秘書制度的具體規(guī)定，僅僅將其限定在上市公司和擬上市公司，尤其是公司法中董事會(huì)秘書的條款限定在上市公司，董事會(huì)秘書制度在現(xiàn)代企業(yè)制度的公司治理中空間有限，限制了董事會(huì)秘書制度的未來發(fā)展，導(dǎo)致上市公司董事會(huì)秘書制度的現(xiàn)實(shí)發(fā)展不盡人意。

（4）自上而下的制度推行，缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)積累。國外英美的董事會(huì)秘書制度經(jīng)歷了長期的發(fā)展，沉淀積累了大量的理論和實(shí)踐磨合經(jīng)驗(yàn)，并且建立在市場經(jīng)濟(jì)和自有資本市場的成熟穩(wěn)定發(fā)展基礎(chǔ)上，而國內(nèi)的董事會(huì)秘書制度卻是自上而下、被動(dòng)式的推廣，董事會(huì)秘書制度缺乏諸多制度安排和社會(huì)基礎(chǔ)土壤，必然面臨諸多實(shí)際問題，其真正成熟壯大需要一個(gè)長期的過程。

（5）權(quán)利義務(wù)不對(duì)等。按照國內(nèi)董事會(huì)秘書的制度安排，在實(shí)際履職中公司涉及生產(chǎn)經(jīng)營的各個(gè)方面，例如環(huán)保、安全、技術(shù)、生產(chǎn)銷售、成本控制、利潤分紅、公司治理、信息披露等存在的風(fēng)險(xiǎn)都涉及董事會(huì)秘書職責(zé)，但在公司中的職權(quán)劃分上，卻并沒有給予董事會(huì)秘書相應(yīng)的對(duì)等權(quán)利，董事會(huì)秘書更多的成為形式崗位，這就導(dǎo)致了董事會(huì)秘書實(shí)際履職的積極性和參與意愿偏低。

3 董事會(huì)秘書制度完善建議

（1）擴(kuò)大董事秘書制度的適用范圍。目前關(guān)于公司中設(shè)立董事會(huì)秘書制度的強(qiáng)制性規(guī)定，局限于上市公司和擬上市的股份公司。但董事會(huì)秘書的制度設(shè)計(jì)和價(jià)值體現(xiàn)，在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展的今天，所有經(jīng)濟(jì)實(shí)體均面臨許多內(nèi)部治理和外部溝通以及資本化運(yùn)營的問題。在內(nèi)部治理方面，治理規(guī)范及合規(guī)運(yùn)營是我國市場經(jīng)濟(jì)實(shí)體的全局性問題，而內(nèi)部決策運(yùn)轉(zhuǎn)和管理效率提升更是市場經(jīng)濟(jì)的要求和企業(yè)生存的關(guān)鍵；在外部溝通方面，所有企業(yè)作為一個(gè)高度緊密結(jié)合的整體，面對(duì)現(xiàn)今越來越受到社會(huì)關(guān)注的企業(yè)責(zé)任方面，在利益相關(guān)方層面需要企業(yè)設(shè)立統(tǒng)一的對(duì)外喉舌和內(nèi)部管控；在資本化運(yùn)營方面，資本時(shí)代的到來波及市場經(jīng)濟(jì)的各個(gè)角落，任何一個(gè)以追求利益最大化的企業(yè)均無法回避資本化的潮流。

因此董事會(huì)秘書制度的借鑒和實(shí)踐意義絕非局限在上市公司層面，其作為改善我國公司治理的手段之一，所有經(jīng)濟(jì)實(shí)體均具有其適用意義。結(jié)合當(dāng)前董事會(huì)秘書制度的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，股份有限公司因其規(guī)模較大、股東眾多、影響較大、內(nèi)部復(fù)雜等現(xiàn)實(shí)因素，法律法規(guī)涉及要求較多，應(yīng)要求所有股份有限公司都必須設(shè)立董事會(huì)秘書。甚至伴隨我國市場經(jīng)濟(jì)的壯大發(fā)展和外部環(huán)境的發(fā)展，對(duì)于股東較多、規(guī)模較大的有限責(zé)任公司，也可以考慮設(shè)立董事會(huì)秘書。

（2）在更高的立法層級(jí)上對(duì)董事會(huì)秘書制度進(jìn)行制度安排。我國董事會(huì)秘書制度在上市公司的確立和實(shí)際操作遇到的諸多問題，如董事會(huì)秘書定位不明確，職責(zé)形同虛設(shè)，實(shí)際操作困難等，根本上與立法的層級(jí)有關(guān)。前述講到，涉及董事會(huì)秘書制度的法律僅在公司法中有所體現(xiàn)，而最重要的實(shí)踐操作規(guī)定均為證監(jiān)會(huì)和證券交易所的相關(guān)規(guī)定，導(dǎo)致董事會(huì)秘書制度在我國法律法規(guī)等立法層級(jí)上效力最低，且不具備法律強(qiáng)制執(zhí)行力，更多的體現(xiàn)指導(dǎo)意義。

因此，董事會(huì)秘書制度的基本框架迫切需要更多的立法層面來確立，應(yīng)當(dāng)以法律法規(guī)為主要表現(xiàn)形式依法賦予其相應(yīng)的強(qiáng)制力，才能促使董事會(huì)秘書制度更為科學(xué)合理，才能促使董事會(huì)秘書崗位職責(zé)更為清晰，才能更好地發(fā)揮職能、體現(xiàn)價(jià)值，也能有效約束董事會(huì)秘書和上市公司恪盡職守。

同時(shí)，從法律法規(guī)表現(xiàn)形式的立法，科學(xué)合理性具有保障，還可充分統(tǒng)籌考慮整個(gè)證券市場及公司制的積極意義，更高層次上對(duì)于董事會(huì)秘書制度與現(xiàn)有上市公司體制內(nèi)部股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)、董事會(huì)以及獨(dú)董制度的進(jìn)行協(xié)調(diào)安排。因此，建議應(yīng)以法律法規(guī)為主要表現(xiàn)形式規(guī)定制度基本框架，同時(shí)以更為專業(yè)的證券監(jiān)管層面對(duì)于實(shí)踐予以規(guī)范補(bǔ)充。

（3）堅(jiān)持權(quán)責(zé)相統(tǒng)一，拓寬加深董事會(huì)秘書的職權(quán)范圍。在上市公司實(shí)踐中，各上市公司市場規(guī)模、企業(yè)文化和內(nèi)部管理環(huán)境等條件以及董事會(huì)秘書個(gè)人素質(zhì)的差異，往往在上市公司內(nèi)部履職中，董事會(huì)秘書在職責(zé)權(quán)限、風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)、薪酬待遇等方面存在較大差異。其主要原因在于董事會(huì)秘書制度設(shè)計(jì)缺陷和外部環(huán)境因素影響，一方面國內(nèi)市場經(jīng)濟(jì)、證券行業(yè)和董事會(huì)秘書制度發(fā)展不成熟，另一方面則是因?yàn)橹贫仍O(shè)計(jì)上對(duì)董事會(huì)秘書責(zé)任界定不清晰，對(duì)如何保證董事會(huì)秘書行使其職權(quán)，則往往具有不確定性。

對(duì)外，董事會(huì)秘書的職權(quán)主要體現(xiàn)在與上級(jí)監(jiān)管部門、投資者、新聞媒體等溝通聯(lián)系上，是公司與外部環(huán)境接洽的重要橋梁。對(duì)內(nèi)，國內(nèi)公司制及資本市場發(fā)展畢竟先天不足，大多上市公司也往往是國企改制而來，公司內(nèi)部文化對(duì)于董事會(huì)秘書制度的認(rèn)可仍處于懷疑態(tài)度，董事會(huì)秘書參與內(nèi)部管理往往處于尷尬局面。而目前我國證券市場處在發(fā)展時(shí)期，法律環(huán)境和市場基礎(chǔ)環(huán)境仍在不斷建全過程中，新興的董事會(huì)秘書自身履職就存在一定的困惑。

因此，在確立董事會(huì)秘書為上市公司高級(jí)管理人員的同時(shí)，制度設(shè)計(jì)上應(yīng)當(dāng)不僅僅從責(zé)任層面約束董事會(huì)秘書，還應(yīng)從權(quán)責(zé)統(tǒng)一角度考慮賦予相應(yīng)的職權(quán)保障。建議加強(qiáng)董事會(huì)秘書的職權(quán)，賦予其參與公司內(nèi)部管理的權(quán)力，提升董事會(huì)秘書在公司內(nèi)部管理中的地位，實(shí)現(xiàn)董事會(huì)秘書權(quán)責(zé)義務(wù)相統(tǒng)一，保障其實(shí)際有效履職能力。

（4）推動(dòng)董事會(huì)秘書職業(yè)化發(fā)展，推廣完善董事會(huì)秘書協(xié)會(huì)組織建設(shè)，加強(qiáng)合作交流與培訓(xùn)，形成人才儲(chǔ)備庫，完善董事會(huì)秘書資格授予和退出機(jī)制。

國內(nèi)董事會(huì)秘書職業(yè)的產(chǎn)生伴隨董秘制度的設(shè)立而來，近來證監(jiān)會(huì)及證券交易所基本建立了董事會(huì)秘書任職資格授予制度，但距離規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的職業(yè)體制仍有差距。首先，作為一個(gè)專業(yè)、素質(zhì)要求較高的職業(yè)崗位，董事會(huì)秘書任職資格的相關(guān)規(guī)定較為模糊，且資格授予更多的傾向于授予制而非考核制，應(yīng)該充分借鑒其他專業(yè)崗位的設(shè)置要求，如律師、會(huì)計(jì)師等設(shè)立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膷徫灰?，可使得董事?huì)秘書完善職業(yè)國際定位，便于國際交流合作。

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