計算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用

趙春苗

摘 要：在檔案信息管理中，計算機(jī)技術(shù)的作用是非常大的，尤其在檔案信息檢索和檔案信息管理方面，應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案的管理能夠更好的在這個過程中實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和自動化發(fā)展，同時也能更好的利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來進(jìn)行信息的收集，同時在安全方面也是非常有保障的。

關(guān)鍵詞：檔案信息管理；計算機(jī)技術(shù)；信息網(wǎng)絡(luò)

檔案信息對經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會的進(jìn)步是有著很大的影響，在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的同時，對檔案信息管理技術(shù)進(jìn)行改革和發(fā)展是有很大的實(shí)際意義，這樣能夠更好的提高信息檢索的速度，同時在檔案信息管理方面也能更加的便捷，對于檔案信息管理來說是有很大的影響的。

1 檔案信息管理及計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中的重要性

在檔案信息管理制度中，我國對計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是非常廣泛的，同時在效果方面也是非常明顯的。在檔案信息管理方面，對重要的檔案信息可以通過必要的技術(shù)和手段來進(jìn)行安全管理，同時對檔案中隱藏的信息要進(jìn)行保護(hù)。很多的檔案都是具有隱私性質(zhì)的，例如我們個人的工作學(xué)習(xí)檔案，當(dāng)時即使是具有隱私性質(zhì)的都是要在相關(guān)的行政管理部門的管理下的。在計算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展的現(xiàn)在，很多的檔案信息在不斷的進(jìn)行更新和發(fā)展，同時，也實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化發(fā)展。在人們的生活和工作中，計算機(jī)已經(jīng)成為了重要的組成部分，同時也成為了生活和工作中非常的工具。因此，將計算機(jī)技術(shù)和相關(guān)的技術(shù)應(yīng)用到各個領(lǐng)域中已經(jīng)成為了社會發(fā)展的重要組成部分，在檔案管理方面也不例外。檔案是一種非常特殊的信息資源，在社會信息系統(tǒng)中有著非常重要的地位和作用?，F(xiàn)在，社會和科學(xué)技術(shù)都在不斷的發(fā)展過程中，檔案電子化已經(jīng)慢慢成為了檔案管理工作中的重要組成部分，而且在實(shí)際的應(yīng)用過程中也取得了非常顯著的成效。在進(jìn)行檔案信息管理的時候，也是經(jīng)歷了很多的發(fā)展過程的，在最初人們是完全依靠人力手工的方式來進(jìn)行檔案管理，在計算機(jī)技術(shù)得以應(yīng)用的情況下，人們的工作強(qiáng)度發(fā)生了很大的變化?，F(xiàn)在，雖然檔案管理還是停留在人工管理和機(jī)器管理并存的情況下，在檔案管理方式和方法上是存在著不完全的問題。在信息科技不斷發(fā)展的情況下，人們對檔案管理的效率和水平也提出了新的要求，這樣就使得計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用起到了很大的作用。計算機(jī)技術(shù)在近年來的發(fā)展速度表明，這項技術(shù)在發(fā)展過程中對人們的生活和工作是有很大的影響。

2 計算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的益處及其功能

在檔案管理中應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)是有很多的益處的，計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中進(jìn)行使用，能夠?qū)崿F(xiàn)對更多的檔案信息進(jìn)行處理，同時，檔案管理的工作人員也能更好的提高信息處理的能力，將各種檔案信息以非?？斓乃俣冗M(jìn)行輸入和保存，這樣能夠更好的提高計算機(jī)在檔案管理方面的邏輯推理能力和信息判斷的能力。計算機(jī)在對檔案信息進(jìn)行儲存的時候能夠更好的對信息進(jìn)行必要的分類，同時，在對信息進(jìn)行使用的時候能夠更好的進(jìn)行提取和分析。信息在經(jīng)過計算機(jī)處理之后能夠更好地提高工作人員的管理效率，同時，在對信息進(jìn)行整合和利用的時候也能更好的提高效率。在檔案信息管理中應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)能夠更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化發(fā)展。

檔案信息數(shù)字化是指應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)對圖書館或者是檔案室中的紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行收集，然后將這些檔案信息利用計算機(jī)進(jìn)行篩選和采集，這樣能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案進(jìn)行的分類和加工，同時，也能將檔案信息存儲在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中，這樣能夠更好的方便人們進(jìn)行信息的查閱，同時也能更好的對檔案信息進(jìn)行利用。利用計算機(jī)軟件和硬件對檔案信息進(jìn)行加工和處理形成的檔案信息和紙質(zhì)的檔案進(jìn)行比較，能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，同時信息也能更好的進(jìn)行保存和修改，在使用方面也是非常的方面的，使用的人員可以利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)在任何地點(diǎn)和任何時間對檔案信息進(jìn)行使用。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，不僅僅提高了檔案信息的處理效率，同時也避免了檔案信息出現(xiàn)的缺失損壞風(fēng)險。檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化管理能夠更好的提高檔案信息的管理方式，同時也能更好的實(shí)現(xiàn)檔案進(jìn)行的檢索，這樣能夠更好的利用網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行學(xué)習(xí)，同時也能更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。

我國的檔案信息管理已經(jīng)慢慢實(shí)現(xiàn)了電子化和數(shù)字化同步發(fā)展，同時在信息化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展方面也是有很大的突破。在檔案信息管理中應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)能夠更好的實(shí)現(xiàn)管理和技術(shù)的同步，同時也能更好的對信息進(jìn)行分類管理，這樣能夠更好的方便人們對檔案信息的使用，在社會影響力方面也是會有很大的效果。

3 計算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用

3.1 通過計算機(jī)相關(guān)技術(shù)來創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫

在檔案數(shù)據(jù)信息的保存過程中，應(yīng)用于計算機(jī)的相關(guān)技術(shù)來開發(fā)和建立檔案數(shù)據(jù)庫是檔案信息管理的核心，更是檔案管理正規(guī)化，數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化的必須步驟。所謂的數(shù)據(jù)庫指的就是依照數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和信息的分類來存儲，組織以及管理數(shù)據(jù)的一種所謂的電子倉庫。同時，它也是用戶所需要的各種檔案信息的一種信息數(shù)據(jù)管理的方式。所以說通過計算機(jī)相關(guān)技術(shù)來建立數(shù)據(jù)庫在檔案信息管理當(dāng)中占有重要的地位。在檔案管理當(dāng)中建立完善的數(shù)據(jù)庫和相關(guān)的程序，來對大量信息進(jìn)行管理和共享，對數(shù)據(jù)庫設(shè)計相配套的程序，修改并檢索原有數(shù)據(jù)，通過相應(yīng)數(shù)據(jù)庫的建立來接管理和查詢檔案信息資料。

3.2 規(guī)范對檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理

在對檔案信息建立了相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫之后，對其進(jìn)行規(guī)范的管理和建設(shè)是重點(diǎn)。當(dāng)前，檔案信息數(shù)據(jù)庫的管理上還是存在漏洞和缺失，并因此導(dǎo)致某些檔案的泄露。所以在現(xiàn)在的基礎(chǔ)上，應(yīng)該加強(qiáng)對檔案的管理建立健全的管理規(guī)范。一方面，在原有管理機(jī)制的層次上，提高檔案管理方面的安全機(jī)制，防止泄露，另一方面，在檔案信息數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)不斷擴(kuò)大發(fā)展的情況下，通過建立新的檔案管理軟件和程序來擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫的信息，讓數(shù)據(jù)庫隨著時代的發(fā)展需要而發(fā)展。總之，通過加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫的管理和開發(fā)來做好做好檔案的規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，發(fā)展化的建設(shè)。

3.3 提高檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全系數(shù)

檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全性十分重要，其的信息泄露將會導(dǎo)致嚴(yán)重的后果，而重者會有甚于危害社會和人民財產(chǎn)。所以，在數(shù)據(jù)庫的管理過程中應(yīng)該加大數(shù)據(jù)庫的安全系數(shù)，使黑客難以竊取其中的重要信息。其一，我們要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫軟件本身運(yùn)行及其的防病毒，黑客的系數(shù)，可以運(yùn)用一些相應(yīng)的防止病毒的軟件和密保軟件等；其二，要提高數(shù)據(jù)庫本身的安全性，并且要防止數(shù)據(jù)庫管理者來泄露數(shù)據(jù)庫當(dāng)中的信息。

3.4 通過成熟的計算機(jī)技術(shù)來加強(qiáng)對檔案信息相關(guān)軟件的研發(fā)工作

對于檔案信息的管理離不開相關(guān)軟件的應(yīng)用，因此加大檔案管理軟件的研發(fā)力度是十分重要的。在當(dāng)前已有的檔案管理軟件上，根據(jù)檔案信息的發(fā)展以及計算機(jī)技術(shù)的成熟，通過對相關(guān)軟件總體的結(jié)構(gòu)和模塊進(jìn)行重新設(shè)計，編程以及調(diào)試和測試來編寫，開發(fā)新的數(shù)據(jù)庫軟件和管理軟件，并以此來開發(fā)出適合時代發(fā)展以及廣大客戶需求的檔案管理程序和相關(guān)軟件。

4 結(jié)束語

在檔案信息管理中應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)是有很大的促進(jìn)作用，能夠更好的發(fā)展我國的檔案管理工作。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的現(xiàn)在，將計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中對檔案事業(yè)的發(fā)展是有很大的推動作用的，但是，在應(yīng)用的過程中也是要解決一些問題，對出現(xiàn)的問題進(jìn)行解決能夠更好的保證應(yīng)用的效果。

參考文獻(xiàn)

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