淺談企業(yè)基層檔案管理工作及未來發(fā)展方向

王長(zhǎng)芬

摘 要：作為人類活動(dòng)的記錄，檔案發(fā)揮了重要作用。其不僅僅是活動(dòng)的記錄同時(shí)也是全社會(huì)的財(cái)富，是一種文化遺產(chǎn)。作為一項(xiàng)維護(hù)歷史真實(shí)性的工作，檔案管理存在于人類社會(huì)的每一個(gè)角落，同社會(huì)的發(fā)展以及文明的提高同時(shí)推進(jìn)。并且社會(huì)越進(jìn)步，檔案管理的影響程度越深、范圍越廣。在科技、精神文明以及經(jīng)濟(jì)等領(lǐng)域都發(fā)揮著重要的作用。文章主要針對(duì)如何進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量與廣大同仁進(jìn)行討論，以促進(jìn)企業(yè)檔案管理的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；發(fā)展

1 檔案管理的主要內(nèi)容

1.1 對(duì)職責(zé)予以明確

根據(jù)國(guó)家以及相關(guān)企業(yè)的法規(guī)政策，以黨制定的政策方針為指導(dǎo)，統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案管理工作。主要對(duì)黨政機(jī)關(guān)和基層檔案工作的相關(guān)業(yè)務(wù)予以協(xié)調(diào)、監(jiān)督檢查、組織指引。對(duì)機(jī)關(guān)企業(yè)的檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一和集中，并對(duì)黨、國(guó)家以及工作單位的重要機(jī)密檔案予以保密，維護(hù)資料的保密安全性。

1.2 對(duì)工作范圍予以明確

對(duì)企業(yè)機(jī)關(guān)相關(guān)資料以及檔案的整理保管和接受征集等工作，能夠有效完善現(xiàn)代企業(yè)管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，并在企業(yè)管理中為企業(yè)提供材料依據(jù)。通過對(duì)專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行專職的培訓(xùn)和管理，統(tǒng)一組織相關(guān)工作的交流以及研討會(huì)。將領(lǐng)導(dǎo)交予的檔案管理事宜放在工作首要位置，努力完成。

1.3 對(duì)資料來源予以明確

檔案管理工作任務(wù)在所有的管理工作中并非是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，其任務(wù)之繁重、艱巨，其工作的本質(zhì)還是穩(wěn)當(dāng)?shù)挠涗浶?。這種穩(wěn)當(dāng)?shù)挠涗洸粌H僅體現(xiàn)在其內(nèi)容上，同時(shí)在形式上的體現(xiàn)也是檔案記錄性的表現(xiàn)。例如，當(dāng)事人的手稿、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文件的簽署，這些則是檔案文件原始性的體現(xiàn)。檔案所具有的原始性正是其區(qū)別于情報(bào)、資料以及圖書等信息的主要特點(diǎn)，并且具有一定的法律效力。從一定角度分析，檔案是在一定條件下由文件轉(zhuǎn)化而成。檔案的管理工作中對(duì)于文件的來源需要予以嚴(yán)格的規(guī)范，以提供者組織機(jī)構(gòu)以及文件形成機(jī)構(gòu)要求為基礎(chǔ)。只有對(duì)來源予以明確才能了解其文件的性質(zhì)，才能從行政管理或者是法律責(zé)任等方面對(duì)檔案文件予以理解和正確合理的整理，才能保證檔案的管理在發(fā)展上符合實(shí)際的需求變化。

2 檔案的科學(xué)管理

2.1 企業(yè)自主創(chuàng)新可以檔案工作為基礎(chǔ)條件

檔案是對(duì)企業(yè)真實(shí)的活動(dòng)記錄，為今后企業(yè)管理以及生產(chǎn)營(yíng)銷的進(jìn)一步創(chuàng)新提供了基礎(chǔ)條件，具有一定的參考價(jià)值?？萍嫉膭?chuàng)新是以之前的技術(shù)以及經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，從本質(zhì)上講是一種突破，而一系列的突破是經(jīng)驗(yàn)積累的過程。而檔案則是連接了過去的經(jīng)驗(yàn)以及未來的創(chuàng)新之間的最佳載體，因此可以說檔案是自主創(chuàng)新的必要前提。其次，能夠啟迪創(chuàng)新。檔案作為科技創(chuàng)新的主要信息誘因，信息量的增大實(shí)則也能夠拓寬科研工作者的思路并激活靈感，從而實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。因此，企業(yè)檔案要認(rèn)真收集工作中的信息整理成檔案文件，并做好管理和開發(fā)工作，進(jìn)一步提高其檔案服務(wù)手段、質(zhì)量。

2.2 檔案是資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)依據(jù)

國(guó)有資產(chǎn)作為國(guó)家以及集體的財(cái)富，不具有私有和個(gè)人性，而檔案作為該種資產(chǎn)的載體，反映出的是管理中的資產(chǎn)成本、股權(quán)資金以及營(yíng)銷等原貌，對(duì)資產(chǎn)檔案管理的準(zhǔn)確性予以保證，只有建立起完整準(zhǔn)確的檔案管理系統(tǒng)，才能對(duì)國(guó)有資產(chǎn)的不明流失予以制止。企業(yè)只有充分重視其與資產(chǎn)管理密切相關(guān)的材料以及同企業(yè)調(diào)度聯(lián)系緊密的檔案進(jìn)行歸檔管理，才能真正在管理資產(chǎn)中做到管理的集中、統(tǒng)一，才能維護(hù)其真實(shí)性以及有效性。

2.3 認(rèn)真做好企業(yè)基層檔案管理

我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理體制要求每一立檔單位都應(yīng)建立自己的基層檔案管理部門、配備檔案人員開展本單位檔案工作，因此它具備了良好的文件管理硬件設(shè)施，穩(wěn)定而又業(yè)務(wù)素質(zhì)較好的文件管理者隊(duì)伍。檔案館內(nèi)的文件形成單位服務(wù)，形成單位不會(huì)因文件脫離自身進(jìn)入檔案館而感到利用不便。使文件的方便利用達(dá)到了最優(yōu)化，滿足了科學(xué)處理文件的社會(huì)化、集約化和專業(yè)化管理的特點(diǎn)。

3 檔案管理未來發(fā)展方向

檔案管理信息化工作既是企業(yè)信息化的必然要求，也是全國(guó)檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。

3.1充分認(rèn)識(shí)信息技術(shù)對(duì)檔案工作的深刻影響

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展已經(jīng)極大地影響到經(jīng)濟(jì)發(fā)展、人民生活、國(guó)家安全和社會(huì)發(fā)展進(jìn)程。信息化的提出及發(fā)展，也給傳統(tǒng)的檔案工作理論、技術(shù)、方法帶來嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案管理如何適應(yīng)信息化帶來的文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲(chǔ)數(shù)字化、文件管理動(dòng)態(tài)化的發(fā)展要求和趨勢(shì)，也成為企業(yè)檔案工作能否適應(yīng)信息技術(shù)應(yīng)用和持續(xù)、健康發(fā)展的關(guān)鍵。

3.2 檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革

我國(guó)檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。

將企業(yè)檔案信息化建設(shè)的難點(diǎn)在于企業(yè)信息系統(tǒng)及文件數(shù)據(jù)的復(fù)雜多樣。對(duì)這些信息系統(tǒng)中的文件如何收集、歸檔、整理、保存和利用，既是面向信息化的全新課題，也是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新重要方面和標(biāo)志。信息化對(duì)檔案管理來說，既是促進(jìn)，也是壓力。信息化將推動(dòng)電子檔案信息化管理系統(tǒng)的建立，并將其整合在單位信息管理系統(tǒng)之中。但是檔案信息系統(tǒng)建立和維護(hù)的難點(diǎn)，在企業(yè)信息化建設(shè)中要重視并加強(qiáng)對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)安全和管理，處理好檔案信息資源開發(fā)與創(chuàng)新管理中對(duì)電子文件電子檔案的安全和保護(hù)的關(guān)系。未來的檔案工作中應(yīng)將積極應(yīng)用吸收、引進(jìn)、采用現(xiàn)代科技與理論成果，會(huì)極大提高檔案管理現(xiàn)代化水平；解決好這一歷史性課題，將使企業(yè)檔案工作在新完善社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的進(jìn)程中經(jīng)歷一場(chǎng)深刻的變革。

文章通過對(duì)企業(yè)檔案管理中存在的問題和解決方式進(jìn)行了論述，希望對(duì)檔案管理事業(yè)的發(fā)展以及進(jìn)步予以促進(jìn)，并同廣大同仁進(jìn)行交流。

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