談檔案管理中的問題及解決辦法

周敏ZHOU Min

（保定市第一醫(yī)院人事科，保定 071000）

（Baoding First Hospital Personnel Section，Baoding 071000，China）

0 引言

醫(yī)院對人事檔案的管理隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，提出了更高的要求。因此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人事檔案管理中存在問題的措施以實(shí)現(xiàn)人事檔案的真實(shí)性。只有這樣，才能在保證檔案管理工作質(zhì)量的同時(shí)滿足醫(yī)院對人才的了解。因此，醫(yī)院有必要加強(qiáng)人事檔案的管理工作并且針對具體問題采取合理有效的措施。

1 檔案管理工作中存在的問題

1.1 對檔案的重視程度不夠。目前，隨著經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，醫(yī)院的醫(yī)療水平也在不斷提高，所以很多醫(yī)院都把目光放在醫(yī)療水平和服務(wù)上。使得很多包括領(lǐng)導(dǎo)干部在內(nèi)的人員僅僅將檔案管理工作看成抄抄寫寫和保管事務(wù)性的工作，從而對于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在一定的誤區(qū)。并且，檔案管理工作不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因此，很多單位不僅不把其算作單位的主要工作，甚至還忽視此項(xiàng)工作，他們認(rèn)為，只要確保檔案不丟失、不泄密并且能夠應(yīng)付外調(diào)和查檔就算是完成檔案的管理工作了。這些思想都充分說明了其對檔案管理工作的輕視，也說明了他們還不能夠充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性。

1.2 目前多數(shù)單位的檔案管理工作除了管理力量薄弱外，還存在管理水平低下以及管理手段落后的問題。目前多數(shù)單位從事檔案管理工作的人員，經(jīng)過嚴(yán)格檔案管理知識(shí)培訓(xùn)后上崗的人員寥寥無幾。因此，除了對檔案管理工作的重要性和管理檔案的要求進(jìn)行充分全面的了解外，對于收集、整理、歸檔以及裝訂檔案等業(yè)務(wù)也談不上了解。不僅導(dǎo)致一些檔案資料不健全，甚至出現(xiàn)了丟失檔案的現(xiàn)象，這些都給檔案管理工作帶來了很大的困難。由于目前很多檔案人員身兼數(shù)職，不能投入足夠的精力去進(jìn)行檔案管理工作，很多情況下只是將材料放進(jìn)檔案盒并不及時(shí)進(jìn)行整理歸檔，這些都導(dǎo)致醫(yī)院不能夠及時(shí)準(zhǔn)確的對人才進(jìn)行了解。

1.3 檔案室沒有良好的硬件環(huán)境。一直以來，我們認(rèn)為的檔案室是管理規(guī)范且環(huán)境良好的。但是實(shí)際工作中的檔案室卻恰恰相反，很多單位并不愿意在檔案室添置新設(shè)備，而樂此不疲的對其他工作硬件設(shè)施進(jìn)行完善，從而造成檔案室設(shè)備簡陋，甚至個(gè)別單位根本不存在專用的檔案室。因此，除了對人事檔案不能夠進(jìn)行規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理外，還時(shí)常發(fā)生檔案材料發(fā)霉和蟲蛀事件，從而不利于利用檔案資料。

1.4 人事檔案管理工作信息化程度不高。當(dāng)今世界是一個(gè)信息化的社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行各業(yè)都得到了充分的應(yīng)用，并且在現(xiàn)代化辦公室扮演著重要的角色。但是很多單位并沒有在管理檔案中充分挖掘和發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)沒有廣泛應(yīng)用到檔案管理中，不僅阻礙了人事管理效率的提高，更在一定程度上造成資源的浪費(fèi)。

2 檔案管理工作中問題的解決辦法

2.1 提高檔案管理人員的素質(zhì)。為了加強(qiáng)建設(shè)干部檔案管理的工作隊(duì)伍，在選擇擔(dān)任檔案管理工作的人員時(shí)，除了選擇政治上可靠、作風(fēng)正派以及責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員外，還應(yīng)當(dāng)對其加強(qiáng)教育培養(yǎng)。為了使員工能夠在工作中充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性，單位相關(guān)部門以及領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)當(dāng)切實(shí)管理廣大職工的工作和生活，使得廣大職工充分感受家的溫暖。由于檔案管理效果的好壞與檔案管理人員自身密切相關(guān)，因此，檔案管理人員除了提高自身專業(yè)水平以外，還應(yīng)當(dāng)通過培訓(xùn)等多種形式對檔案管理過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求進(jìn)行熟悉和了解。努力掌握科學(xué)的管理方法和原則以達(dá)到提高檔案管理工作效率和提高檔案質(zhì)量的最終目的。此外，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)對檔案管理的新模式進(jìn)行積極的探索，在促進(jìn)檔案管理工作更加科學(xué)更加實(shí)用的同時(shí)，為促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展提供更好的有利資源。

2.2 健全檔案管理制度。遵循以下原則建立檔案工作制度：①根據(jù)單位的特點(diǎn)以及檔案管理工作的實(shí)際需要建立合理的檔案管理制度，以充分體現(xiàn)制度的科學(xué)性和合理性；②建立的檔案管理制度除了具有很強(qiáng)的操作性外，建立的目標(biāo)還應(yīng)當(dāng)方便實(shí)用且簡便易行，以更好的發(fā)揮檔案管理制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用，即充分體現(xiàn)制度簡明實(shí)用的原則。③制度能否順利完成，領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象起到了直接的作用，在構(gòu)成單位的成員當(dāng)中，職工是最主要的群體，并且也是制度主要的約束對象和執(zhí)行者，因此，指定的制度必須除了約束領(lǐng)導(dǎo)外，還要對職工具有一定的約束作用。④檔案部門不僅是制定檔案的規(guī)章制度，更要充分執(zhí)行制度，因此，在制度的制定過程中必須做到有功必賞，有過必罰，以充分體現(xiàn)檔案管理制度的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。

2.3 為了對檔案的內(nèi)容能夠進(jìn)行全面、客觀且動(dòng)態(tài)的記錄，應(yīng)當(dāng)對檔案的功能進(jìn)行改進(jìn)和完善。對于重新定位檔案功能，可以采用以下兩種方式：①對于檔案中原有的重要部分進(jìn)行保留；②進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大檔案的內(nèi)涵，不僅使檔案更好的服務(wù)于單位，更使檔案的功能適應(yīng)單位對信息的需求。

2.4 當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展趨勢就是信息化，因此，在檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)充分采用信息化的管理手段。為了提高檔案管理工作的效率和水平，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)信息時(shí)代對檔案管理工作的要求，盡量采用當(dāng)代科技新成果和新手段。目前，國內(nèi)外的很多企業(yè)都在使用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行輔助管理，因此，實(shí)現(xiàn)人事檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理勢在必行。

2.5 為了更好的強(qiáng)化廣大檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)以及提高他們的服務(wù)水平，必須充分做好檔案管理工作。這就要求檔案管理人員不僅要有“工作就是服務(wù)”的觀念，更應(yīng)當(dāng)將“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度以及樹立創(chuàng)新意識(shí)，以有效提高服務(wù)質(zhì)量。對于檔案管理的工作人員而言，義不容辭的責(zé)任就是充分發(fā)揮檔案信息資源的作用以服務(wù)于社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。

總之，在新的歷史條件下，檔案管理人員不僅要更新觀念并采用有效措施，還要積極探索檔案現(xiàn)代化管理的模式，在緊密聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求的同時(shí)促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)的建設(shè)。

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