圍繞“著錄”的概念比較傳統(tǒng)與現(xiàn)代檔案著錄工作

文/江蘇省泰興虹橋工業(yè)園區(qū)管委會 韋慶國

檔案著錄工作是檔案館開發(fā)和利用檔案信息資源的一條重要途徑。然而“著錄”一詞，國際檔案理事會（ICA）發(fā)布的《國際檔案著錄（通則）》（GB/T18-1999）和我國的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》（GB/T18-1999）卻給出了兩個不同的定義。一個是傳統(tǒng)檔案著錄的代表，一個是當(dāng)代檔案著錄的代表，在定義內(nèi)涵與外延的區(qū)別之外，折射出的是我國檔案著錄工作與國際水平相比之下的差距。對二者進行深度的比較，有助于了解我國檔案著錄與國際水平相比較存在的具體問題，對提高我國檔案著錄工作水平有重要意義。

一、“著錄”的兩種定義以及反映出的兩種不同模式的著錄工作

在國家檔案局1999年頒布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》（GB/T18-1999）中，著錄是指“在編制檔案目錄時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程”。這也是傳統(tǒng)檔案著錄的概念。

對檔案內(nèi)容和形式特征的分析、選擇和記錄實際上就是編制檢索工具的工程。也就是說，長期以來我國檔案著錄的定義總是與編制檢索工具相聯(lián)系。因為我國檔案著錄的環(huán)境多數(shù)是手工環(huán)境，而在手工環(huán)境下，檔案工作的各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)是相對獨立的，并且有著較為明顯的界限，因此檔案著錄工作是發(fā)生在檔案鑒定之后、利用之前的一個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。由此可以看出，我國檔案著錄工作是檔案工作一個點上的面向編制檢索工具的工作。

在著錄范圍上，我國檔案著錄僅限于檔案中包含的信息，如檔案的形成時間、形成單位、主要內(nèi)容等，在此筆者將這種傳統(tǒng)檔案著錄定義為“一維著錄”，即著錄范圍僅包含所要著錄的文件內(nèi)部信息的著錄模式，相對應(yīng)的著錄工作即傳統(tǒng)檔案著錄工作。一維著錄的主要特征是著錄范圍單一，著錄目的僅限于編制檢索工具，其標(biāo)識是紙質(zhì)文件，我國檔案工作仍處于紙質(zhì)文件時代。

現(xiàn)代檔案著錄概念是人們在70年代中期以后，隨著現(xiàn)代檔案著錄的實踐發(fā)展，而產(chǎn)生的對檔案著錄的新的本質(zhì)的認(rèn)識。首先對現(xiàn)代檔案著錄概念作出明確闡述的是美國檔案工作者協(xié)會的檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)化研究工作組。該工作組對“檔案著錄”提出了新的認(rèn)識，即：檔案著錄是捕獲、核對、分析和組織信息的過程,該信息能用于識別檔案、管理檔案、確定檔案存址和說明檔案，并能夠解釋檔案的上下文以及產(chǎn)生檔案的文件系統(tǒng)。1990年,美國檔案工作者協(xié)會出版了《檔案和手稿的整理與著錄》，這本書中對檔案著錄的定義是：檔案著錄是捕獲、核對、分析、控制、交換和提供檢索信息的過程，其信息包括：1.文件的原文、上下文和來源；2.文件的文檔結(jié)構(gòu)；3.文件的格式和內(nèi)容；4.文件之間的相互關(guān)系；5.如何查找與利用的方式。

在繼承和發(fā)揚前人的研究成果基礎(chǔ)上，1999年9月，國際檔案理事會發(fā)布的《國際檔案著錄（通則）》[ISAD（G）]（第二版）中，對于“檔案著錄”的定義則為：“檔案著錄是通過捕獲、核對、分析和組織有助于確認(rèn)檔案及說明其上下文和產(chǎn)生該檔案的文件系統(tǒng)的各種信息這一過程，形成對所描述單位及其構(gòu)成部分的準(zhǔn)確表述”。這一定義是檔案界長期以來對現(xiàn)代檔案著錄概念研究的一次官方性，也是最為正式的一次總結(jié)概括，是現(xiàn)代檔案著錄最具代表性的定義。筆者對這種著錄定義為“多維著錄”，期中包含兩種具體模式：

二維著錄，即在電子文件興盛之前，著錄內(nèi)容不僅包括檔案本身的特征，而且還包括檔案的背景、文件系統(tǒng)等的著錄工作。

三維著錄，即在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下、電子文件時期，對檔案信息資源的一種全方位、立體化的智力控制。

二、傳統(tǒng)檔案著錄工作和現(xiàn)代檔案著錄工作比較

在《國際檔案著錄（通則）》對檔案著錄的定義中，我們可以發(fā)現(xiàn)其對檔案著錄工作的一些認(rèn)識。比較之下，可見《國際檔案著錄（通則）》中的著錄概念比我國《檔案著錄規(guī)則》中的更加寬泛。

首先，兩種著錄模式不論何者優(yōu)越、先進，何者落后，它們作為智力控制的一種手段，其主要作用是相同的：

1.當(dāng)需要關(guān)于所需文件的信息時，便能獲取；

2.當(dāng)需要關(guān)于文件中的信息時，便能獲?。?/p>

3.當(dāng)需要文件原件時，便能獲取。

而二者區(qū)別主要體現(xiàn)在著錄的目的、方式手段、及其影響等方面。國際檔案理事會給出的著錄概念在邏輯上是我國檔案著錄概念的發(fā)展和延伸，現(xiàn)在我們把這兩種著錄概念放在一起比較一下，我們就可以更清楚地看到這兩者之間的區(qū)別：

第一，前者為設(shè)定著錄的預(yù)定目的是編制檔案目錄，表示著錄的作用不止于編制檢索工具，而在于確認(rèn)、管理、查詢和解釋檔案材料、背景及其生成時的文件系統(tǒng)，指向的是編制檢索工具之后的一些內(nèi)容；

第二，它認(rèn)為著錄內(nèi)容不僅包括檔案本身的特征，而且還包括檔案的背景、文件系統(tǒng)等；

第三，它認(rèn)為著錄不僅是一項在文件歸檔之后分析、選擇和記錄信息的工作，而且還是對著錄信息主動“獲取”的過程；

第四，它肯定了著錄工作不僅是“過程”，而且是該過程的“成果”。

從時間、空間和結(jié)果上可以概括為：

著錄工作下的檔案著錄工作是不斷延續(xù)的是延續(xù)的存在與一個點上是多維的面向的是編制檢索工具回避了直接結(jié)果是在結(jié)果上，前文已述，按我國的著錄行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，那么著錄的結(jié)果就是面向編制檢索工具，也就是說著錄是一種被動性工作；而國際標(biāo)準(zhǔn)下的著錄沒有面向一種直接的目的，而是為了體現(xiàn)文件生命周期的全過程，體現(xiàn)文件價值，進而便于查考利用。

值得一提的是，我國《檔案著錄規(guī)則》中的“一維著錄”，其使用范圍僅限于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，而《國際檔案著錄（通則）》中的著錄概念也囊括了在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件時期的著錄。因為以電子文件著錄為代表的現(xiàn)當(dāng)代檔案著錄要做到全要素、全過程、綜合性、多級性?！耙痪S著錄”因其在時間、空間、結(jié)果上的局限性無法滿足。

比較至此，我們可以得出如下結(jié)論：

1.現(xiàn)代檔案著錄工作突破了傳統(tǒng)檔案著錄工局限于“檔案編目”的階段，將著錄拉伸到文件形成時期和文件利用時期，并以保證文件價值，便于利用為最終目的。

2.在著錄范圍上，現(xiàn)代檔案著錄工作比傳統(tǒng)檔案著錄工作更加廣泛，由“一維著錄”提升到“多維著錄”，并提高了著錄的綜合性、系統(tǒng)性。

3.現(xiàn)代檔案著錄強調(diào)在文件生命周期的全過程中實行過程化控制，突破了傳統(tǒng)檔案著錄“編制檢索工具”的局限。

4.我國《檔案著錄規(guī)則》的局限性在于：（1）著錄概念相對狹隘；（2）著錄項目不齊全；（3）多級著錄的思想體現(xiàn)不夠；（4）與電子文件著錄兼容困難。

三、新時期我國檔案著錄工作標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展方向

從時間來看，我國1985年就制訂了第一部檔案著錄的國家標(biāo)準(zhǔn)，從此開始了中國檔案著錄工作的標(biāo)準(zhǔn)化，這在世界范圍內(nèi)都是比較早的。但是我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)化工作發(fā)展并不快。原因是標(biāo)準(zhǔn)相對落后，標(biāo)準(zhǔn)在數(shù)量上過少，專業(yè)性不夠等。

上文的分析，我們可以清楚得看出我國《檔案著錄規(guī)則》的局限性，了解了這些，我們也就可以總結(jié)出新時期我國檔案著錄工作標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展方向了。

首先，應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)進行修訂。筆者參考了檔案界一些觀點，認(rèn)為修訂現(xiàn)有的《檔案著錄規(guī)則》應(yīng)從以下幾點入手：

1.修訂傳統(tǒng)“檔案著錄”的概念。上文提及的國際檔案理事會給出的概念值得我們參考、借鑒，吸收其合理成分形成適合中國檔案著錄工作發(fā)展的概念。

2.增加著錄項目，實現(xiàn)多級、全程、全要素著錄。尤其要強調(diào)的是要在《檔案著錄規(guī)則》中建立起多級著錄體系，以便檔案著錄能夠完整地反映檔案實體管理各個層級的要求。

3.注重兼容性和發(fā)展性?，F(xiàn)在我國正處于或者即將處于傳統(tǒng)檔案著錄向現(xiàn)代檔案著錄的轉(zhuǎn)化時期，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子文件著錄不能在短時間內(nèi)就被采用，而要在一定時間、空間范圍內(nèi)和傳統(tǒng)檔案著錄工作并存、轉(zhuǎn)化，因此需要注重兼容性和發(fā)展性。

其次，有必要針對新時期檔案著錄工作進行專門標(biāo)準(zhǔn)的制定，是我國檔案著錄規(guī)則更加系統(tǒng)、完整?！队鴻n案著錄規(guī)則》、《加拿大檔案著錄規(guī)則》中的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)值得我們借鑒。

最后，應(yīng)該加強對檔案信息化發(fā)展及信息技術(shù)理論的研究。

[1]GB/T18-1999.中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)—檔案著錄規(guī)則[S].中國檔案,1999(11).

[2]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京:中國人民大學(xué)出版社,2001.

[3]趙芳.國際檔案著錄系列標(biāo)準(zhǔn)評述[J].標(biāo)準(zhǔn)科學(xué),2009(3).

[4]張正強,卞剛.現(xiàn)代檔案著錄概念研究[J].檔案學(xué)研究,1999(9).

[5]張正強.論中國電子檔案著錄的發(fā)展方向[J].圖書·情報·知識,2004(10).

[6]李春艷.從電子文件管理角度研究<檔案著錄規(guī)則>[J].檔案與建設(shè),2005(11).