對做好高校教學秘書工作的認識與思考

□馬麗云

（玉林師范學院 教育科學學院，廣西 玉林 537000）

對做好高校教學秘書工作的認識與思考

□馬麗云

（玉林師范學院 教育科學學院，廣西 玉林 537000）

高校教學秘書是高校教學管理的主要力量之一，其工作質(zhì)量直接影響著教學質(zhì)量。教學秘書具有教學管理、溝通協(xié)調(diào)、收集信息與反饋信息的職能，以及教學秘書工作具有服務性強、責任重大、業(yè)務繁雜等特點，這些都要求教學秘書具備甘于奉獻和樂于服務的思想素質(zhì)、扎實的業(yè)務素質(zhì)及良好的身心素質(zhì)。高校應充分認識到教學秘書工作的重要性，重視教學秘書工作，采取有效措施穩(wěn)定教學秘書隊伍，這對做好高校教學管理工作具有現(xiàn)實意義。

高校；教學秘書；教學管理；基本素質(zhì)

高校教學管理是高校管理的重要組成部分，而高校教學秘書是教學管理的基層管理者、組織者和執(zhí)行者。高校教學管理能否正常有序地開展，教學秘書發(fā)揮著不可忽視的作用。在教學管理中，教學秘書上受教學副院長和教務處的雙重領導，下聯(lián)系著各部門、教師及學生。教學秘書在其中起著溝通上下、協(xié)調(diào)左右的作用。筆者從自身的實踐經(jīng)驗出發(fā)，對高校教學秘書的工作職能及素質(zhì)進行認識與思考，并對如何改進高校教學秘書工作提出建議。

一、高校教學秘書職能

教學秘書承擔著基層教學管理工作，是教學管理信息傳達的橋梁，也是部門之間、師生之間、教師之間聯(lián)系與溝通的紐帶[1]。教學秘書既是教學領導的助手和參謀，又為教師和學生服務，同時還承擔著收集和反饋信息的作用。

（一）教學管理職能

在高校教學管理中，教學秘書科學合理地安排日常教學事務，使教學管理工作能正常有序地開展。這些日常工作包括：合理安排教師及學生課程表、科學管理信息庫、精心安排教學考試及配合教學領導檢查教學工作等。

1、科學合理地安排課程表。根據(jù)教務處及各教研室制定的培養(yǎng)計劃，合理有序地安排教師課程表、學生課程表及班級課程表，讓學生在大學期間學到更多有用的知識，培養(yǎng)出專業(yè)知識過硬、動手能力強、適應社會發(fā)展需求的優(yōu)秀人才。

2、科學合理地進行系統(tǒng)信息庫管理。教學管理中的信息庫包括教學日歷、教學計劃、教學大綱、學生學籍、學生成績、教師信息、考試管理、畢業(yè)論文等。在信息化管理時代的今天，教學秘書能科學、合理、及時、準確地對系統(tǒng)信息庫進行整理歸檔顯得尤為重要，為今后工作中快速查閱資料及教學評估工作檢查提供方便。

3、合理有序地安排教學考試?？荚囀菣z驗學生學習和教師教學在某一階段是否收到滿意效果的驗證方法，科學合理地安排考試時間有利于學生在最佳的狀態(tài)下反映出階段性學習效果。教學秘書要了解學生上課進展及各科任課教師的課程進度，合理有序地安排學生的考試時間，考試地點和座位表。

4、配合好教學領導進行工作檢查。在每個學期的期初、期中和期末，教學領導都要對各項教學工作進行檢查和指導。教學秘書要明確自己的角色和定位，當好教學領導的助手和參謀，了解教學任務執(zhí)行的進度，協(xié)助教學領導做好本部門的教學檢查工作，確保教學工作正常有序進行。

（二）溝通協(xié)調(diào)職能

教學秘書的工作聯(lián)系著教務處、教師及學生，是這三者的橋梁和紐帶，在其中發(fā)揮著承上啟下、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外、改善關系的作用，使教學管理的各個環(huán)節(jié)聯(lián)系起來。所以教學秘書要善于溝通協(xié)調(diào)并且要有很好的語言表達能力和較好的公文寫作功底。例如教學秘書在傳達通知時，要把通知表達清楚，以免收到通知的教師或者學生產(chǎn)生歧義；又如在安排考試時間表時，遇到學生課表有沖突，要及時做出調(diào)整；在安排監(jiān)考時，個別老師因私事不能參加，教學秘書應及時反映并與其他老師或者領導溝通協(xié)調(diào)，以免耽誤了監(jiān)考時間，造成教學事故等。這些都需要教學秘書在其中起溝通協(xié)調(diào)作用。

（三）收集信息與反饋信息的職能

教學秘書的工作性質(zhì)決定了教學秘書要及時、準確地收集信息，這些信息包括教務處傳達的教學信息及通知，教學領導下發(fā)的教學管理通知及教師學生反饋回來的教學執(zhí)行情況等。教學秘書要主動收集、整理各方面信息，耐心聽取各方人員方方面面的意見和建議，積極發(fā)現(xiàn)問題并提出相應的解決方法及應對措施，同時要及時準確地把相關情況反應給相關部門、領導和個人。

二、高校教學秘書的素質(zhì)要求

高校教學秘書作為高校教學管理隊伍的重要組成成員，肩負著管理與育人的雙重責任。一方面高校教學秘書要承擔起高校教學管理的日常事務及處理各種人際關系；另一方面，作為高校教育隊伍的成員，也要起到為人師表的表率作用。筆者根據(jù)自身的工作經(jīng)驗，結合高校教學秘書的工作特點，總結出作為一名優(yōu)秀的高校教學秘書應該具備以下素質(zhì)。

（一）思想素質(zhì)

1、奉獻精神。作為高校教學秘書，必須要有甘于默默奉獻的精神。教學秘書的工作繁雜瑣碎、工作量大、范圍廣，有時任務緊，需要加班加點犧牲休息時間完成工作，甚至回到家中也要處理一些工作之事，只有對本職工作做到真正地熱愛它，做到“干一行，愛一行”，從教學秘書從事的工作中尋找快樂，把工作當作是一件很快樂的事，而不是把工作當作負擔，只有這樣才能把工作做好。將有限的生命投入到偉大的教育事業(yè)中，甘于在平凡的工作崗位上實現(xiàn)個人不平凡的人生價值。

2、服務意識。高校教學秘書的工作是圍繞著教學開展，是教學任務管理的傳遞者和執(zhí)行者。教學秘書服務的對象是教師和學生，所以教學秘書必須時刻樹立“全心全意為師生服務”的意識，擔負起服務育人的重任。工作中要做到想師生之所想，急師生之所急，需要用熱情、真誠和耐心對待教學管理工作[2]。為教師的教學和學生的學習服務，不斷強化自身的服務意識。

（二）業(yè)務素質(zhì)

1、扎實的知識。高校教學秘書面對的是教師學生和教學管理人員，他們通常具有較高的專業(yè)知識水平，這就要求高校教學秘書應具備相應的專業(yè)知識、較高的管理知識及一定的文秘知識和教育理論知識。此外，高校教學秘書還需要根據(jù)所在二級學院的不同，了解和學習相關課程知識，例如筆者所在二級學院是教育科學學院，就要了解和學習教育學、心理學、學前教育學、小學教育學等具體開設的專業(yè)課程。掌握好這些知識是做好高校教學秘書工作的前提。隨著高校教學管理體制改革的逐步深化，僅憑掌握積累的經(jīng)驗來工作是遠遠不夠的。教學秘書要適應社會的變化和時代的發(fā)展，通過自身的努力，不斷學習新知識，更新自己的思維方式和工作方法[3]。在工作之余利用多種途徑學習新知識，發(fā)揚 “活到老，學到老”的終身學習精神，不斷地為自己“充電”，注入新知識，不斷完善自我，才能適應新時代教學管理的發(fā)展。

2、有效的溝通能力。有效的溝通是現(xiàn)代管理的命脈，它能給工作帶來事半功倍的效果。這就要求教學秘書不僅具有很好的溝通表達能力，而且要求教學秘書利用好現(xiàn)代高科技溝通設備，實現(xiàn)管理溝通現(xiàn)代化。例如教學秘書在傳達通知或者文件時，可以利用電話、飛信、OA系統(tǒng)、電子郵件、QQ等現(xiàn)代通訊方式，實現(xiàn)有效溝通。

3、統(tǒng)籌規(guī)劃的能力。教學秘書工作是一項計劃性強、內(nèi)容豐富、繁雜瑣碎的綜合性服務工作[4]。教學秘書要處理好日常各項教學事務，保障教學工作的順利完成，這就需要教學秘書在工作中，懂得區(qū)分輕重緩急，統(tǒng)籌規(guī)劃教學工作。

4、勇于創(chuàng)新的能力。工作創(chuàng)新能力是指在工作崗位上，產(chǎn)生新的思路、方法及措施，產(chǎn)生新的工作效果、效益的工作能力。創(chuàng)新是時代的要求，教學秘書要在不斷的學習中與時俱進，不斷創(chuàng)新。在實踐和探索中敢于創(chuàng)新，勇于創(chuàng)新，逐步產(chǎn)生新的工作感悟，產(chǎn)生進步正確的工作能力。工作創(chuàng)新能力，會使我們的教學工作做得更加有特色。

（三）身心素質(zhì)

身心素質(zhì)是指身體素質(zhì)和心理素質(zhì)，良好的身心素質(zhì)是做好高校教學秘書的基本條件。

1、身體素質(zhì)。俗話說“身體是革命的本錢”，這說明工作的前提是要有健康的體魄。教學秘書在繁忙瑣碎的工作之余要注意休息，加強體育鍛煉，保持旺盛的精力。只有有了強健的體魄才能勝任本職工作，才能更好地服務于工作。

2、心理素質(zhì)。教學秘書的地位特殊、角色重要、工作復雜、任務繁重，對其心理素質(zhì)提出了更高的要求[5]。教學秘書的工作即使做的很好，但未必得到認可；反之，一旦工作出現(xiàn)差錯，就會造成教學事故，影響正常的教學活動開展，就會受到領導嚴厲的批評和指責。這些都要求教學秘書要有很好的心理素質(zhì)，對工作做到認真負責，不怕苦不怕累。以積極的心態(tài)、開闊的胸襟、樂觀向上的精神面對工作中遇到的問題，遇事保持平和的心態(tài)。用五顆“心”——責任心、愛心、細心、耐心、恒心來把教學秘書工作做好。

三、改進高校教學秘書工作的建議

隨著科學技術的突飛猛進，高校教學的深入推進，高校教學管理工作也發(fā)生了前所未有的變化，各高校教學秘書隊伍的建設也要與時俱進。

（一）重視教學秘書工作。教學秘書的工作在整個教學中起著其他崗位不可替代的作用，但教學秘書的工作仍沒有得到足夠的重視和科學的認識。一方面，部分高校對教學秘書工作認識不足，認為教學秘書工作就是簡單的接聽電話、發(fā)通知等，隨便找個人都能勝任；另一方面，少數(shù)教學秘書對自身工作認識也不到位，缺乏現(xiàn)代管理意識、競爭意識和危機意識，對學習新知識掌握新技能不夠重視。重視高校教學秘書工作，一方面需要高校領導及全體師生重視、支持、尊重及理解教學秘書工作，高校應建立適合本校發(fā)展的教學秘書考核制度，充分肯定教學秘書工作及勞動成果；另一方面，教學秘書也要重視自身工作，不斷提高自身工作能力，使教學秘書工作更加專業(yè)化、職業(yè)化，更好地服務于工作。

（二）穩(wěn)定教學秘書隊伍。由于高校教學秘書受工作責任重、壓力大、待遇較低、缺少進修機會及各方力量配合協(xié)助不夠等諸多因素的影響，高校教學秘書隊伍一直處在一種不穩(wěn)定的波動狀態(tài)。穩(wěn)定高校教學秘書隊伍，留住優(yōu)秀教學管理人才是高校改進教學秘書工作面臨的問題關鍵。為了打造出一支素質(zhì)高、能力強、愛崗敬業(yè)、甘于奉獻、勇于創(chuàng)新、適合新時代發(fā)展的高校教學管理隊伍。筆者認為應采取以下措施，首先，高校應該采取激勵方法，適當提高教學秘書待遇，在職稱評定，職務晉升方面給予同教師同等的機會，充分調(diào)動教學秘書的工作積極性[6]。其次，提升教學秘書發(fā)展空間，在條件允許的情況下，鼓勵教學秘書提高學歷水平，同時鼓勵教學秘書加入科研小組，多向科研骨干學習，使高校教學秘書發(fā)展成集教學、科研及服務于一身的高校高素質(zhì)管理人才。最后，建立完善的教學秘書競聘機制，通過公平，公正的競聘使優(yōu)秀的管理人才加入到高校教學秘書隊伍中來。

四、結語

總之，高校教學秘書工作在教學管理中的作用不可低估，正確認識教學秘書的工作職能與素質(zhì)要求，對做好高校教學秘書工作非常重要。教學秘書工作不但需要其磨練好“內(nèi)功”，充分發(fā)揮好自身的優(yōu)勢，做好本職工作。更要求高校在教學管理方面高度重視和支持教學秘書的工作，使高校教學秘書能夠充分發(fā)揮其在教學管理中的重要作用?！?/p>

Abstract:Teaching secretary is one of the main forces of teaching management in colleges and universities, and the quality of his/her work has a direct impact on the teaching quality. With functions of teaching management, communication and coordination, information collection and feedback, the work of teaching secretary is characterized by good service, great responsibility and complex business. All of these require teaching secretary to be willing to sacrifice and serve, have well-founded professional quality, good physical and psychological quality. For teaching secretary’s work, colleges and universities should fully realize its importance and attach great importance to it. Taking effective measures to stabilize the teaching secretary team has practical significance for good teaching management in colleges and universities.

[1]尹祝鳳.高校教學秘書的角色定位變化與能力結構要求[J].教育教學論壇，2012 (5)：57-58.

[2]劉聰，孫銘娟. 高校教學秘書角色探討[J]. 衛(wèi)生職業(yè)教育，2013，(3)：18-19.

[3]潘學紅. 高校教學秘書的自我效能感與職業(yè)枯竭[J].大學教育，2012，(5)：52-54.

[4]李爭. 重視教學秘書培養(yǎng)提高教學管理水平[J].教育理論與實踐，2005，(12)：7-8.

[5]王秀繁. 淺析高校教學秘書的作用、工作特點及素質(zhì)要求[J].沈陽工程學院學報：社會科學版，2010，(3)：367-369.

[6]林燕. 淺析如何提高高校教學秘書的管理水平[J].高等教育，2013，(1)：129-132.

【責任編輯 謝文海】

Understanding and Thoughts on Teaching Secretary’s Work in Colleges and Universities

MA Li-yun
(School of Education Science, Yulin Normal University, Yulin, Guangxi 537000)

college and university; teaching secretary; teaching management; basic quality

G472

A

1004-4671（2014）06-0120-04

2014-09-17

玉林師范學院博士科研啟動基金項目（G20140001）資助。

馬麗云（1985～），女，廣西桂林人，玉林師范學院教育科學學院教學秘書。研究方向：教學管理研究。