加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理

張淑偉

（河北省地礦局第四地質(zhì)大隊(duì)，河北 承德 067000）

加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理

張淑偉

（河北省地礦局第四地質(zhì)大隊(duì)，河北 承德 067000）

本文結(jié)合多年來地址檔案管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就加強(qiáng)地質(zhì)資料檔案保密工作，在地質(zhì)資料檔案在歸檔、存儲、借閱、分發(fā)等不同過程中，如何做好保密措施方面作出了淺顯的分析，同時提出了對地址檔案數(shù)字化管理的一些看法。

地質(zhì)資料；管理；保密

地質(zhì)資料是自中華人民共和國成立以來，廣大地質(zhì)工作者經(jīng)過幾代人艱苦卓著的努力，以汗水甚至鮮血和生命為代價，逐步積累起來的地質(zhì)成果，是地質(zhì)工作者智慧和勞動的結(jié)晶，是地質(zhì)事業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄，也是國家進(jìn)行社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要依據(jù)。幾十年來，地質(zhì)資料為我國國民經(jīng)濟(jì)和社會可持續(xù)發(fā)展提供了大量的基礎(chǔ)信息，起到了十分重要的作用。尤其是改革開放以來，隨著有中國特色的社會主義市場經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，人民生活水平的持續(xù)提高，經(jīng)濟(jì)發(fā)展對諸如煤炭、鋼鐵、石油、稀有金屬等各種礦物資源的需求和依賴迅速提高。任何礦產(chǎn)資源的開采和開發(fā)利用，都是要依托于準(zhǔn)確、完整、真實(shí)的地址勘察資料之上。這樣，最基礎(chǔ)的地址勘探資料的重要性就更加凸顯出來。并且，這些礦產(chǎn)資源大都是不可再生的資源，對于地址勘探資料的完善保管、合理利用工作，直接關(guān)系到地質(zhì)礦產(chǎn)資源的有效利用和開發(fā)，這是關(guān)系到國計(jì)民生和民族長久發(fā)展的大計(jì)。

同時，加強(qiáng)地質(zhì)資料管理，適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料信息化、服務(wù)化、是廣大地質(zhì)資料管理工作者不斷探索和研究的課題。

下面，結(jié)合多年來地質(zhì)資料保管工作的經(jīng)驗(yàn)，分別在：檔案儲藏、人員素質(zhì)、檔案調(diào)閱及利用以及地質(zhì)資料的開發(fā)等四方面談一些想法。

一、加強(qiáng)檔案庫房的管理保密

地質(zhì)資料檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，它是檔案保密的重點(diǎn)。但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。從檔案保密的角度來看不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，應(yīng)注意的是，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，嚴(yán)格按照保密檢查的規(guī)定，做到“三鐵”（鐵門、鐵窗、鐵柜），以防盜竊。還應(yīng)盡量做到三室分開，庫房、辦公室與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。我們只有實(shí)現(xiàn)檔案庫房的科學(xué)管理，做好檔案保密、才能真正維護(hù)檔案安全。

庫房應(yīng)做到每周一小掃，每月一次大掃除，做好防光、防塵、防潮、防盜、防火、防蟲、防有害氣體、防霉的“八防”工作。庫區(qū)按規(guī)定配備了滅火器、溫濕度計(jì)、除濕計(jì)、空調(diào)機(jī)等保護(hù)設(shè)備。每天下班前切斷庫房、辦公室內(nèi)一切電源，關(guān)好門窗，并隨時自檢自查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時報告，做好節(jié)假日安全防范工作。對照檔案管理“八防”要求，有針對性地做好保管、借閱工作的安全管理，不斷查找漏洞，加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，強(qiáng)化員工安全意識，確保無違章、無事故、無隱患。

具備條件的庫房，應(yīng)該增加電子監(jiān)控設(shè)備和綜合門禁系統(tǒng)，利用現(xiàn)有的高科技手段，保證地質(zhì)勘查資料的安全。

二、提高地質(zhì)資料管理人員的素質(zhì)

第一，地質(zhì)資料管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)資料的完整與安全。地質(zhì)資料是我隊(duì)安全保密的重點(diǎn)，我們資料管理工作的具體任務(wù)和目的就是要做到資料不壞、不丟、不亂。不壞，就是使資料管理得完好無損，不能因各種不利因素而使資料損壞。對已經(jīng)破損的資料要及時修補(bǔ)。不丟，就是使資料絕對安全，不能因工作疏忽而使資料遺失或被盜，借出去的資料要按規(guī)定時間歸還，不按期歸還者要時刻提醒、督促。不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不亂，就是要求資料保管工作有條不紊，我們隊(duì)的資料種類較多，如原本檔案、復(fù)制本資料、技術(shù)資料、實(shí)驗(yàn)室資料、1/5萬、1/10萬等各類圖及檔案要排架整齊規(guī)范，按類分，便于查找。

第二，檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的丟失，損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。還要具備較高的素質(zhì)：一是政治素質(zhì)，要有高度的責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛本職工作，樂于奉獻(xiàn)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備一定的地質(zhì)專業(yè)知識和檔案管理知識，熟悉所保管的地質(zhì)資料檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)、地質(zhì)資料管理?xiàng)l例等；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，善于總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、分析問題，掌握工作規(guī)律。不斷更新知識，加強(qiáng)業(yè)務(wù)上的學(xué)習(xí)，不但懂得紙質(zhì)文件的管理方法，也懂得電子文件信息的形成、傳輸、管理等知識，適應(yīng)時代發(fā)展對地質(zhì)資料檔案保密工作提出的新要求。

第三，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，地質(zhì)資料管理工作要跟上社會發(fā)展的步伐，使地質(zhì)資料真正服務(wù)于社會，發(fā)揮其重要作用。一方面，要按照國土資源部提出的 “地質(zhì)資料管理法制化、地質(zhì)資料數(shù)字化、館藏機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化、社會服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化”的建設(shè)思路，來完善地質(zhì)資料管理，充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高工作效率和社會化服務(wù)水平。另一方面，要通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)不斷提高地質(zhì)資料管理人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)水平，使資料管理人員具備一定的專業(yè)知識、檔案管理知識計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。

三、做好檔案利用過程中的保密工作

第一，正確理解保密與利用之間的關(guān)系非常重要。我們檔案工作者既要樹立牢固的保密觀念，也要樹立熱心服務(wù)的思想。對檔案工作者來說，保密問題十分重要，任何時候都不可松懈或麻痹。能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

第二，在利用過程中嘴要勤，勤宣傳檔案的規(guī)章制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機(jī)；其次眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中；再次手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的資料，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的資料，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時查處，挽回?fù)p失。

第三，檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施。通過利用監(jiān)督有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的不良行為，確保地質(zhì)資料檔案的完整與安全。

第四，地質(zhì)資料檔案利用規(guī)章制度一般包括閱覽、外借、復(fù)制等制度。在實(shí)際的工作中，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，使提供利用工作有章可循，有據(jù)可依。我隊(duì)科技資料借閱量較大，負(fù)責(zé)借閱管理工作的同志堅(jiān)持原則，耐心講解借閱的規(guī)章制度，完善借閱審批手續(xù)，嚴(yán)把保密關(guān)，確保了無失密泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

四、搞好地質(zhì)資料的開發(fā)和利用

地質(zhì)資料的二次開發(fā)及基礎(chǔ)資料的綜合研究是挖掘其價值的有效途徑，通過對地質(zhì)成果資料、原始數(shù)據(jù)、實(shí)物地質(zhì)資料的分析對比，獲得新的地質(zhì)找礦信息或綜合成果，才能最大限度地實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料信息資源的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。因此，應(yīng)重視對地質(zhì)資料的二次開發(fā)，積極探索和建立鼓勵地質(zhì)資料進(jìn)行二次開發(fā)的條件和機(jī)制。抓緊地質(zhì)資料數(shù)據(jù)庫的開發(fā)工作，注重資料研發(fā)人才的培養(yǎng)，做好館藏地質(zhì)資料的研發(fā)和利用。

總之，檔案的保密管理和利用問題是一個現(xiàn)實(shí)工作中經(jīng)常遇到的實(shí)際問題。解決這個問題，既需要我們檔案工作人員熟悉有關(guān)規(guī)定，照章辦事，需要大家積極開動腦筋，當(dāng)然也需要單位領(lǐng)導(dǎo)和各個相關(guān)部門大力支持、充分理解和積極配合。

G472.4

A

1005-1554（2011）01-0112-02

2010-12-10

張淑偉（1979-），女，河北省承德市人,河北省地礦局第四地質(zhì)大隊(duì)助理管員。