林場(chǎng)營造林檔案管理若干問題探討

黃文青　姚林

摘 要：營造林檔案記錄和儲(chǔ)存是營林過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的重要內(nèi)容，做好檔案管理工作有利于為森林經(jīng)營方案的編制提供依據(jù)，有利于為生產(chǎn)經(jīng)營的決策提供科學(xué)保證。結(jié)合欽廉林場(chǎng)營造林檔案管理內(nèi)容、方式及存在問題，提出幾點(diǎn)建議，以對(duì)今后林場(chǎng)營造林的檔案管理有一定的參考意義。

關(guān)鍵詞：營造林；檔案管理；欽廉林場(chǎng)

中圖分類號(hào) S725 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1007-7731（2014）03-04-107-02

營造林建設(shè)是國有林場(chǎng)各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，近年來，欽廉林場(chǎng)積極響應(yīng)廣西區(qū)“林業(yè)強(qiáng)區(qū)”、“綠滿八桂”等有關(guān)政策，大力發(fā)展?fàn)I造林產(chǎn)業(yè)，在林場(chǎng)經(jīng)營范圍以外開展場(chǎng)外造林，以擴(kuò)大林場(chǎng)經(jīng)營規(guī)模、增加經(jīng)濟(jì)效益。隨著欽廉林場(chǎng)營林力度的加大，造林范圍和面積不斷擴(kuò)大，森林資源不斷積累，加強(qiáng)營造林檔案管理是很有必要的。筆者結(jié)合欽廉林場(chǎng)營造林檔案管理內(nèi)容、方式及問題，提出幾點(diǎn)建議，為林場(chǎng)實(shí)現(xiàn)營造林規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的管理提供參考。

1 營造林檔案管理的內(nèi)容

做好營造林檔案管理是發(fā)展現(xiàn)代林業(yè)的基礎(chǔ)，也是營林產(chǎn)業(yè)的基礎(chǔ)工作。要想做好營造林檔案管理工作，就必須熟悉檔案管理的內(nèi)容。營造林檔案管理的內(nèi)容主要包括土地權(quán)屬及其租賃合同、營造林作業(yè)設(shè)計(jì)、營造林施工管理、營造林驗(yàn)收、營造林投資預(yù)算、林木生長量測(cè)定、林木采伐銷售等。

1.1 土地租賃合同 土地租賃合同是營造林工作中的重要內(nèi)容，特別是隨著對(duì)外租地造林的出現(xiàn)，更成為了營造林工作內(nèi)容的重中之中。土地租賃合同包括造林租地合同、造林施工合同、種苗及肥料訂購合同、幼林撫育合同、林木采伐合同以及相關(guān)補(bǔ)充合同、協(xié)議。土地租賃合同是營造林各項(xiàng)工作順利開展的依據(jù)，合同文本及相關(guān)資料的原件妥善保管利于營造林過程中監(jiān)督管理，也利于營造林發(fā)展的后續(xù)管理。

1.2 營造林作業(yè)設(shè)計(jì) 營造林作業(yè)設(shè)計(jì)是指在完成栽植樹木的地塊預(yù)先編制出工作方案、計(jì)劃，并繪制出圖件，它是林業(yè)工程建設(shè)不可缺少的環(huán)節(jié)[1]，同時(shí)也是工程技術(shù)檔案中的原始資料。營造林作業(yè)設(shè)計(jì)的主要內(nèi)容為小班空間位置（小班涉及的鄉(xiāng)村林班號(hào)）、造林樹種、整地規(guī)格、造林密度（株行距）、苗木標(biāo)準(zhǔn)（地徑、苗高）、經(jīng)營措施、資金概算、施工圖等，其作業(yè)設(shè)計(jì)成果檔案材料要求在造林之前完成。

1.3 營造林施工管理 營造林工程實(shí)施中，建設(shè)單位要負(fù)責(zé)進(jìn)行對(duì)林地清理、煉山、整地、定植、撫育、追肥及病蟲害防治等營林技術(shù)規(guī)程的施工指導(dǎo)，以及派人進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督，并要求記錄施工日志；施工單位要嚴(yán)格按照建設(shè)單位的作業(yè)設(shè)計(jì)施工，確保營造林的工程質(zhì)量，并針對(duì)工程管理情況，對(duì)施工人員的實(shí)際情況及時(shí)開展工程作業(yè)設(shè)計(jì)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量管理和檢查驗(yàn)收等方面的培訓(xùn)。

1.4 營造林驗(yàn)收 營造林驗(yàn)收通常是年度造林成效的一次綜合驗(yàn)收，是對(duì)當(dāng)年各項(xiàng)營造林生產(chǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行的自查，主要對(duì)造林面積進(jìn)行GPS測(cè)量驗(yàn)收以及造林成活率的查看驗(yàn)收。驗(yàn)收后，需要核實(shí)營造林任務(wù)和內(nèi)容是否符合作業(yè)設(shè)計(jì)要求，質(zhì)量是否達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，并針對(duì)營造林生產(chǎn)中存在的問題提出處理意見。

1.5 營造林投資預(yù)算 營造林投資估算是營造林管理的一項(xiàng)重要的工作。在營造林之前，需要根據(jù)當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)物價(jià)及用工價(jià)格，做好整地、定值、購苗、撫育、運(yùn)輸及管理等費(fèi)用方面的估算。

1.6 林木生長量測(cè)定 造林后每年需要定期對(duì)林木樹高、胸徑、蓄積等生長量進(jìn)行測(cè)定，要求認(rèn)真填寫小班空間位置、地類面積、林分概貌等小班因子調(diào)查表。

1.7 其它相關(guān)資料 營造林期間，需要經(jīng)常派護(hù)林員進(jìn)行查看管理，對(duì)林木防火、人畜破壞或侵?jǐn)_、林木病蟲害等相關(guān)方面的內(nèi)容求及時(shí)整理、登記。特別是受病蟲害影響的苗木，要做好病源調(diào)查、危害面積、防治措施方面的備案登記。

2 營造林檔案管理方式

根據(jù)營造林的內(nèi)容，主要是做好紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式的管理，實(shí)際上也是圖文表的檔案管理，通常需要圖文表電子檔案和紙質(zhì)檔案保持一致。

2.1 紙質(zhì)檔案管理 紙質(zhì)檔案是指以紙張作為載體的一種檔案，如保存?zhèn)洳榈墓?、圖紙、帳冊(cè)、合同、協(xié)議、筆記等的原本和原稿。在營造林檔案管理中主要包括請(qǐng)示、批復(fù)、土地合同、造林驗(yàn)收單、財(cái)務(wù)表、生長量測(cè)定表等。

2.2 電子檔案管理 電子檔案主要是采用計(jì)算機(jī)軟件或硬盤編排存儲(chǔ)資源檔案信息，便于圖表的存檔。主要是對(duì)文本編排的檔案配備必要的設(shè)備和技術(shù)軟件，如配備專門的計(jì)算機(jī)確保運(yùn)行軟件載體的安全，以及硬盤存儲(chǔ)備份文檔、GIS信息軟件建立小班圖表空間數(shù)據(jù)庫。

3 營造林檔案管理問題

近年來，隨著GIS技術(shù)軟件的開發(fā)與應(yīng)用，欽廉林場(chǎng)引進(jìn)了營造林管理的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，利用“3S”（GIS、RS、GPS）技術(shù)軟件來獲取、存儲(chǔ)和管理信息。但是由于重視力度不夠、資金投入不足，加上技術(shù)方面的專業(yè)人才欠缺，出現(xiàn)建檔率低、檔案管理凌亂、不便查找等問題，特別是隨著對(duì)外造林工作的實(shí)施，造林資源的不斷積累，所涉及的文件內(nèi)容多、數(shù)量大、變化快，營造林建檔繁瑣、延遲等問題凸顯。

4 營造林檔案管理建議

按照現(xiàn)代林業(yè)的發(fā)展要求，提高營造林經(jīng)營管理水平，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理是造林實(shí)施不可缺少的重要組成部分[2]。

4.1 提高檔案管理的重要性認(rèn)識(shí) 營造林檔案管理的建立、健全，利于人們及時(shí)掌握營造林經(jīng)營活動(dòng)情況，也易推動(dòng)以后造林工作的開展。營造林管理部門要從“重造林、輕管理”的理念轉(zhuǎn)變出來，充分意識(shí)到健全營造林檔案管理利于提高科學(xué)經(jīng)營水平，以充分發(fā)揮森林資源綜合效益，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要性。因此，需要從戰(zhàn)略上高度認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，切實(shí)組織采取有效措施、確保營林經(jīng)費(fèi)充足，健全管理設(shè)備，才能使檔案管理工作緊抓不懈。

4.2 規(guī)范檔案資料的分類管理 首先搜集以往營造林建檔粗糙零亂的資料，如土地合同、作業(yè)驗(yàn)收單、作業(yè)設(shè)計(jì)表等，對(duì)其整理分類、排序、鑒定編目和歸檔上架 [3]，并錄入計(jì)算機(jī)保存電子檔案；其次，對(duì)當(dāng)前的數(shù)據(jù)資料及時(shí)準(zhǔn)確地收集、整理存檔，如合同、作業(yè)驗(yàn)收單、生長量測(cè)定的原始記錄表及造林方面的公文等，與計(jì)算機(jī)軟件編排及存儲(chǔ)管理的文檔查對(duì)，材料不一致或者不齊全的，需要及時(shí)錄入一致。

4.3 健全檔案管理設(shè)備及設(shè)施 健全的檔案管理設(shè)備和設(shè)施是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)，要想提高營造林檔案管理水平，建立、健全檔案管理設(shè)備不可或缺。一是配置檔案管理專室、專柜存放檔案；二是加大營造林檔案管理的投資力度，購置專門計(jì)算機(jī)、數(shù)字化儀、繪圖儀、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備及正版“3S”技術(shù)軟件進(jìn)行檔案管理，特別是先進(jìn)的“GIS”《營造林工程管理信息系統(tǒng)》，操作方便易行、數(shù)據(jù)更新快捷，非常利于小班圖形數(shù)據(jù)庫和屬性數(shù)據(jù)庫的管理。三是搞好設(shè)施建設(shè)是檔案管理工作一項(xiàng)重要的硬件工程，檔案室要達(dá)到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠等要求，對(duì)檔案材料的安全管理、方便使用、及時(shí)更新等具有十分重要的作用。

4.4 完善營造林檔案管理制度 根據(jù)營造林管理辦法，按照林場(chǎng)檔案管理規(guī)范的要求，制定營造林檔案管理制度，并將制度上墻，嚴(yán)格執(zhí)行，使檔案管理工作規(guī)范化、制度化。

4.5 加強(qiáng)專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng) 檔案管理員是檔案管理的主力軍，其責(zé)任心和業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響到所提供的資源數(shù)據(jù)和圖面材料的可靠性、準(zhǔn)確性。因此，應(yīng)選派經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案管理，并針對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的新情況、新特點(diǎn)、新問題，定期進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，以便有效提高檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]中華人民共和國國家林業(yè)局 造林作業(yè)設(shè)計(jì)規(guī)程[S].中華人民共和國林業(yè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，LY/T，1607-2003.

[2]徐福安.淺談易縣中德合作河北省造林項(xiàng)目檔案管理[J].河北林業(yè)科技，2000（12）：26.

[3]任思偉.淺談森林資源檔案管理在營林生產(chǎn)中的意義[J].中國科技財(cái)富，2011（03）：200.

（責(zé)編：張宏民）endprint