檔案檢索體系的理論分析與發(fā)展原則探討

高楠

摘 要： 本文通過對檔案檢索發(fā)展模式及地位的敘述，從哲學(xué)、心理學(xué)角度分析檔案檢索體系理論范式和原理發(fā)展軌跡，進一步探討檔案檢索體系在網(wǎng)絡(luò)信息化時代的發(fā)展原則和保障方法。

關(guān)鍵詞： 檔案檢索體系 理論分析 發(fā)展原則

1.檔案檢索模式演變及地位

1.1檔案檢索模式發(fā)展

檔案檢索經(jīng)歷了傳統(tǒng)檔案檢索模式、計算機半自動檔案檢索模式及網(wǎng)絡(luò)檔案檢索模式等階段。傳統(tǒng)檔案檢索依賴檔案工作者預(yù)先著錄，在預(yù)先著錄的基礎(chǔ)上進行人工直接檢索。傳統(tǒng)模式人工著錄效率低下，人工因素參與較多，依賴檔案著錄項目的檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率會受到直接影響。計算機半自動檔案檢索模式指在同一臺計算機上進行檔案數(shù)據(jù)存儲、人機交互，按多種方式檢索和輸出檢索結(jié)果。網(wǎng)絡(luò)檔案檢索模式是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案信息制作成網(wǎng)頁，在網(wǎng)絡(luò)上傳輸，用戶只要在搜索欄中填入所查檔案的相關(guān)信息，就可以通過網(wǎng)絡(luò)方便地查到檔案信息，大大提高檔案的時效性。另外，檔案部門還可以從網(wǎng)上搜集有關(guān)網(wǎng)站網(wǎng)址，對其檔案信息進行著錄標(biāo)引，建立網(wǎng)上檔案檢索體系，使眾多網(wǎng)址和網(wǎng)上檔案信息條理分明、便于使用。

1.2檔案檢索地位

檔案檢索是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，是檔案基礎(chǔ)工作向利用轉(zhuǎn)換的環(huán)節(jié)，做好這個環(huán)節(jié)，就能把檔案工作整個鏈條牽動起來。檔案檢索作為提供檔案利用的基本途徑，其基本要求是在繁雜的檔案資料文件中找到有效信息。館藏檔案資料信息無法與社會需求形成有效的溝通路徑，檔案檢索工作就無法推進，豐富的館藏與利用效率成反比，提高檔案需求效率和效用，取決于檢索手段的優(yōu)劣。由此可見，檢索是提供檔案信息的必經(jīng)途徑。檔案檢索是開啟檔案信息資源利用的一把鑰匙。檔案擁有豐富的知識信息資源，是積累、貯存、反饋檔案信息的陣地。

2.檔案檢索體系的理論分析

2.1檔案檢索體系的理論范式

檔案檢索研究的理論基礎(chǔ)經(jīng)歷了從理性主義傳統(tǒng)向基于認(rèn)知觀點的檔案檢索理論的過渡，其基本原理經(jīng)歷了從相關(guān)性判斷到適用性判斷到用戶滿意度判斷的革新。

檔案檢索的理性主義觀點的研究者在一個模擬檔案檢索作業(yè)的人工或虛擬環(huán)境中進行標(biāo)引方法、表征手段、檢索理論和方法的開發(fā)、應(yīng)用、比較及效果評價。在理性主義的研究范式下，檔案檢索研究的重點是檢索方法和文獻表征的開發(fā)、改善、受控環(huán)境下的科學(xué)驗證、檢索結(jié)果的相關(guān)性評價、新媒體的應(yīng)用等。

檔案檢索認(rèn)知觀點主張認(rèn)知過程發(fā)生在任意信息交流系統(tǒng)的兩端，強調(diào)人的知識結(jié)構(gòu)、認(rèn)知能力等對檢索信息的接收、感知及創(chuàng)造活動的媒介及互動作用。其主要汲取認(rèn)知科學(xué)的基本思想和有關(guān)理論，研究人對信息處理的原理，以達(dá)到設(shè)計支持和改善對信息利用和吸收的檢索系統(tǒng)和檢索服務(wù)的目的。

2.2檔案檢索體系的哲學(xué)基本原理發(fā)展

從傳統(tǒng)角度來看，檔案檢索體系的相關(guān)性原理指的是文獻與用戶提問之間的相符（或一致）程度，這種相關(guān)性反映的是檔案檢索系統(tǒng)的檢索能力。相關(guān)性判斷由專家判定，因而這種相關(guān)性判斷是片面的、不確切的。檔案檢索的認(rèn)知觀點對相關(guān)性原理進行了擴充和修正，提出了適用性判斷原理。

檔案檢索體系適用性原理指檔案與用戶需求之間的匹配程度，適用性原理的判定者是用戶本人。適用性判斷具有強烈的即時性特征，帶有極強的主觀主義偏向，用戶對檔案資料適用與否的判斷，會因條件、時間的不同而有所變化。適用性原理判斷反映的不是信息檢索及檢索系統(tǒng)的客觀評價，而是信息檢索系統(tǒng)的服務(wù)能力，即檢索系統(tǒng)能否滿足特定用戶需求，適用性原理是反映檢索系統(tǒng)功能和效率的最主要指標(biāo)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案檢索人員角色轉(zhuǎn)換，用戶直接在網(wǎng)上獲得自己所需的各種信息資料。檔案檢索人員和用戶都可以接觸和利用信息系統(tǒng)，在檔案檢索人員無法介入的情況下，檔案檢索效率依然存在，只是衡量其效率的指標(biāo)不再是查全率和查準(zhǔn)率。在關(guān)鍵詞檢索加模糊檢索的瀏覽方式下，如何提供少量而適用的信息，成為衡量搜索引擎功能的主要指標(biāo)，所以人們提出用戶滿意度的概念。這實際上是對適用性的一種擴展，用戶滿意度越高，說明檢索系統(tǒng)的效率越高。

3.檔案檢索體系的發(fā)展原則與方法

3.1檔案檢索體系的發(fā)展原則

標(biāo)準(zhǔn)化原則是檔案檢索體系發(fā)展最關(guān)鍵的原則，直接影響檔案檢索質(zhì)量，關(guān)系檔案檢索能否實現(xiàn)真正的有效共享。檔案檢索的發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)主要包括：檔案著錄格式的標(biāo)準(zhǔn)化、描述與標(biāo)引語言標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)庫管理標(biāo)準(zhǔn)化等。

檔案檢索體系的安全性原則包括不危害國家安全、集體與個人利益，在檔案檢索體系建設(shè)和使用過程中，必須做好網(wǎng)絡(luò)安全問題的處理工作，當(dāng)出現(xiàn)系統(tǒng)缺陷、黑客或者病毒攻擊、非法調(diào)用檔案信息等問題時，應(yīng)及時解決，防止檔案信息遭到破壞。

檔案檢索體系化發(fā)展是為了整合檔案資源、實現(xiàn)共享，更好地為用戶提供服務(wù)，如果只有理論基礎(chǔ)卻不具有可操作性，就違背了檔案檢索的初衷。檔案檢索體系化發(fā)展應(yīng)降低成本，避免資源的閑置浪費。

3.2檔案檢索體系發(fā)展的保障方法

檔案檢索體系的發(fā)展建設(shè)涉及諸多環(huán)節(jié)及因素，宏觀政策的指引、充足的資金來源、最新的技術(shù)支持、高素質(zhì)的人才培養(yǎng)，必然成為成功實現(xiàn)檔案檢索體系化發(fā)展的有力保障。

檔案檢索體系是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要國家政策、法律法規(guī)進行引導(dǎo)與規(guī)范。國家檔案領(lǐng)域相關(guān)政策、法律法規(guī)對檔案檢索體系工作起著宏觀指導(dǎo)和控制作用，標(biāo)準(zhǔn)體系的建立能微觀指導(dǎo)檔案工作者的具體工作。檔案檢索體系化是一項巨大的系統(tǒng)工程，從檔案檢索數(shù)字化建設(shè)到管理和利用都需要大量資金投入，檔案工作者在依靠政府財政支持的同時，還應(yīng)該開拓思路，積極利用有效的社會資源，擴展資金渠道，同時可以研發(fā)增值服務(wù)，實現(xiàn)資金的自我補償。

檔案檢索體系的構(gòu)建需要高新科學(xué)技術(shù)的支撐，除了檔案工作者，還需要計算軟件開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等領(lǐng)域的專業(yè)人才。能否擁有優(yōu)質(zhì)的人才隊伍，關(guān)系到檔案檢索體系建設(shè)的成敗，檔案人才隊伍的素質(zhì)是推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。檔案檢索體系具有很強的信息技術(shù)依賴性，信息技術(shù)的先進與否直接關(guān)系檔案檢索體系的開發(fā)利用程度和效果。

參考文獻：

[1]鄧紹興.檔案檢索[M].北京：檔案出版社，1985.

[2]陳麗.檔案信息檢索[M].成都：四川人民出版社，2010.