河南省檔案館（室）檔案保護設施及使用情況調研報告

沈姣，張予宏

1 引言

檔案保護設施是建立檔案安全體系的物質保障，檔案保護設施的使用情況是檔案安全風險評估的重要內容。為了對館（室）藏實體檔案的日常管理與保護情況進行風險評估，向有關部門及時作出風險提示和安全警告，以便及時化解各種風險隱患，確保館藏實體檔案的安全與完整，筆者開展了河南省檔案館（室）檔案保護設施及使用情況調查。

2 研究方法

2.1 研究對象。河南省36個檔案管理單位的檔案工作者，共回收34份，其中有效問卷30份，有效率為83.33%。

2.2 研究工具。采用自編《檔案安全保護設施設備配置及使用情況調查問卷》，問卷從制度落實、設施設備條件、安全評估三個方面，設置9個問題38問。

3 調查結果

在收回有效調查問卷的30個單位中，檔案室做到辦公、查檔、庫房三分開的26個，占86.67%。檔案庫房面積均大于10平方米，其中：10平方米～30平方米的5個，占16.67%；30平方米～50平方米的3個，占10%；50平方米～100平方米的3個，占10%；大于100平方米的19個，占63.33%；檔案庫房室內空間高度2米～2.5米的1個，占3.33%；2.5米～3米的11個，占36.67%；3米～3.5米的14個，占46.67%；大于3.5米的4個，占13.33%。使用木質文件柜的2個，占6.67%；鐵質文件柜的14個，占46.67%；五節(jié)檔案柜的18個，占60%；密集架的20個，占66.67%；防磁柜的9個，占30%；其他的2個，占6.67%；單一使用一種檔案柜的12個，占40%；使用兩種以上檔案柜的18個，占60%。

30個單位中，安裝防盜報警裝置的有19個，占63.33%；沒有安裝的11個，占36.67%。有29個單位使用了消防滅火設施，占到了96.67%。其中使用人工滅火器的23個，占76.67%；自動滅火器的7個，占23.33%；自動噴淋的14個，占46.67%；高壓水霧的1個，占3.33%；氣體的4個，占13.33%；其他的1個，占3.33%。在29個使用消防滅火設置的單位中，同時使用兩種以上不同消防滅火設施的有17個單位，占58.62%；單獨使用一種消防滅火設施的有12個單位，占41.38%。在同時使用兩種以上不同消防滅火設施的17個單位中，使用3種消防滅火設施的有4個，占23.53%；使用2種消防滅火設施的有13個，占76.47%。

30個單位中，有29個單位實施了庫房室內溫濕度調節(jié)，占96.67%。其中，檔案庫房室內溫濕度調節(jié)使用自然方法的8個，占26.67%；使用“空調+去濕機”的14個，占46.67%；使用有去濕功能空調的2個，占6.67%；使用樓宇中央空調的8個，占26.67%。在使用庫房室內溫濕度調節(jié)設施單位中，同時使用兩種以上的有3個單位，均為使用兩種庫房室內溫濕度調節(jié)設施。工作時進入庫房所做的第一件事是關閉報警器的為0個，不是關閉報警器的30個，占100%；離開庫房關門前要做的最后一件事是開啟報警器的也為0個，不是開啟報警器的30個，占100%。

被調查者對本單位檔案保護設施的防護效能非常滿意的6個，占20%；比較滿意的15個，占50%；滿意的6個，占20%；不滿意的3個，占10%。

表1：調查情況統(tǒng)計表

4 問題分析

4.1 制度落實方面。從制度落實方面來看，整體情況較好。其中，消防滅火設施配備情況最好，有96.67%的單位配備使用了消防滅火設施，其中有58.62%的單位使用兩種以上消防滅火設施?！叭珠_”制度落實較好，有86.67%做到了辦公、查檔、庫房“三分開”。防盜報警裝置設置不盡如人意，有63.33%的單位安裝了防盜報警裝置，不足總數(shù)的2/3。從調查信息看，所有參加調查的人員，進入和離開庫房所做的第一件事不是開關報警器，經過事后訪談得知，這一答案是答題人員誤解所致。實際工作中，許多單位防盜報警裝置覆蓋整個館室區(qū)域，工作人員一般首次進入或最后離開館室區(qū)域時開關報警器，而進入或離開庫房時不需再操作報警裝置。報警裝置的規(guī)范操作和使用仍需引起各單位的高度重視。

4.2 設施設備方面。（1）庫房面積普遍較大。被調查的30個單位中，庫房面積超過100平方米的單位占到了六成多，大多數(shù)單位檔案庫房面積較大。（2）庫房相對高度較高，3米與3米以上的庫房超過六成，這樣的高度對于使用柜體超過2.5米的密集架提供了方便，易于集成化裝備的使用。（3）檔案柜架的質地基本為鐵質，混合使用是主要方式。調查顯示，木質文件柜已近被淘汰，鐵質柜的使用率幾乎已達100%，成為檔案柜架的主體。防磁柜等專用載體檔案柜占到了30%?；旌鲜褂枚喾N檔案柜與單一使用一種檔案柜單位的比為“6︰4”，混合使用成為主要應用方式?；旌鲜褂枚喾N檔案柜的單位中，同時使用兩種不同檔案柜的有7個單位，占到38.89%，比例最高；單一使用一種檔案柜的12個單位使用的均為鐵質柜。（4）防盜報警裝置不足七成，基本安防條件尚有差距，不容樂觀。雖有一些單位所在樓宇安裝了安全監(jiān)控設施，但檔案室作為安全防范重點部門，不安裝防盜報警裝置仍然是重要的安全風險與安全隱患。（5）消防裝置配置齊全，重置率高，自動化程度較高。30個單位中，幾乎全部使用了消防裝置，配置率超過了96%。同時配置兩種以上不同消防滅火設施的單位占六成，多種消防設施的使用在提高檔案館室安全防火能力的同時，對檔案人員消防設施操作技能提出了更高的要求。調查顯示，自動消防設施的配置率幾近七成，其中有1/5的單位配置的是純自動消防設施，自動消防設施的配置大大提高了消防自動化與現(xiàn)代化水平，但也可能會產生麻痹大意思想。（6）室內溫濕度以設備調節(jié)為主，混合調節(jié)為輔，人工調節(jié)尚存。30個單位中，大都使用設備調節(jié)室內溫濕度方式，使用“空調+去濕機”有去濕功能空調和樓宇中央空調的共計24個，占到80%。樓宇空調設備在調節(jié)室內溫濕度中所占比例已經超過1/4，隨著機關辦公條件改善，這一比例還會不斷上升，會成為檔案室調節(jié)室內溫濕度主要方式。提高了檔案室溫濕度調節(jié)自動化程度，也減弱了人工調節(jié)主動干預程度，值得關注。

4.3 自我安全評估方面。滿意度高達90%，不滿意的僅占10%。這樣的主觀評估與客觀條件是否相符，我們通過調查數(shù)據(jù)進行分析。

4.3.1 不滿意者所在單位的制度落實情況與設施設備條件。有3個單位同志對檔案保護設施防護效能不滿意。其中有2個未落實“三分開”，2個未安裝防盜報警裝置，3個單位全部使用手動消防設備，2個使用自然通風調節(jié)溫濕度方法。空間條件受限，自動化安防設施設備配置率低是導致不滿意的主要因素。

4.3.2 滿意者所在單位的制度落實情況與設施設備條件。6個單位的同志對本單位檔案保護設施的防護效能非常滿意。6個單位中有5個落實了“三分開”；5個安裝了防盜報警裝置；3個單位使用自動與手動混合消防設備，1個單位使用自動消防設備，2個單位使用手動消防設備；1個使用自然通風調節(jié)溫濕度，1個使用樓宇空調調節(jié)溫濕度，4個單位使用空調+去濕機調節(jié)溫濕度?？臻g環(huán)境寬敞，自動化安防設施設備配置率高是對單位安防效能非常滿意的主要因素。是否能夠實行“三分開”，消防設施與溫濕度調節(jié)是否實現(xiàn)了自動化，并不是檔案安全的決定性因素，只要管理措施到位，有一些相關的設施，并且使用得當，一樣可以保障檔案安全。但8個沒有安裝防盜報警裝置的單位中有6個，對本單位檔案室的安防效能表示滿意，要么是一種盲目樂觀，要么是對安全防護設施設備的重要性不甚了解。

4.3.3 消防滅火設施設備與空間高度及密集架的相互作用關系。首先是噴淋、自動滅火、高壓水霧、氣體設施，多采用的是房頂向下噴射的滅火方式，是否能夠達到消防設施的要求就成了一個必須重視的問題。按照相關標準噴淋噴射裝置必須與保護物品有45厘米以上的距離。如果在空間高度3米以下并有樓宇空調（空調風道需30厘米～50厘米）的室內使用密集架，使用噴淋噴射裝置就無法滿足相關標準要求，使噴淋噴射裝置達不到設計要求，在檔案庫房遇險時將無法真正發(fā)揮作用，反而增加了風險。30個單位中，有11個單位檔案庫房的高度在3米以下，其中有4個使用的是密集架，這4個單位中又有2個使用噴淋滅火方式。有14個單位檔案庫房的高度在3米～3.5米，其中有5個單位使用的是樓宇中央空調，5個單位中有4個在使用密集架的同時采用的是噴淋滅火方式。就是說有1/5的單位存在消防設施可能無效的風險。這占到了使用密集架單位（20個）的30%，使用噴淋滅火方式單位（14個）的42.86%，使用樓宇集中空調單位（8個）的50%，這種情況應當引起我們的關注。其次，在密集架密封效果良好的前提下，一旦遇險，氣體滅火只能使室內呈無氧狀態(tài)，而無法使密集架內空氣呈無氧狀態(tài)，無法確保滅火效果。在使用密集架的20個單位中有3個使用的是氣體滅火裝置，可能存在上述問題。如果是自動噴淋或高壓水霧又無法進入密封效果良好的密集架，達不到滅火的目的。在使用密集架的20個單位中有11個使用的是自動噴淋或高壓水霧裝置，可能存在上述問題。最后，密集架高度較高，身高較低的工作人員在庫房遇險時無法將上層的檔案快速轉移。由于調查沒有涉及檔案工作人員個人信息，這里無法給出有說服力的數(shù)據(jù)。

（作者單位：沈姣，廣西民族大學管理學院 張予宏，鄭州大學檔案館 來稿日期：2013-12-16）