瑞蚨祥：信息化帶來新生機

宋榮榮

順應時代變遷的企業(yè)往往能夠百年長存，瑞蚨祥也不例外。如今，在信息化浪潮之下，北京瑞蚨祥綢布店有限責任公司（下稱瑞蚨祥）開始重新審視公司的發(fā)展戰(zhàn)略。

在瑞蚨祥信息部主任周云璋看來，如果把一家企業(yè)比作一棵樹，信息化就相當于在為這棵樹增添肥料，提供必要的營養(yǎng)，使枝葉更茂盛。他說：“瑞蚨祥作為一家零售企業(yè)，信息化手段不僅可以提高日常銷售的效率和準確率，同時也可以為公司的經(jīng)營決策提供幫助?！?/p>

信息化試水

2012年10月24日凌晨，北京前門瑞蚨祥綢布店內(nèi)依然燈火通明，周云璋和他的同事們正在趕制ERP系統(tǒng)上線所需的商品條碼。

在此之前，瑞蚨祥的ERP項目建設已經(jīng)持續(xù)了半年，新系統(tǒng)上線所需的硬件設備和數(shù)據(jù)信息都已準備妥當，只待將商品編碼、貼碼后，新系統(tǒng)就可以投入使用?？此坪唵蔚倪^程，操作起來并非那么容易。為了讓貼碼工作不影響店面的正常銷售，同時也出于對數(shù)據(jù)準確性的要求，周云璋選擇根據(jù)前一天的庫存情況出條碼。這意味著留給信息部出碼的時間十分有限。而且為了便于24日當天貼碼，條碼制作出來后還要按照商品分類。

這僅僅是瑞蚨祥在信息化建設道路上經(jīng)歷的一個小插曲。時間倒回2008年，在奧運經(jīng)濟的帶動下，瑞蚨祥第一次意識到用信息化手段進行銷售管理的重要性，于是便有了第一套主要功能為進銷存的信息化系統(tǒng)。據(jù)周云璋介紹，以前老字號企業(yè)的經(jīng)營狀況不是特別好，考慮到資金問題，當時這套系統(tǒng)只能簡單地進行進貨、銷售、庫存方面的管理。并且在商品管理上，系統(tǒng)只能識別某一系列商品的信息，對于單個商品的款式、尺碼、價格等信息是無法在系統(tǒng)中體現(xiàn)的。在進銷存系統(tǒng)上線運行的兩年時間里，傳統(tǒng)的手工核算與電腦記錄銷售始終同步進行。

直到2010年6月，瑞蚨祥在地安門開分店，公司領導層為了便于管理，希望能將原本各分店各自獨立的管理系統(tǒng)統(tǒng)一起來，實現(xiàn)銷售記錄同步化。出于對遠程、同步銷售這兩個因素的考慮，瑞蚨祥在原有系統(tǒng)的基礎上，將系統(tǒng)升級為網(wǎng)絡版。然而這個網(wǎng)絡版進銷存系統(tǒng)的使用效果卻不理想?！斑@套系統(tǒng)只是基于局域網(wǎng)搭建，對寬帶要求高，系統(tǒng)中互相傳送的流量很大，因此時常會掉線。有時候單是登陸系統(tǒng)，就需要20分鐘?！敝茉畦盎貞浀馈?/p>

這套網(wǎng)絡版系統(tǒng)大約運行了1年，其間各個分店的系統(tǒng)經(jīng)常出狀況。此外，這套系統(tǒng)不具備財務功能，包括廠家的應收賬款、應付賬款在內(nèi)的財務數(shù)據(jù)都沒辦法統(tǒng)計。

2011年，瑞蚨祥領導班子變更后，新一屆公司管理層對信息化系統(tǒng)問題進行了反復討論。考慮到未來的發(fā)展，以及瑞蚨祥原材料供應商、產(chǎn)品經(jīng)銷商數(shù)量的增多，因此，管理層認為財務模塊、生產(chǎn)模塊必須納入信息化管理系統(tǒng)中。

此外，原有的系統(tǒng)還存在著一個弊端。由于瑞蚨祥員工的年齡普遍較大，對計算機操作并不熟悉，因此當時所有的進、銷、調(diào)、存等相關單據(jù)全都集中到核算組（信息部的前身），由核算組的員工統(tǒng)一進行電腦錄入。但入庫后的數(shù)據(jù)卻沒人審核，以至于每次盤點時總會出錯，這也讓公司領導層產(chǎn)生了疑慮。

隨著這套信息系統(tǒng)在使用過程中逐漸暴露出來的種種問題，瑞蚨祥的管理層開始考慮要專門找一家合作廠商，進行信息化建設。

ERP系統(tǒng)上線

2012年4月，瑞蚨祥ERP系統(tǒng)項目正式立項。在周云璋看來，要借著這次新系統(tǒng)上線的契機認真理順公司各部門的信息化需求，將會計室、物流部門、信息部、各個分店、收款臺等業(yè)務板塊都融入到這個系統(tǒng)中，便于公司領導隨時進行查詢，了解銷售、結(jié)算狀況，以助于管理決策。

立項之后，信息部立即開始購進設備，著手項目實施。11月1日，ERP系統(tǒng)正式上線。

據(jù)周云璋介紹，新系統(tǒng)的優(yōu)勢主要集中在三方面。在庫存方面，從前瑞蚨祥產(chǎn)品的進、銷、調(diào)、存十分傳統(tǒng)，是由工作人員將商品、數(shù)量等手寫在紙板上，再用傳真發(fā)給物流部門進行配貨。如今這一系列流程都實現(xiàn)了電子化，門店將調(diào)貨信息輸入系統(tǒng)，物流部門通過系統(tǒng)可以直接收到。此外，在配送后的點、驗、收環(huán)節(jié)，系統(tǒng)中的信息也可以相互制約、相互驗證，大大降低了出錯的可能。

在商品管理方面，瑞蚨祥以款為基礎，進行規(guī)范編碼，每一款商品的條碼中都有尺寸、顏色等商品屬性信息，不僅方便了庫存管理，也提高了出報表的速度。

此外，新系統(tǒng)中增加了生產(chǎn)模塊，可以隨時跟蹤商品生產(chǎn)的狀態(tài)，下單數(shù)量有多少、交貨數(shù)量有多少，都一目了然。相比于以前只能通過手工查賬，根據(jù)出料數(shù)量和最終交貨數(shù)量來核對生產(chǎn)信息，瑞蚨祥的管理水平有顯著提高。

無論是信息化系統(tǒng)架構(gòu)的規(guī)劃設計，還是系統(tǒng)上線前的加班加點，在周云璋眼里這些都不是問題。“推進信息化最大的困難還是來自員工們的慣性思維?！彼f，“對于老字號企業(yè)來說，實施信息化建設是一種新事物，讓老員工接受并且認可這個項目本身就是一種難度?！?/p>

據(jù)瑞蚨祥辦公室主任馬彥茹介紹，為了讓新系統(tǒng)順利運行，信息部專門用兩個月時間組織員工培訓。周云璋表示，員工思想觀念的轉(zhuǎn)變也是非常重要的，其實在進行員工培訓時，小部分員工的態(tài)度也不是很配合，不過作為項目的實施者首先要調(diào)整自己的心態(tài)。對于年齡比較大的收款臺師傅，都是逐一溝通，手把手教他們。周云璋說：“新系統(tǒng)升級之前，我已經(jīng)把預期可能出現(xiàn)的問題向領導匯報溝通過了，領導給予了充分的認可和支持。對于員工的接受程度，萬不得已的時候只能通過行政手段來約束。

周云璋表示，瑞蚨祥的信息化建設起步較晚，但這一次新系統(tǒng)升級過程中的資金投入還是很大的，希望能夠以此加快信息化步伐，追趕其他企業(yè)。

積極拓展電商業(yè)務

老店的某些優(yōu)勢其實也是劣勢，比如說地域限制。以前，要想買到正宗的老字號產(chǎn)品，必須要來北京。而電子商務卻使老字號商品的銷售渠道，從本地有限的實體店面延伸到全國各地。

事實上，瑞蚨祥的電子商務尚處于起步階段。目前瑞蚨祥并沒有開辟單獨的電子商城，僅僅是在淘寶網(wǎng)上經(jīng)營了一家網(wǎng)店。此外，對于瑞蚨祥這類依靠傳統(tǒng)手工工藝生產(chǎn)的企業(yè)來說，網(wǎng)上銷售的局限性也比較大?！叭痱断榈漠a(chǎn)品全都是手工制作的，無法大批量生產(chǎn)，所以在淘寶網(wǎng)上架的商品都是貨源比較充足的。而一些加工工藝比較復雜的商品目前沒辦法在網(wǎng)店銷售，所以我們網(wǎng)店的銷售額并不多?！敝茉畦罢f。不過他也表示，瑞蚨祥正計劃拓展電商業(yè)務。

周云璋表示，瑞蚨祥計劃繼續(xù)依托在淘寶網(wǎng)的環(huán)境下發(fā)展電商業(yè)務。目前信息部只有一名員工在負責網(wǎng)店管理，既要負責導購又要負責挑選商品和發(fā)貨，因此未來會首先考慮人員方面的投入，以提升顧客的購物體驗。其次，要改變?nèi)痱断榫W(wǎng)店的形象，對店面進行優(yōu)化。最后，瑞蚨祥網(wǎng)絡銷售面臨的問題主要在于對內(nèi)的商品管理和對外的宣傳推廣上。要知道，絲綢制品本身很容易出現(xiàn)破損，而瑞蚨祥對于絲綢制品的質(zhì)量把控向來嚴格。目前對于網(wǎng)店銷售的每一件商品，瑞蚨祥都要派人去庫房挑選商品，保障質(zhì)量，循環(huán)往復下去便增加了網(wǎng)絡銷售的效率。因此，需要有一套系統(tǒng)實時更新頁面庫存，保證網(wǎng)店良品率，確保網(wǎng)頁上顯示的庫存商品都是沒有質(zhì)量問題、能夠直接出售的。

對于瑞蚨祥來說，實施電子商務所面臨的最大挑戰(zhàn)是選擇哪種商品生產(chǎn)路線。一種是選擇類似凡客誠品這樣重在走量的生產(chǎn)模式，另外一種是走傳統(tǒng)的、高端化的生產(chǎn)路線?！拔覀兾磥硐雵L試在網(wǎng)上銷售高端定制商品，畢竟我們是手工制作的商品，不具備大批量生產(chǎn)的前提條件。不過隨著時代的進步，我們也在考慮是否要另外打造一個新的品牌，脫離手工制作，進行批量生產(chǎn)?！?/p>

周云璋進一步解釋說，隨著消費者越來越追求時尚，他們也在擔心，會不會在未來某一天，人們都不喜歡穿這種傳統(tǒng)服飾了。他們希望自己的產(chǎn)品能夠被更多的消費者所接受，因此計劃用新的品牌去豐富我們的產(chǎn)品，這也不失為老字號企業(yè)繼續(xù)發(fā)展的一種方式。這樣一來，瑞蚨祥的網(wǎng)店也會有另外一種經(jīng)營模式，隨著商品的批量生產(chǎn)，網(wǎng)絡銷售也可以隨之走量。