醫(yī)療耗材管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

湯國(guó)平，胡 亮

浙江大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬義烏醫(yī)院，杭州市，310029

醫(yī)療耗材管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

【作 者】湯國(guó)平，胡 亮

浙江大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬義烏醫(yī)院，杭州市，310029

醫(yī)用耗材是醫(yī)院開(kāi)展醫(yī)療工作不可缺少的主要物資和基礎(chǔ)，其品種型號(hào)繁多，應(yīng)用量大，如何對(duì)其進(jìn)行可行而高效的管理一直是大家關(guān)心的一個(gè)課題。該文就如何設(shè)計(jì)出一套流程上規(guī)范，耗材管理員、供應(yīng)商、臨床科室共同參與的醫(yī)用耗材信息管理系統(tǒng)展開(kāi)討論，并將先進(jìn)的管理模式-企業(yè)資源規(guī)劃(Enterprise Resource Planning，ERP)運(yùn)用于整個(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過(guò)程中。

醫(yī)用耗材；信息管理系統(tǒng)；ERP

1 現(xiàn)有醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)存在的問(wèn)題

(1) 信息流阻塞、效率低下 傳統(tǒng)醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)并沒(méi)有完全覆蓋醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈，耗材管理人員常常疲憊于龐大的醫(yī)療耗材字典庫(kù)的維護(hù)，繁瑣的訂單，還要密切關(guān)注供應(yīng)商各類證件的效期，不僅效率低下，而且信息流常常滯后，沒(méi)有發(fā)揮信息系統(tǒng)可以協(xié)同辦公的優(yōu)點(diǎn)。

(2) 供應(yīng)商管理存在隱患 醫(yī)用耗材采購(gòu)有嚴(yán)格的證件管理制度，在實(shí)際工作中耗材管理員要審查供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)許可證、生產(chǎn)許可證、注冊(cè)證等證件，并且這些證件有一定的時(shí)效性。如采購(gòu)證件過(guò)期的醫(yī)用耗材將給臨床醫(yī)療安全帶來(lái)隱患和糾紛，所以嚴(yán)格禁止采購(gòu)證件過(guò)期的醫(yī)用耗材，但是單靠耗材管理員來(lái)完成審核和動(dòng)態(tài)管理工作效率低下，而且容易出現(xiàn)差錯(cuò)。

(3) 存貨保質(zhì)監(jiān)控缺乏管理 醫(yī)療耗材面向患者，對(duì)其安全性要求嚴(yán)格，效期管理是確保醫(yī)療耗材安全可靠的重要一關(guān)。對(duì)于醫(yī)療耗材的效期管理很多醫(yī)院還是依靠耗材管理員和醫(yī)護(hù)人員的觀察，這種做法效率低、勞動(dòng)強(qiáng)度大、易出錯(cuò)。

(4) 醫(yī)用高值耗材監(jiān)管乏力 為了方便管理，按醫(yī)用耗材的風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別和價(jià)格將其分為普通耗材和高值耗材。醫(yī)用高值耗材一般是指專科使用，具有較高價(jià)值、直接作用于人體起到治療作用，并且按照價(jià)格制度能夠收取一定費(fèi)用的一次性醫(yī)療材料[1]。大多數(shù)醫(yī)院的高值耗材管理都相對(duì)粗放，臨床科室往往會(huì)自行通知供應(yīng)商送貨，由于無(wú)法溯源,一旦出現(xiàn)醫(yī)療糾紛,往往就會(huì)“說(shuō)不清楚”[2]。所以醫(yī)用高值耗材在管理上要求從采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、使用過(guò)程中都有登記，如何將高值耗材供應(yīng)鏈上的各個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的記錄電子化成為一個(gè)難點(diǎn)。

2 系統(tǒng)的理論基礎(chǔ)

ERP是針對(duì)物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財(cái)務(wù)資源管理（財(cái)流）、信息資源管理（信息流）集成一體化的企業(yè)管理系統(tǒng)。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)供應(yīng)鏈進(jìn)行信息化管理是ERP的核心思想，ERP供應(yīng)鏈管理是以企業(yè)購(gòu)、銷、存業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中的各項(xiàng)活動(dòng)為對(duì)象，不僅記錄各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)生，還有跟蹤其發(fā)展過(guò)程，為財(cái)務(wù)核算，業(yè)務(wù)分析，管理決策提供依據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化全面管理，實(shí)現(xiàn)物流、資金流管理的統(tǒng)一。ERP的目的在于增加預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性，減少庫(kù)存，提高發(fā)貨供貨能力，提高物

流效率，降低供應(yīng)鏈成本，實(shí)現(xiàn)利益最大化[3]。ERP在企業(yè)中運(yùn)用并且得到了非常好的效果，近些年，ERP的管理模式越來(lái)越得到了醫(yī)院管理部門的重視，將這套管理模式引入到醫(yī)院，稱之為醫(yī)院資源計(jì)劃（Hospital Resource Planning，HRP）[4]，目前國(guó)內(nèi)大多數(shù)醫(yī)院的HRP建設(shè)還屬于起步階段。

3 系統(tǒng)功能與模塊分析

為了克服傳統(tǒng)模式下的缺點(diǎn)，必須調(diào)動(dòng)供應(yīng)商、臨床科室的積極性，我們?cè)O(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)了一個(gè)基于C/S和B/S混合模式的耗材管理信息系統(tǒng)，在這個(gè)耗材信息系統(tǒng)中創(chuàng)建了三個(gè)管理模塊，即供應(yīng)商模塊，網(wǎng)上申領(lǐng)模塊和耗材管理模塊，每個(gè)模塊有分若干個(gè)單元，如圖1所示。

圖1 醫(yī)療耗材管理信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)圖Fig.1 Overall structure of medical consumable material management information system

建立高效的醫(yī)療耗材管理信息系統(tǒng)的前提，是要制定出符合實(shí)際工作需求且規(guī)范、完善的管理流程，流程內(nèi)容應(yīng)涵蓋從需求提出到進(jìn)入臨床使用的各個(gè)環(huán)節(jié)，如圖2所示。

圖2 醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈Fig.2 Supply chain of medical consumable material

該流程為一個(gè)閉環(huán)控制系統(tǒng)，從臨床科室的需求為起點(diǎn)，經(jīng)過(guò)耗材管理員的審核、匯總后由庫(kù)房配送，對(duì)于新的耗材還需經(jīng)過(guò)主管院領(lǐng)導(dǎo)審批，整個(gè)過(guò)程都在信息系統(tǒng)里有記錄，確保信息的可追溯性。

3.1 供應(yīng)商模塊

供應(yīng)商是醫(yī)用耗材的提供者，為了保證醫(yī)用耗材質(zhì)量的安全性，必須對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的管理。首先，供應(yīng)商創(chuàng)建的賬戶需要醫(yī)院耗材管理員審核后方可使用，供應(yīng)商角色登陸系統(tǒng)后首先要完善自己的基本信息，如各類證件信息（包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)/生產(chǎn)許可證）、公司地址、公司Logo、聯(lián)系電話等。供應(yīng)商完善了自己的基本信息后，供應(yīng)商需要添加已經(jīng)中標(biāo)的醫(yī)用耗材，并且提供耗材相關(guān)的信息，包括耗材名稱、規(guī)格型號(hào)、價(jià)格、包裝規(guī)格、生產(chǎn)廠家、注冊(cè)證、注冊(cè)證登記時(shí)間、注冊(cè)證失效時(shí)間、生產(chǎn)許可證等。另外，為了方便臨床使用科室快速而準(zhǔn)確地查找醫(yī)用耗材，供應(yīng)商需要提供醫(yī)用耗材相關(guān)的照片和描述。供應(yīng)商添加的耗材需要經(jīng)耗材管理員的審核才可以添加到字典庫(kù)，耗材一旦添加到字典庫(kù)，耗材信息將被鎖定不能隨意修改。供應(yīng)商可以登陸系統(tǒng)查看醫(yī)院發(fā)來(lái)的訂單，訂單的內(nèi)容包括醫(yī)用耗材的名稱、型號(hào)、數(shù)量、送貨時(shí)間。

3.2 網(wǎng)上申領(lǐng)模塊

網(wǎng)上申領(lǐng)是指臨床業(yè)務(wù)科室通過(guò)web瀏覽器在內(nèi)網(wǎng)上申領(lǐng)醫(yī)用耗材。這個(gè)模塊包含臨床科室的聯(lián)系方式、自定義套餐、申領(lǐng)明細(xì)和高值耗材虛擬庫(kù)四個(gè)單元?？剖胰藛T登錄系統(tǒng)后，首先維護(hù)好聯(lián)系方式，如：電話、送貨地點(diǎn)等。字典庫(kù)中的耗材有上萬(wàn)條，為了使用上的方便性，科室可以按自己的習(xí)慣從字典庫(kù)中挑選出若干耗材建立自己的套餐。最后，科室就可以根據(jù)需要輸入申領(lǐng)的數(shù)目即可，并且通過(guò)此界面，臨床科室也可以看到醫(yī)用耗材的庫(kù)存情況，在庫(kù)存不足時(shí)會(huì)閃爍以提示臨床科室。申領(lǐng)明細(xì)單元里可以查看申領(lǐng)的歷史記錄和費(fèi)用。

在高值耗材上的管理上，實(shí)行條形碼管理體系，我們要求供應(yīng)商提供HIBC或者EAN/UCC-128條形碼，這保證了高值耗材使用上的安全性。管理方式上采用“虛擬入庫(kù)和出庫(kù)，先使用后結(jié)算”的方式。

圖3為高值耗材供應(yīng)鏈?zhǔn)疽鈭D，臨床科室根據(jù)需求在網(wǎng)上申領(lǐng)模塊提交訂單。耗材管理員收到訂單后及時(shí)訂貨，臨床科室根據(jù)實(shí)際使用情況在網(wǎng)上申領(lǐng)模塊進(jìn)行虛擬“入庫(kù)、出庫(kù)”。使用完畢經(jīng)審核后，憑借相關(guān)單據(jù)由耗材管理員完成真正的人庫(kù)、出庫(kù)[5-6]。高值耗材的這種條碼管理和“虛擬庫(kù)”的做法，不僅增強(qiáng)了高值耗材的可追溯性，同時(shí)也加快了醫(yī)院資金的周轉(zhuǎn)率。

3.3 醫(yī)用耗材管理模塊

醫(yī)用耗材管理模塊是整個(gè)系統(tǒng)中最核心的模塊，這個(gè)模塊包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、賬戶管理、業(yè)務(wù)管理、

采購(gòu)管理和統(tǒng)計(jì)與報(bào)表五個(gè)單元，每個(gè)單元有分若干個(gè)子單元（見(jiàn)圖1）。

基礎(chǔ)信息管理單元主要是對(duì)供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家和物資字典進(jìn)行維護(hù)和管理，這些管理主要包括供應(yīng)商（或生產(chǎn)廠家）的證件管理（包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、醫(yī)療營(yíng)業(yè)許可證、產(chǎn)品注冊(cè)證、生產(chǎn)許可證），如果某個(gè)供應(yīng)商的證件快到期，會(huì)在供應(yīng)商模塊和醫(yī)用耗材管理模塊同時(shí)發(fā)出紅色提示，如果供應(yīng)商沒(méi)有在供應(yīng)商模塊里及時(shí)更新證件信息，耗材管理員將無(wú)法向供應(yīng)商提交相應(yīng)的訂單。另外，在基礎(chǔ)信息管理單元里需要審核供應(yīng)商的提供的耗材字典并納入到我們事前準(zhǔn)備好的字典分類目錄。

賬戶管理單元包括對(duì)供應(yīng)商和科室的賬戶進(jìn)行創(chuàng)建、分組、權(quán)限分配、修改、刪除等操作。

業(yè)務(wù)管理單元包括入庫(kù)、出庫(kù)、耗材的效期管理。入庫(kù)（或出庫(kù)）時(shí)耗材管理員不僅可以創(chuàng)建入庫(kù)單（或出庫(kù)單），也可以根據(jù)科室訂單直接生成入庫(kù)單（出庫(kù)單）。為了強(qiáng)化了醫(yī)用耗材的效期管理，供應(yīng)商發(fā)貨的同時(shí)也將耗材的相關(guān)信息，如生產(chǎn)日期、有效期、批號(hào)、注冊(cè)證號(hào)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)一并提交，當(dāng)貨物送達(dá)庫(kù)房時(shí)，耗材管理員只需核對(duì)供應(yīng)商提交的耗材信息和實(shí)際收到的耗材便可入庫(kù)，這種方式方便、簡(jiǎn)單、操作性強(qiáng)，同時(shí)也減少了工作量。

采購(gòu)管理單元里可以看到科室提交上來(lái)的訂單，可以按照耗材名稱、供應(yīng)商進(jìn)行匯總，不僅可以看到訂單上耗材的數(shù)量，還可以看到庫(kù)存里對(duì)應(yīng)耗材的數(shù)量，當(dāng)庫(kù)存過(guò)低時(shí)將用黃色顯示，當(dāng)庫(kù)存不足時(shí)用紅色提示。對(duì)于庫(kù)存過(guò)低和庫(kù)存不足的耗材，耗材管理員通過(guò)及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)出訂單，補(bǔ)充庫(kù)存，通過(guò)與供應(yīng)商的協(xié)商我們還可以對(duì)必要的耗材進(jìn)行加急處理。訂單發(fā)出后系統(tǒng)向供應(yīng)商發(fā)出提醒短信(如果在一定時(shí)間內(nèi)供應(yīng)商沒(méi)有處理訂單，系統(tǒng)提醒采購(gòu)員打電話催促供應(yīng)商處理訂單)，供應(yīng)商登陸系統(tǒng)后可以看到耗材管理員的發(fā)出的訂單。耗材管理員可以對(duì)每次采購(gòu)的滿意度進(jìn)行評(píng)價(jià)，為日后的招標(biāo)工作提供依據(jù)。

統(tǒng)計(jì)與報(bào)表單元里可以清楚地看到庫(kù)存數(shù)量，定期對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)核對(duì),做到賬物相符；按類別統(tǒng)計(jì)醫(yī)用耗材消耗量，為耗材管理員合理備貨提供依據(jù)；按科室統(tǒng)計(jì)醫(yī)用耗材申領(lǐng)的數(shù)量和金額，為院領(lǐng)導(dǎo)做決策提供了科學(xué)、準(zhǔn)確、客觀的依據(jù)。

圖3 高值醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈Fig.3 Supply chain of high value medical consumable material

4 討論

醫(yī)用耗材采購(gòu)管理工作是一項(xiàng)涉及面廣、工作難度較大、具體事務(wù)龐雜的工作，醫(yī)用耗材管理平臺(tái)好壞直接影響到醫(yī)院當(dāng)前和未來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)醫(yī)療工作的開(kāi)展。因此，充分利用信息化手段在醫(yī)用耗材管理工作中顯得尤為重要。為了保證了耗材供應(yīng)鏈的安全和通暢，該醫(yī)用耗材管理信息系統(tǒng)有以下特點(diǎn)：(1) 良好的安全性、穩(wěn)定性和高效性 本系統(tǒng)主要功能模塊搭建在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)上，僅供應(yīng)商模塊因涉及到對(duì)外服務(wù)搭建在公共互聯(lián)網(wǎng)上，內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)兩臺(tái)服務(wù)器只進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸。在防止數(shù)據(jù)丟失方面，我們加強(qiáng)機(jī)房管理，采用冗余供電系統(tǒng)。使用獨(dú)立磁盤冗余數(shù)組(RAID5 level)進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，并開(kāi)發(fā)自動(dòng)備份代碼將重要數(shù)據(jù)每天固定時(shí)間自動(dòng)壓縮、加密傳送到數(shù)據(jù)備份服務(wù)器中備份。(2) 易用性在供應(yīng)商模塊和網(wǎng)上申領(lǐng)模塊采用B/S模型，用戶只需瀏覽器就可以登錄系統(tǒng)，并采用ajax技術(shù)，提升用戶體驗(yàn)度。(3) 可追溯性 整個(gè)耗材管理鏈的每個(gè)環(huán)節(jié)都在系統(tǒng)里有記錄，可追溯性極強(qiáng)，增加了醫(yī)用耗材的使用安全。(4) 信息公開(kāi) 科室人員進(jìn)行網(wǎng)上申領(lǐng)時(shí)可以實(shí)時(shí)看到庫(kù)存量，可根據(jù)庫(kù)存量調(diào)整需求量，保證了供應(yīng)鏈的流通?？剖胰藛T還可以查看申領(lǐng)的歷史記錄和費(fèi)用，這有利于各職能科室之間的相互監(jiān)督，提高了科室間的信任度。

但是，在實(shí)際開(kāi)發(fā)和使用過(guò)程中也遇到了一些問(wèn)題，其中主要問(wèn)題是醫(yī)用耗材名稱的不規(guī)范統(tǒng)一和沒(méi)有統(tǒng)一的編碼標(biāo)準(zhǔn)。我國(guó)醫(yī)療器械的管理部門為中國(guó)食品藥品監(jiān)督管理局的醫(yī)療器械管理司，其在2002年正式發(fā)布了《醫(yī)療器械分類目錄》，但這個(gè)分類目錄并沒(méi)有重視醫(yī)療器械編碼的作用，其重點(diǎn)放在風(fēng)險(xiǎn)管理等級(jí)的劃分上[7]。 迄今為止，國(guó)內(nèi)還沒(méi)有一套完善的醫(yī)療器械分類和編碼體系。高值耗材通常直接植入人體，由于產(chǎn)品質(zhì)量而產(chǎn)生的不良事件已成為醫(yī)患糾紛的熱點(diǎn)。因此，如何對(duì)植入性醫(yī)療器械進(jìn)行全程追溯已成為醫(yī)院耗材管理中的重點(diǎn)所在[8]。雖然在國(guó)家層面還沒(méi)有一套完整的編碼體系，但上海市食品藥品監(jiān)督管理局在2007年制定了《上海市關(guān)于加強(qiáng)植入性醫(yī)療器械管理的意見(jiàn)》，意見(jiàn)的中心思想就是為植入性耗材建立可追溯的產(chǎn)品編碼標(biāo)識(shí)，并用HIBC或者EAN/UCC-128條形碼作為植入性耗材可追溯性的依據(jù)。該信息系統(tǒng)中在高值耗材上的管理上，我們采用上海市的管理體系，即采用HIBC或者EAN/UCC-128條形碼管理高值耗材，這保證了高值耗材在使用上的安全性[9]。普通耗材的編碼我們以《醫(yī)療器械分類目錄》為依據(jù)，根據(jù)我院的實(shí)際情況進(jìn)行分類與編碼，但同時(shí)也希望國(guó)家主管部門推廣應(yīng)用一套統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的分類和編碼標(biāo)準(zhǔn)，早日將醫(yī)療器械的分類與編碼的問(wèn)題統(tǒng)一。

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A Medical Consumable Material Management lnformation System

【 Writers 】Tang Guoping, Hu Liang
The Yiwu Hospital Af fi liated to Zhejiang University School of Medicine, Hangzhou, 310029

【 Abstract 】Medical consumables material is essential supplies to carry out medical work, which has a wide range of varieties and a large amount of usage. How to manage it feasibly and ef fi ciently that has been a topic of concern to everyone. This article discussed about how to design a medical consumable material management information system that has a set of standardized processes, bring together medical supplies administrator, suppliers and clinical departments. Advanced management mode, enterprise resource planning(ERP) applied to the whole system design process.

medical consumables material, information management system, ERP

TP311.52

A

10.3969/j.issn.1671-7104.2014.03.020

2013-09-27

胡亮，E-mail: ywhl@zju.edu.cn

1671-7104(2014)03-0229-03