論對(duì)創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

李冰

摘 要：在科技技術(shù)不斷進(jìn)步的今天，企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新也是必要的，而檔案作為重要的信息資料，其創(chuàng)新也成為當(dāng)今企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，我們既要認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的緊迫性，還要認(rèn)真面對(duì)她的復(fù)雜性、系統(tǒng)性。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；人才培養(yǎng)；組織監(jiān)管；服務(wù)方式創(chuàng)新

1 對(duì)檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)

專業(yè)人才的培養(yǎng)要有目的性和針對(duì)性，既要適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展又要符合企業(yè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展要求。作為一名檔案專業(yè)人才，需要具備的是扎實(shí)的檔案管理學(xué)的基礎(chǔ)知識(shí)和科技前沿的信息理念，而且必須掌握信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)及其相關(guān)技能，是符合國(guó)家檔案管理和研究應(yīng)用型、綜合性的專業(yè)人才。因此，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層，首先要了解檔案管理對(duì)企業(yè)的重要性，其次，想培養(yǎng)檔案管理的專業(yè)人才納入企業(yè)日常工作的主要內(nèi)容之一，采取相應(yīng)的措施有計(jì)劃有目的的引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)人才。從不同方面、全方位培養(yǎng)專業(yè)性的人才。才能從整體上實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的優(yōu)化，加強(qiáng)當(dāng)檔案管理工作者的能力和水平，促使企業(yè)檔案管理逐步走向?qū)I(yè)化、信息化的時(shí)代。為企業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 加強(qiáng)檔案人員的自身學(xué)習(xí)，提高整體隊(duì)伍的素質(zhì)

伴隨著企業(yè)的不斷進(jìn)度和改革發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的各項(xiàng)要求也逐步的提高，即人才多功能化。不僅要從整體上把握社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r，為相關(guān)信息搜集和判斷做依據(jù)，也可以為領(lǐng)導(dǎo)層做決定提供寶貴的依據(jù)。現(xiàn)在企業(yè)辦公已經(jīng)走向自動(dòng)化和信息化，都是在借助網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)來完成各項(xiàng)任務(wù)。因此檔管理人員要從自身出發(fā)，找出缺點(diǎn)并尋求解決方法。要熟悉各種辦公軟件的使用，提高工作效率。從檔案管理的過程中的文件、檔案內(nèi)容、資料以及到資料搜集、歸整、分析、綜合、評(píng)價(jià)、收藏等各方面來提升自己的工作技能。檔案工作者只要不斷地學(xué)習(xí)，適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，才能很到的面對(duì)挑戰(zhàn)。對(duì)于自身的提高，可以從以下幾方面著手。

2.1 意識(shí)的創(chuàng)新

檔案管理工作者可以從社會(huì)高度發(fā)展的中意識(shí)到自己的不足。只有檔案工作者從觀念上有突破創(chuàng)設(shè)新的覺悟，才能將創(chuàng)新的思想作為指導(dǎo)方針引導(dǎo)自己走上光明大道，否則檔案的創(chuàng)新也就無(wú)從談起。網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代是一個(gè)新型的社會(huì)時(shí)代，創(chuàng)新已經(jīng)成為這個(gè)時(shí)代的標(biāo)志。特別是在檔案工作已經(jīng)電子化、網(wǎng)絡(luò)化這方面，處處參透著創(chuàng)新的思想和實(shí)踐。所有檔案工作者從思想上意識(shí)到創(chuàng)新的重要性，才能付諸行動(dòng)，廣泛涉足檔案科學(xué)知識(shí)，從整體上完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，同時(shí)學(xué)習(xí)電子信息技術(shù)，跟上檔案學(xué)理論發(fā)展的發(fā)展和時(shí)代的步伐。

2.2 知識(shí)的創(chuàng)新

關(guān)于檔案工作的信息來源，其從搜集、傳遞、存貯到開發(fā)利用具有較強(qiáng)的學(xué)科交叉性和應(yīng)用性的特征。在科技發(fā)達(dá)的時(shí)代，檔案工作亦在社會(huì)中找到自身的價(jià)值。檔案管理人員必須優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，是自己適應(yīng)時(shí)代符合專業(yè)的人才。檔案工作者在現(xiàn)有的知識(shí)結(jié)構(gòu)上，不斷發(fā)掘檔案工作的形成規(guī)律、活動(dòng)規(guī)律和發(fā)展規(guī)律，并結(jié)合信息技術(shù)，探索符合檔案管理的方式或模式，達(dá)到創(chuàng)新的效果。同時(shí)檔案人員還要充分發(fā)揮自己的潛力，擴(kuò)充自己的能力，以應(yīng)對(duì)新時(shí)代的挑戰(zhàn)。

2.3 能力的創(chuàng)新

電子技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展，基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的條件，信息技術(shù)更新?lián)Q代極快，加快信息產(chǎn)生的速度和存貯能力，對(duì)檔案文件管理和工作形成強(qiáng)大的壓力。因此檔案管理者要擁有超強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)變能力，同時(shí)還要補(bǔ)充新知識(shí)，并且善于將知識(shí)化為有效的管理能力，在自己的理念、能力方面達(dá)到創(chuàng)新境界，以適應(yīng)當(dāng)代的信息快速發(fā)展。

3 豐富檔案資源，加強(qiáng)檔案工作創(chuàng)新基礎(chǔ)

企業(yè)豐富的檔案信息資源及其建設(shè)是檔案開發(fā)利用的根本，也是檔案管理創(chuàng)新的條件。目前，檔案信息具有多多樣化的載體，信息化的管理對(duì)象，電子化的工作方式、網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)模式以及整個(gè)檔案管理的革新等提點(diǎn)，對(duì)檔案館藏的發(fā)展和壯大形成強(qiáng)大的沖擊。創(chuàng)建新型的檔案館，整合和挖掘企業(yè)館藏各種豐富的信息資源，添加和換上網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)施，增加館藏檔案的數(shù)字化信息的分量。因此需要在檔案創(chuàng)新的同時(shí)豐富和完善檔案資源。

3.1 對(duì)企業(yè)檔案庫(kù)的建設(shè)

隨著館藏的檔案數(shù)量不斷上升，企業(yè)每天的業(yè)務(wù)源源不斷，就會(huì)產(chǎn)生各種檔案收進(jìn)檔案館，而且檔案的移交工作要求制度化和規(guī)范化。有些企業(yè)的檔案庫(kù)的空間很狹窄，功能不健全，各種設(shè)備很陳舊等問題，與現(xiàn)代化的信息化的檔案館管理標(biāo)準(zhǔn)有很大的差距，信息化的檔案館要求管理效率最大化，有計(jì)算機(jī)管理代替人工管理，而且信息化的庫(kù)房空調(diào)的硬件設(shè)備齊全，保持庫(kù)房的恒溫，還包括新潮的思想和豐富的內(nèi)容。從管理載體的創(chuàng)新、檢索手段的創(chuàng)新，表面檔案館庫(kù)房的更新尤為重要。

3.2 對(duì)檔案館庫(kù)進(jìn)行業(yè)務(wù)重組

檔案館的主體應(yīng)該包括檔案的信息采集和開發(fā)中心、服務(wù)中心和管理中心三大部分，而且服務(wù)企業(yè)為核心，已依法運(yùn)行的信息化檔案館為格局?，F(xiàn)代的檔案管理應(yīng)該在原有的檔案部分優(yōu)勢(shì)功能基礎(chǔ)上，添加數(shù)據(jù)采集和開發(fā)功能，以整合檔案資源為導(dǎo)向，形成文書、科技、聲像等檔案以及專門檔案共享的管理局面。同時(shí)所有檔案都形成電子信息保存共享，方便檔案的管理和完善，并且都按科學(xué)的編寫目錄分冊(cè)分類，保證檢索和使用的方便快捷，多種存貯方式可以保證信息的安全性，從而提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

4 信息化建設(shè)是加快檔案工作創(chuàng)新的保證

全球信息化正以無(wú)比的速度卷入社會(huì)生活，加快社會(huì)發(fā)展的步伐。利用各種信息系統(tǒng)管理檔案工作，以信息化代替人工，依托計(jì)算機(jī)和系統(tǒng)的輔助，建立高效快捷的檔案管理信息系統(tǒng)，能夠很好為企業(yè)服務(wù)。

4.1 信息化建設(shè)提出技術(shù)管理新要求

加快信息化建設(shè)可以從兩方面入手，一方面是電子政務(wù)，從拓展文件的生成過程以及環(huán)境，同時(shí)還對(duì)其前身跟著文件形式形成要求，延伸到系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)，按照其功能要求增加檔案的工作內(nèi)容。另一方面是參與文檔一體化管理系統(tǒng)，信息軟件的開發(fā)工作可以參入到檔案管理各項(xiàng)工作中。有助于規(guī)范檔案管理軟件的開發(fā)和利用，可以提高信息化管理的水平，保證檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性和保密性。同時(shí)又添加檔案管理工作的內(nèi)容。

4.2 企業(yè)信息化建設(shè)可以提高了組織效能與監(jiān)管能力。

檔案管理的信息環(huán)建設(shè)，可以加快其工作效率，同時(shí)加強(qiáng)與企業(yè)的其他部門的溝通和交流，能更好的服務(wù)于各部門，為各部門提供及時(shí)、有價(jià)值的檔案信息。也間接提高了個(gè)部門的工作效率，從而可以提高組織的管理效能和監(jiān)督管理能力。

5 檔案的開發(fā)利用和改善服務(wù)方式是檔案工作創(chuàng)新的目的

創(chuàng)新、信息化等各種手段建設(shè)企業(yè)檔案管理，其最終目的是為了加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)利用和更好的為企業(yè)服務(wù)。那么可以堅(jiān)持三個(gè)原則，主要包括堅(jiān)持協(xié)調(diào)發(fā)展、建立現(xiàn)代新型檔案館庫(kù)工作以及堅(jiān)持效益服務(wù)的原則。一是向深層次開發(fā)利用檔案。根據(jù)企業(yè)自身的規(guī)律和特點(diǎn)，工程建設(shè)是按照需求制定有效制度；二是向功能服務(wù)化。不僅做好上門的服務(wù)，而且主動(dòng)參和了解重大工程的前期工作，建立各種咨詢服務(wù)。三是改善服務(wù)模式，改變服務(wù)方法，提高服務(wù)水平和能力。

6 結(jié)語(yǔ)

創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展的要求，，是企業(yè)進(jìn)步的標(biāo)識(shí)。檔案管理工作的創(chuàng)新是為了提高檔案管理工作的效率，將管理工作內(nèi)容專線服務(wù)，有助于企業(yè)的信息資源的開發(fā)和利用，更好的為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)大的后臺(tái)支持和有價(jià)值的信息源。