建立文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式的必要性

顧玉紅

（農(nóng)業(yè)部人力資源開(kāi)發(fā)中心，中國(guó) 北京 100125）

0 引言

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的背景下，信息技術(shù)水平也不斷提高，從而促進(jìn)了文書(shū)檔案管理模式不斷創(chuàng)新。文書(shū)檔案管理工作人員在日常工作中，應(yīng)該通過(guò)整理和收集各種文書(shū)檔案電子文件資源，不斷完善文化檔案數(shù)字化管理方法，是當(dāng)前文書(shū)檔案管理過(guò)程中迫切需要解決的問(wèn)題。在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷提高的背景下，文書(shū)檔案的數(shù)字化管理模式主要應(yīng)用的是先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，其中主要包括：數(shù)字化壓縮、文件掃描、影音文件以及視頻文件等。其中這個(gè)先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)主要是通過(guò)應(yīng)用文字識(shí)別技術(shù)來(lái)獲得圖片文件，然后再使用先進(jìn)的儲(chǔ)存管理技術(shù)將這些文件資料有效儲(chǔ)存于數(shù)據(jù)庫(kù)中。這樣為文書(shū)檔案數(shù)字化管理檢索提供了方便，通過(guò)依賴(lài)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的數(shù)字化管理起著非常重要的作用。在文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式下，有利于實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享和文書(shū)檔案的遠(yuǎn)程傳遞，快速準(zhǔn)確的建立起全面完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，能夠最大限度的提高文書(shū)檔案管理資源的利用效率。

1 建立文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式的必要性

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展，我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域數(shù)字化檔案管理也發(fā)生了較大的變化。憑借先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、儲(chǔ)存技術(shù)、以及掃描技術(shù)在當(dāng)前社會(huì)中快速發(fā)展，逐漸形成了現(xiàn)代文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式。換句話說(shuō)，以信息數(shù)字化作為載體的檔案信息儲(chǔ)存方式被稱(chēng)為文書(shū)檔案數(shù)字化管理。在文書(shū)檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，主要包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：信息掃描、信息儲(chǔ)存和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等。然而在現(xiàn)代文書(shū)檔案的管理過(guò)程中，我們應(yīng)該堅(jiān)持紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的形式。這樣的現(xiàn)象在較大的程度上增加了數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容，即將原來(lái)紙質(zhì)檔案通過(guò)處理，采取一系列的數(shù)字化管理工作。文書(shū)檔案數(shù)字化管理有利于提高傳統(tǒng)檔案保護(hù)的力度，以免防止檔案信息出現(xiàn)流失的現(xiàn)象；同時(shí)又能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案和數(shù)字化檔案有效結(jié)合起來(lái)，最大限度的節(jié)省了資源?，F(xiàn)代檔案數(shù)字化管理的必要性主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1 是現(xiàn)代信息交流的基本要求，提高檔案信息的利用效率

在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，文書(shū)檔案的重要性也不斷顯現(xiàn)出來(lái)。各個(gè)領(lǐng)域之間的交流越來(lái)越多，迫切需要方便快捷獲取各種文書(shū)檔案信息的方法。因此，針對(duì)這種情況便需要建立一種科學(xué)合理、效率較高的文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式。在日常工作和生活中，通過(guò)應(yīng)用這種管理模式能夠有效實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門(mén)之間的文書(shū)檔案信息共享。當(dāng)前信息數(shù)字化技術(shù)水平不斷提高，并且應(yīng)用到了眾多的領(lǐng)域中。因此，不斷加強(qiáng)文書(shū)檔案的數(shù)字化管理成為了當(dāng)前文書(shū)檔案信息資源管理的重要因素。

1.2 是現(xiàn)代檔案管理的主要方式，能滿(mǎn)足當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要

隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，要想文書(shū)檔案充分發(fā)揮作用，最大限度提高文書(shū)檔案管理的利用效率，便需要采取數(shù)字化管理模式。數(shù)字化管理模式是現(xiàn)代檔案管理中一種非常重要的方式，其中數(shù)字化管理模式主要是利用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)，如：現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)等。通過(guò)加強(qiáng)文書(shū)檔案數(shù)字化管理，有利于最大限度的提高文書(shū)檔案管理工作的效率，以便滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)檔案資料的利用和要求。

1.3 是完善檔案管理的有效措施，以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理科學(xué)化

在現(xiàn)代社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域中，不斷創(chuàng)新文書(shū)檔案管理模式，應(yīng)用現(xiàn)代數(shù)字化管理方式是當(dāng)前文書(shū)方案發(fā)展的主要方向。文書(shū)檔案數(shù)字化管理是不斷完善現(xiàn)代檔案管理的重要措施，要想這個(gè)措施取得良好的應(yīng)用效果首先就應(yīng)該突破傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理模式的要求；然后再選擇相對(duì)開(kāi)放、先進(jìn)的數(shù)字化管理模式，以便真正實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的科學(xué)合理化。文書(shū)檔案管理模式的不斷完善能夠?yàn)樯鐣?huì)創(chuàng)造更多有利的價(jià)值，推動(dòng)社會(huì)更好的向前發(fā)展。

1.4 是強(qiáng)化檔案信息安全選擇，可確保文書(shū)檔案信息安全性

在現(xiàn)代信息技術(shù)水平不斷提高的背景下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷滲透到社會(huì)工作的各個(gè)領(lǐng)域中。這樣的現(xiàn)象導(dǎo)致了檔案信息安全成為了當(dāng)前管理過(guò)程中一個(gè)非常重要的內(nèi)容，引起了社會(huì)各界人士的關(guān)注。我國(guó)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的工作人員都將檔案信息安全管理放在重要的位置上。當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)形式非常惡劣，加強(qiáng)文書(shū)檔案數(shù)字化管理工作，確保文書(shū)檔案信息的安全性成為現(xiàn)代信息管理的重要選擇。

2 提高文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式水平的對(duì)策

2.1 創(chuàng)建科學(xué)合理的檔案信息管理機(jī)制

在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息技術(shù)應(yīng)用的范圍不斷擴(kuò)大，各個(gè)行業(yè)內(nèi)的管理水平也得到了快速提升。為了有效提高文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式水平便需要?jiǎng)?chuàng)建科學(xué)合理的檔案信息管理機(jī)制，優(yōu)化檔案信息管理策略。

2.2 構(gòu)建文書(shū)檔案管理數(shù)字化平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

在文書(shū)檔案數(shù)字化管理不斷發(fā)展的過(guò)程中，針對(duì)文書(shū)檔案管理工作內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)創(chuàng)建了文書(shū)檔案數(shù)字化工作模式。但是在現(xiàn)代文書(shū)檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，不斷加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間信息的溝通和交流，是實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案數(shù)字化管理的重要問(wèn)題。尤其是在文書(shū)檔案的閱讀和使用過(guò)程中，為了能夠在較短的時(shí)間內(nèi)達(dá)目的，以便加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)的信息溝通和交流。因此，便需要不斷完善文書(shū)檔案數(shù)字化內(nèi)部管理方法，創(chuàng)建文書(shū)檔案數(shù)字化平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)；同時(shí)在條件允許下，還應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)完善的網(wǎng)絡(luò)信息化共享系統(tǒng)，有效實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理的遠(yuǎn)程檢索和傳播，最終實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案數(shù)字化管理與電子信息技術(shù)的無(wú)縫對(duì)接。

2.3 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理思想

在各個(gè)單位發(fā)展過(guò)程中，相關(guān)負(fù)責(zé)人都應(yīng)該提高文書(shū)檔案數(shù)字化管理的重要性，為文書(shū)檔案信息化管理創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。在條件允許的情況下，還應(yīng)該將文書(shū)檔案數(shù)字化管理納入到單位整體規(guī)劃中。其中具體表現(xiàn)為：各個(gè)單位在財(cái)務(wù)預(yù)算中，應(yīng)該將文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)所需要的費(fèi)用計(jì)劃到其中。以便更好的處理文檔資料不斷增多、技術(shù)手段不斷變化等現(xiàn)象，同時(shí)將這些資金應(yīng)用到購(gòu)買(mǎi)現(xiàn)代信息設(shè)備、計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等，從而為文書(shū)檔案數(shù)字化管理創(chuàng)造良好的條件。

2.4 有效提高文書(shū)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

在現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展的背景下，文書(shū)檔案管理工作是非常重要的一個(gè)組成部門(mén)。形成這種現(xiàn)象的主要原因在于文書(shū)檔案記載了全社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程，文書(shū)檔案內(nèi)容是社會(huì)朝著良性發(fā)展的重要指標(biāo)。為了更好的應(yīng)用文書(shū)檔案數(shù)字化管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，便需要不斷提高文書(shū)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，不斷創(chuàng)新文書(shū)檔案管理方法；堅(jiān)持與實(shí)際情況相符合的原則，不斷從采用先進(jìn)的數(shù)字化信息技術(shù)，深化文書(shū)檔案管理，有效提高文書(shū)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

3 結(jié)論

文書(shū)檔案的數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的艱巨工作，它需要文書(shū)檔案管理人員和其他各部門(mén)工作人員的積極配合。新穎的管理方式、先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)等逐漸成為文書(shū)檔案科學(xué)化的核心，極大地提高了文書(shū)檔案管理工作的效率和正確性，為檔案管理工作總體走上科學(xué)化、數(shù)字化的發(fā)展道路提供了基礎(chǔ)。

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