淺談現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式與創(chuàng)新思維

楊南雁

（新疆克拉瑪依油田勘察設計研究院〈有限公司〉，新疆 克拉瑪依 834000）

1 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式分析

1.1 集中管理模式

集中管理模式是企業(yè)所設立的檔案機構(企業(yè)檔案館、企業(yè)檔案室或企業(yè)檔案信息中心等)和檔案工作者對本單位檔案實行集中統(tǒng)一管理的模式。集中統(tǒng)一管理是我國長期以來檔案工作基本原則的核心。

1.1.1 集中管理模式的優(yōu)勢

這種模式的優(yōu)勢在于能夠保證企業(yè)檔案的整體性和安全性，便于企業(yè)檔案工作的全面建設，能夠有效發(fā)揮企業(yè)檔案的整體功能。采用這種管理模式，檔案管理系統(tǒng)權利集中、制度規(guī)范，在檔案整理過程中能夠及時發(fā)現(xiàn)缺檔漏檔現(xiàn)象，便于形成統(tǒng)一的檔案信息中心，能夠最大限度地體現(xiàn)檔案的整體性，對優(yōu)化企業(yè)內(nèi)檔案的管理和利用效果明顯。

1.1.2 集中管理模式的不足

集中管理模式屬于單一的檔案管理模式。在當今社會，尤其是在市場經(jīng)濟條件下，這種單一的檔案管理模式因為所存儲檔案的單一性、所顯示信息的滯后性、所提供資料的局限性，已很難適應企業(yè)進一步變革的需要和滿足企業(yè)對各類信息的渴望。

1.2 分散管理模式

分散管理模式是企業(yè)沒有為檔案管理設立一個專門的管理部門，企業(yè)檔案掌握在企業(yè)各機構或職員個人手中的一種檔案管理模式。

1.2.1 分散管理模式的優(yōu)勢

在分散管理模式下，企業(yè)能夠?qū)n案的歸屬方和責任方進行清晰劃分。其優(yōu)勢表現(xiàn)在：一是多元化的管理方式簡捷又簡單，只需要根據(jù)檔案的來源進行分類、編目等簡單的管理程序即可便于利用。二是充分利用企業(yè)的人力、物力、財力等資源。

1.2.2 分散管理模式的不足

企業(yè)對自身產(chǎn)生的檔案不能行使高度的控制權，對企業(yè)自身檔案的整體性了解得不夠透徹，企業(yè)內(nèi)沒有形成一個統(tǒng)一的平臺使檔案資源能夠高效運轉，企業(yè)也就無法形成一個檔案信息中心，難以淋漓盡致地體現(xiàn)檔案的作用。

1.3 分布管理模式

分布管理模式是指企業(yè)的檔案由檔案部門和業(yè)務職能部門分別保管的管理模式，分布管理也稱“集中—分散式”、“網(wǎng)點式管理”和“聯(lián)邦制”。

1.3.1 分布管理模式的優(yōu)勢

分布管理模式的優(yōu)點主要表現(xiàn)在管理高效、便利，更適合各辦公機構協(xié)作等方面，具體體現(xiàn)在：一是檔案部門和其他辦公部門都可以保管檔案，所以在檔案移交這個程序上可以任意選擇最終對象，展現(xiàn)了分布管理模式的便利性特點；二是由于分布管理模式具有檔案中心機構集中領導的特性，所以檔案部門和各辦公部門在保管檔案方面能夠有一個統(tǒng)一的、標準的程序和制度，避免了重復與分歧，提高了工作效率。

1.3.2 分布管理模式的不足

分布管理模式的不足之處在于，第一，對于怎樣清晰劃分檔案部門和其他辦公部門在檔案管理、保存方面的先決權利是一個很難解決的問題；第二，會使許多企業(yè)漸漸忽視檔案部門，因為此模式下檔案部門的作用和權利都被削弱了。

2 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新轉變

2.1 從注重檔案保管數(shù)量轉向關注檔案信息價值

企業(yè)以往只注重檔案數(shù)量的增加，保存了不少無利用價值或重復文件，給科學管理和主動、快速提供利用帶來了障礙。為了解決這個矛盾，很多公司聘請檔案專業(yè)人員，對往年形成的文書檔案進行了信息價值鑒定和知識評價，剔除了大量的無利用價值文件，經(jīng)審查批準后予以銷毀；同時，對公司多年形成的會計檔案、基建檔案、聲像檔案及相關業(yè)務資料，都采用關注內(nèi)容為重點來決定是否歸檔，全面推進企業(yè)各種信息、知識價值的整合，建立了公司綜合檔案室，對各種門類檔案信息資源實行集中統(tǒng)一管理。

2.2 引入檔案管理新技術與手段搞好檔案管理創(chuàng)新

要提高企業(yè)檔案管理水平，除了解放思想，更新檔案管理理念外，還要借用多種先進技術的支持與保障。公司在檔案管理上除了要利用以計算機技術為核心的信息技術外，使檔案知識門戶、電子文件管理無數(shù)據(jù)等技術在檔案管理中得到推廣應用，并相繼健全完善。

2.3 從傳統(tǒng)檔案管理轉向依法檔案管理

增強檔案管理法制意識，依據(jù)國家、省和行業(yè)系統(tǒng)相關檔案法律、規(guī)章，結合本企業(yè)檔案管理實際情況，建立健全和完善公司各項檔案管理的規(guī)章制度，使形成、積累文件、文件歸檔、檔案管理、檔案信息資源利用成為公司檔案管理部門和相關人員的職責，為開發(fā)檔案知識價值提供了強有力的制度保障。

3 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新思維

3.1 觀念創(chuàng)新是創(chuàng)新企業(yè)檔案工作的基礎

創(chuàng)新是時代的要求，檔案工作的創(chuàng)新來自于對檔案管理的創(chuàng)新想法和欲念，沒有創(chuàng)新的認識，檔案創(chuàng)新就無從談起。網(wǎng)絡經(jīng)濟時代是一種全新的經(jīng)濟時代，檔案工作要適應這種新時代的要求，就應當有創(chuàng)新的意識和思想，檔案工作者要充分理解創(chuàng)新工作為知識經(jīng)濟的靈魂，在檔案工作網(wǎng)絡化方面，滲透創(chuàng)新思想，開展創(chuàng)新實踐。

3.2 信息化是創(chuàng)新企業(yè)檔案工作的重要內(nèi)容

信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢企業(yè)檔案部門應爭取領導支持，為檔案信息化建設營造良好的發(fā)展環(huán)境。信息時代已經(jīng)到來，如何依托計算機技術，建立高效、方便、快捷的檔案信息系統(tǒng)，更好地服從、服務于企業(yè)的發(fā)展是檔案工作面臨的重要課題。但檔案信息化建設必須以一定的資金、技術和人才為基本條件，因此，如何取得領導的重視與支持，為檔案信息化建設創(chuàng)造一個良好的環(huán)境顯得尤為重要。

3.3 管理創(chuàng)新是創(chuàng)新企業(yè)檔案工作的重要手段

3.3.1 采用“兵團協(xié)戰(zhàn)”策略

充分利用國內(nèi)外多方協(xié)作的機會，和同行業(yè)或跨行業(yè)企業(yè)精兵強將合作，攻克未來企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展過程中的高新科技難關。

3.3.2 采用“優(yōu)勢互補”策略

利用網(wǎng)絡的潛能，吸納國內(nèi)外企業(yè)檔案信息和相關知識，建構檔案信息庫，利用光盤等高新技術“海量”存貯，以滿足本企業(yè)全方位利用需求，實現(xiàn)信息和知識共享。

3.4 創(chuàng)新學習是創(chuàng)新企業(yè)檔案工作的關鍵

信息時代的到來，給我國檔案工作既帶來難得的發(fā)展機遇，又提出嚴峻的挑戰(zhàn)，迫切要求用信息技術開展檔案工作，以提高檔案工作服務的效率和質(zhì)量。檔案工作者應掌握如何使用計算機網(wǎng)絡，如何利用計算機處理信息等信息處理技術，使用網(wǎng)絡的應用成為每一位檔案工作者的基本功。檔案工作者還應學會利用網(wǎng)絡進行檔案信息的應用開發(fā)，做到檔案信息資源共享。

3.5 創(chuàng)新服務機制，改善服務方式

市場經(jīng)濟的實質(zhì)是效益經(jīng)濟，在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)的任何活動都要服從于效益原則。擁有用戶是檔案事業(yè)存在和發(fā)展的關鍵。但是，由于最初“重藏輕用，以藏為主”的觀念一直到今天還在一部分檔案工作者的頭腦中不同程度地存在著，筆者認為，檔案部門可以借鑒一些服務行業(yè)的做法，開展優(yōu)質(zhì)服務、規(guī)范服務、承諾服務，改良服務態(tài)度，提高查全率、查準率，使利用者高興而來，滿意而歸。重新強調(diào)檔案機構的服務性宗旨是十分必要的，即要“一切為了用戶”。以檔案用戶為中心，積極開展各種深層次的檔案信息服務。

［1］于曉泳.現(xiàn)代企業(yè)創(chuàng)新檔案管理的思考[J].經(jīng)濟研究導刊，2011，17.

［2］王彥芳，王金財.關于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的思考[J].機電兵船檔案，2012，6.

［3］馬紅.要創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式[J].浙江檔案，2009，6.

［4］葉亞莉.新建企業(yè)檔案管理模式探討[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2010，14.