試論辦公室工作對(duì)文書的要求

康孝菊

【摘 要】辦公室文書工作不但要求工作人員的素質(zhì)較高，由于同時(shí)還要為領(lǐng)導(dǎo)同志服務(wù)而且要求文書工作人員的知識(shí)較為淵博、專業(yè)能力較強(qiáng)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和良好的工作作風(fēng)。先根據(jù)筆者對(duì)文書工作的經(jīng)驗(yàn)對(duì)辦公室文書工作的要求做一闡述。

【關(guān)鍵詞】辦公室工作 文書 要求

在現(xiàn)代社會(huì)，經(jīng)濟(jì)文化的發(fā)展日新月異，對(duì)各行各業(yè)的要求也是越來越高，同樣對(duì)于辦公室文書工作的要求也是隨著社會(huì)的發(fā)展要求越來越嚴(yán)了?，F(xiàn)代社會(huì)條件下，辦公室文書的工作內(nèi)容也不僅僅限于工作運(yùn)轉(zhuǎn)傳送樞紐、機(jī)關(guān)窗口等基本的要求了，要求文書工作要有管理協(xié)調(diào)、參謀助力等新的工作職責(zé)了。基于這些，現(xiàn)代辦公室文書工作人員不但要有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要對(duì)信息能做到及時(shí)地處理和反饋。在日常工作中要做到小事能辦細(xì)不遺漏、急事能辦對(duì)不出差錯(cuò)、大事能辦好快速解決問題等快速的反應(yīng)能力。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)交代的工作，要能做到提筆能寫、準(zhǔn)確傳達(dá)、通知到位，同時(shí)還要能對(duì)各個(gè)部門各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)之間的合作與協(xié)調(diào)進(jìn)行溝通。所有這些都對(duì)辦公室文書工作人員提出了更高的要求，特別是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展、辦公自動(dòng)化的提出，辦公室文書工作人員要緊跟時(shí)代步伐，學(xué)會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)工具對(duì)信息進(jìn)行收集和處理，提高工作效率和辦事能力。

1 樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和良好的工作作風(fēng)

1.1 作為辦公室文書工作人員，由于其工作性質(zhì)的特殊性，要求文書工作人員要把服務(wù)意識(shí)放在第一位，在日常工作中要時(shí)時(shí)刻刻把敬業(yè)與奉獻(xiàn)放在首位。同時(shí)由于文書工作性質(zhì)的特點(diǎn)，在日常工作中肯定會(huì)有因工作做得不到位和自身職責(zé)的原因而受到同事和領(lǐng)導(dǎo)的不解，所以文書工作人員在日常工作中要養(yǎng)成開闊的胸懷、培養(yǎng)遠(yuǎn)見卓識(shí)、養(yǎng)成平穩(wěn)的心態(tài)。在工作中淡然處事的工作作風(fēng)，針對(duì)具體的事情而不針對(duì)某個(gè)人，負(fù)責(zé)敬業(yè)高效地完成文書工作。

1.2 由于辦公室文書性質(zhì)的使然，其工作態(tài)度可以很大程度上影響到整個(gè)辦公室的精神面貌和工作態(tài)度。所以，辦公室文書工作人員在日常工作中不但要發(fā)揮愛崗敬業(yè)、積極向上的工作作風(fēng)，還要在平常工作中積極向上、保持工作激情、利索果斷，以此來提高辦公室其他工作人員的工作效率。辦公室文書工作人員必須充分地認(rèn)識(shí)到自己的工作中的每一個(gè)細(xì)節(jié)都會(huì)關(guān)系到整個(gè)工作是否可以按時(shí)完成，所以對(duì)自己的工作絕對(duì)不能有絲毫的懈怠。所以辦公室工作人員必須具有較強(qiáng)的執(zhí)行力，隨時(shí)聽候領(lǐng)導(dǎo)的工作安排，對(duì)于可能發(fā)生的緊急情況要有隨時(shí)待命，立接立辦的責(zé)任意識(shí)。

1.3 對(duì)于辦公室文書工作人員，要保持時(shí)時(shí)學(xué)習(xí)的能力，同時(shí)也要時(shí)時(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)。為了能夠妥善、正確處理領(lǐng)導(dǎo)交待下來的每一項(xiàng)工作，辦公室文書工作人員必須利用工作中的機(jī)會(huì)多交流、多溝通，多向身邊的每一個(gè)同事學(xué)習(xí)。在工作中要多向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，深入學(xué)習(xí)與認(rèn)真領(lǐng)會(huì)各項(xiàng)工作的內(nèi)涵與性質(zhì)；多向身邊的同事學(xué)習(xí)，并要學(xué)會(huì)不斷的反思和總結(jié)。在工作中不應(yīng)避重就輕，要敢于做大事、敢于承擔(dān)重任。在實(shí)際工作中不斷地鍛煉自己的做事能力，也要發(fā)現(xiàn)自己所不知道的辦事潛力，從而提高自身素質(zhì)。在工作中不斷的提高自己的道德修養(yǎng)和思想境界，并最終提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。

1.4 由于辦公室文書這一崗位的特殊性與機(jī)要性。在實(shí)際工作中，接收郵件與收發(fā)公文的過程中，經(jīng)常會(huì)有涉密與受控性文件出現(xiàn)。此類文件只要求領(lǐng)導(dǎo)知道，作為辦公室文書，不僅要有嚴(yán)格的崗位操守，還要有強(qiáng)烈的保密意識(shí)。身處領(lǐng)導(dǎo)左右，信息來源多，信息量大，辦公室文書應(yīng)明白什么可以說，什么不能說，什么可以做，什么不能做。特別是對(duì)于辦公室的公章管理來說，要嚴(yán)格遵照公章管理規(guī)定執(zhí)行，對(duì)于使用公章的場(chǎng)合一律要求蓋章人簽字，經(jīng)辦人簽字，領(lǐng)導(dǎo)層最后審批后，方可加蓋公章。對(duì)于公章的禁忌應(yīng)明白于心，不得發(fā)生公章外借，空白書面上蓋章等事宜。保證任何加蓋公章的前提下都是看見有領(lǐng)導(dǎo)簽字在前。

2 如何提高辦公室文書日常事務(wù)處理能力

2.1 工作中的要點(diǎn)和技巧

由于文書工作是相當(dāng)?shù)姆彪s和瑣碎的，比如文件處理、接電話、資料歸檔、會(huì)議安排、完成領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時(shí)指令與要求、接待來訪等等工作，為了每一件工作都能出色完成任務(wù)而且不出任何的差錯(cuò)，技巧在文書工作中就顯得特別重要。而備忘錄的作用就顯現(xiàn)出來了，把每一項(xiàng)工作按照一定的順序記錄在備忘錄上，處理事情按照輕重緩急的順序來進(jìn)行。重要的、緊急的事情要優(yōu)先處理，不是緊急的、重要的事情可以適當(dāng)?shù)难雍蟆?duì)于會(huì)議安排，要提前進(jìn)行通知并進(jìn)行標(biāo)記，臨近會(huì)議時(shí)要再次提醒通知。還要對(duì)工作中細(xì)節(jié)進(jìn)行安排并落實(shí)，以免由于細(xì)節(jié)中的問題影響到大局面。

2.2 操縱辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的能力

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，辦公系統(tǒng)在文書日常的工作中得到了越來越廣泛的應(yīng)用。辦公自動(dòng)化的應(yīng)用可以提高工作效率，使工作中的每一步都可以記錄在案；可以標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化工序，提高整個(gè)辦公的效率。所以，作為辦公室文書工作人員，其對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的掌握程度就可以決定其工作效率和業(yè)務(wù)素質(zhì)，所以作為辦公室文書人員一定要掌握辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，提高工作效率。

總 結(jié)

文書工作就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，其工作的核心內(nèi)容就是要以領(lǐng)導(dǎo)為核心，時(shí)時(shí)刻刻以領(lǐng)導(dǎo)的安排為宗旨。在工作中要做到多而不雜、忙而不亂、主謂分明、不拖沓大事、不遺漏細(xì)節(jié)，對(duì)辦公室各類的日常事務(wù)妥善處理、有所側(cè)重，以更好更快地完成領(lǐng)導(dǎo)交代任務(wù)。

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