淺析事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的信息化管理

李瑞平

隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)信息化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，隨著計(jì)算機(jī)在企事業(yè)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)中應(yīng)用的普及，會(huì)計(jì)檔案信息化已成為會(huì)計(jì)系統(tǒng)工作的一種重要手段，也是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作。

一、會(huì)計(jì)檔案信息化的重要性

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式和介質(zhì)，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

當(dāng)前，會(huì)計(jì)檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。

2.建立有效的會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)，充分、合理、安全、方便地使用電子檔案

要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息化，就必須建立有效的會(huì)計(jì)檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

3.會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)是為了提高會(huì)計(jì)系統(tǒng)檔案管理和服務(wù)的質(zhì)量

會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)是一個(gè)過(guò)程，伴隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理中應(yīng)用程度的變化，會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時(shí)做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會(huì)表現(xiàn)出一定差異。

二、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息化的特點(diǎn)及需要改進(jìn)的問(wèn)題

1.會(huì)計(jì)檔案信息化的特點(diǎn)

會(huì)計(jì)檔案信息化具有更高的安全性、完整性要求。會(huì)計(jì)檔案主要對(duì)財(cái)務(wù)收支進(jìn)行價(jià)值量的記錄和描述，反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的質(zhì)的變化，要求極準(zhǔn)確的資料。而在電算化條件下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)高度集中在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)信息的完整性、安全性受到挑戰(zhàn)。而電算化會(huì)計(jì)檔案又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境等條件的影響。所以要求電算化會(huì)計(jì)檔案的保密性和安全性比傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案高。

2.會(huì)計(jì)檔案信息化管理存在的問(wèn)題

（1）單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)系統(tǒng)重要性認(rèn)識(shí)不夠，理解偏差；

（2）會(huì)計(jì)檔案信息化管理制度不完善；

（3）會(huì)計(jì)系統(tǒng)缺乏計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全的相關(guān)人才。

三、實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息化應(yīng)遵循的原則

1.提高思想重視。單位領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)計(jì)人員應(yīng)提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化的重視程度。特別是主管會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到科學(xué)化管理電算化會(huì)計(jì)檔案資料的重要性，并督促建立健全的管理制度

2.采用適當(dāng)?shù)目刂萍夹g(shù)，實(shí)行專人專崗，對(duì)不同的崗位根據(jù)責(zé)、權(quán)、利、效相結(jié)合的原則。設(shè)立不同的崗位，如系統(tǒng)主管、管理員、操作員等，同時(shí)賦予不同的權(quán)限，承擔(dān)不同的責(zé)任。崗位的職責(zé)應(yīng)明確，不能出現(xiàn)盲點(diǎn)、交叉和重復(fù)，相同崗位間可相互牽制和監(jiān)督，嚴(yán)格崗位責(zé)任制。用密鑰技術(shù)、用戶身份驗(yàn)證技術(shù)等方法對(duì)需要控制使用的電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行加密管理，使無(wú)關(guān)人員無(wú)法進(jìn)入該文件，利用者和利用權(quán)限只能靠系統(tǒng)來(lái)鑒別、控制，另外，對(duì)建立的規(guī)章制度應(yīng)注意有效性與可行性。

3.實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電子檔案多備份管理的規(guī)范化和制度化。

會(huì)計(jì)電子檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成數(shù)據(jù)備份的習(xí)慣。應(yīng)用質(zhì)地優(yōu)良的光盤刻錄所有的會(huì)計(jì)電子檔案，以保證數(shù)據(jù)的安全，定期的采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式，對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)，以便及時(shí)做好數(shù)據(jù)維護(hù)工作。

四、切實(shí)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的主要措施

1.完善會(huì)計(jì)軟件，鞏固會(huì)計(jì)制度

（1）建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。

（2）建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度。根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度，選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

（3）建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)，外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

（4）建立電算化檔案定期備份制度。電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。

2.提高會(huì)計(jì)部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)

會(huì)計(jì)系統(tǒng)是由人來(lái)操作的，一個(gè)系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng)本身，更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì)，未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工，對(duì)系統(tǒng)的安全是一種威脅。要提高會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。各單位應(yīng)積極支持及組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會(huì)計(jì)電算化知識(shí)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為本單位盡快建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。

3.建立檔案利用制度，整合各類檔案資源

要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí)，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批；要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案收集管理活動(dòng)，使檔案收集更為及時(shí)，保證電子檔案的及時(shí)更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，整合檔案資源來(lái)創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

現(xiàn)代社會(huì)正在跨入“信息時(shí)代”，會(huì)計(jì)系統(tǒng)電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。會(huì)計(jì)檔案信息化的獨(dú)特個(gè)性代表著未來(lái)會(huì)計(jì)現(xiàn)代化和規(guī)范化的發(fā)展方向。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案信息化的管理與利用要符合本單位的客觀實(shí)際，順應(yīng)其規(guī)律，加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在正常工作中發(fā)揮更大的作用。

（作者單位：河北省木蘭圍場(chǎng)國(guó)有林場(chǎng)管理局）endprint