企業(yè)干部人事檔案管理的思考

晏鷹

企業(yè)干部人事檔案管理的思考

晏鷹

干部人事檔案是國(guó)家檔案和企業(yè)檔案的重要組成部分，在干部人事管理中發(fā)揮著重要作用。但企業(yè)干部人事檔案存在的問(wèn)題直接影響了干部人事檔案管理的質(zhì)量。文章結(jié)合工作實(shí)踐，就企業(yè)干部人事檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行粗淺分析并提出了相應(yīng)對(duì)策。

干部檔案 人事檔案 檔案管理

干部人事檔案是組織、人事等有關(guān)部門(mén)，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的真實(shí)記錄，是解決工資待遇、落實(shí)政策的重要憑證，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是國(guó)家和企業(yè)檔案的重要組成部分。干部人事檔案工作是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性、實(shí)踐性極強(qiáng)的工作。如何提高干部人事檔案管理水平，更好地發(fā)揮干部人事檔案作用，是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中必須面對(duì)和解決的重要課題。

一、干部人事檔案的重要性

1.干部人事檔案對(duì)企業(yè)的重要性。就企業(yè)來(lái)說(shuō)，把好人才的進(jìn)出關(guān)，做到知人善任、選舉賢能，剔除那些為了找工作、評(píng)職稱，辦理假文憑、假證明來(lái)蒙混過(guò)關(guān)的人，是企業(yè)把好人才質(zhì)量的第一關(guān)。同時(shí)，個(gè)人在組織中形成的任免、晉升、定級(jí)、調(diào)資、獎(jiǎng)懲等呈報(bào)、審批材料，對(duì)于盡可能全面準(zhǔn)確地了解員工的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、歷史情況等是非常重要的。因此，做好干部人事檔案管理，對(duì)于企業(yè)全面地了解干部，正確選拔使用干部具有重要的意義和作用。

2.干部人事檔案對(duì)個(gè)人的重要性。就個(gè)人來(lái)說(shuō)，無(wú)論是工作調(diào)動(dòng)、職稱評(píng)審、工資調(diào)整、離退休辦理、各項(xiàng)證明的出具等等，都以檔案材料的審核為重要依據(jù)。每個(gè)人都以自己的實(shí)踐活動(dòng)書(shū)寫(xiě)著自己的歷史，這些歷史以不同的材料形式不斷地補(bǔ)充、添加到個(gè)人的檔案中，在特定的時(shí)刻發(fā)揮著特定的作用。例如退休待遇，按照國(guó)家規(guī)定，在增加養(yǎng)老金時(shí)，向有高級(jí)職稱的企業(yè)退休科技人員和退休早、基本養(yǎng)老金相對(duì)偏低的人員傾斜，這就需要進(jìn)行職稱、工齡等材料的認(rèn)定。曾經(jīng)有位高工，不慎遺失了高工資格證，而不能享受?chē)?guó)家優(yōu)惠政策，后在檔案中查到了其為高工的任職資格文件和聘任文件，社保部門(mén)憑此給予辦理享受高工退休人員待遇手續(xù)。無(wú)論過(guò)去、現(xiàn)在和將來(lái)，干部人事檔案都伴隨著每個(gè)人的一生，并發(fā)揮著重要作用。

二、干部人事檔案工作中存在的問(wèn)題

1.認(rèn)識(shí)不足、重視不夠。企業(yè)的中心工作是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、產(chǎn)品銷(xiāo)售、科技研發(fā)，追求經(jīng)濟(jì)效益和企業(yè)形象是永恒的主題。干部人事檔案工作由于不能給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，往往得不到應(yīng)有的重視與關(guān)注。有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為干部人事檔案工作就是收集資料、保管的事務(wù)性工作，只要能“守好攤”、不丟失、不泄密，能應(yīng)付查檔就行了。因此，一些單位領(lǐng)導(dǎo)往往忽視人事檔案工作，沒(méi)有將人事檔案工作納入議事日程，形成了“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的尷尬境地。

2.檔案管理人員認(rèn)識(shí)不清、水平不高。有的干部人事檔案管理人員，由于自身的知識(shí)水平與專業(yè)素質(zhì)的局限，對(duì)干部人事檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)中組部和上級(jí)組織關(guān)于干部人事檔案管理的要求和政策規(guī)定不夠了解，從而使其在管理工作產(chǎn)生了各種各樣的問(wèn)題，造成后期疲于奔命，窮于應(yīng)付的局面。如不清楚干部人事檔案十大類的具體內(nèi)容；不知道如何收集與整理；不能明確劃分歸檔范圍；不了解利用、轉(zhuǎn)遞、接收干部人事檔案都有哪些具體規(guī)定與注意事項(xiàng)；不具備基本的專業(yè)素質(zhì)，造成檔案材料內(nèi)容嚴(yán)重缺失，特別是學(xué)歷學(xué)績(jī)、培訓(xùn)、考核、工資、任免、獎(jiǎng)勵(lì)、勞動(dòng)合同等關(guān)鍵內(nèi)容的缺失情況尤為突出；不能及時(shí)修補(bǔ)應(yīng)保護(hù)的材料，以致加劇了檔案材料的破損等。干部人事檔案工作絕不是簡(jiǎn)單地把材料放進(jìn)檔案袋中就完事，而是具有非常強(qiáng)的政策性、專業(yè)性、實(shí)踐性和技術(shù)性，關(guān)系到黨和組織的政策落實(shí)和每個(gè)人的實(shí)際切身利益。除此之外，很多單位的干部人事檔案管理人員多為兼職，且變動(dòng)較為頻繁，人員的穩(wěn)定性差和業(yè)務(wù)知識(shí)的貧乏等因素，在一定程度上制約了干部人事檔案管理的效率和功能。

3.檔案內(nèi)容陳舊簡(jiǎn)單，真實(shí)性完整性不足。在實(shí)踐過(guò)程中可以看到，不少人事檔案僅記錄了員工的姓名、年齡、性別、學(xué)歷、入職時(shí)間等基本信息，而反映個(gè)人工作能力、近期工作經(jīng)歷、工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)專長(zhǎng)、學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷、技能培訓(xùn)、獲獎(jiǎng)情況、家庭成員情況等方面的現(xiàn)實(shí)材料少。有的甚至還是十多年前的履歷表，信息沒(méi)有及時(shí)更新，給人事檔案的利用造成了不便。有的人出于自己的私利，怎么有利就怎么寫(xiě)，檔案材料內(nèi)容前后不符，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫(xiě)隨意；參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間也是大致年月，每次填寫(xiě)也往往不一致；姓名改變后不寫(xiě)曾用名，隨意性較大，等等。這種人事檔案既不能為選人、用人提供參考，又會(huì)影響企業(yè)員工的正常晉升與全面評(píng)估，不僅造成企業(yè)管理成本的增加，而且破壞了人事檔案內(nèi)容的完整與統(tǒng)一，不能全方位地反映員工的真實(shí)面貌，人事檔案的效力大打折扣。

4.畢業(yè)生對(duì)人事檔案的重視程度不夠。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才流動(dòng)的社會(huì)化，一些畢業(yè)生認(rèn)為人事檔案“沒(méi)什么用了”、“作用低了”，還有一些就職于私營(yíng)企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)等沒(méi)有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生，更是“遺忘了”自己的檔案，懷著一種要不要檔案無(wú)所謂的態(tài)度，聽(tīng)之任之，孰不知將來(lái)的干部身份確認(rèn)、職稱評(píng)審、調(diào)整工資、退休辦理社會(huì)保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)審核等等均要以原始檔案記錄的年齡、工資、待遇、職務(wù)等材料為重要依據(jù)。據(jù)悉，全國(guó)各級(jí)人才流動(dòng)中心至少有60萬(wàn)份人事檔案被主人拋棄。這種對(duì)人事檔案重要性的欠缺認(rèn)識(shí)，勢(shì)必會(huì)影響人事檔案在人才資源開(kāi)發(fā)中所起的作用，使“一紙定終身”的傳統(tǒng)人事檔案陷入可有可無(wú)的尷尬境地。

5.硬件設(shè)施配備較差。由于對(duì)人事檔案管理不重視，企業(yè)在設(shè)施配備上基本采取“因陋就簡(jiǎn)”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔、庫(kù)房為一體，庫(kù)房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施不配套，安全措施手段也停留在較低的水平，工作必須的裁紙刀、打孔機(jī)、干部人事檔案盒、隔頁(yè)紙等工具載體也配備不全，致使檔案裝訂不全，也不規(guī)范，達(dá)不到檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化要求。

6.檔案管理不適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求。在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的今天，要及時(shí)準(zhǔn)確地把人員變化的信息進(jìn)行記錄、分析和管理，需要完備的信息系統(tǒng)和具備一定素質(zhì)的人才，但企業(yè)人事檔案的管理手段的滯后性已經(jīng)嚴(yán)重制約了人事檔案管理的發(fā)展。許多單位仍是手工操作，使得檔案不易于檢索利用。即使一些已經(jīng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)的單位，也因人員素質(zhì)、系統(tǒng)功能、資金等原因而未能達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。除此之外，檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，操作程序不規(guī)范也是一個(gè)重要問(wèn)題。有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位；有的單位違反規(guī)定，干部人事檔案不通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，而當(dāng)成普通郵件或快遞寄送；還有的單位不填寫(xiě)干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單，檔案不密封，也不加蓋密封章，隨意交由本人自帶，致使篡改、丟失干部人事檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。這些現(xiàn)象既不利于企業(yè)干部人事檔案的規(guī)范化管理，也不利于檔案完整性、真實(shí)性的保證，從而影響個(gè)人事業(yè)的發(fā)展。

三、企業(yè)干部人事檔案管理的對(duì)策與思考

1.提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。加強(qiáng)干部人事檔案管理，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。應(yīng)把干部人事檔案工作列入重要議事日程，制定切實(shí)可行的計(jì)劃、采取積極有效的措施來(lái)促進(jìn)干部人事檔案工作的開(kāi)展。組織人事部門(mén)要有分管的領(lǐng)導(dǎo)主抓干部人事檔案工作，從組織上保障檔案工作順利開(kāi)展，真正把干部人事檔案工作當(dāng)作經(jīng)常性的大事來(lái)抓。要結(jié)合本單位的實(shí)際情況，提出具體工作目標(biāo)，做到有計(jì)劃、有部署、有督察、有落實(shí)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。建立干部人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，對(duì)干部人事檔案工作實(shí)行定級(jí)定量考核，不斷提高干部人事檔案工作管理水平。

2.完善干部人事檔案管理制度、優(yōu)化收集歸檔流程。企業(yè)干部人事檔案管理制度是企業(yè)干部人事管理活動(dòng)的重要依據(jù)，根據(jù)企業(yè)管理理念和企業(yè)干部人事檔案工作實(shí)踐制定的干部人事檔案管理制度，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)干部人事檔案管理工作有“法”可依、有規(guī)可循的重要依據(jù)。干部人事檔案管理制度的制定要全面落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等法律法規(guī)，提升企業(yè)干部人事檔案工作的規(guī)范性與科學(xué)性，促進(jìn)企業(yè)干部人事檔案工作的與時(shí)俱進(jìn)、全面發(fā)展。因此優(yōu)化干部人事檔案的收集、整理歸檔、保管利用等流程就勢(shì)在必行，為企業(yè)干部人事檔案工作的信息化創(chuàng)造有利條件，促進(jìn)企業(yè)干部人事檔案工作的現(xiàn)代化與繁榮。

3.加強(qiáng)培訓(xùn)、提高干部人事檔案管理人員素質(zhì)。干部人事檔案管理的好壞，很大程度上取決于檔案工作人員。要選取政治素質(zhì)好、責(zé)任感強(qiáng)、堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、忠誠(chéng)可靠、意志堅(jiān)定，保守秘密、遵守制度、善于學(xué)習(xí)、刻苦鉆研、身體健康、熟練操作多種辦公自動(dòng)化信息化設(shè)施、無(wú)不良嗜好的人管理干部人事檔案。采取面授、傳幫帶、自學(xué)等多種方式，使其熟悉干部人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，尤其要熟悉中組部和上級(jí)組織人事部門(mén)的政策法規(guī)、有關(guān)規(guī)定和要求。努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高干部人事檔案材料的質(zhì)量。

4.嚴(yán)格審核、充實(shí)內(nèi)容。要進(jìn)一步完善干部人事檔案材料的審核把關(guān)，有計(jì)劃地開(kāi)展干部人事檔案審核工作。首先，要注意審核檔案的內(nèi)容是否客觀真實(shí)。就審核中發(fā)現(xiàn)的干部出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷等信息前后不一致的，要按政策規(guī)定予以確認(rèn)，并根據(jù)確認(rèn)結(jié)果更新相關(guān)信息。其次，要注意審核的檔案材料手續(xù)是否完備。如審核中發(fā)現(xiàn)材料沒(méi)有單位蓋章、沒(méi)有落款時(shí)間、沒(méi)有審批意見(jiàn)，均須補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)或重新補(bǔ)填有關(guān)材料。最后，要注意豐富人事檔案內(nèi)容，增加反映人員個(gè)性化、綜合能力的材料。如非企業(yè)統(tǒng)一組織的、個(gè)人參加的培訓(xùn)，以及通過(guò)考試、考核取得的職業(yè)資格證書(shū)；相關(guān)的專業(yè)技術(shù)（管理）水平、專業(yè)方面突出的業(yè)績(jī)證明；創(chuàng)造發(fā)明、專利、及科研成果記錄；參加重點(diǎn)項(xiàng)目的經(jīng)歷；個(gè)人管理風(fēng)格；職業(yè)興趣；近期工作成績(jī)、貢獻(xiàn)能力；以及個(gè)人在社會(huì)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的動(dòng)態(tài)記錄等材料。這些個(gè)性化的材料，能改變以往干部人事檔案內(nèi)容僵化的面孔，使我們看到干部人事檔案留存的不只是一個(gè)人的幾個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，而是一個(gè)人一條脈絡(luò)清晰連貫的職業(yè)生涯軌跡。

5.加強(qiáng)干部人事檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。根據(jù)《干部檔案工作條例》第二十七條規(guī)定，干部檔案管理部門(mén)，要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜、防盜門(mén)、防盜窗，有條件的配置報(bào)警器。庫(kù)房面積每千卷需20至25平方米。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備。庫(kù)房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施要求：溫度14℃～24℃，相對(duì)濕度45%～65%。實(shí)行檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案人員辦公室三室分開(kāi)。同時(shí)要不斷地研究和改進(jìn)檔案的保管方法和保護(hù)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。干部人事檔案部門(mén)應(yīng)積極找領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，提出困難和要求，爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，做好檔案管理設(shè)施的配備與更新。工作上必須的裁紙刀、打孔機(jī)、檔案盒、隔頁(yè)紙等工具載體盡量配備齊全，為提高工作質(zhì)量提供保障。

6.加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高干部人事檔案管理水平。要積極引進(jìn)或研發(fā)人事檔案管理信息系統(tǒng)，有效整合企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)與人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)與人事檔案管理信息系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接。積極開(kāi)展有效的數(shù)據(jù)收集、分析、歸納，開(kāi)展信息管理建設(shè)及信息流動(dòng)渠道設(shè)計(jì)與關(guān)鍵環(huán)節(jié)確定等具體工作。借助信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人員的信息產(chǎn)生、信息處理、信息傳遞、信息保存、信息使用的自動(dòng)化監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人員信息利用效率的最大化。把企業(yè)人員的信息管理事后模式改變?yōu)槠髽I(yè)信息資源配置與管理的即時(shí)模式，充分發(fā)揮人事檔案管理信息系統(tǒng)在企業(yè)人力資源管理活動(dòng)中的支撐作用。

干部人事檔案工作是人力資源工作的重要組成部分，在新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下必須采取有效措施，與時(shí)俱進(jìn)，積極探索干部人事檔案的現(xiàn)代化管理模式，不斷完善和改進(jìn)，為企業(yè)的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

[1]楊宏芳.加強(qiáng)企業(yè)干部人事檔案管理對(duì)策思考.經(jīng)濟(jì)技術(shù)協(xié)作信息，2013（34）

[2]陳莉，龔媛媛.企業(yè)干部人事檔案管理的體會(huì)和思考.機(jī)電兵船檔案，2008（2）

（作者單位：中國(guó)鐵建重工集團(tuán) 湖南長(zhǎng)沙 410100）

（責(zé)編：若佳）

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1004-4914（2014）10-224-02