論公共圖書館地方文獻征集——以遼寧省圖書館為例

敬 莉

（遼寧省圖書館，遼寧 沈陽 110015）

地方文獻廣義上指地方出版物、地方作者作品及內容涵蓋某一地區(qū)的文獻；狹義上則僅為內容涵蓋某一地區(qū)的文獻。它匯集與某一地區(qū)相關的社會科學、自然科學各門類文獻，通過這些文獻可以了解某一地區(qū)歷史發(fā)展脈絡。因此，地方文獻工作在公共圖書館中占有重要地位。遼寧省圖書館地方文獻征集工作開展時間早，工作模式成熟，為本館地方文獻開發(fā)利用奠定了堅實的基礎。近年來，由于我國出版行業(yè)發(fā)展迅速，地方文獻從出版數(shù)量到載體種類上有較為顯著的變化，這給征集工作創(chuàng)造了機遇，也帶來了挑戰(zhàn)。筆者在變革當中接手地方文獻征集工作后感觸很多，總結起來不外以下幾點。

1 遼寧省圖書館地方文獻征集工作的沿革

地方文獻對省市級公共圖書館來說，是藏書建設的重點，也是文獻征集、開發(fā)的重點。遼寧省圖書館自建館起，始終把地方文獻征集工作列為重點業(yè)務工作之一。在地方文獻的征集過程中，中外文圖書主要由采編部承擔；中外文報紙、刊物主要由報刊部承擔。50多年的持續(xù)征集，保證了館藏地方文獻及地方出版物的系統(tǒng)性，其東北地方文獻的入藏在全國公共圖書館位居前列[1]。遼寧省圖書館1954年成立歷史文獻部，地方文獻的研究和開發(fā)隸屬該部。1957年成立參考部，1980年在社科服務部內設立地方文獻組，具體負責地方文獻工作，地方文獻征集工作一度納入該部門。1989年以后征集工作又隸屬于采編部，負責地方文獻、地方版本及讀者捐贈工作[2]。2013年成立地方文獻部，負責征集非正式出版的地方文獻，正式出版物仍歸采編部征集。

2 地方文獻征集的渠道與方式

地方文獻征集首先是區(qū)域范圍的界定。遼寧省圖書館建館1988年以前征集區(qū)域范圍為東北——即東三省及內蒙東四盟，后來由于經(jīng)費等其他原因，征集區(qū)域范圍縮小到遼寧省。其次是文獻范圍的界定，即征集狹義上的地方文獻。地方出版物及地方作者作品不予專門征集。在區(qū)域范圍、文獻內容界定的基礎上，在征集地方文獻時還要考慮出版渠道，找出規(guī)律以不同征集方式獲取文獻。

2.1 出版渠道

地方文獻有正式出版物與非正式出版物之別。正式出版物是通過出版社、書店等公開發(fā)行渠道獲得，全面了解并及時掌握地方文獻的出版、發(fā)行情況。各家書店的訂單及全國各種新書目中都含有一定數(shù)量的地方文獻，采訪人員應該在采訪過程中對這些作為訂購重點，查重訂購并確保不遺漏。還應在平時中多留意新聞報道及各大報紙上的消息及網(wǎng)絡尋找反映本地區(qū)內容的地方文獻，并及時預訂或購買。正式出版物與非正式出版物的區(qū)別在于，后者是非正式渠道獲得的地方文獻。非正式渠道發(fā)行地方文獻指黨政機關、學術團體、企業(yè)事單位等內部出版物或一些單位及個人雖已獲得公開出版書號但印刷數(shù)量少，實際未公開發(fā)行的地方文獻。這部分非正式出版的地方文獻信息含量較高，文獻的來源十分廣泛，專指性和地域性強，動態(tài)性和時效性好，利用價值也高，但征集難度大，出版量少，出版形式多樣，發(fā)行范圍有限。一般都在本行業(yè)或本地區(qū)內部發(fā)行，搜集者很難掌握其出版信息，因而造成這部分文獻的大量缺失。所以，這部分文獻的征集受到各公共圖書館征集工作者的重視。采訪人員應通過各種渠道獲知非正式出版物信息，針對不同情況，采取靈活多變的方式進行征集。

2.2 征集方式

首先是呈繳制。遼寧省正式出版物主要來源于全省17家新聞出版單位（音像）的呈繳本。每種送繳兩冊。但有個別單位每年呈繳不是很好，有漏繳或不繳的現(xiàn)象，這就需要工作人員及時催繳。現(xiàn)在隨著市場經(jīng)濟的不斷變化，呈繳的制度化也應趨于完善和規(guī)范。

其次是采購。它既能補充呈繳本征集數(shù)量的不足，又能及時補充缺藏的地方文獻，也能補充館藏的復本量。例如有的個別出版社每年呈繳數(shù)量不夠，或是有自費出書的情況，呈繳有困難，圖書館就通過采購補充，保證本館館藏需求。外省出版社每年也有一些本區(qū)域的地方文獻，只能通過采購的方式征集。

最后是捐贈。就是單位、作者本人或收藏者自愿把書捐贈給圖書館。隨著圖書館事業(yè)的發(fā)展，社會各界對圖書館的認識不斷增強，一直以來，本館藏書建設工作得到社會各界人士的無償捐贈。如九一八歷史博物館多次與遼寧省圖書館舉辦捐贈圖書儀式的活動。個人捐贈則多于收藏者捐贈，其捐贈包括家譜、族譜以及地方作者的著作或個人傳記、回憶錄等。例如2013年接受捐贈的地方文獻有138種206冊，期刊31種563冊，其中非正式連續(xù)出版物（內部刊）大多是單位捐贈的；作家捐贈的書也不少。為了感謝這些無償捐贈的單位或個人，目前遼寧省圖書館為捐贈者頒發(fā)設計精美的收藏證書，并在遼寧省圖書館網(wǎng)站上的贈書留芳名的捐贈庫里能查到讀者的捐贈信息。這不僅是圖書館對贈書者及作品的一種尊重，同時也拉近了作者與圖書館的距離。近年來遼寧省圖書館已收到上百名作者贈送的著作。

3 問題及解決方法

3.1 地方文獻采訪的聯(lián)系網(wǎng)絡不緊密

由于專職采購人員精力所限，不能全面地走訪及調查，有些地方文獻目錄信息反饋不到圖書館。如與出版社溝通不及時，因自費出書可以不呈繳，或呈繳數(shù)量少，采購人員無法及時獲知這部分地方文獻信息，導致征集遺漏。

針對這種情況，圖書館采購人員平時應與單位或懂得地方文獻的專業(yè)人士及個人收藏愛好者保持良好的人際關系。還可以聘請文獻信息顧問和文獻征集員，組成一個館外征集隊伍。聘請的人員均要熟悉地方歷史發(fā)展脈絡，并了解一定的文獻信息源。通過他們的熱心參與，來達到地方文獻收藏范圍的最大化，降低漏藏漏征。

圖書館與出版社的聯(lián)系不能沿襲舊傳統(tǒng)，不能墨守成規(guī)，如深圳圖書館就很巧妙地運用與政府合作共建來深化地方文獻的呈繳本制度。與深圳市新聞出版局建立了良好的合作關系，建立了深圳市本地出版物資料庫，今后所有經(jīng)深圳市新聞出版局審批出版的地方文獻均入庫收藏，極大地拓寬和穩(wěn)定了深圳圖書館地方文獻的征集渠道[3]。

建立征集網(wǎng)絡平臺。要想與文獻出版發(fā)行單位聯(lián)絡順暢，平時就要與各文獻單位聯(lián)系感情，進行交流與走訪。圖書館可以委托當?shù)氐狞h史辦公室、地方志辦公室、政協(xié)及統(tǒng)計局等幾家重要的單位幫助搜集一些地方目錄及文獻，讓他們成為圖書館的征集分點，形成一個密布全省的征集網(wǎng)絡。地方單位在當?shù)卣骷性S多的優(yōu)勢，比如距離近，熟悉地方情況及習俗等。建立這樣的地方文獻征集網(wǎng)絡平臺，不僅能增加及豐富圖書館的地方文獻，而且能促進地方文獻工作的大力發(fā)展，使地方文獻的種類逐漸增加及文獻的連續(xù)性得以完善。

3.2 完善征集地方文獻的制度

呈繳本制度是用法規(guī)保障地方文獻征集最有效的方式。它又稱出版物呈繳制度、繳送制度，是指一個國家或地區(qū)為完整地收集和保存全部出版物，要求所有出版者必須向指定的圖書館或出版主管機關呈繳一定數(shù)量的最新出版物的制度[4]。遼寧省圖書館早在上世紀90年代即通過上級單位協(xié)調，制定相關文件，確立相應制度。如遼寧省文化廳、遼寧省新聞出版局在1998年曾經(jīng)發(fā)布了一份“向遼寧省圖書館繳納遼寧地方文獻樣本的通知”的文件，這是遼寧省圖書館開展地方文獻征繳工作的依據(jù)。

建立配套的征集采選制度。遼寧圖書館制定了《遼寧省圖書館地方文獻采選工作細則》，分別就文獻采選級別、地方人物及著述進行了界定，并在館內設立了地方版本、地方文獻、作者著述3個專架。這樣就能有計劃、有步驟、有重點地開展地方文獻收集工作。

為了做好地方文獻的征集，還要設立專職人員負責此項工作，采取一些相應的措施，開辟渠道，打開工作局面?？赏ㄟ^館際協(xié)作來促進地方文獻的交流。如與各館保持密切聯(lián)系，各館的地方文獻以交流的形式互贈、互換，與各館進行工作經(jīng)驗交流。捐贈工作要設立回訪制度，并制作回訪卡，這樣能鼓勵贈書者的積極性。如果回訪效果好，他們會時常與圖書館聯(lián)系，豐富地方文獻征集的有關信息更。

3.3 加大對地方文獻征集的宣傳力度

雖然1998年曾經(jīng)發(fā)布了一份“向遼寧省圖書館繳納遼寧地方文獻樣本的通知”的文件。但由于文件年代久遠，圖書館不具備管理職能，沒有行政約束力，導致社會及各個單位對地方文獻呈繳意識薄弱。針對這種狀況，圖書館應積極宣傳地方文獻征集的重要性，并讓社會各界廣泛了解地方文獻工作的社會價值。應向上級單位反映這一現(xiàn)狀，重新擬定文件，這樣才有一定的說服力，并印發(fā)關于收集地方文獻的宣傳材料，如遼寧圖書館向社會各界人士及相關單位發(fā)出“遼寧省圖書館地方文獻征集函”，并通過電話獲上門征集文獻，不失時機地做些口頭宣傳，通過廣泛宣傳，許多單位與個人把珍藏多年的優(yōu)質文獻資料捐贈給遼寧省圖書館。如鐵嶺籍齊邦媛女士捐贈自己的著作《巨流河》等。在民間流傳的文獻及作者的手稿及家譜（族譜）等都具有非常重要的價值，這部分文獻的捐贈，對于提高館藏文獻的質量與水平都有重要的作用。

3.4 建立地方文獻采訪中的社會信息檔案

社會信息檔案是圖書館地方文獻征集過程中，采訪征集人員與社會上生產(chǎn)、流通和收藏地方文獻的單位、團體乃至個人之間建立起的一種關系。首先是文獻生產(chǎn)者檔案，包括生產(chǎn)文獻的單位和個人[5]。如地方志、黨史辦、文聯(lián)、出版社、報社、協(xié)會、文化館等，再注明聯(lián)系人。其次是收藏者檔案，把本地區(qū)文獻愛好收藏者的信息歸檔，便于采訪工作有序化。最后是文獻捐贈者的檔案，記錄曾經(jīng)給圖書館捐贈過地方文獻或對地方文獻征集工作給予一定幫助的熱心人信息。要想順利開展地方文獻采訪征集工作，務必做好信息檔案管理工作。社會信息檔案的重要意義在于地方文獻在內容上具有一定地方性，同時又具有重復和使用價值。與別的工作相比，采訪工作具有明顯的獨特性。

圖書館在漫長的發(fā)展歷程中，之所以在今天依然保持著旺盛的生機和活力，正是緊跟歷史潮流，不斷升級和優(yōu)化其服務方式和服務內容的結果。圖書館進行多領域合作，積極發(fā)揮地方文獻在新時期文化建設中的重要作用，是充實館藏資源，突出館藏特色的必由之路，更是完善圖書館服務體系，提升圖書館社會地位的有力舉措。在時代飛速發(fā)展的今天，地方文獻工作的開展方式越來越多元，采訪內容越來越多樣，公共圖書館只有不斷加強軟硬件設備建設，加大采訪力度，提升服務的現(xiàn)代化水平，才能進一步推動地方文獻工作的發(fā)展，從而成為本地區(qū)名副其實的歷史文化保護中心和地方文化傳播平臺。

[1]鄭玉顏.與時俱進做好地方文獻的征集工作[J].圖書館論壇，2006（3）.

[2]王榮國.世紀回眸——20世紀的遼寧省圖書館[M].沈陽：遼寧人民出版社，2002.

[3]中國大百科全書總編輯委員會.中國大百科全書圖書館學、情報學、檔案學[M].北京：中國大百科全書出版社，2004：32.

[4]毛為忠.方文獻征集途徑綜述[J].浙江高校圖書情報工作，2007（4）.

[5]孫肖靈.地方文獻采訪工作中社會信息檔案的建立探討[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2012（21）.