關于加快高校人事檔案信息化建設步伐的幾點思考

羅 斌

（揚州工業(yè)職業(yè)技術學院，江蘇 揚州 225127）

高校人事檔案是人事檔案的重要組成部分，是高校干部人事管理工作中一項十分重要的基礎性工作，它關系到高校組織決策及干部本人的切身利益。因擴招等制度的變化，高校規(guī)模日益擴大，高校的用人制度也更加規(guī)范化，人們對高校人事檔案的重視和對檔案工作的認識也在逐步深入。高校人事檔案真實地記述了教職工的個人經歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，它歷史地、全面地反映了教職工的綜合素質。隨著高校規(guī)模的擴大和高校用人制度的不斷改進，高校人事檔案正發(fā)揮著越來越重要的作用。2002年國家檔案局下發(fā)了《全國檔案信息化建設實施綱要》，這一舉措大大促進了檔案管理現(xiàn)代化水平的全面提升。信息化為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。因此，如何抓住機遇，充分發(fā)揮檔案信息化的優(yōu)勢，是當前每個檔案工作者面臨的緊迫的課題。

一、正確理解檔案信息化建設的涵義

檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息社會化服務的檔案工作發(fā)展理念。

1.要推進高校人事檔案信息化建設，必須將計算機等先進科學技術及成熟的檔案管理軟件運用到人事檔案管理工作中，統(tǒng)一規(guī)劃和組織，充分運用計算機技術、網絡技術等，對高校人事檔案資源進行整理、挖掘、管理，實現(xiàn)高校人事檔案信息資源向社會效益和人才效益轉化。由于信息技術在檔案管理中的運用，打破了原先的管理機制，并出現(xiàn)了從未遇到過的新問題，比如檔案管理人員的業(yè)務素質問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題、數(shù)字檔案館建設問題等一系列問題。

2.要正確認識高校人事檔案信息化建設的基本思路。檔案工作的信息化一般分為兩個階段：計算機輔助檔案管理階段和電子檔案階段。計算機輔助管理檔案階段主要是對已歸檔的傳統(tǒng)檔案采用計算機模擬傳統(tǒng)手工工作方式進行管理，目的是開發(fā)信息資源，保護檔案原件。電子檔案則是在新的理論和指導下，完成電子文件的歸檔和管理。

二、信息化對高校人事檔案管理提出新挑戰(zhàn)

1.對管理制度的挑戰(zhàn)。檔案管理機構分散，有的是組織部門管理，有的是人事部門管理，由于管理體制存在弊端，人事檔案工作得不到重視，再加上管理混亂、分散，人事檔案信息化無從談起。我們必須根據(jù)人事檔案工作的規(guī)律和特點，從檔案的開發(fā)和利用出發(fā)，建立合理的工作秩序，制定科學的管理制度，樹立新的理念，讓人事檔案更好地服務于學校，服務于社會。

2.對管理技術的挑戰(zhàn)。人事檔案管理工作是一項政治性較強的工作，它不僅具有嚴格的保密性，而且要求檔案完整、系統(tǒng)、真實、安全。傳統(tǒng)的人事檔案管理擁有一套規(guī)范的管理制度和管理程序，有利于檔案的保密和保管。在信息化管理中，網絡傳輸極為迅速，一旦泄密，將會在極短的時間內傳遍全世界，這將會給個人、學校甚至國家造成嚴重的后果。所以在推進檔案信息化建設的過程中，要加強管理人員的法制觀念和保密意識，正確處理信息保密與信息開發(fā)，采用先進的安全保障技術來防止人事檔案信息的破壞、失密或盜竊，因此人事檔案信息化管理對管理技術提出了更為嚴峻的挑戰(zhàn)。

3.對管理人員業(yè)務素質的挑戰(zhàn)。大部分高校人事檔案管理人員以兼職為主，無論是兼職還是專職，接受的檔案管理方面的專業(yè)培訓不多。管理人員對基本理論知識和基本技能的掌握也不夠。以往的高校人事檔案為學校提供服務，主要依靠手工勞動對檔案進行查閱、檢索。檔案信息化管理之后，就要求檔案工作者要盡快熟悉電腦操作，會運用新設備，并且具備開發(fā)信息的能力，適應日新月異的檔案管理現(xiàn)代化的需求。

三、檔案信息化建設為高校人事檔案帶來新機遇

1.高校人事檔案管理效率不斷提高。在傳統(tǒng)的檔案管理中，管理人員要用大量的時間進行手工收集、整編，工作量大，效率低。在檔案的檢索方面使用的檢索方式是通過目錄找出需查閱的記錄，再根據(jù)記錄去檔案室中找出實體檔案，這樣既耽誤時間，又耗費力氣。如果實行了人事檔案的信息化管理，一次錄入的數(shù)據(jù)可以被多次地利用，建立信息數(shù)據(jù)共享平臺，用戶只需通過網絡就可以進行查詢，網絡信息技術可以很好地被運用到人事檔案信息管理中，大大地提高組織人事部門的工作效率。

2.人事檔案原始材料得到保護。目前高校檔案管理人員查閱檔案材料都是到檔案室對原始檔案材料進行翻閱，甚至是不同部門對同樣的信息反復查閱，這樣不僅浪費人力，也增加了對實體檔案的破壞程度。一旦實行檔案管理信息化，運用了檔案管理軟件，所有部門在職人員信息就可以從數(shù)據(jù)網中快速獲得，這樣就減少了工作人員與原始檔案材料的直接接觸，使人事檔案原件的利用率大大降低，人事檔案原材料也可以減少人為的磨損，這樣既保護了人事檔案紙質載體，又有效延長了檔案材料的壽命。

四、加快檔案信息化建設的途徑

信息化是新時代檔案發(fā)展的重要方向，檔案信息是經濟發(fā)展的重要保證，在以知識信息為主要特征的知識經濟時代，檔案信息存儲和檔案中蘊藏的豐富信息將在高校人事管理中發(fā)揮著不可替代的作用。

1.檔案信息工作者要增強檔案信息化建設步伐的緊迫感和責任感，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，改變手工管理和查詢的方法，依靠現(xiàn)代化信息技術，樹立新的檔案管理思維，為真正實現(xiàn)檔案工作的信息化做好充分的準備。

2.不少高校檔案部門都缺乏現(xiàn)代化技術過硬的人才，隨著信息化技術的迅速發(fā)展，用戶對高校檔案管理利用提出了高標準嚴要求，傳統(tǒng)的服務方式已經具有很大的局限性。加強檔案管理人員的培訓也是實現(xiàn)檔案信息化管理的必備途徑，高校檔案部門應通過繼續(xù)教育、專題講座、學術交流等培訓方式來提高檔案信息管理隊伍的素質。隨著檔案信息化建設步伐的加快，檔案工作人員不僅要掌握基本理論知識，還要熟練掌握計算機技術、網絡技術，要具備較強的信息獲取、信息交流、信息鑒定、信息評估和提煉能力。保管檔案的人員由傳統(tǒng)的“保管者”變?yōu)椤靶畔①Y源的管理者和傳播者”。

3.加強檔案信息資源建設。根據(jù)高校檔案室的特點，通過一系列的技術手段對網上信息資源的整合和加工，把有限的館藏變?yōu)闊o限的信息資源，建立現(xiàn)代化的統(tǒng)一網絡，進行一體化管理，實現(xiàn)檔案資源與社會信息資源的融合與集成。要確保檔案資源標準統(tǒng)一、格式一致、數(shù)據(jù)規(guī)范，使信息資源合理配置，推進信息化建設的進展。

五、人事檔案信息化建設中的關鍵問題

1.樹立鑒定檔案材料的思想。由于人事檔案鑒定工作長期滯后，很多高校的人事檔案室存在大量未經鑒定的材料，如果將這些材料全部轉化為數(shù)字信息，不僅加重管理和維護的負擔，也會造成資金的巨大浪費。因此,首先我們要樹立鑒定檔案材料的思想，從實際情況出發(fā)，對高校人事檔案進行篩選，優(yōu)先對教職工急需的、利用率高的人事檔案進行信息化，加強人事檔案管理員鑒別和篩選信息的能力，讓他們能從信息海洋中提取出有用的信息。

2.加快人才隊伍建設。要實現(xiàn)檔案管理信息化，加快檔案信息化建設的步伐，首先要加強人才隊伍的建設。一方面需要大量的信息處理人員，另一方面隨著信息技術突飛猛進，檔案管理中會不斷涌現(xiàn)出新問題、新技術，因而對人事檔案管理人員的要求愈加迫切。應注意引進多方面專業(yè)人才，建立復合型多層次隊伍，以適應人事檔案發(fā)展的需求。

3.加強人事檔案法制建設。人事檔案在工作中的各種業(yè)務規(guī)范、操作程序的執(zhí)行都要依靠制度、章程的實施來實現(xiàn)。對人事檔案隱私權的維護、對電子檔案具備法律效率的確認以及人事檔案中各種社會關系的協(xié)調，都要靠法律來保障。因此，要不斷健全人事檔案法制化建設，確保人事檔案工作社會關系、業(yè)務關系和技術關系的有序化。

在這個信息化迅速發(fā)展的時代，無論是傳統(tǒng)的人事檔案室，還是數(shù)字化人事檔案室，檔案工作者的作用都無可替代，檔案管理員既是人事檔案的管理者，又是檔案信息化的開發(fā)者和導航者。每個高校的人事檔案管理者不僅要有熟練的專業(yè)技能，還要有良好的職業(yè)道德。我們在享受信息化帶來的便利的同時,也困惑于它帶來的挑戰(zhàn)。在挑戰(zhàn)和機遇并存的情況下，我們要把握好人事檔案管理的方向，加強管理水平，學習新的技術，加快高校人事檔案信息化建設的步伐。

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