高校人事檔案管理人員的現(xiàn)狀與對策

莊頊琦

（汕頭職業(yè)技術(shù)學(xué)院,廣東 汕頭 515078）

人事檔案是一個(gè)人學(xué)習(xí)、工作、生活的原始記錄，關(guān)系到一個(gè)人的事業(yè)和政治生命的發(fā)展。高校人事檔案有著自身的特點(diǎn)，其重要性表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是高校教師大多為社會精英，其人事檔案涉及個(gè)人隱私、知識產(chǎn)權(quán)，甚至國家機(jī)密，若管理不善，傳播出去，影響面較大。尤其是一些明星教師，在傳播媒介相當(dāng)發(fā)達(dá)的今天，稍有不慎就會引發(fā)群體事件，影響社會穩(wěn)定。二是人事檔案在高校教職員工的招聘引進(jìn)、職務(wù)晉升、職稱評聘、績效考核等方面發(fā)揮著重要作用，一旦出現(xiàn)遺失或造假，后果不堪設(shè)想。這些年來有多所高校教師因履歷造假導(dǎo)致學(xué)校和個(gè)人名聲掃地。

但是，面對如此重要的檔案，一直沒有得到應(yīng)有的重視，其集中表現(xiàn)在管理人員的選配上。而理論界對此也沒有引起重視，有研究表明，1990-2010年間有關(guān)“高校人事檔案”的論文有342篇，其中“隊(duì)伍建設(shè)、人員素質(zhì)”為主題的只有六篇，占1.75%。

一、高校人事檔案管理人員的現(xiàn)狀

1.高校人事檔案管理人員年齡兩極分化。筆者曾參與一次高校人事檔案管理人員培訓(xùn)，與會者呈兩極分化狀態(tài)，不是二十幾歲的小姑娘就是五六十歲的老頭老太太，而且老人偏多。這無非基于以下兩種考慮：一是老同志更穩(wěn)重可靠，更耐得住寂寞，有心思去做一些零零碎碎的工作；二是照顧老同志，人事檔案管理相對而言工作壓力小、強(qiáng)度低。這與安排老年人去圖書館工作是一個(gè)道理。

2.高校人事檔案管理人員身心素質(zhì)偏弱。弱不僅表現(xiàn)在身體上，還反映在能力上。年齡小，常不能安分本職工作，加上經(jīng)驗(yàn)不足、經(jīng)常出錯(cuò)，而剛熟悉業(yè)務(wù)就被調(diào)走；年齡大了，身體又逐漸變?nèi)酰^而帶來能力上的欠缺。因年紀(jì)大，對于新技術(shù)的掌握存在一定的困難，對于一些新的檔案管理理念難以接受消化。而一些年富力強(qiáng)者又身兼數(shù)職，多處用功，對人事檔案管理這種不能出“成績”的工作自然精力投入不足，嚴(yán)重影響了檔案管理水平的提高。

3.高校人事檔案管理人員政治、專業(yè)素質(zhì)較差?，F(xiàn)在高校很少有檔案管理專業(yè)畢業(yè)的人員來擔(dān)任此職，多為其他人員兼任。遇有上級檢查或部門意見較大時(shí)就安排一些素質(zhì)較低的人員或招一些臨時(shí)工來充當(dāng)管理員。而這些素質(zhì)較低、基礎(chǔ)較差的人員又不愿意加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致管理落后于時(shí)代的要求。另一些有志于檔案管理的人員，則由于種種原因，得不到培訓(xùn)進(jìn)修的機(jī)會，對變化了的政策、法規(guī)了解不清，政治、專業(yè)素質(zhì)停滯不前。

4.高校人事檔案管理員中“病號”較多?；跈n案管理是一個(gè)閑職的理念，許多高校領(lǐng)導(dǎo)安排一些身體出了毛病的人來管檔案，順便養(yǎng)生，常會出現(xiàn)人不在崗的現(xiàn)象；二是犯了錯(cuò)誤，或者是與領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生矛盾，被“發(fā)配”來管檔案。這類人如能正確對待遭遇還好，如不能，把這么重要的檔案放在他們手里，風(fēng)險(xiǎn)是極大的。如果這些人想報(bào)復(fù)，在人事檔案上做些手腳，那就萬劫不復(fù)。

二、管理人員綜合素質(zhì)低下帶來的問題

1.服務(wù)態(tài)度惡劣。檔案管理在大家眼里就像收發(fā)室，人員不是兼職就是被發(fā)配而來，服務(wù)態(tài)度自然好不到哪去。人事檔案管理既要面對物（紙質(zhì)的和電子的），又要服務(wù)人，不僅僅是一個(gè)保管材料的問題，還有一個(gè)服務(wù)教職工的問題。許多人認(rèn)為檔案管理就是收集材料，歸類整理好，不讓丟失就交差了。一旦有人沒能及時(shí)上交材料，不是不聞不問，就是大呼小叫，而不是指導(dǎo)協(xié)助完善；一旦要提取調(diào)閱，似乎動了自己的私產(chǎn)，極不情愿、百般刁難。其實(shí)，建立人事檔案的初衷不應(yīng)當(dāng)是管制人身，而是服務(wù)人生。直到20世紀(jì)，高校人事檔案還被當(dāng)做僅供組織考察的神秘材料，個(gè)人無法查閱；或當(dāng)做限制人員自由流動的一種工具，未經(jīng)組織批準(zhǔn)不得調(diào)檔，于是法律訴訟案件隨之而來。新世紀(jì)，人才最貴。為了爭奪人才，用人單位已開始靈活處理人事檔案問題，使人事檔案約束人的功效大打折扣，出現(xiàn)了“棄檔”現(xiàn)象。既然時(shí)代變了，我們的檔案管理思維也要變，利用檔案整人、困人的思維應(yīng)摒棄，以人為本，為人服務(wù)才是人事檔案管理的宗旨。那么，當(dāng)有關(guān)人員需要提供材料時(shí)，只要這個(gè)需要是合理合法的，就應(yīng)及時(shí)、熱情、準(zhǔn)確地提供服務(wù)。有朋友就反映，考研究生時(shí)要提供大學(xué)時(shí)期的成績表，去人事處檔案室復(fù)印材料時(shí)“門難進(jìn)、臉難看、事難辦”。

2.管理能力低下。高校人事檔案管理既有傳統(tǒng)文檔收集整理的一面，也有與時(shí)俱進(jìn)，現(xiàn)代化管理、資源開發(fā)的一面。面對當(dāng)前信息技術(shù)化時(shí)代，不合格的管理人員難以完成高校人事檔案規(guī)范化管理的要求。首先是死守實(shí)體檔案管理理念，不愿或不會信息化管理，由于對計(jì)算機(jī)技術(shù)的陌生和一些工作軟件操作的未知，檔案不能夠信息化，致使調(diào)閱困難。其次是檔案不能規(guī)范整理。由于管理人員基本上是業(yè)余人員，不懂得規(guī)范管理，一些檔案得不到及時(shí)有效的處理，有些整理歸檔形式不一，更有甚者檔案亂放，容易遺失或泄密。最后是不會開發(fā)人力資源?！陡刹繖n案工作條例》第八條規(guī)定，干部檔案管理部門有十項(xiàng)職責(zé)。很多檔案管理人員將大量的時(shí)間和精力用于檔案的接收、收集、審核、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷等整理以及防火、防蛀、霉變等等倉庫保管工作，卻沒有認(rèn)真思考人事檔案工作實(shí)質(zhì)是為了什么。如果熟悉每一個(gè)人力資源，利用好、開發(fā)好，那對于高校的教學(xué)科研工作不無裨益。例如，一個(gè)高校的定位，首先要考慮的就是自身擁有的人力資源，這時(shí)就需要人事檔案管理人員提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

3.引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。讓職業(yè)素質(zhì)低下的人員管理人事檔案會產(chǎn)生以下風(fēng)險(xiǎn)：一是檔案殘缺。由于平時(shí)不勤于清理，對于個(gè)人的材料以“愛交不交，反正受害的是檔案主人自身”的態(tài)度，不及時(shí)催繳，致使檔案不全。某高校對人事檔案進(jìn)行清查時(shí)，在1000多份人事檔案中，光缺年度考核者就有近200人次之多。二是檔案丟失。已有的檔案在移交、借閱的過程中違規(guī)留在身邊，致使忘記丟失，這已有多個(gè)案例見諸報(bào)端。大部分檔案具有唯一性，一旦丟失就無法彌補(bǔ)。三是泄露機(jī)密。檔案既有個(gè)人隱私，也有單位和國家機(jī)密，管理不當(dāng)容易泄露出去，后果嚴(yán)重。進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識產(chǎn)權(quán)在經(jīng)濟(jì)社會生活中愈發(fā)重要，高校人事檔案里就有不少知識產(chǎn)權(quán)的信息。四是偽造材料。有些是為了“補(bǔ)全”檔案，有些則是為了達(dá)到某些不法目的。近些年，高校掀起反腐高潮，許多偽造的個(gè)人履歷表被人揭發(fā)出來。檔案不全或虛假檔案會導(dǎo)致組織人事部門在人才引進(jìn)、職稱評聘、職務(wù)晉升、退休定級、工資調(diào)整等方面帶來極大的干擾。

三、解決高校人事檔案管理人員存在問題的路徑

其實(shí)，高校人事檔案管理是一項(xiàng)富有挑戰(zhàn)性和開拓性的工作。要解決管理人員的問題，可從以下幾個(gè)方面著手：

1.提高用人意識。高校領(lǐng)導(dǎo)普遍對人事檔案的管理不夠重視，“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉”。一項(xiàng)不被重視的工作，首先帶來的效應(yīng)就是：要么沒有專人負(fù)責(zé)，要么調(diào)配一些“老、弱、病、殘”的人員充當(dāng)。其次是管理人員的績效沒人過問，這就嚴(yán)重挫傷了管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性。所以，要解決管理人員問題，先解決用人意識的問題，高校領(lǐng)導(dǎo)特別是直接管理的領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性和挑戰(zhàn)性。思想上有了轉(zhuǎn)變，行動上就會配備合格的人員。在人員的選擇上，首重政治性，一定要選擇講政治講原則、紀(jì)律性強(qiáng)、保密意識高的人擔(dān)任，人事檔案事關(guān)重大，不得私自傳播信息；其次要耐得住寂寞，人事檔案管理工作整天打交道的就是文字材料，工作枯燥單一，沒有多少姿彩，也拿不出轟轟烈烈的成績。最后要勤苦好學(xué)、與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)新的法規(guī)和技術(shù)，管理、開發(fā)好檔案，為高校的各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.拓寬人員途徑。高校的教職工多則幾千人，少也有幾百人，人事檔案量大，有的高校專門設(shè)立檔案館或檔案科（室）。面對數(shù)量繁多的材料，而管理崗位非常有限，流動性又大的狀況，高校人事檔案管理應(yīng)設(shè)專崗，配備專人，而且這些管理人員也應(yīng)視為專業(yè)人員，與高校其他系列，如教學(xué)、科研等一樣，給予評聘專業(yè)技術(shù)職稱的機(jī)會，這樣就能減少管理人員流失的現(xiàn)象，在穩(wěn)定現(xiàn)有人員基礎(chǔ)上再想方設(shè)法謀求隊(duì)伍擴(kuò)展。人事檔案管理部門應(yīng)建立縱向通暢的檔案收集渠道，可要求學(xué)校二級單位（各院系、部門）指定專人負(fù)責(zé)，利用學(xué)校OA系統(tǒng)或建立工作QQ群，必要時(shí)集中培訓(xùn)，解讀驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)材料填寫。發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)反饋，不至于一個(gè)檔案管理員直面幾百、幾千教職工。如每年的年度考核表，各部門有一個(gè)代表，這樣材料不致遺失混亂，同時(shí)，這個(gè)代表有義務(wù)對材料的真實(shí)性進(jìn)行核查，提供保證。長此以往，工作系統(tǒng)就建立起來了，大家也能有條不紊、按部就班地進(jìn)行。在橫向上，可建立全省或全國高校人事檔案管理員工作群，相互交流學(xué)習(xí)。一些人事檔案管理較為薄弱的學(xué)?？善刚垖＜抑笇?dǎo)或委托人事代理機(jī)構(gòu)的專業(yè)人士聯(lián)合處理檔案業(yè)務(wù)。

3.培養(yǎng)提高素質(zhì)。人員的素質(zhì)是可以培養(yǎng)提高的。一是培養(yǎng)人們的檔案法治意識，讓大家意識到造假不僅違法，也害人害己。就檔案管理人員而言，上對組織，下對個(gè)人，要在《檔案法》和《檔案工作條例》的框架下制訂切實(shí)可操作的制度，規(guī)范檔案管理人員的日常業(yè)務(wù)行為，讓他們有法可依、照章辦事。鑒于高等學(xué)校的特點(diǎn)，人事檔案管理人員還要熟悉《高等學(xué)校檔案管理辦法》《著作權(quán)法》《知識產(chǎn)權(quán)法》《高等教育法》《教師法》《教育法》《民法》《保密法》等，在關(guān)鍵時(shí)刻能有法可依，減少法律糾紛。二是培養(yǎng)檔案管理人員的信息化技能。高校人事檔案管理部門要充分利用高校自身的優(yōu)勢，開發(fā)一套人事檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高工作效率。同時(shí)，可以借助掃描儀等電子設(shè)備，將原始檔案掃描到計(jì)算機(jī)中，這樣就不用經(jīng)常翻閱原始檔案，對實(shí)體檔案造成的傷害也可降至最低。三是培養(yǎng)檔案管理人員的開發(fā)意識。教職員工是高校的人才寶藏，如果開發(fā)得當(dāng)，對學(xué)校的教育事業(yè)將起重大的促進(jìn)作用。例如，某高職院校得知一教師有在企業(yè)的工作經(jīng)歷，人事部門推薦他擔(dān)任實(shí)訓(xùn)課程和校企合作項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，效果非常好。再如，某高校在解決教學(xué)用地征地問題上，查閱人事檔案，發(fā)現(xiàn)部分教師有相關(guān)社會關(guān)系，充分發(fā)動這些有相關(guān)社會資源的教師參與，很快解決了問題。

[1]邢金榮.二十年來高校人事檔案研究論文分析[J].山西師大學(xué)學(xué)報(bào)(社會科學(xué)版)，2012（1）:155.

[2]馬麗.對高校人事檔案管理若干問題的思考[J].北京檔案，2012（3）：36-37.